公司合同管理中法律風(fēng)險注意要點及防范措施

王 琳

河北鴻翔律師事務(wù)所，河北 唐山 063000

合同是公司在市場經(jīng)濟活動中參與的重要形式與內(nèi)容，公司的大量業(yè)務(wù)與經(jīng)濟往來實現(xiàn)都是通過合同的形式呈現(xiàn)的，合同管理工作影響著公司經(jīng)營發(fā)展。加強合同管理，對雙方責(zé)任義務(wù)進行明確，有利于法律風(fēng)險的規(guī)避，使經(jīng)營風(fēng)險降低、公司管理更加規(guī)范，推動著公司綜合競爭力的提升。

一、公司合同法律風(fēng)險概述

當(dāng)前公司合同管理工作中還存在不少問題，例如合同文本不規(guī)范、簽約率低、履約率差等，不合理的合同管理加大了公司面臨的風(fēng)險。合同制定未經(jīng)過嚴(yán)格審核，其中存在不少風(fēng)險隱患，以及具體執(zhí)行中控制不到位、執(zhí)行事后分析不合理等。在執(zhí)行合同過程中，即便盡可能做好控制，也會引發(fā)各種類型問題。

公司合同管理涉及內(nèi)容較多，主要圍繞產(chǎn)、供和銷三個環(huán)節(jié)。合同法律風(fēng)險就是在合同訂立、執(zhí)行、生效、轉(zhuǎn)讓、變更和違約責(zé)任、合同管理中其中一方當(dāng)事人或雙方存在利益受損可能。風(fēng)險主要體現(xiàn)在以下四方面：一是合同簽約主體，合同承辦部門未將對方主體資格和資信等材料完善保存。二是合同審核程序，一些合同是在法律審查流程結(jié)束前完成簽署的，即存在倒簽現(xiàn)象。三是合同內(nèi)容不全面，例如存在空白條款、合同要素欠缺等。四是合同檔案管理問題，例如檔案管理要求不嚴(yán)格、資料不全、無法查找合同原件等［1］。

二、合同管理中存在的法律風(fēng)險要點

（一）不同類型合同中法律風(fēng)險

公司商業(yè)經(jīng)濟活動涉及面廣，因此簽訂合同類型也比較多，不同類型合同其存在的法律風(fēng)險也不同。

1.物資采購。當(dāng)前物資采購合同常見問題為內(nèi)容不合理、不明確和不全面，例如未具體、明確闡述物資設(shè)備的商標(biāo)、型號和等級等，未詳細全面寫明雙方名稱、信息和證件信息等，或者未具體說明相關(guān)價款和酬金，對物資設(shè)備的產(chǎn)量、質(zhì)量問題劃分和介紹不明確，導(dǎo)致違約問題發(fā)生后無法明確具體責(zé)任。

2.分包合同。分包合同管理中也存在不少法律風(fēng)險，首先是分包合同的簽訂，一些工程中存在不簽訂分包合同情況，或者其簽訂的合同法律效力不足。其次是分包與轉(zhuǎn)包流程與法律規(guī)定不符，存在隨意的分包行為，分包單位資質(zhì)欠缺等。最后是驗收計價、驗算過程中缺乏規(guī)范流程，導(dǎo)致施工中責(zé)任不明確、工程款拖欠、工資拖欠等，存在相關(guān)法律風(fēng)險［2］。

3.擔(dān)保合同。公司合同中的擔(dān)保合同在法律問題產(chǎn)生后，會涉及較大的金額，因此需加強對其管理的重視，避免影響到項目進行。常見問題就是擔(dān)保合同自身法律效力不足、項目部隨意對外擔(dān)保、雙方責(zé)任未予明確等。

4.勞動合同。合同管理中，勞動合同法律風(fēng)險主要是與作業(yè)人員間的問題，例如企業(yè)短期內(nèi)未簽訂雇傭協(xié)議、協(xié)議條款不規(guī)范和不合理、責(zé)任義務(wù)劃分不明確、未詳細解釋說明每一項條款、內(nèi)容與我國勞動法規(guī)定不符等。

（二）不同合同執(zhí)行階段法律風(fēng)險

通?？梢詫⒑贤芾矸譃楹贤炗?、合同執(zhí)行和合同終止三個階段，在不同階段均存在一定法律風(fēng)險，會影響到項目實施。

1.合同簽訂階段。在該階段的問題主要就是前期準(zhǔn)備不足導(dǎo)致招標(biāo)中未充分了解對方資信、資質(zhì)、履約能力等，同時存在審核不到位的情況。并且合同中相關(guān)條款不規(guī)范、內(nèi)容不全面，例如未明確劃分雙方權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)，基本條款內(nèi)容法律效力不足，或者不符合我國相關(guān)法律內(nèi)容，從而導(dǎo)致合同不具備相關(guān)法律效力。以及合同的簽訂公平性、公正性不足，暗箱操作、漏標(biāo)等不良現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。

