醫(yī)院會計檔案精細化管理工作的重要價值探析

秦 娟 安文娜

（日照市婦幼保健院，山東 日照 276800）

前言

在醫(yī)院的運行過程中，加強對會計檔案的精細化管理工作是其管理中的重要內容。會計檔案管理是財務管理以及醫(yī)院內部管理中的重要組成部分，對醫(yī)院的發(fā)展有著至關重要的影響。醫(yī)院不僅承擔著為社會、為人民的醫(yī)療服務工作，更帶動著國家的經(jīng)濟發(fā)展以及人民百姓的身心健康，因此加強對醫(yī)院會計檔案的精細化管理工作是重中之重，既能促進醫(yī)院和諧穩(wěn)定的發(fā)展，也能為醫(yī)院和國家?guī)砀玫慕?jīng)濟效益與社會效益。然而，在實際醫(yī)院會計檔案的管理過程中，仍然存在著一些問題，例如沒有專門的會計檔案管理部門、會計檔案管理手段落后、會計檔案管理粗線條等，這些問題的出現(xiàn)在一定程度上限制了醫(yī)院會計檔案精細化管理工作的順利進行，也不利于醫(yī)院的運營與發(fā)展。為此，在實際的醫(yī)院會計檔案管理過程中，相關管理人員應該加強對會計檔案的精細化管理，提高其管理方式以及提升相關管理人員的綜合素質，以此來促進醫(yī)院管理工作的順利進行。

一、醫(yī)院會計檔案的概述

1．會計檔案的管理范圍

會計檔案是指對會計信息進行核算的一些專業(yè)資料，能夠記錄醫(yī)院及其他企業(yè)的一些財務經(jīng)濟情況，也能夠有效地反映出醫(yī)院及企業(yè)中的經(jīng)濟狀況以及收益情況，通過對會計檔案進行管理，可以有效地發(fā)現(xiàn)醫(yī)院或企業(yè)在運行過程中出現(xiàn)的問題，因此，會計檔案也成為醫(yī)院或各大企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展過程中的重要憑證與依據(jù)。通常情況下，醫(yī)院的會計檔案都被分成三類，分別為會計憑證類、會計賬薄類、金財務報告類。會計憑證類主要包括財務原始憑證、記賬憑證及匯總憑證等，會計賬薄類主要是由財務賬單的明細、賬簿、日記等一些賬單構成，財務報告類所涉及的范圍比較廣闊，其中包括各種財務報表、財務報告、月、季、年度報告等。

2．會計檔案的管理流程與要求

醫(yī)院會計檔案的管理流程與要求，其一，要對會計檔案進行妥善的保管，會計檔案中包含醫(yī)院各種的財務信息，這些信息都是由專門的會計檔案管理機構進行整理與儲存，并在一定的時間內進行歸檔與移交給更高層次的專門管理機構進行存放。其二，要對會計檔案進行分期存放，醫(yī)院中的會計檔案中每個檔案的存放時間都是不同的，分為永久和定期儲存兩類，定期存放又被分為三年、五年、十年等，因此，相關管理人員在對會計檔案進行歸檔時，應該按照檔案的管理期限進行分期保管，以實現(xiàn)會計檔案管理工作的高效性。其三，要按照相關規(guī)定對會計檔案進行銷毀，每個會計檔案在放滿存放期后，檔案內的相關財務信息對醫(yī)院都沒有太大的作用，因此需要對這些會計檔案進行銷毀，在銷毀過程中應該嚴格的按照醫(yī)院的相關規(guī)定，并通過相關管理人員審核與批準之后，才能進行銷毀[1]。

