新形勢下政府信息化監(jiān)理中檔案管理工作的創(chuàng)新研究

◆張彤 張彬 張曉軍 賈吉華 孔捷

新形勢下政府信息化監(jiān)理中檔案管理工作的創(chuàng)新研究

◆張彤1張彬2通訊作者張曉軍3賈吉華1孔捷1

（1.山東科技大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)與工程學(xué)院 山東 266590；2.山東科技大學(xué)研究生院 山東 266590；3.山東科技大學(xué)機(jī)械電子工程學(xué)院 山東 266590）

本文首先介紹了政府信息化監(jiān)理的發(fā)展，從不同角度分析了在政府信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中檔案管理存在的重要性。然后，對信息系統(tǒng)工程監(jiān)理檔案的原則進(jìn)行了深入研究論述。最后提出監(jiān)理中檔案管理會(huì)出現(xiàn)的一些問題，以及應(yīng)該采取的措施，供相關(guān)讀者參考。

信息工程監(jiān)理；監(jiān)理檔案；檔案管理

1 信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中的檔案管理的含義

伴隨著智慧政府、電子政務(wù)、數(shù)字服務(wù)力等信息系統(tǒng)工程的蓬勃發(fā)展，政府信息系統(tǒng)工程也開始受到社會(huì)各界的重視[1-2]。檔案管理作為信息系統(tǒng)工程監(jiān)理工作的一部分，是政府信息化建設(shè)的中流砥柱。檔案管理既是政府、承建單位、監(jiān)理三方協(xié)同運(yùn)作的重要環(huán)節(jié)，也是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

與其他政府項(xiàng)目相比，信息系統(tǒng)能否安全運(yùn)行，運(yùn)營后能否提供穩(wěn)定的服務(wù)是政府信息化和進(jìn)行數(shù)字服務(wù)的基礎(chǔ)[3]。通過監(jiān)理活動(dòng)中的檔案管理，政府可以充分了解信息系統(tǒng)工程各階段建設(shè)的質(zhì)量、進(jìn)度和管理情況，以防止在信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過程中因信息系統(tǒng)特有的不透明的性質(zhì)而造成工程在各方面可能會(huì)形成的制約。這樣能在第一時(shí)間由監(jiān)理師發(fā)現(xiàn)、叫停或進(jìn)行糾正處理和監(jiān)管[4-5]。所以，檔案管理對政府信息系統(tǒng)工程的意義重大。

我國的信息系統(tǒng)工程起步比國外稍晚。1993年，我國在多年發(fā)展信息產(chǎn)業(yè)、推進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，全面啟動(dòng)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化建設(shè)。2002年9月，國務(wù)院辦公廳第47號(hào)令明確規(guī)定“國家重大信息化項(xiàng)目實(shí)行招標(biāo)投標(biāo)和項(xiàng)目監(jiān)理制度”。我國正從政府信息系統(tǒng)工程建設(shè)入手，規(guī)范對信息系統(tǒng)的監(jiān)管，其中監(jiān)管檔案管理是重要內(nèi)容。檔案是信息系統(tǒng)工程的重要組成部分，是監(jiān)理方在信息系統(tǒng)工程建設(shè)過程中形成的書面記錄，是評(píng)價(jià)監(jiān)理工作的重要依據(jù)。因此，信息系統(tǒng)工程項(xiàng)目建設(shè)中的所有活動(dòng)都必須留下文字的痕跡。做好信息系統(tǒng)工程監(jiān)理檔案工作，用記錄和數(shù)據(jù)說話，對檔案進(jìn)行有效管理。有了準(zhǔn)確、詳細(xì)的信息，政府才能在出現(xiàn)問題后及時(shí)反應(yīng)，作出正確的判斷和決定。

