信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

宋紅梅

（山西焦化設(shè)計(jì)研究院（有限公司），山西 臨汾 041606）

引言

各行業(yè)在發(fā)展中對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用認(rèn)知不斷提升，明確了信息化技術(shù)使用的具體價(jià)值。企業(yè)在市場(chǎng)發(fā)展中，要想增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，需要順應(yīng)各行業(yè)有效使用信息化技術(shù)的這一趨勢(shì)，加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用。通過科技創(chuàng)新提高工作質(zhì)量的理念，挖掘信息化技術(shù)使用優(yōu)勢(shì)。目前，檔案管理是企業(yè)發(fā)展中的重要組成部分，怎樣提高檔案管理水平是很多企業(yè)需要思考和研究的問題。信息化技術(shù)在企業(yè)的使用為檔案管理工作改革提供新機(jī)遇和保障，企業(yè)管理人員應(yīng)該重視信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，并以此為契機(jī)提高檔案管理效果。

一、信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

1．有效順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流

近年來，檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生重要影響，作為企業(yè)的重要組成部分，能夠?yàn)槠髽I(yè)的檔案管理、檔案資源整合等提供良好保障。信息化技術(shù)快速發(fā)展背景下，企業(yè)不斷產(chǎn)生出大量的數(shù)據(jù)與信息，人們和當(dāng)今社會(huì)逐漸進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)開展中的數(shù)據(jù)可以為其提供相關(guān)基礎(chǔ)信息，也是企業(yè)在新時(shí)期發(fā)展中的主要?jiǎng)恿?。信息化技術(shù)的快速發(fā)展，使信息化管理手段不斷革新，通過信息化管理方式可以促進(jìn)各行業(yè)發(fā)展和管理水平的提高。然而各種企業(yè)在發(fā)展的同時(shí)，也面臨信息化技術(shù)和管理方法帶來的沖擊，當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作受到的沖擊和影響比較大。信息化技術(shù)的出現(xiàn)，使傳統(tǒng)管理方式無法真正順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，滿足具體工作需求，時(shí)代的迅速發(fā)展也使互聯(lián)網(wǎng)檔案管理信息化成為檔案管理工作開展的流行趨勢(shì)。傳統(tǒng)檔案管理手段的落后，信息化管理方法的崛起，必然給企業(yè)檔案管理工作帶來一些機(jī)遇、挑戰(zhàn)。鑒于此，要想從本質(zhì)上增強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作效果，企業(yè)需要明確信息化技術(shù)在發(fā)展和管理當(dāng)中的重要性。檔案管理工作中融入信息化技術(shù)是這項(xiàng)工作有效順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的必然方式，可以增強(qiáng)實(shí)際工作效果。除此之外，企業(yè)檔案管理工作要想滿足市場(chǎng)需求，需要落實(shí)信息化建設(shè)工作，只有這樣才能增強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)和發(fā)展等方面的水平，讓檔案管理真正順應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展[1]。

2．降低檔案管理工作難度

企業(yè)檔案管理中，為了降低檔案管理工作難度，企業(yè)需要合理使用信息化技術(shù)。對(duì)于每個(gè)人而言，信息技術(shù)已經(jīng)深入到其日常生活中，通過該技術(shù)可以提高生活、學(xué)習(xí)、工作的有效性和質(zhì)量。大部分企業(yè)在管理工作開展中嘗試運(yùn)用信息化技術(shù)，目的是提高工作質(zhì)量，降低各項(xiàng)工作開展難度，為企業(yè)相關(guān)工作的合理開展提供信息和相關(guān)技術(shù)的保障。當(dāng)前企業(yè)檔案管理中信息化技術(shù)的使用，可以改變企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理形式，結(jié)合檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)企業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理和發(fā)展。相關(guān)人員會(huì)結(jié)合相關(guān)技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)和信息內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，進(jìn)而多方面增強(qiáng)工作效率，減少人工、環(huán)境等因素對(duì)檔案管理工作的影響，為檔案信息的完整性提供技術(shù)保障。