二、實現(xiàn)醫(yī)院會計檔案精細化管理的重要性

1．會計檔案是開展會計工作的前提

會計檔案是由醫(yī)院對日常財務信息進行匯總所產(chǎn)生的，與醫(yī)院的財務會計工作脫離不了關系，因此會計檔案是開展會計工作的前提，也是能夠確保醫(yī)院會計工作順利進行的重要條件。對會計檔案進行管理能夠清晰地反映出上一階段醫(yī)院在財務方面出現(xiàn)的各種情況，能夠使得相關的財務人員實時地掌握醫(yī)院的經(jīng)濟狀況，從而在進行會計工作時能夠對醫(yī)院的財務狀況進行更加精準核算與管理。加強對醫(yī)院會計檔案精細化管理，能夠促進醫(yī)院會計工作的進行與發(fā)展。另外，會計檔案是對醫(yī)院經(jīng)濟情況的真實體現(xiàn)，會計人員通過對會計檔案的利用，可以對醫(yī)院的資金進行科學合理的管理與分配，因此，更有利于提升醫(yī)院會計工作的效率與質量。

2．會計檔案有利于醫(yī)院的財務監(jiān)管工作

會計檔案包含了醫(yī)院每個階段的財務管理流程，能夠有效地反映出每個階段的財務信息以及經(jīng)濟狀況，因此財務監(jiān)管人員通過對會計檔案的利用，可以有效地對醫(yī)院財務進行核算與監(jiān)管，有利于發(fā)揮出財務監(jiān)管部門的管理水平。在醫(yī)院的財務監(jiān)管過程中，如果只依靠相關管理人員日常的考核是遠遠不夠的，很多時候由于一些人為因素，使得在監(jiān)管過程中會出現(xiàn)各種各樣的問題，很容易就會導致財務信息的失真，也不利于掌握財務過程中的失誤，因此加強對會計檔案的精細化管理工作是十分有必要的，利用會計檔案作為財務監(jiān)管工作的支撐，可以有效地對醫(yī)院財務信息進行監(jiān)管，防止其遭到一些外來因素的破壞，進而提升醫(yī)院財務監(jiān)督管理的水平與力度，確保醫(yī)院財務信息的真實性。

3．會計檔案有利于醫(yī)院提升財務管理水平

在醫(yī)院的財務管理工作中，包含對會計檔案的精細化管理，因此，加強對醫(yī)院會計檔案的精細化管理力度，也能夠有效地提升醫(yī)院財務管理水平。醫(yī)院的會計檔案對財務管理有著重要的作用，在開展財務管理工作時，能夠充分地對會計檔案中的歷史財務信息及資料進行運用，從而可以有效地掌握醫(yī)院每個階段的財務情況及經(jīng)濟狀況，進而可以對醫(yī)院的費用進行科學有效的管理。通過對會計檔案的利用，也可以使財務管理人員掌握醫(yī)院財務運行的實際情況，進而可以有效地對未來的財務進行合理的規(guī)劃，確保醫(yī)院以后的財務管理工作順利進行，在極大的程度上也能夠提升醫(yī)院的財務管理水平。

4．會計檔案有利于保護國家的經(jīng)濟利益

醫(yī)院作為國家經(jīng)濟發(fā)展中的重要組成部分，醫(yī)院的順利運營能夠有效地促進國家經(jīng)濟的穩(wěn)定發(fā)展，而會計檔案作為醫(yī)院經(jīng)濟狀況的重要資料與證據(jù)，能夠有力地確保醫(yī)院的經(jīng)濟利益，因此加強對醫(yī)院會計檔案的精細化管理也能夠在一定程度上保護國家的經(jīng)濟利益。醫(yī)院會計檔案也是國家檔案的重要組成部分，也能夠有效地反映出我國的經(jīng)濟活動情況，進而可以幫助國家掌握每所醫(yī)院經(jīng)濟的使用情況與使用去向。除此之外，通過會計檔案，國家可以對醫(yī)院的財務情況進行精準的掌握，能夠有效地防止一些違法亂紀、耽誤受賄的情況出現(xiàn)，從而可以有效地保護國家的經(jīng)濟利益，促進國家經(jīng)濟的發(fā)展[2]。

