從檔案部門的角度研究檔案合理利用問題

何志強(qiáng)

（山東省菏澤市城建檔案技術(shù)咨詢服務(wù)中心 山東菏澤 274000）

檔案部門無疑是開展檔案管理的重要部門，如若檔案部門無法做好檔案管理工作，不僅容易使得檔案出現(xiàn)各種無法被及時存放的問題，還會影響到各個企業(yè)做出重大的經(jīng)濟(jì)決策，這會嚴(yán)重影響到社會企業(yè)對于檔案的運(yùn)用效果，以及國家對于檔案的管理運(yùn)用要求。對此，相關(guān)的檔案部門應(yīng)及時改變傳統(tǒng)的人工檔案管理的理念，基于信息化的視域下創(chuàng)新新型的檔案管理機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)對檔案的高效存放、管理和利用，使得檔案使用者能及時得到自己所需的檔案信息，促使檔案合理利用效果的不斷提升，加快我國社會和經(jīng)濟(jì)健康穩(wěn)定發(fā)展的步伐。

一、從檔案部門的角度研究檔案合理利用問題

檔案部門是檔案館（室）直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。本文從檔案工作者的社會歸屬組織——檔案部門，進(jìn)行對檔案合理利用的研究，致力于能從形形色色檔案利用者的行為共性出發(fā)，進(jìn)行對檔案合理利用方法的深度研究，以為檔案部門的后續(xù)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。而且在實(shí)際從檔案部門的角度研究檔案合理利用方式的時候，相關(guān)的研究人員應(yīng)從數(shù)量維度上開展研究，當(dāng)檔案的數(shù)量能得到準(zhǔn)確的分析和計算時，才能保障檔案得到了充分的利用。從質(zhì)量維度上開展研究，檔案的質(zhì)量能得到保障，才能保障其對于檔案使用者的運(yùn)用價值，使得檔案能得到合理運(yùn)用。從時間維度上開展研究，保障檔案運(yùn)用的時效性，才能保障其被及時使用到社會各處。從空間維度上開展研究，當(dāng)檔案利用活動能得到有效的規(guī)范，才能保障檔案主體與客體分布空間的動態(tài)平衡與和諧穩(wěn)定，使得檔案能均衡利用，以全面地保障檔案的運(yùn)用價值[1]。

二、充分利用：檔案合理利用的數(shù)量維度

為進(jìn)行對檔案合理利用數(shù)量的有效研究，相關(guān)的研究人員應(yīng)對國家檔案資料總量及其構(gòu)成情況進(jìn)行深度探究，以考察方案數(shù)量的多少進(jìn)行比對，從而得到合理有利的檔案，盡管我國的方案資源繁多，運(yùn)用了大量的檔案管理成本，但是其開放率十分低，僅有百分之二十，這就意味著有一大半的檔案資料都沒有開放，自然就沒有可能為社會所用，這就使得檔案失去了存在的價值。之后，從檔案已供利用的情況可見，檔案的利用人次只占當(dāng)年總?cè)丝跀?shù)的0.35%，而且檔案與99%以上的人不相關(guān)，與90%以上的檔案不相關(guān)，這就說明檔案幾乎都沒有得到充分利用，只是作為歷史的記錄被存放在檔案部門之中。

針對以上種種情況，相關(guān)的檔案部門應(yīng)充分樹立正確的檔案利用意識，及時改變這種大量檔案被存放在檔案部門，檔案部門也需花費(fèi)大量的時間、精力和成本進(jìn)行檔案管理，卻使得檔案價值無法得到有效發(fā)揮和運(yùn)用的不良管理現(xiàn)象，改變原有的檔案管理理念。除卻國家的機(jī)密檔案之外，根據(jù)不同的機(jī)構(gòu)，對檔案進(jìn)行不同程度的開放，使得每個部門都能得到自己所需運(yùn)用的檔案，通過控制檔案總量、擴(kuò)大檔案開放、增加利用數(shù)量這三個方面，對檔案利用率的實(shí)施進(jìn)行監(jiān)控，對其開放和利用方案進(jìn)行調(diào)整，使得檔案部門中的每一份檔案都能得到充分的利用，以保障檔案部門對于檔案充分利用的應(yīng)用效果，為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。