3．提升檔案信息查詢速度

企業(yè)發(fā)展中必然會(huì)出現(xiàn)許多豐富、復(fù)雜的信息和數(shù)據(jù)，通過傳統(tǒng)檔案管理工作形式雖然能夠提高工作質(zhì)量，并為企業(yè)檔案管理工作提供保障。但傳統(tǒng)檔案管理方法存在一些弊端，在查詢和人工管理過程中需要相應(yīng)的資金支持，也需要大量工序才能完成檔案管理相關(guān)工作。信息化技術(shù)在使用中可以幫助企業(yè)打造信息化系統(tǒng)，讓檔案查詢和相關(guān)工作在開展中更加方便，提高企業(yè)各項(xiàng)資源利用率。同時(shí)，信息化技術(shù)的使用可以讓相關(guān)人員在信息查詢起來更加方便，通過搜索、檢索、數(shù)據(jù)整合等形式就能及時(shí)掌握檔案管理各種數(shù)據(jù)、信息以及資源。改變?cè)幸揽咳斯げ樵儥n案信息的方法，提升了檔案信息查詢速度。在信息化技術(shù)應(yīng)用創(chuàng)建檔案信息化體系的過程中，企業(yè)可以對(duì)傳統(tǒng)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行電子數(shù)據(jù)形式的表現(xiàn)。而且在儲(chǔ)存相關(guān)檔案信息和數(shù)據(jù)資源時(shí)，也可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行構(gòu)建與整理，最大化地增強(qiáng)管理工作效果，又推動(dòng)資源的合理運(yùn)用。

二、信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用問題

基于信息化技術(shù)的企業(yè)檔案管理中面臨諸多問題。首先，企業(yè)對(duì)信息化建設(shè)設(shè)施和相關(guān)技術(shù)的利用效率不足。部分企業(yè)在各項(xiàng)管理工作開展中，雖然開發(fā)了針對(duì)檔案管理的檔案系統(tǒng)辦公軟件，也使用了相關(guān)軟件和技術(shù)開展相關(guān)工作，又在現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)施和信息軟件的基礎(chǔ)上，引進(jìn)許多計(jì)算機(jī)和管理設(shè)備。然而，這些革新和優(yōu)化只是表面形式上的工作，企業(yè)未能真正將檔案信息化管理工作落實(shí)，對(duì)信息化管理技術(shù)的使用不夠到位，進(jìn)而造成部分設(shè)備功能未能有效地運(yùn)用起來，導(dǎo)致管理效果不佳。比如，在一些企業(yè)管理中計(jì)算機(jī)主要被運(yùn)用在文字處理、數(shù)據(jù)收集、檢索工作等方面，忽略了網(wǎng)絡(luò)設(shè)備一些實(shí)際的功能。甚至有的企業(yè)和人員未能充分了解相關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用功能，從而造成企業(yè)信息化設(shè)備和技術(shù)利用率降低，依托互聯(lián)網(wǎng)和信息化技術(shù)的檔案管理參與程度不斷下降。其次，企業(yè)未能培養(yǎng)管理人員信息化技術(shù)和相關(guān)能力。企業(yè)為了構(gòu)建健全合理的檔案信息化管理制度、體系，就必須有效引進(jìn)和培養(yǎng)擁有良好信息技能的高等人才，這也是促進(jìn)企業(yè)檔案管理使用信息化技術(shù)的前提，不斷將人才的作用發(fā)揮出來[2]。企業(yè)全面發(fā)展和各項(xiàng)工作開展中人才是重要的基礎(chǔ)，然而從一些調(diào)查結(jié)果中得知，企業(yè)檔案管理工作依然存在人才不足情況，一些企業(yè)未能意識(shí)到人才的重要性，而且忽略了對(duì)當(dāng)前人才或人員信息化技術(shù)的培育。簡(jiǎn)單地認(rèn)為企業(yè)檔案管理信息化技術(shù)的使用是人人都能做到的，不需要專門的檔案信息化技術(shù)性人才，這種情況下導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作對(duì)信息化技術(shù)的使用效果不佳。部分管理人員缺乏相關(guān)技術(shù)使用的基本技能和素養(yǎng)，在解決相關(guān)問題的過程中對(duì)問題考慮得不夠全面，阻礙企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。最后，企業(yè)檔案管理模式未能真正得到創(chuàng)新。大多數(shù)企業(yè)檔案管理中運(yùn)用的是檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，雖然該系統(tǒng)有比較長(zhǎng)的歷史，但是到目前為止檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的體系和規(guī)模依然未能得到既定。從相關(guān)調(diào)查結(jié)果中得知，即使檔案網(wǎng)被建立起來，但是均未能將該網(wǎng)絡(luò)普及和落實(shí)下去，進(jìn)而無法讓國(guó)家檔案數(shù)據(jù)庫構(gòu)成較大規(guī)模，不利于更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化。由于個(gè)別地區(qū)的檔案網(wǎng)未能得到有效普及和應(yīng)用，所以導(dǎo)致個(gè)別企業(yè)在檔案管理實(shí)踐中忽略了相關(guān)網(wǎng)絡(luò)和信息化技術(shù)的使用，還是應(yīng)用傳統(tǒng)管理模式，未能真正體現(xiàn)信息化技術(shù)和各種網(wǎng)絡(luò)使用的價(jià)值。傳統(tǒng)管理模式存在不完善、單一等弊端，造成企業(yè)檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)發(fā)展腳步受到嚴(yán)重阻礙，無法提高信息化的管理水平[3]。