三、醫(yī)院會計檔案精細化管理工作中的問題

1．會計檔案管理粗線條

會計檔案精細化管理工作是醫(yī)院管理中的重要組成部分，對醫(yī)院的運行有著十分重要的影響。然而，在實際的會計檔案管理過程中，很多醫(yī)院的會計檔案管理粗線條。例如，管理人員在對會計信息進行歸檔時，一些人員都未根據(jù)實際情況對會計信息進行統(tǒng)計，使得很多財務信息都不準確，因此，這也導致一些醫(yī)院的會計檔案不能夠真實地反映醫(yī)院的經(jīng)濟活動情況，使得一些管理人員在對醫(yī)院財務進行管理時，不能對醫(yī)院的資金進行科學合理的分配，從而也不利于醫(yī)院獲得更好的經(jīng)濟效益。另外，在對醫(yī)院的會計檔案進行保管與存放時，很多人員都未按照規(guī)定進行妥善的保管與存放，造成很多會計檔案混亂與丟失，使得醫(yī)院不能獲得更加精準的會計信息，從而在一定程度上影響了會計檔案應用者的決策與判斷。

2．會計檔案管理部門缺乏

在目前醫(yī)院會計檔案管理過程中，一些醫(yī)院都沒有認識到會計檔案精細化管理工作的重要性，會計檔案管理部門也十分的缺乏，甚至有時候都將會計檔案管理工作歸到財務管理中，不僅給財務管理人員增添了一定的難度，也不利于會計檔案精細化管理工作的進行。根據(jù)國家對醫(yī)院會計檔案的規(guī)定，會計檔案可由會計機構暫管一年，之后就要移交到專門的會計檔案管理部門進行保管，然而由于一些醫(yī)院都沒有設立專門的會計檔案管理部門，導致部分會計檔案在移交的過程中造成丟失或損壞，不僅使醫(yī)院的財務監(jiān)管工作受到了一些不利的影響，更是在一定程度上限制了醫(yī)院經(jīng)濟的發(fā)展。

3．會計檔案管理手段落后

在目前的醫(yī)院會計檔案精細化管理工作進行中，仍然存在著會計檔案管理手段落后的情況發(fā)生，從而不利于醫(yī)院經(jīng)濟的發(fā)展。如今，我國市場經(jīng)濟已取得了快速的發(fā)展，現(xiàn)代化電子檔案已融入各行各業(yè)的發(fā)展過程中，不僅有利于提升各大企業(yè)的會計管理工作，也有利于提升各大企業(yè)的財會管理水平，這也因此使得現(xiàn)代信息化電子檔案受到了各行各業(yè)的青睞。然而，在現(xiàn)階段醫(yī)院會計檔案管理工作中，卻缺乏現(xiàn)代信息化電子檔案的身影，甚至有的仍然采用傳統(tǒng)會計信息歸檔方式，不僅占用了大量的時間與空間，更使得醫(yī)院會計檔案精細化管理工作的效率低下，從而在一定程度上限制了醫(yī)院會計檔案管理工作的順利進行，為會計檔案管理人員增添了一定的難度與工作量。除此之外，傳統(tǒng)的會計檔案，也在某種程度上為醫(yī)院帶來了不必要的風險，在對會計檔案進行存放的過程中，很容易就會受到一些因素的影響，造成檔案的丟失或損壞，從而使得醫(yī)院的財務信息遭到破壞，為此，醫(yī)院應該提升會計檔案的管理方式，切實提高醫(yī)院會計檔案精細化管理工作的質量與效率[3]。