信息系統(tǒng)工程監(jiān)理檔案記錄了監(jiān)理單位在工程全過程中的“四控、三管、一協(xié)調(diào)”。檔案管理系統(tǒng)并非孤立存在，而是許多政府信息系統(tǒng)管理系統(tǒng)不可缺少的組成部分。能為以后的繼續(xù)服務(wù)提供有跡可循的檔案是這一工程區(qū)別于其他工程的主要特點(diǎn)。它是工程質(zhì)量的內(nèi)在反映，是監(jiān)理方和建設(shè)方、承建方進(jìn)行項(xiàng)目管理、制定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)價(jià)工程質(zhì)量的重要依據(jù)。

2 監(jiān)理檔案的管理原則

作為后起之秀，信息系統(tǒng)監(jiān)理由于起步較晚，現(xiàn)行的信息系統(tǒng)監(jiān)理相關(guān)法律還不夠完善。而相關(guān)的國際、國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范為監(jiān)理單位提供了監(jiān)理依據(jù)。監(jiān)理的主要方法是對三方起到監(jiān)控督導(dǎo)的作用，監(jiān)督的依據(jù)是所記錄的全部檔案，同樣，監(jiān)督的結(jié)果的最終反饋也是檔案。因此，檔案不僅是監(jiān)理方在項(xiàng)目全過程中的紀(jì)實(shí)工作記錄，也是監(jiān)理方按照合同要求控制信息系統(tǒng)項(xiàng)目的施工質(zhì)量、進(jìn)度和最終結(jié)果的實(shí)際記錄。信息系統(tǒng)項(xiàng)目監(jiān)理主要有以下五大原則。

2.1 “三全一專”原則

有專人負(fù)責(zé)、全員參與、全過程、全管理。為了進(jìn)一步提高信息監(jiān)理工作的水平，推進(jìn)信息監(jiān)理工程的程序化、規(guī)范化、科學(xué)化，監(jiān)理單位要要求各部門認(rèn)真管理監(jiān)理檔案，實(shí)行主任責(zé)任制，專人管理，制定專項(xiàng)管理辦法。

2.2 真實(shí)完整原則

監(jiān)理員對所獲得的文件必須認(rèn)真審核，確保監(jiān)理檔案內(nèi)容真實(shí)、可靠并確保沒有遺漏，在必要時(shí)能有效使用，否則檔案將失去存在的意義。

2.3 及時(shí)有效原則

在最開始就明確檔案具體的內(nèi)容、表格等格式，形成一套穩(wěn)定高效的檔案模板，并同時(shí)通過相關(guān)管理人員的嚴(yán)格審查、確定后正式投入監(jiān)管檔案管理中使用。制定具體的條例要求監(jiān)理人員在何時(shí)記錄并達(dá)到要求水平。承建方和政府提供或產(chǎn)出的資料應(yīng)如何歸檔，嚴(yán)格要求三方及時(shí)提交真實(shí)有效的資料，以便檔案及時(shí)整理歸檔、真實(shí)齊全。監(jiān)理公司通常應(yīng)當(dāng)下現(xiàn)場檢查施工進(jìn)度和情況，起到事前監(jiān)督的作用。督促監(jiān)理人員按照規(guī)定和要求及時(shí)完成監(jiān)理檔案，達(dá)到“條條有記錄、件件有著落、事事有回音”。同時(shí)嚴(yán)格要求政府和承建方及時(shí)提交真實(shí)有效的資料，為政府信息系統(tǒng)工程留下真實(shí)齊全的檔案。整理及時(shí)，檔案管理應(yīng)當(dāng)詳細(xì)、快捷、精確。嚴(yán)格要求監(jiān)理人員在何時(shí)記錄，每天都要復(fù)盤當(dāng)日所記錄的檔案是否完整，有無遺漏。分類有序當(dāng)按照要求的檔案格式就時(shí)間順序或工程進(jìn)度進(jìn)行檔案資料的分類，做到簡潔高效、科學(xué)有序。

2.4 保密原則

在信息系統(tǒng)項(xiàng)目施工過程中，相關(guān)文件和資料的儲(chǔ)存應(yīng)根據(jù)其具體內(nèi)容予以保密。檔案管理人員應(yīng)分類、按需存儲(chǔ)，并做好標(biāo)記。明確哪些文件可以看，哪些文件要有訪問權(quán)限才可以看。必須建立嚴(yán)格的檔案管理制度，需要查閱建檔的檔案資料必須按照規(guī)定辦理才能借閱，并嚴(yán)禁外泄檔案資料，防止檔案的丟失或泄露。