2.合同履行階段。此階段合同履行需要雙方共同落實執(zhí)行合同內(nèi)容，主要存在問題就是業(yè)主違約施工方反應(yīng)不及時利益受損、施工單位自身原因未落實到位合同約定責(zé)任、相關(guān)合同文件保管不仔細出現(xiàn)缺漏、不經(jīng)債務(wù)人同意進行債務(wù)第三方轉(zhuǎn)讓等。

3.合同終止階段。當(dāng)前不少企業(yè)認為合同管理中，只有簽訂和履行階段存在法律風(fēng)險，而疏于防范合同終止階段管理。而此階段往往由于企業(yè)未妥善進行檔案和合同資料管理，而導(dǎo)致其中相關(guān)約定義務(wù)未得到徹底執(zhí)行，進而引發(fā)法律風(fēng)險問題。

三、加強公司合同管理工作重要性與緊迫性

合同管理主要作用就是加強法律風(fēng)險防范、減少和避免糾紛等，在企業(yè)商業(yè)經(jīng)濟活動中是不可或缺的。

（一）加強合同管理利于規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理

合同管理是企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)范的需要，任何工作都需按照一定規(guī)章制度執(zhí)行，在有效約束下實現(xiàn)規(guī)范運行。合同管理作為企業(yè)經(jīng)濟活動中的重要部分，與企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展有著很大關(guān)系，對此需規(guī)范引導(dǎo)合同管理工作、明確簽訂程序、理順部門和人員權(quán)責(zé)等，保證責(zé)任落實、事事有專管之人。

（二）加強合同管理可有效防范經(jīng)濟運行風(fēng)險

合同是公司對外經(jīng)濟較為重要的載體，也是雙方行使權(quán)利與履行義務(wù)的憑證。實際合同管理中，存在簽訂程序不規(guī)范、主體資質(zhì)不足、合同審查不到位和內(nèi)容不明確的問題，往往會影響到企業(yè)發(fā)展，產(chǎn)生嚴(yán)重法律隱患，必須加強合同規(guī)范管理，規(guī)范按照程序簽訂合同、明確權(quán)責(zé)等，確保經(jīng)濟活動安全進行。

（三）加強合同管理利于契約意識的樹立

依法簽訂合同可以在法律層面約束當(dāng)事人，要求雙方按照約定內(nèi)容履行義務(wù)，不可擅自變更、解除合同。強化合同管理下，以程序管理使相關(guān)人員樹立起強烈的責(zé)任、契約和誠信意識，意識到合同的約束力，能夠認真仔細簽訂、審查合同，切實履行自身合同義務(wù)。

（四）加強合同管理對廉政建設(shè)有意義

企業(yè)經(jīng)濟活動中腐敗的產(chǎn)生，很大原因是未能夠有效監(jiān)督當(dāng)事人權(quán)力，在金錢等誘惑下產(chǎn)生腐敗行為，合同涉及資金支付和經(jīng)濟往來更容易成為腐敗窗口。應(yīng)進一步加強合同管理，以科學(xué)的制度設(shè)計創(chuàng)新廉政風(fēng)險控制模式，用制度保障經(jīng)濟安全和干部廉潔［3］。

四、我國企業(yè)合同管理中存在的不足與缺陷

（一）法制觀念與風(fēng)險意識差

一些企業(yè)在進行合同簽訂時，未充分調(diào)查對方資信，對其法人營業(yè)執(zhí)照、法人授權(quán)委托書等未嚴(yán)格審查。甚至一些企業(yè)未建立起完善、有效的合同管理制度，甚至將一些原件、復(fù)印件等重要文件丟失，在出現(xiàn)法律糾紛后無有效證據(jù)主張自身權(quán)利，導(dǎo)致合法權(quán)利被損害。此外，未明確銷售人員相關(guān)授權(quán)也容易引發(fā)糾紛，一些企業(yè)銷售人員授權(quán)制度不明確、存在超出權(quán)利范圍對外簽訂合同、一般員工未授權(quán)簽訂對外合同等。在司法實務(wù)中，明確規(guī)定了證據(jù)認定規(guī)則與民事責(zé)任歸屬，但對于未經(jīng)授權(quán)人簽訂的合同所致結(jié)果，往往企業(yè)會受到不利影響［4］。