三、有效利用：檔案合理利用的質(zhì)量維度

所謂的檔案有效利用是基于檔案質(zhì)量合格的前提之下，如若檔案部門所收集管理的檔案資料不真實(shí)，自然就會使得檔案的質(zhì)量出現(xiàn)問題，也會影響到社會對于檔案有效利用的效果。所以，在從檔案部門的角度研究檔案是否得到有效利用的時候，檔案部門應(yīng)從質(zhì)量維度對檔案進(jìn)行有效利用情況的分析，并根據(jù)當(dāng)前存在的問題，制定出相應(yīng)的有效利用方案，以提高檔案利用的質(zhì)量，使其能夠?yàn)樯鐣峁└叩男б?，也使得檔案部門能夠?qū)崿F(xiàn)成本與收益兼顧的發(fā)展目標(biāo)。

在基于質(zhì)量維度進(jìn)行檔案質(zhì)量分析的過程之中，應(yīng)先對檔案利用成本和情況進(jìn)行調(diào)查，從實(shí)際的調(diào)查情況可見，我國在檔案行政部門中投入了大量的資金，但是檔案利用人次和卷、件次的增長速度卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于檔案利用管理成本，這就使得檔案管理的成本是不斷增加，也使得國家產(chǎn)生了嚴(yán)重的檔案管理費(fèi)用損失。之后，從檔案利用需求的角度來說，由于檔案部門并未對社會進(jìn)行檔案需求的調(diào)查，使得檔案部門無法為社會提供所需的檔案，但是隨著社會的不斷改革與發(fā)展，經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究和社會發(fā)展等各個方面，對于檔案的利用需求都越來越大，而檔案需求和檔案供給二者之間的不協(xié)調(diào)，這是使得檔案無法得到有效利用的重要原因之一。最后，從分析成本投入與利用需求滿足度之間關(guān)系的對比情況來說，檔案利用的成本投入和需求滿足之間存在邊際效益遞減現(xiàn)象，這就意味著在檔案成本不斷增加的過程之中，檔案的社會貢獻(xiàn)度卻越來越低，這嚴(yán)重影響了檔案在社會中的運(yùn)用價值，也使得國家在檔案管理方面受到了嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

對此，檔案部門應(yīng)深刻反思檔案無法得到有效利用的情況，對檔案收集管理人員進(jìn)行嚴(yán)格管理，保障檔案資料收集的質(zhì)量，為后續(xù)的檔案有效利用提供有力的管理保障。同時，從降低檔案管理成本、根據(jù)社會需求提供有針對性的檔案服務(wù)兩個方面，改革原有的檔案管理工作方式，通過降低檔案管理的成本，使得檔案的利用價值能得到有效的增加，并通過為社會中的不同檔案使用部門和人員提供有針對性的檔案服務(wù)，使得檔案的利用率能得到有效的提升，也使得檔案部門能夠通過對社會檔案需求的深度分析，不斷提高檔案服務(wù)的準(zhǔn)確性和實(shí)效性，使得檔案利用收益和效果都能呈直線式遞增，加快我國檔案部門健康發(fā)展的步伐，使其能真正更好地服務(wù)于社會[2]。

四、及時長遠(yuǎn)利用：檔案合理利用的時間維度

為進(jìn)行對檔案及時長遠(yuǎn)的利用，相關(guān)的檔案部門還需從檔案合理利用的時間維度進(jìn)行分析，以遵循檔案價值規(guī)律和利用要求的時間特征為前提，分析如何及時和長遠(yuǎn)地利用檔案，以保障檔案部門能更好地管理檔案，也使得檔案的應(yīng)用價值能得到更好的發(fā)揮。