3 監(jiān)理檔案管理中的問題

3.1 領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)薄弱

信息系統(tǒng)工程屬于高科技領(lǐng)域，不能一直死守傳統(tǒng)方法，要能與時(shí)俱進(jìn)，特別是在計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件更新這些方面，否則很容易被時(shí)代淘汰。由于信息的不對稱和科技的快速發(fā)展，監(jiān)理中的檔案管理更新速度越來越快，政府領(lǐng)導(dǎo)作為非專業(yè)人員對檔案管理的意識(shí)薄弱，對檔案管理的敏感性較低，更多的時(shí)候是更重視承建方的工作質(zhì)量，但實(shí)際上，做好檔案管理工作，政府才可以通過查閱這些檔案、資料，全面了解信息系統(tǒng)工程近期甚至以前各階段的情況。只有全面、準(zhǔn)確地掌握檔案，才能對出現(xiàn)和未來可能出現(xiàn)的問題作出及時(shí)、正確的判斷和決策。

3.2 檔案管理工作者綜合素養(yǎng)亟待提升

檔案管理工作者檔案編寫不及時(shí)，部分內(nèi)容缺乏真實(shí)性與規(guī)范性。有時(shí)候由于個(gè)別的信息化工程承建商往往不認(rèn)清自身公司的能力、信譽(yù)、資質(zhì)狀況，眼中只看到信息化工程項(xiàng)目投資額度大、利潤高，在一期投標(biāo)中不惜虧本壓低價(jià)格，只管“把項(xiàng)目爭取到手”，為了掩蓋工程質(zhì)量問題修改不當(dāng)數(shù)據(jù)從而造成部分檔案資料內(nèi)容不實(shí)。與此同時(shí)，由于總監(jiān)理工程師對資料編制工作不重視，人員配置不當(dāng)，導(dǎo)致檔案資料欠缺真實(shí)性，檔案管理人員沒有按規(guī)范的格式進(jìn)行填寫，導(dǎo)致檔案整理不規(guī)范。這些現(xiàn)象都嚴(yán)重影響了檔案管理的真實(shí)性和規(guī)范性。

另一方面，檔案管理工作者對資料審查不嚴(yán)，在信息系統(tǒng)項(xiàng)目監(jiān)理檔案實(shí)際管理工作中，一些監(jiān)理人員在對承建方和下級(jí)監(jiān)理人員的審核時(shí)，由于自身責(zé)任意識(shí)淡薄，未能嚴(yán)格按要求進(jìn)行審核，在檢查時(shí)盲目審批，出現(xiàn)問題不第一時(shí)間向總監(jiān)理員報(bào)告，而是自作主張。

3.3 現(xiàn)階段檔案管理制度尚未完善

我國信息系統(tǒng)監(jiān)理由于起步較晚，現(xiàn)行的信息系統(tǒng)監(jiān)理相關(guān)法律還不夠完善?，F(xiàn)階段大部分監(jiān)理公司還是依靠相關(guān)的國際、國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范作為監(jiān)理檔案管理的依據(jù)。

4 監(jiān)理檔案管理工作的創(chuàng)新方法研究

4.1 增強(qiáng)對政府檔案管理的意識(shí)

如果只是單純由檔案管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)理檔案管理質(zhì)量的話，出現(xiàn)差錯(cuò)、泄露、丟失等管理風(fēng)險(xiǎn)會(huì)明顯增加。對此，可以建立專門的核查監(jiān)控部門負(fù)責(zé)對檔案管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督。指定專人負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)項(xiàng)目的檔案管理工作，做到項(xiàng)目全過程跟隨：項(xiàng)目開發(fā)前，確定開發(fā)路線和檔案管理工作的重點(diǎn)；項(xiàng)目進(jìn)行中，隨時(shí)跟蹤檔案動(dòng)態(tài)；項(xiàng)目結(jié)束后，及時(shí)整理、歸納檔案。在安排好相應(yīng)的檔案管理負(fù)責(zé)人后，再在此基礎(chǔ)上派專門的監(jiān)督管理人員進(jìn)行二次審核，將檔案管理工作中的差錯(cuò)、丟失、泄露等風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