（二）未爭取合同起草權(quán)

一般情況下，起草合同方更易掌握主動權(quán)，主要就是可根據(jù)雙方協(xié)商內(nèi)容，對合同中寫入的每一條條款認真考慮，斟酌利于自己的用詞，對自身利益考慮更多。

（三）合同簽訂履行監(jiān)控制度缺失

合同履行是執(zhí)行合同中規(guī)定的義務(wù)，履行監(jiān)控即建立相關(guān)合同執(zhí)行的調(diào)整和控制制度以保證合同正當(dāng)履行。為保證合同履行到位，公司運轉(zhuǎn)正常，一些中小企業(yè)也建立起了相關(guān)法律顧問制度、合同管理機構(gòu)，但各職能部門協(xié)調(diào)和監(jiān)控深入程度不同，導(dǎo)致不到位管理下好的制度作用有限。需完善合同臺賬和檔案制度等，規(guī)范化合同管理和簽約履約行為，有效防堵漏洞。

（四）合同簽訂行為不規(guī)范

一些企業(yè)在經(jīng)濟交往中雖比較注意合同簽訂，但存在合同簽訂行為不規(guī)范的情況，例如文本格式不規(guī)范，導(dǎo)致合同約定不明確、條款不完善、權(quán)責(zé)利表述不明、意思模糊等，容易陷入欺詐圈套引發(fā)糾紛。格式合同是在對大量實踐經(jīng)驗總結(jié)的基礎(chǔ)上形成的，可以較為平衡、均勻地約定雙方權(quán)責(zé)，因此選擇規(guī)范格式合同對于保障合同順利履行有積極作用。而在合同簽訂時，雙方需明確目標(biāo)指向物，避免模糊不清。如果合同條款事項未細致調(diào)查說明，簽訂的合同不明確于我方不利，則當(dāng)事人合法權(quán)益在既判法律文書制約下會受到合法的“不法”侵害。因此，在經(jīng)濟實踐活動中，需明確合同中雙方權(quán)責(zé)、規(guī)范簽訂行為，降低自身風(fēng)險。

（五）未明確合同糾紛解決方式和訴訟管轄地

在合同中需約定發(fā)生糾紛情況下，雙方如果協(xié)商不成，需以訴訟方式解決。選擇仲裁方式情況下，要求合同中最好事前選擇好仲裁機構(gòu)，如果無具體仲裁機構(gòu)名稱，糾紛發(fā)生后只能協(xié)商簽訂補充協(xié)議，若協(xié)商不成會導(dǎo)致合同仲裁條款和原仲裁協(xié)議無效。選擇訴訟方式解決糾紛，盡量選擇自身所在地法院，對方不同意可改為雙方所在地法院，盡量避免選擇對方所在地法院，否則容易影響到將來的訴訟。

（六）忽略合同動態(tài)管理

在簽訂合同前，即便審查了對方資信與履約能力，但主要是依據(jù)其注冊資本和以往履約能力、生產(chǎn)規(guī)模等。而實際上合同履行過程包含了簽訂、交貨、驗收和結(jié)算等多環(huán)節(jié)，是動態(tài)過程。當(dāng)事人過去的履約能力和資信并非絕對的，需加強動態(tài)管理，保障企業(yè)合法權(quán)益。

五、公司合同管理中法律風(fēng)險防范措施

（一）加強制度建設(shè)，明確職責(zé)

1.制度建設(shè)方面，應(yīng)堅持從合法經(jīng)營出發(fā)，在合同管理中將制度建設(shè)放在首要位置，對照《民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)發(fā)展制定具體的合同管理辦法和招標(biāo)管理規(guī)定等制度，詳細規(guī)定合同簽訂、內(nèi)容審核、合同實施、變更解除和付款管理、責(zé)任獎懲等內(nèi)容。

2.明確責(zé)任。合同管理中涉及環(huán)節(jié)多，職責(zé)比較分散，對此需設(shè)立專門的法律事務(wù)部門負責(zé)處理協(xié)調(diào)合同工作，按照其實施過程詳細規(guī)定各環(huán)節(jié)權(quán)責(zé)。首先要規(guī)范招議標(biāo)金額，根據(jù)項目涉及金額采取相應(yīng)的招標(biāo)方案，并邀請監(jiān)督部門現(xiàn)場監(jiān)督。其次要規(guī)范審查程序，一般由項目主管負責(zé)，協(xié)調(diào)法律事務(wù)部門、審計、財務(wù)和基建等部門把關(guān)合同周密性和合理性等，全面嚴(yán)謹?shù)貙徍撕贤?/p>