三、信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用方向

信息化技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合應(yīng)該在企業(yè)管理和發(fā)展中落實(shí)，運(yùn)用檔案管理信息化工作形式提升工作創(chuàng)新水平。目前，企業(yè)檔案管理中可以從以下幾方面出發(fā)合理運(yùn)用信息化技術(shù)。一方面，企業(yè)應(yīng)該革新管理觀念，通過創(chuàng)新的理念來完成檔案管理信息化建設(shè)。只有在新的理念引導(dǎo)下，才能更好實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化檔案管理工作的實(shí)踐。企業(yè)檔案管理工作者可以樹立以服務(wù)、信息化技術(shù)使用為目標(biāo)的管理觀念，加強(qiáng)信息化理念、技術(shù)的使用，進(jìn)而為檔案信息管理與時(shí)俱進(jìn)發(fā)展提供保障。與此同時(shí)，企業(yè)可以運(yùn)用信息化技術(shù)傳播等形式，提高員工對(duì)信息化技術(shù)使用的態(tài)度，使員工能夠意識(shí)到該技術(shù)對(duì)檔案管理的主要貢獻(xiàn)和價(jià)值。另一方面，企業(yè)可以從完善檔案管理信息化機(jī)制的角度出發(fā)，提高管理工作效果。企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革背景下的檔案管理工作也發(fā)生很大變化。要想提高企業(yè)在市場(chǎng)發(fā)展中的競(jìng)爭(zhēng)力，企業(yè)需要重視崗位責(zé)任制，將檔案管理具體工作內(nèi)容和相關(guān)技術(shù)的使用落實(shí)到每個(gè)員工身上。企業(yè)需要加強(qiáng)獎(jiǎng)懲制度的設(shè)置，運(yùn)用科學(xué)獎(jiǎng)懲方式增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部積極的工作氛圍。在獎(jiǎng)懲制度設(shè)計(jì)中，企業(yè)可以結(jié)合自身的特點(diǎn)進(jìn)行制定，運(yùn)用科學(xué)方法對(duì)工作人員的行為進(jìn)行規(guī)范和引導(dǎo)，將工作人員的工作使命感激發(fā)出來。除此之外，企業(yè)可以強(qiáng)化計(jì)算機(jī)硬件、軟件的管理，將員工在工作中需要注意的安全事項(xiàng)標(biāo)注出來，進(jìn)而為信息安全提供保障[4]。

四、信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用策略

1．增強(qiáng)信息化技術(shù)的使用

檔案管理工作的基礎(chǔ)是企業(yè)注重檔案管理工作，企業(yè)只有對(duì)這項(xiàng)工作有著較高的重視和關(guān)注度，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新與向前發(fā)展。當(dāng)前企業(yè)在建設(shè)和發(fā)展過程中未能合理重視和關(guān)注到檔案管理工作，這種情況下使這項(xiàng)工作處于被忽略的地位，一些檔案管理工作人員的工作積極性也受到很大打擊。因此，為了提高檔案管理效果，企業(yè)自身必須意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，結(jié)合信息化技術(shù)提升檔案管理信息化工作力度。企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者可以對(duì)信息化技術(shù)的使用價(jià)值、觀點(diǎn)進(jìn)行宣傳，增強(qiáng)員工對(duì)信息化技術(shù)應(yīng)用的認(rèn)知，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)的管理模式，使工作效率有所提升。信息化技術(shù)使用中企業(yè)應(yīng)該營(yíng)造這項(xiàng)技術(shù)使用的良好工作氛圍，除了將信息化技術(shù)融入檔案管理工作中以外，企業(yè)還可以創(chuàng)建信息化的管理平臺(tái)。強(qiáng)化檔案管理工作和信息化技術(shù)使用在企業(yè)發(fā)展中的地位，增強(qiáng)企業(yè)檔案管理時(shí)效性。在信息化技術(shù)具體應(yīng)用中，企業(yè)可以加強(qiáng)檔案管理信息和資源的數(shù)據(jù)化整合、運(yùn)用，提升檔案數(shù)字化管理水平，讓相關(guān)檔案資源和內(nèi)容更好地通過信息化技術(shù)展現(xiàn)出來，提高檔案管理工作內(nèi)容、信息資源的可視化管理水平[5]。

