A 公司項目進度信息協同管理研究

孟海亮，張云萍

（北京信息科技大學經濟管理學院，北京 100192）

1 引言

信息協同管理能夠解決過往項目信息管理中數據信息丟失或不能準確送達等弊端，從而使項目利益相關方能夠高效溝通[1]。信息的協同管理是企業(yè)未來信息管理的重要策略之一，是解決目前眾多信息利用不充分等問題的重要方式之一[2]。項目進度信息是項目實施過程中，與項目進度直接或間接相掛鉤的各類信息集合，囊括了項目概念、順序、成本預計、時長預計、計劃表、把控管理等流程中的信息，各過程彼此相互影響，同時也與外界的過程交互影響。項目進度信息數量龐大，且不斷地隨著工程進度的變化而變化，為決策者的后續(xù)計劃和安排帶來重大干擾，只有合理科學地處理項目進度信息才能夠節(jié)約成本，嚴守質量[3]。項目進度信息在整個項目中包括的范圍是最為廣泛的，其作用也最為重要，對各階段的進展程度和項目最終完成的期限均會產生重大影響[4]。

A 公司全力投入我國智能電網和能源互聯網建設，是我國基礎建設的重要合作對象。該公司正處于跨越式轉型的關鍵時期，管理的多維精益化程度穩(wěn)步提升，不斷變化的經營管理需求對公司項目盈利能力提出了更高要求，因此，在降本增效的前提下，提高項目質效顯得尤為重要。A 公司在穩(wěn)步發(fā)展，對項目整體管理的成本越來越高，但是成效并不盡如人意。隨著A 公司體量變大，涉及的行業(yè)和部門越來越多，項目完成的復雜程度越來越高，項目溝通信息成本就會增大，相關利益方溝通頻率和時長也就大大提高。超大的信息交匯為工作人員帶來了繁重的工作量，造成了信息傳遞和處理的延遲，不可避免地為A 公司帶來了損失。同時，海量數據和信息進行協同管理勢必會產生有效信息和無效信息，無效信息和數據將會成為管理者的負擔，不會對A 公司實際產生效益。本研究從A 公司項目進度信息協同管理的角度出發(fā)，分析其中的協同機制，制定項目進度信息協同管理體系，為項目構建數據信息集成管理平臺和項目進度信息協同管理上的應用提供參考與借鑒。

2 A 公司項目進度管理現狀及問題分析

采用調查問卷的方式對A 公司各層次人員進行調查，獲取A 公司項目進度管理現狀，研究A 公司項目進度管理存在的問題，并分析A 公司項目進度管理存在問題的原因。

2.1 A 公司項目進度管理現狀

2.1.1 A 公司員工了解項目進度信息協同管理程度現狀

員工對項目進度信息管理的了解程度相對較低，75.58%員工對項目進度信息管理的了解程度保持在一般及以下，僅有9.30%員工明確了解項目進度信息管理；認為項目進度信息管理重要程度較高的人數相對較多，79.07%員工認為項目進度信息管理的重要性達到一般及以上，僅有9.30%員工認為項目進度信息管理的重要性極低。

2.1.2 A 公司項目進度信息協同管理的員工應用現狀

員工對項目進度信息管理掌握程度和對項目進度信息管理應用范圍的認可度較低。在項目進度信息管理把控狀況的調查中，覺得A 公司對項目進度信息管理掌握程度低于一般水平的人數為66 人，占據總人數的76.74%；認為A 公司對項目進度信息管理掌握程度較高的人數為3 人，占據總人數的3.49%。在項目進度信息管理的應用范圍的問卷中，覺得應用范圍低于一般水平的人數為66 人，占據總人數的70.93%；認為A 公司對項目進度信息管理應用范圍較高的人數為3 人，占據總人數的3.49%。

2.1.3 A 公司項目進度信息協同管理應用成果

企業(yè)工作人員對信息的利用率和項目進度信息管理發(fā)揮的效果的認可度較低。其中，在項目進度信息管理中對信息的利用率調查中，認為A 公司對項目進度信息管理中對信息的利用率低于一般水平的人數為63 人，占據總人數的73.26%；認為A 公司對項目進度信息管理中對信息的利用率較高的人數為4 人，占據總人數的4.65%。對項目進度信息管理發(fā)揮的效果調查中，認為A 公司對項目進度信息管理發(fā)揮的效果低于一般水平的人數為63 人，占據總人數的73.26%；認為A 公司對項目進度信息管理發(fā)揮的效果較高的人數為3 人，占據總人數的3.49%。