1.檔案及時利用的現(xiàn)狀分析及應(yīng)對措施

從當(dāng)前檔案利用的實(shí)際情況可見，正是因?yàn)闄n案開發(fā)工作的滯后，使得檔案的開發(fā)及其時間有著一定的局限性，依舊過于謹(jǐn)慎，使得開放檔案遲遲無法得到有效的落實(shí)，更無法真正有效地服務(wù)于社會，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案“老齡化”與“超時”的問題，這就使得檔案的及時利用與相關(guān)的檔案開發(fā)法規(guī)產(chǎn)生了嚴(yán)重的沖突，使得檔案根本無法及時利用。所謂的檔案的及時利用是指檔案在被收集到檔案部門之后，能夠立即提供給相關(guān)的檔案利用者進(jìn)行使用，而一旦檔案過于形成期在給予相關(guān)的檔案使用者利用，很大程度上就會使得這份檔案失去其利用的價值。就從當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的情況來說，全球經(jīng)濟(jì)一直處于不斷發(fā)展變化的過程之中，如若相關(guān)的企業(yè)無法及時得到相關(guān)的經(jīng)濟(jì)檔案信息，自然就會使得自身的企業(yè)無法緊跟時代發(fā)展和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐，走向下坡路。因此，相關(guān)的檔案部門應(yīng)加快檔案開發(fā)的速度，以保障檔案能夠真正得到及時有效的利用。通過及時地調(diào)整完善檔案開放相關(guān)規(guī)定、設(shè)定檔案開發(fā)的時間，使得檔案部門能與檔案使用者之間實(shí)現(xiàn)文檔信息開放的無縫連接，使得檔案信息能真正得到及時利用，也使得檔案利用者能合理地運(yùn)用檔案信息獲得更好的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，加快我國國民經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展的步伐。

2.檔案長遠(yuǎn)利用的現(xiàn)狀分析及應(yīng)對措施

檔案本身就是歷史的一種特殊記錄形式，檔案可以使歷史得到更加久遠(yuǎn)的傳承，也可以為我國的文物歷史修復(fù)工作等提供有力的數(shù)據(jù)保障，但是正是因?yàn)闄n案存放得久遠(yuǎn)，也會使其出現(xiàn)一定的破損和丟失的問題，這也是檔案部門所面臨的重要管理問題。從檔案部門對于當(dāng)前檔案長遠(yuǎn)利用的現(xiàn)狀分析來說，當(dāng)前檔案部門所運(yùn)用的都是人工管理的方式，并將檔案都存放在檔案室之中，使得檔案會產(chǎn)生受潮和被水泡，或是被人為損壞的問題，嚴(yán)重影響了檔案長遠(yuǎn)利用的效果。所以，檔案部門應(yīng)結(jié)合當(dāng)前我國的信息化發(fā)展情況，將現(xiàn)代化的計算機(jī)和信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作之中，通過運(yùn)用信息化的檔案管理方式代替人工，將檔案信息存放到計算機(jī)之中，以實(shí)現(xiàn)對檔案的有效保護(hù)，并以數(shù)字存儲介質(zhì)的保護(hù)和信息安全使得檔案能真正得到長遠(yuǎn)與高效的利用。

五、協(xié)調(diào)均衡利用：檔案合理利用的空間維度

從當(dāng)前檔案部門對于檔案的實(shí)際管理情況來看，如何進(jìn)行檔案的協(xié)調(diào)均衡使用，無疑是檔案管理部門當(dāng)前面臨的重大管理問題。本文就從檔案部門的角度，對檔案合理利用的空間維度開展研究，分別分析檔案運(yùn)用過程中主體之間權(quán)力空間交錯的矛盾，以及利用客體之間分布空間失衡的矛盾，以有效解決這些矛盾，保障檔案能真正得到均衡利用。

1.檔案利用中權(quán)利交錯及其平衡

從檔案利用中權(quán)利交錯及其平衡的情況來看，社會大眾如若都獲取了使用檔案信息的權(quán)利，就會產(chǎn)生對人們隱私權(quán)的侵犯，這兩種權(quán)利無法實(shí)現(xiàn)共存，這則是主體之間的矛盾。一方面，人們希望檔案部門能管理好自己的因素；另一方面，有要求信息公開化，使得檔案能有效地監(jiān)督公共空間的事務(wù)活動，這就使得二者產(chǎn)生了嚴(yán)重的矛盾。如若不進(jìn)行對這一問題的有效解決，就會使得二者之間的矛盾越來越大，會嚴(yán)重到檔案的運(yùn)用效果。