2．培養(yǎng)人員信息化的技術(shù)

社會(huì)信息化技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用中，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)、能力的培養(yǎng)是必要的。各種信息化技術(shù)在運(yùn)用中，傳統(tǒng)檔案管理人員工作素質(zhì)、能力已經(jīng)無法適應(yīng)信息化管理工作開展需要。所以企業(yè)在運(yùn)用信息化技術(shù)和管理模式中應(yīng)該提升相關(guān)人員能力和素質(zhì)的培訓(xùn)力度，讓相關(guān)人員在掌握檔案管理方面知識(shí)的基礎(chǔ)上，理解和掌握相關(guān)的信息化技術(shù)。還要通過更高的要求來提升檔案管理人員，增強(qiáng)自身綜合素質(zhì)能力的意識(shí)。在培養(yǎng)人員信息化技術(shù)和使用能力中，企業(yè)可以定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，增強(qiáng)人員的管理水平和能力。企業(yè)還應(yīng)該發(fā)展相關(guān)人員的信息化技術(shù)應(yīng)用能力，持續(xù)提升相關(guān)人員綜合素質(zhì)能力，讓其更好地融入工作中。企業(yè)可以對(duì)現(xiàn)有的人才引進(jìn)機(jī)制、制度進(jìn)行優(yōu)化。除了考核檔案管理人員理論知識(shí)、專業(yè)技能掌握情況以外，還需要考慮相關(guān)人員是否具備信息化技術(shù)使用的能力。對(duì)掌握各種技術(shù)的相關(guān)人員可以優(yōu)先錄用，為企業(yè)檔案管理工作提供人才保障。企業(yè)檔案管理人員自身缺乏一種自主學(xué)習(xí)各種技術(shù)的意識(shí)和認(rèn)知，此時(shí)企業(yè)需要引導(dǎo)檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)技術(shù)和知識(shí)，提升其人員與時(shí)俱進(jìn)發(fā)展的能力，如此才可更好地為企業(yè)檔案管理工作貢獻(xiàn)力量[6]。

3．實(shí)現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新

在現(xiàn)代化技術(shù)水平不斷提高的背景下，企業(yè)建設(shè)和發(fā)展需要順應(yīng)時(shí)代潮流的發(fā)展變化，同時(shí)，檔案管理工作亦是如此。檔案管理工作開展中，企業(yè)可以運(yùn)用信息化技術(shù)促進(jìn)各項(xiàng)工作的實(shí)施。檔案管理工作效率的提升和檔案管理工作模式是否創(chuàng)新之間存在密切關(guān)系。良好的工作模式和方法可以帶動(dòng)檔案管理工作效果的提升，相反，如果企業(yè)依然沿用傳統(tǒng)的工作模式，將不利于企業(yè)自身發(fā)展和檔案管理工作的創(chuàng)新推進(jìn)。因此，企業(yè)可以在信息化技術(shù)應(yīng)用的背景下，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新。在實(shí)際工作中，企業(yè)可以運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，增強(qiáng)傳統(tǒng)觀念工作模式的改革水平，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理形式進(jìn)行優(yōu)化，加強(qiáng)各種技術(shù)、平臺(tái)的有效使用，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)的全面建設(shè)和發(fā)展。企業(yè)可以運(yùn)用信息加密技術(shù)提高檔案的安全管理效果，而且在傳統(tǒng)的管理工作中檔案安全一直是重要問題之一。要想真正規(guī)避檔案管理期間的各種安全風(fēng)險(xiǎn)問題，企業(yè)需要運(yùn)用加密技術(shù)增強(qiáng)管理的安全性，尤其是企業(yè)的一些重要文件，要通過加密技術(shù)實(shí)時(shí)保護(hù)，為企業(yè)建設(shè)和安全發(fā)展保駕護(hù)航。

結(jié)語

總之，檔案管理工作中運(yùn)用信息化技術(shù)可以使相關(guān)工作迎來新的發(fā)展形式，推動(dòng)傳統(tǒng)管理方式的變革。不少企業(yè)在檔案管理效率和安全方面都存在諸多問題，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的整體效果不理想。當(dāng)前企業(yè)要想有完整的檔案資源為企業(yè)發(fā)展提供保障，必須加強(qiáng)信息化技術(shù)的使用，在改革傳統(tǒng)檔案管理工作形式的基礎(chǔ)上，改變傳統(tǒng)工作態(tài)度，提高檔案管理的安全性。