3.規(guī)范環(huán)節(jié)運作。企業(yè)可引入內(nèi)控管理思路，根據(jù)不相容權(quán)限分立原則由不同領(lǐng)導(dǎo)和部門分擔(dān)項目調(diào)研、招議標(biāo)評價程度、合同起草、合同履行等環(huán)節(jié)責(zé)任，使管理環(huán)境更加合理有序，保障了其管理規(guī)范化。

（二）強化過程管理，做好環(huán)節(jié)控制

1.要加強對合同相對方的把關(guān)和審核。簽訂合同前需深入調(diào)查了解對方資質(zhì)等級、資信情況等，要確保其具備合同履行能力。2.規(guī)范合同內(nèi)容。合同要采用書面形式不可口頭約定，國家對標(biāo)準(zhǔn)合同文本有詳細規(guī)定的，需采用標(biāo)準(zhǔn)文本，沒有的情況下應(yīng)遵照法規(guī)規(guī)定設(shè)置合同格式。要保證合同內(nèi)容完整、齊全、條理清晰、意義明確、無缺漏等。3.嚴(yán)格審查合同。這是加強法律風(fēng)險防范的關(guān)鍵，各部門需根據(jù)自身分工認真履行職責(zé)，由法務(wù)人才負責(zé)審查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出修改意見，并督促合同執(zhí)行部門加以完善。4.規(guī)范簽訂程序。合同需經(jīng)管理、財務(wù)和紀(jì)檢部門審查，以及專業(yè)合同管理人員評審，總結(jié)提出的經(jīng)驗進行完善。經(jīng)公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)或上級部門批準(zhǔn)簽訂的合同，合同分類管理部門需遵照上述規(guī)定、獲批準(zhǔn)后再根據(jù)本企業(yè)規(guī)定簽訂。5.強化簽訂權(quán)限管理。對合同簽訂權(quán)限要明確，由本企業(yè)法定代表人、書面委托代理人奠定，代理人簽訂要持有法定授權(quán)委托書。企業(yè)不具備獨立法人資格，未經(jīng)法定代表人授權(quán)其內(nèi)設(shè)機構(gòu)和職能部門不可以單位名義進行對外合同的簽訂。6.要規(guī)范合同變更與解除，在簽訂好合同后是不可隨意變更解除的，確實需要變更、解除，合同執(zhí)行部門需提出書面意見由本單位審查，經(jīng)審查同意和領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并與對方協(xié)商好，之后依法辦理相關(guān)手續(xù)［5］。

（三）獎懲并用，提升管理素質(zhì)

要實現(xiàn)高效的合同管理，需要有效落實制度，同時提升管理隊伍素質(zhì)。企業(yè)需打造業(yè)務(wù)技術(shù)精、法律意識強的管理團隊，能夠有效防控法律風(fēng)險、維護企業(yè)利益。首先，企業(yè)應(yīng)加大培訓(xùn)教育力度，以多渠道、分層次模式培養(yǎng)專業(yè)合同管理隊伍，具體可邀請專家進行專業(yè)法律培訓(xùn)，以及選擇優(yōu)秀合同管理員外出學(xué)習(xí)，及時補充先進知識。企業(yè)內(nèi)部自辦交流學(xué)習(xí)，探討合同管理中漏洞、總結(jié)經(jīng)驗等。其次，要強化隊伍建設(shè)，形成合理競爭機制，積極選擇高質(zhì)量合同管理人才，做好考核與獎懲，由法律事務(wù)部門負責(zé)合同管理考核，獎勵優(yōu)秀人員，處罰管理不善人員，調(diào)動團隊積極性、增強其責(zé)任感。

（四）推動實施動態(tài)化管理機制

合同管理中要實施有力監(jiān)督確保合同順利實施，定期或不定期抽查項目進度以及是否落實合同內(nèi)容，不斷改進監(jiān)管機制，完善管理措施督促雙方履行義務(wù)與責(zé)任。同時構(gòu)建糾紛應(yīng)急處理機制，及時分析糾紛原因、損失和影響，采取合理措施解決，以降低其不良影響。

六、結(jié)束語

公司合同管理中需抓住法律風(fēng)險要點，形成完善的合同管理機制和動態(tài)監(jiān)管機制，以確保能夠加強合同履行監(jiān)管，規(guī)范合同簽訂、執(zhí)行、終止等各環(huán)節(jié)管理，最終提高合同管理質(zhì)量，有效規(guī)避法律風(fēng)險，保證項目順利實施、維護企業(yè)權(quán)益。