2.2 A 公司項目進度管理存在的問題及原因

通過對調查問卷內容的整理分析，可得A 公司項目進度信息協同管理存在的問題及原因具體如下。

2.2.1 對項目進度信息協同管理的關注度還有待提升

A 公司項目進度信息協同管理的關注程度嚴重不足，主要由兩個方面導致：一方面是對項目進度信息管理重視程度不足，A 公司在信息化辦公日趨完善的階段，仍然采用了半傳統的項目進度管理措施，而僅僅將信息化作為輔助工具納入項目進度管理；另一方面是信息協同管理重視程度不足，A 公司與項目進度相關聯的部門之間存在壁壘，各部門之間的溝通趨于消失殆盡，造成了各部門之間的信息協同重視程度忽略不計。在上述兩個方面的作用下，最終使得項目進度信息協同管理的關注程度還有很大提高空間，導致了項目信息溝通渠道變得越來越不暢通。造成A 公司項目進度信息協同管理重視程度不足的原因較多，與項目進度相關聯的部門利用不同類型工具進行日常工作，造成了現階段下各自為政和各自決策，弱化了項目進度信息協同管理；A 公司項目進度管理人員中老職員人數較多，該批次職員多數對信息化工具的利用不熟練，加之其工作中對經驗的倚重，造成了信息化的進程減緩；A 公司的決策層面，注重眼前的經濟效益，未將項目進度信息協同管理加以利用，上行政策影響了下行工作實施。

2.2.2 項目進度管理信息丟失

A 公司項目進度信息管理存在信息丟失。信息的輸入源頭存在偷工減料的現象，信息輸入端口多，在各員工信息錄入時，部分人員造成信息輸入的缺失。信息儲存環(huán)節(jié)存在信息丟失的現象，信息的儲存以部門劃分，儲存的環(huán)節(jié)較為松散，最終導致龐大的信息混雜，從而形成信息的丟失。A 公司項目進度信息管理存在信息丟失的主要原因在于單一的管理中就只處理單個的項目任務，管理人員難以看到完整的、全面的和聯系的數據，所以在對整個項目的把控和數據更進一步的開發(fā)時面臨極大困難。緊接著是信息的傳遞平臺無法監(jiān)管每個賬號的動態(tài)，部分員工的信息輸入時存在遺失現象。

2.2.3 項目進度管理職權不明

A 公司項目進度管理職權不明。項目進度相關部門之間的職權關系不明，更多的情況是各部門之間僅為合作關系，不存在明顯的上下級關系。各部門之間相互推諉責任，更有甚者在同一項目中為本部門利益而采取消極政策。

造成A 公司項目進度管理的任務分配不清、責任不明確的現狀可以歸因于沒有協調的項目管理體系。當下，絕大部分的項目是各個下轄子部門各自進行項目進度數據信息管理，上述管理方式有很大弊端，首先是管理信息的方面有限，僅僅可以滿足局域范圍內向上或者向下的單方面溝通，此模式中的阻礙較多，諸如各個利益方不同、目的和任務不同等導致信息數據難以實時溝通，極大阻礙了項目進度信息協同管理工作的推進。

3 A 公司項目進度信息協同管理平臺構建

在明確A 公司項目進度管理現狀及問題的前提下，構建項目需求導向的項目進度數據信息集成管理平臺。

3.1 A 公司項目進度信息協同管理平臺構建思路

由上文所知，A 公司項目進度信息協同管理涉及多部門、多種系統、多功能和信息化工具的應用平臺，該平臺需要應對訪問修改人數多、信息數量龐大和信息內容復雜等問題，為實現數據的有效挖掘、信息傳遞的準確高效和信息的直觀可視化，需要構建統一的平臺，以便將多種系統和軟件中的有效信息進行整合。A 公司項目進度信息協同管理平臺的構建思路是，以該平臺作為載體，將項目各個參與部門和項目實施部門的信息有效集成起來，進行信息的實時交換和傳遞，實現項目進度信息的集成與協同。上述平臺結構如圖1 所示。

圖1 A 公司項目進度信息協同管理平臺結構

3.2 A 公司項目進度信息協同管理平臺需求分析

從A 公司項目進度信息協同管理平臺的需求進行分析，明確該平臺需要達成的目標，進而才能完善后續(xù)的平臺設計工作。A 公司項目進度信息協同管理平臺需求分析是后續(xù)工作的指明燈，能夠幫助平臺設計指明方向，避免功能的缺乏和體系的冗余。根據本研究在A 公司內部所做的基礎研究和相關溝通，歸納總結出平臺建立的規(guī)則和各個功能區(qū)等。