與此同時(shí)在合同制定前期做好檔案歸屬工作，要求承建方和監(jiān)理方做好自身工作，嚴(yán)格記錄項(xiàng)目過程，以及最終檔案歸屬到確切的時(shí)間、地點(diǎn)要在信息系統(tǒng)項(xiàng)目合同中寫明。

4.2 提高檔案管理工作者綜合素養(yǎng)

信息系統(tǒng)工程監(jiān)理檔案管理是屬于計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的工作，需要擁有專業(yè)技能的高素質(zhì)人才，許多大型監(jiān)理公司的入職條件要求員工必須是計(jì)算機(jī)相關(guān)領(lǐng)域?qū)I(yè)畢業(yè)且考取到信息系統(tǒng)監(jiān)理師這種軟件中級(jí)資格證。政府可以在自身單位的信息科引進(jìn)圖書情報(bào)與檔案管理等專業(yè)的人才，這樣在監(jiān)理方監(jiān)督的同時(shí)，作為建設(shè)方自己的監(jiān)理員也可以去監(jiān)督監(jiān)理方的工作質(zhì)量。

同理，監(jiān)理公司可以和學(xué)校進(jìn)行校企合作，監(jiān)理公司的人員可以作為校外導(dǎo)師定期到學(xué)校上課，給學(xué)生講授實(shí)踐知識(shí)，學(xué)生在畢業(yè)前期到監(jiān)理公司實(shí)習(xí)，通過與校企合作既可以提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，又可以保證監(jiān)理公司不斷有高質(zhì)量的人員輸入。

4.3 健全檔案管理體系，完善檔案管理制度

在合同中明確制定相關(guān)的檔案管理制度，目前，我國已具備了較為完善的信息系統(tǒng)監(jiān)理規(guī)范手冊，因此，監(jiān)理方應(yīng)按照有關(guān)的法律法規(guī)來進(jìn)行項(xiàng)目監(jiān)理中的檔案管理，編寫一套符合當(dāng)前信息系統(tǒng)工程特點(diǎn)和擁有自身風(fēng)格的檔案管理制度，并將其規(guī)定的各項(xiàng)要求制作成相應(yīng)的文檔或紙質(zhì)材料，供相關(guān)人員隨時(shí)參考。此外，管理制度也要隨著體系的健全而不斷完善，取其精華，去其糟粕。去除那些不能適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)發(fā)展要求和發(fā)展趨勢的管理方法，與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新。

強(qiáng)化對信息系統(tǒng)工程施工全過程監(jiān)理資料的監(jiān)督，在項(xiàng)目前期編制監(jiān)理工作計(jì)劃時(shí)，對于監(jiān)理資料的編制做出具體安排和部署，有計(jì)劃、有步驟地克服資料中存在的各類問題，使資料編制工作不斷規(guī)范化。項(xiàng)目進(jìn)行中，隨時(shí)跟蹤檔案動(dòng)態(tài)；項(xiàng)目結(jié)束后，及時(shí)整理、歸納檔案。

5 結(jié)語

當(dāng)今時(shí)代，信息化發(fā)展越來越快，越來越多的企業(yè)和單位都在努力跟上時(shí)代的發(fā)展，加強(qiáng)建設(shè)信息系統(tǒng)工程，信息系統(tǒng)工程監(jiān)理也被重視起來，政府作為一個(gè)接收和反饋大量信息的單位，更需要加強(qiáng)建設(shè)信息系統(tǒng)工程，把信息化貫徹落實(shí)到實(shí)處，在工程實(shí)施過程中遇到問題積極解決并反饋，找出根本原因，這樣才能更成熟化、完善化。與此同時(shí)，信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中的檔案管理也將隨著信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的不斷成熟而更加完善、更加成熟。

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