智慧校園背景下高校教務管理優(yōu)化分析

王 艷

（煙臺大學外國語學院 山東 煙臺 264005）

高校教務管理部門是高校各部門之間溝通、交流的重要橋梁，在協(xié)調、統(tǒng)籌、分配等方面發(fā)揮著重要的作用。智慧校園背景下，高校教務管理如何突破傳統(tǒng)的管理模式，緊跟時代發(fā)展步伐，推動高校持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展，是現(xiàn)階段高校管理者需要研究并解決的重要課題。

1 高校教務管理簡述

高校教務管理是指充分運用教育教學方法原理以及管理學原理，將管理工作中的重要職能有效地發(fā)揮出來，例如：控制職能、計劃職能、指揮職能、組織職能以及協(xié)調職能等。將這些重要職能作用科學、合理地融入高校教育教學的各項工作環(huán)節(jié)當中，統(tǒng)籌規(guī)劃教育教學以及學校運行過程中的各項要素，促使各方面都能夠遵循一定的原則與順序有條不紊地進行。高校教務管理涉及眾多方面，例如教學執(zhí)行計劃管理、日常教學秩序監(jiān)督管控、制訂人才培養(yǎng)方案、教學組織管理、教學成績管理、學生教務管理、論文管理以及排課管理等多項基本環(huán)節(jié)。利用規(guī)范性的高校教務管理工作以及優(yōu)化便捷的教學流程，為高校教育教學提供基本保障，從而推動高校人才培養(yǎng)質量的進一步提升[1]。

2 高校教務管理工作的重要特點

2.1 復雜性

高校教務管理工作包含多項重要工作：教學檔案管理、學籍管理、教師排課管理、教學質量監(jiān)督管理、畢業(yè)生資格審查、學生實習實踐管理、畢業(yè)證與學位證發(fā)放以及學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)管理等工作環(huán)節(jié)。一系列的高校教務管理工作具備規(guī)范性的流程管理模式，無論在哪個環(huán)節(jié)發(fā)生問題，都會給教務管理的整體工作帶來影響。

2.2 時效性

高校教務管理工作中的每個環(huán)節(jié)不僅密切相連，而且還具備一定的周期性特點。無論哪個工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)了脫節(jié)或滯后現(xiàn)象，都會給下個工作環(huán)節(jié)帶來直接的影響。例如，當未能及時錄入學生成績或順利實施實踐課程時，就會引發(fā)教學事故，從而影響學生順利畢業(yè)[2]。

2.3 專業(yè)性

從事高校教務管理工作的人員必須具備非常強的組織能力、語言表達能力以及溝通能力，與此同時，還需充分掌握計算機與網絡應用技術、管理學與心理學知識理論等多方面的知識技能，從而為高校教務管理工作的順利開展奠定堅實的基礎。

3 高校教務管理優(yōu)化研究現(xiàn)狀以及重要意義

近些年來，在高校教務管理工作中比較重視信息技術服務所發(fā)揮的重要作用，很少會針對智慧校園進行整體性的分析與研究。其主要研究內容涵蓋能源管理、移動應用、物聯(lián)網、智慧應用、云計算以及信息數(shù)據(jù)安全等多個方面[3]。

我國的智慧校園正處于起步階段，各地發(fā)展水平參差不齊，還存在著智慧校園不智慧以及亂貼智慧標簽等不良現(xiàn)象。于敏教授指出智慧校園現(xiàn)階段存在的問題主要表現(xiàn)在以下三個方面：一是片面地將管理與技術作為重點，忽視了以用戶為中心；二是在構建與設計過程中偏于理想與簡單化；三是高校核心業(yè)務與信息技術沒能進行充分的結合。王婉婧等學者認為，高校智慧教務管理系統(tǒng)必須在各高校網絡環(huán)境背景下，以數(shù)字化校園建設過程中的信息數(shù)據(jù)庫為基礎，從而促進教師與學生信息數(shù)據(jù)能夠同步關聯(lián)與整合，可以科學、精準地提供各種教學數(shù)據(jù)資料，為高校管理層制訂決策、實施監(jiān)測與分析教育教學質量提供重要的保障。