3.2.1 把項目進程作為重點和專一性

A 公司項目進度信息協同管理平臺的主要任務是項目進度信息管理，是各參與部門為主的分散式管理模式，需要各部門借用該平臺把項目流程作為重點，完全歸納總結各方優(yōu)勢，增強各子部門的有效聯動，在聯動過程保留過程數據。同時該平臺具備專一性，僅作為A 公司的項目進度信息協同管理平臺，保障信息處理的高效化和系統化。

3.2.2 集成性和安全性

A 公司采納多種信息交互平臺，在已使用過的比較成熟的第三方軟件或者系統具備一定優(yōu)勢。本次建立的項目進度信息協同管理平臺需著眼全局，在實現充分協同的要求下，有效地集成這些軟件系統，以實現項目進度信息協同的平臺協同。促進A 公司數據信息集成管理平臺的快速應用，避免平臺不兼容造成的成本上升問題。A 公司項目進度信息協同管理平臺還需要注重信息安全，對項目進度數據信息進行集中存放和有效管理，使用健全的、穩(wěn)定的方案來確保平臺持續(xù)良性運轉，確保資料完備無損，不被竊取，與此同時還應該對使用者的操作規(guī)范加以限制，以確保管理人員能夠及時地得到所需要的所有資料。

3.2.3 穩(wěn)定性和可靠性

A 公司項目進度信息協同管理平臺是服務于A 公司整體的平臺，將會在A 公司的項目進度管理中發(fā)揮重要作用，因此必須要具備穩(wěn)定性和可靠性。A 公司項目進度信息協同管理平臺需要保障項目進度的整個過程穩(wěn)定地運行，在各種運行環(huán)境中保持足夠的可靠性，以幫助相關信息在各部門之間快速穩(wěn)定地傳遞和處理大量的實時數據。

3.2.4 共享和可視化

A 公司項目進度信息協同管理平臺面向的應用者遍及項目各部門，平臺不僅能夠在個人電腦上進行訪問，還要能在各種移動終端進行訪問，以確保信息需要者無論在哪里在何時都能獲取到有效信息。除此之外，平臺還應建立多個管理分支結構，把子系統中的資料數據合理歸納整合，讓數據資料清晰可見，依據信息管理的需要進行可視化的輸出，以便能在最終做決定時提供有效的依據，縮短決策的時間。

3.3 A 公司項目進度信息協同管理平臺設計

A 公司項目進度信息協同管理平臺依據構建的思路和用戶需求，并與A 公司的管理框架相結合，達到對項目數據資料的全面整合和把控。A 公司項目進度信息協同管理平臺由決策層、運營層、業(yè)務層、基礎層4 個層次構成，如圖2 所示。

圖2 A 公司項目進度信息協同管理平臺基本架構

第一層是基礎層，在該層面各類信息以各種方式匯總成結構信息和非結構資料數據，基于SOA 架構進行所有子系統的數據整合、數據傳輸和數據儲存。第二層是業(yè)務層，該層將項目數據按照項目類型或者項目管理要素等進行歸集，可以按照真正管理需要直接調取分析數據及相關內容，是項目數據信息全面協同管理的核心。第三層是運維層，這是數據資料的管理者，管理人員在該層面使用和分享數據資料，使得他們工作效率更高，時間成本更低。這一層使得不同方面人員的資料數據保持一致。第四層是決策層，該層通過業(yè)務數據整合分析，呈現全部業(yè)務可視化的界面，為項目管理人員作出正確決策提供有力支撐。

4 結論

本文結合項目管理、信息管理和協同管理的相關理論，對A 公司項目進度信息協同管理進行研究，得到以下主要結論：第一，明確A 公司項目進度管理現狀及問題。通過調查問卷的方式，獲悉A 公司項目進度管理現狀，明確A 公司項目進度管理存在的問題，如項目進度信息協同管理不了解、項目進度信息協同管理的員工應用程度和掌控范圍較低、項目進度信息協同管理的掌握程度和應用成效不足等現狀，并對A 公司項目進度管理現狀存在的問題和原因進行系統分析。第二，構建A 公司項目進度信息協同管理平臺。在借鑒國內外信息協同管理平臺構建思路的基礎上，首先制定A 公司項目進度信息協同管理平臺的構建思路；其次從A 公司項目進度信息協同管理平臺的需求進行分析，明確該平臺需要達成的目標和A 公司項目進度信息協同管理平臺的需求；最后從A 公司項目進度信息協同管理平臺基本架構和A 公司項目進度信息協同管理平臺業(yè)務架構制定構建A 公司項目進度信息協同管理平臺。本研究主要是A 公司項目進度信息協同管理實踐研究，僅僅是一個案例分析，可以為其他企業(yè)構建項目進度信息協同管理平臺提供參考和借鑒。下一步研究，還需要對項目進度信息協同管理進行多企業(yè)、多角度的理論研究和實踐分析。