四、實現(xiàn)醫(yī)院會計檔案精細化管理工作的對策

1．加強會計檔案精細化管理

為了能夠確保醫(yī)院財務信息與會計信息的準確性和可靠性，醫(yī)院首先應該加強對會計檔案進行精細化的管理，相關的會計檔案管理人員也應該提高精細化管理意識。再對會計信息進行匯總時，相關的管理人員應該要根據(jù)實際情況，對財務信息進行編制，并對各種財會信息進行仔細的檢查，弄清每筆資金的來龍去脈，以此來提升會計檔案的準確性，促進醫(yī)院會計檔案的精細化管理。另外，再對醫(yī)院會計檔案進行存放與歸檔時，應嚴格按照醫(yī)院的要求進行妥善的處理，根據(jù)每個會計檔案的期限實行精細化的管理，防止會計檔案的丟失或混亂。在對會計檔案進行銷毀時，也應該嚴格地遵守醫(yī)院的要求，在經(jīng)過專業(yè)機構及人員審核和批準后在對會計檔案進行銷毀，以此來防止醫(yī)院財務信息的丟失。另外，在對醫(yī)院會計檔案進行精細化管理時，相關的管理人員還應該要定期地對會計檔案進行核對，確保會計信息準確性及賬實相符，從而有效地避免醫(yī)院資產(chǎn)的流失，切實地保證醫(yī)院的經(jīng)濟利益。

2．設立專門的會計檔案管理部門

醫(yī)院要想實現(xiàn)會計檔案精細化管理，現(xiàn)在就應該要設立專門的會計檔案管理部門，防止會計檔案在存儲的過程中損壞或丟失。設置獨立的會計檔案管理部門，不僅滿足了相關法律法規(guī)的要求，更有利于醫(yī)院對會計檔案進行精細化管理，能夠提高醫(yī)院會計檔案的規(guī)范性。另外，設立獨立的會計檔案管理部門，在某種程度上，也給財務部門減輕了一定的工作量，既能夠提升會計檔案管理工作的效率，也能對會計檔案進行科學合理的管理。

3．推進信息化會計檔案管理技術

近年來，伴隨著信息技術的不斷發(fā)展，現(xiàn)代信息化電子檔案已在各大企業(yè)管理工作中廣泛應用。傳統(tǒng)的會計檔案已不符合現(xiàn)代化財務信息的管理工作，不僅效率低下，更容易造成一定的數(shù)據(jù)損失，因此在醫(yī)院的會計檔案精細化管理工作過程中，也應該加強信息化建設，并不斷推進現(xiàn)代化財務信息系統(tǒng)的應用，廢棄傳統(tǒng)的會計檔案，加強對現(xiàn)代信息化電子檔案的應用，這樣既能避免由于人工操作失誤所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息不準確問題，又能長久的保存數(shù)據(jù)，防止信息的丟失，從而提高醫(yī)院會計檔案精細化管理工作的效率和質量。在使用現(xiàn)代信息化電子檔案之后，醫(yī)院相關的管理部門還要使之不斷完善，將醫(yī)院的各種財會信息都集中到電子檔案中，既能提高信息獲取應用的效率和醫(yī)院會計檔案精細化管理工作的質量，又能及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，優(yōu)化財務管理水平。

結語

綜上所述，加強對醫(yī)院會計檔案精細化管理工作對醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展以及醫(yī)院的運營都有著至關重要的影響。醫(yī)院會計檔案存儲著有關醫(yī)院財務與人事方面的各種信息資源，對醫(yī)院的運營有著重要的作用，不僅可以提升醫(yī)院的財務會計水平，更能夠為醫(yī)院帶來更好的經(jīng)濟效益與社會效益，為此，醫(yī)院會計檔案的相關管理人員應該加強實現(xiàn)會計檔案的精細化管理，將會計檔案的管理工作落到實處，并不斷解決管理過程中所出現(xiàn)的問題。另外，醫(yī)院也應該要設立專門的會計檔案管理部門，加強對相關會計檔案管理人員的綜合素質，以此來促進醫(yī)院會計檔案管理工作的順利進行?？傊訌娽t(yī)院會計檔案精細化管理工作，對醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展以及醫(yī)學領域的進步都有著重要的影響，醫(yī)院應該重視對會計檔案管理的重視程度，從而讓醫(yī)院能夠更加和諧穩(wěn)定的發(fā)展。