對此，檔案管理部門可以先排除十分必要或者涉及公共利益，一般涉及隱私檔案不予公開的檔案，并根據(jù)不同的機(jī)構(gòu)對其檔案信息使用權(quán)利的合理分配，使得隱私范圍和檔案利用權(quán)限都能得到合理的規(guī)定，自然二者之間的矛盾問題就能得到有效解決，其檔案主體權(quán)利的平衡性也能得到保障，真正實(shí)現(xiàn)在保護(hù)隱私的同時維護(hù)社會對檔案的利用權(quán)利的管理目標(biāo)。

2.檔案信息資源分布失衡及其整合

我國城鄉(xiāng)的檔案信息失衡則是當(dāng)前檔案信息資源分布失衡的重要問題，因?yàn)槌鞘邢啾扔卩l(xiāng)村經(jīng)濟(jì)更加發(fā)達(dá)，就使得城市中的各項(xiàng)檔案信息都得到了及時的記錄和存放，而鄉(xiāng)村中的檔案信息存放卻十分不及時，自然影響了檔案利用在社會中的整體平衡程度，消除這種影響保障其平衡分布供給社會運(yùn)用則至關(guān)重要。對于這一問題，相關(guān)的檔案部門應(yīng)進(jìn)行對其有效的調(diào)整，通過用遵循“平等性”和“國家利益至上”原則，對城鄉(xiāng)檔案信息進(jìn)行有效整合，并有效地加大對于鄉(xiāng)村檔案管理的力度，使其能與城市同步開展相應(yīng)的檔案收集管理工作，以有效地調(diào)整檔案信息資源分析不均衡的問題。同時，通過遵循“重要性”和“時間性”原則，有序地開展相應(yīng)的檔案信息資源管理工作，使得檔案信息資源管理工作的效果能得到更加高效的保障，為社會中的相關(guān)部門及時提供相關(guān)的檔案信息。

六、檔案信息化管理的應(yīng)用優(yōu)勢

從檔案部門對于檔案管理的種種情況來說，原有的人工管理方式，已經(jīng)不符合當(dāng)前社會對于檔案管理的要求，以信息化的管理方式代替人工管理，是檔案部門檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。作為檔案部門的高層領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)加大對于檔案信息化管理的資金投入力度，對信息化檔案管理人員進(jìn)行有效培養(yǎng)，建設(shè)符合檔案管理部門的信息化檔案管理系統(tǒng)，運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)將檔案使用者所需的信息實(shí)時地傳遞到檔案使用者面前，這樣檔案的利用率將會得到有效的提升。而且通過這種信息化的檔案管理方式，可以有效降低人工管理中所需的人力、物力和財力，使得檔案管理的成本能得到有效的降低，使得檔案管理的工作效率和效果都能得到有效的提升，可促進(jìn)我國檔案部門檔案管理工作更上一層樓[3]。

而且相關(guān)的檔案管理部門還可以需正確地認(rèn)識到現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，應(yīng)進(jìn)行對信息化檔案管理系統(tǒng)的全面設(shè)計，其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動構(gòu)成。整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。以整個信息化的檔案管理系統(tǒng)組成一個有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，使得檔案部門中各項(xiàng)檔案管理工作都能夠?qū)崟r、有序和高效開展，不斷地提高對于社會的方案利用服務(wù)效果，促使我國檔案部門的現(xiàn)代化發(fā)展。

結(jié)語

總而言之，檔案部門應(yīng)進(jìn)行對檔案的合理利用，以保障其在社會中的應(yīng)用價值。檔案部門應(yīng)正確地認(rèn)識到當(dāng)前檔案管理出現(xiàn)的各種問題，制定出有針對性的檔案利用方案，使得檔案能被充分利用、有效利用、及時和長遠(yuǎn)利用，以及均衡利用，不斷地提高檔案部門對于檔案的管理效果，也使得社會能獲得更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，從而促使我國檔案事業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。