在智慧校園背景下，充分運用信息化技術手段，對于優(yōu)化高校教務管理工作有以下幾方面的作用：一方面，有助于高校教務管理工作更加規(guī)范化，將高校教務管理規(guī)范化模式充分融入高校管理系統(tǒng)當中，高校教務管理工作人員以及各位教師在日常實際使用管理系統(tǒng)的過程中，潛移默化地接受這種規(guī)范性的管理模式與管理流程，促使每項工作內容與工作流程更為規(guī)范與高效化；一方面，促進高校教務管理工作的公平公開化，在高校教務管理工作開展過程中，依托信息化技術手段，遵循信息數(shù)據(jù)公開透明的原則，能夠促使高校教務管理工作更加民主化與公開透明化，并且能夠為各種歷史數(shù)據(jù)信息的查找、存儲等工作提供最大程度的便捷性；另一方面，推動高校教務管理質量與管理效率的穩(wěn)步提升，在智慧校園背景下，經過教師與工作人員之間充分的溝通交流與信息反饋，能夠及時發(fā)現(xiàn)并改善教務管理過程中存在的缺失與問題，從而助力高校整體教育教學質量的不斷提升[4]。

4 智慧校園背景下高校教務管理工作中存在的問題

4.1 軟件與硬件設施相對落后

一些高校內部的教務管理系統(tǒng)存在系統(tǒng)老舊、使用年限較長并且升級相對困難等多種問題，高額的系統(tǒng)升級費用難以與實際使用效果形成正比關系。這些老舊的教務管理系統(tǒng)雖然可以實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的查詢與存儲，但難以進行科學的數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計工作，從而難以實現(xiàn)高校教務管理部門與其他各部門之間的協(xié)同合作模式。一些西方國家的智慧校園構建是基于數(shù)字校園以及信息化技術的基礎之上，通過逐步優(yōu)化與完善而形成的。而我國許多高校中的智慧校園建設是在通用系統(tǒng)框架構建的基礎之上，融入了個性化的定制內容，供應商提供的相關軟件平臺雖然可以為完善高校教務工作流程提供一定的參考，但是卻難以充分滿足高校發(fā)展過程中的特色需求。供應商即便能夠為高校提供個性化定制系統(tǒng)，但由于對高校的實際業(yè)務并不熟悉，提供的問題解決方案通常情況下與高校的實際需求相差甚遠，在此背景下就需要高校各部門工作人員全程參與到優(yōu)化與完善系統(tǒng)流程當中，然而這個過程通常會需要三到五年時間，并且需要投入的資金量非常巨大，會給高校帶來很大的經濟壓力。同時，預留數(shù)據(jù)接口、個性化模塊定制以及系統(tǒng)后期維護與升級所需的各項費用給許多高校造成了阻礙。就算是我國一流高校，在這方面與西方發(fā)達國家動輒上億美元的經濟投入也存在較大的差距[5]。

4.2 高校教務系統(tǒng)缺乏對現(xiàn)有信息數(shù)據(jù)的深度挖掘與共享

一是高校中的信息資源比較分散，沒能實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享模式。高校內的各個部門在收集信息數(shù)據(jù)的過程中，通常會遇到內容相近、格式不同的表格，各系級部門在填表上報過程中會遇到許多問題，比如信息相同但不能進行復制粘貼，只能人工進行反復的填寫作業(yè)，加大了工作量。例如，各專業(yè)實際學生人數(shù)的填寫，由于各部門運用的統(tǒng)計方式與統(tǒng)計路徑不同，導致實際掌握的信息數(shù)據(jù)不盡相同，其根本原因在于沒能實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的實時共享。二是基礎數(shù)據(jù)信息處于相對獨立的狀態(tài)，管理與分析功能相對薄弱。例如，學生出入校園的記錄、圖書館進出記錄、各門課程的實際出勤情況、學業(yè)預警情況以及成績分析情況等數(shù)據(jù)內容都分散在不同的部門與系統(tǒng)當中，從而形成了數(shù)據(jù)孤島，導致這些信息數(shù)據(jù)獨立存在，只在局限的范圍之內單獨使用，未實現(xiàn)校園內部信息數(shù)據(jù)的互聯(lián)，從而給信息共享與整體學情分析造成了障礙。

5 智慧校園背景下優(yōu)化高校教務管理的重要途徑

智慧校園教務管理系統(tǒng)并不是簡單地應用計算機軟件以及軟件系統(tǒng)，而是在高校教務管理工作全過程當中有效結合先進的信息技術，從而實現(xiàn)校內信息數(shù)據(jù)共享與融合的目的，進而為各部門不同權限的工作用戶提供信息讀取與應用服務，保障高校各部門工作的高效、順利開展[6]。優(yōu)化高校教務管理工作首要的就是優(yōu)化高校教務管理系統(tǒng)的各項功能中，解決問題的關鍵在于優(yōu)質的數(shù)據(jù)流以及完整的基礎信息數(shù)據(jù)。

5.1 完善高校教務管理制度

在智慧校園背景下，為充分實現(xiàn)高校教務管理信息化工作，應當對教務管理制度進行完善與優(yōu)化，實現(xiàn)教務管理制度的真正落地執(zhí)行。為了促使系統(tǒng)能夠針對性地解決問題，就必須使用系統(tǒng)能夠辨別的語言對所存在的問題與情況進行逐一設定，杜絕模糊問題的發(fā)生。完善高校教務管理制度的最終目的就是為教務管理信息化建設提供重要的保障。在完善的管理制度基礎之上，才能夠依托信息化技術手段，促使教務管理工作實現(xiàn)網絡化，提升工作效率與工作質量。

5.2 信息化構建

一方面著重開發(fā)課程管理系統(tǒng)，例如，高校可以在現(xiàn)有教務管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的基礎之上，開發(fā)課程管理系統(tǒng)，不僅能夠實現(xiàn)自動排課，落實教學任務、導入人才培養(yǎng)方案，還能實現(xiàn)分析學生實際學情的工作目標。在每個學期之初對上學期所有科目的成績進行全面分析，如每門課程的及格率、重修通過率以及補考通過率等等，將分析結果與學生的實際出勤率結合，研究學生成績落后的原因，并與任課教師形成關聯(lián)，分析教師教學中存在的問題。除此之外，還能實現(xiàn)自動排考功能，根據(jù)學生與教師的上課與出勤率，自動排定考試時間范圍，并指定監(jiān)考教師，根據(jù)高校相關管理規(guī)定設計的個性算法，不僅能夠確保各項工作的規(guī)范與公平性，還能進一步提升教務管理工作的效率與工作質量[7]。

另一方面著力開發(fā)信息數(shù)據(jù)收集系統(tǒng)，根據(jù)高校現(xiàn)有的信息數(shù)據(jù)庫，高校內部系級管理者能夠從后臺管理界面設置相關信息采集點與填報范圍。設定范圍內的人員可以使用校內用戶名與密碼登錄系統(tǒng)，系統(tǒng)可以進行自動識別與基本信息填報。管理者在后臺能夠看到未填寫的人員信息，從而開展針對性的監(jiān)督工作。填報完畢的信息數(shù)據(jù)不僅可以統(tǒng)一下載形成表格，還能夠單獨下載形成文檔，從而給數(shù)據(jù)填報與歸檔工作提供一定的便利性。此系統(tǒng)能夠在高校各部門之間有效地實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享，杜絕數(shù)據(jù)孤島問題的發(fā)生。各部門能夠根據(jù)自身所需進行選擇性地下載與打印，從填報人的角度來講，避免了反復填報。與此同時，還能夠保障數(shù)據(jù)信息的實時更新，確保信息數(shù)據(jù)的精準性與即時性。

5.3 優(yōu)化管理流程

智慧校園的構建并不是簡單地進行教務管理系統(tǒng)更換，更不是單純地將線下工作轉移到線上，而是對原有的教務管理流程進行重新審視。例如，可以編制《教務管理工作流程》，將優(yōu)化教務管理流程作為核心要務，根據(jù)時間順序逐一列出學年內與教務管理工作相關的每項業(yè)務的名稱、開始與完成時間、具體操作步驟、注意事項、責任主體等內容，用來指導工作的順利開展，有效避免高校教務管理工作的隨意性與主觀性，最大程度上減少復雜、冗長的無效溝通，進而提升高校教務管理工作的成效。

6 結語

綜上所述，智慧校園的構建需要高校所有人共同參與、協(xié)同共進。充分利用先進的信息化技術，推動高校教務管理工作的有序開展，助力全校各部門之間信息資源共享，提升教務管理水平。