解析大數(shù)據(jù)時(shí)代公立醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新思路

黎 彥

（萍鄉(xiāng)市人民醫(yī)院，江西 萍鄉(xiāng) 337000）

引言

傳統(tǒng)公立醫(yī)院的檔案保管工作發(fā)生了極大程度的改變，而傳統(tǒng)的檔案保管工作也已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)階段公立醫(yī)院工作人員對檔案保管工作的真正需要。如何把傳統(tǒng)的檔案保管工作真正地和現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)有機(jī)的融合起來，促進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)背景下公立醫(yī)院檔案保管工作的現(xiàn)代化進(jìn)展，成了目前互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代公立醫(yī)院檔案保管工作發(fā)展的必然走向。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代公立醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)管理技術(shù)的運(yùn)用，為填補(bǔ)新時(shí)代發(fā)展背景下公立醫(yī)院檔案保管工作中出現(xiàn)的缺陷而創(chuàng)造了機(jī)會，不過，就目前國內(nèi)的大數(shù)據(jù)管理技術(shù)在檔案保管管理工作中的運(yùn)用而言，這一技術(shù)手段對檔案保管管理工作的影響卻具有相當(dāng)明顯的“雙刃性”。大數(shù)據(jù)管理技術(shù)在檔案保管工作中的運(yùn)用，可以有效增加原有公立醫(yī)院檔案保管工作的信息容量，同時(shí)提高與原有檔案管理環(huán)節(jié)信息系統(tǒng)的交互性水平。

大數(shù)據(jù)管理技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，可以在一定程度上發(fā)現(xiàn)檔案蘊(yùn)藏的巨大資源價(jià)值，從而促進(jìn)檔案的有效利用與資源共享。在大數(shù)據(jù)管理時(shí)代下，通過大數(shù)據(jù)管理資源庫的有效運(yùn)用可以實(shí)現(xiàn)在一定區(qū)域內(nèi)資料的交換與資源共享，這一模式既能提高檔案的利用效果，也可以進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)有限檔案中蘊(yùn)含的無窮力量，從而帶動中國醫(yī)療產(chǎn)業(yè)的蓬勃發(fā)展，并給中國廣大的患者帶去更多的福祉。在大數(shù)據(jù)管理技術(shù)為傳統(tǒng)檔案保管工作發(fā)展提供便利的今天，在這一技術(shù)使用過程中所蘊(yùn)藏的安全風(fēng)險(xiǎn)也就日益地凸顯了出來，一些公共醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作中出現(xiàn)大數(shù)據(jù)泄漏，從而導(dǎo)致了公立醫(yī)院檔案內(nèi)容的泄漏，也同時(shí)限制了這一技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展[1]。

二、公立醫(yī)院檔案管理工作的問題

1．對檔案管理工作重視程度不足

自改革開放之前，中國公共醫(yī)院內(nèi)部便有檔案管理的傳統(tǒng)，現(xiàn)在這一管理工作已經(jīng)開展了幾十年的時(shí)間。在過去數(shù)十年檔案保管事業(yè)蓬勃發(fā)展的歷程中，由于時(shí)間的變遷公立醫(yī)院現(xiàn)實(shí)的檔案保管方式觀念也在潛移默化地進(jìn)行著改變。不過，也就是由于這一固有檔案保管方式觀念的影響，使得在實(shí)踐公立醫(yī)院開展活動中檔案保管業(yè)務(wù)的社會關(guān)注度一直保持著不足的局面，影響了現(xiàn)實(shí)檔案保管業(yè)務(wù)的實(shí)施成效，同時(shí)出現(xiàn)了數(shù)據(jù)資料浪費(fèi)問題。

2．專業(yè)人才不足

從全國公立醫(yī)院檔案管理崗位人員構(gòu)成來看，總體人才水平參差不齊，特別是一些三四線城市的公立醫(yī)院人員。同時(shí)，由于檔案保管工作屬于公立醫(yī)院的非一線部門，檔案保管部門在公立醫(yī)院發(fā)展中可以共享的資源和利益相對較少，降低了醫(yī)院檔案保管成本，檔案工作對專業(yè)檔案管理人才的吸納也影響了這部分管理工作的改革與創(chuàng)新。

3．醫(yī)院檔案管理思想落后

受公立醫(yī)院固有的檔案管理思想的影響，一些公立醫(yī)院的檔案管理仍處于相對簡單的管理狀態(tài)，忽視了檔案自身的科學(xué)性和指導(dǎo)價(jià)值，同時(shí)影響了檔案在現(xiàn)實(shí)醫(yī)學(xué)發(fā)展中的有效利用，這不僅削弱了檔案保存的實(shí)用價(jià)值，也制約了檔案工作的蓬勃發(fā)展[2]。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代公立醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新思路

1．切實(shí)提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

在新醫(yī)療改革背景下，現(xiàn)代性、科學(xué)性、規(guī)范性的檔案管理實(shí)際工作，必須由一個(gè)具備專業(yè)化的檔案人員管理隊(duì)伍來承擔(dān)組織與推動。所以，公立醫(yī)院可根據(jù)院方實(shí)際狀況制訂相應(yīng)的檔案管理培養(yǎng)方案，通過對檔案保管工作人員開展知識和技術(shù)的教學(xué)和訓(xùn)練，提高檔案保管工作人員的素質(zhì)。

公立醫(yī)院可在內(nèi)部舉辦一些關(guān)于文件保管理論和檔案管理技術(shù)的專題講座，培訓(xùn)院內(nèi)人員的歸檔意識和保管技術(shù)；對外，公立醫(yī)院還可以采取“走出去”的理念，與第三方咨詢服務(wù)企業(yè)進(jìn)一步進(jìn)行行業(yè)協(xié)作，認(rèn)真學(xué)習(xí)國內(nèi)企業(yè)和海外領(lǐng)先完善的醫(yī)院檔案管理服務(wù)模式，讓醫(yī)院檔案管理人員在中國沿海最優(yōu)秀的公立醫(yī)院學(xué)習(xí)領(lǐng)先的科學(xué)管理技能、規(guī)范化的業(yè)務(wù)管理知識，并把所學(xué)的理論內(nèi)容和實(shí)踐操作融會貫通，進(jìn)而帶動公立醫(yī)院檔案保存管理工作的不斷創(chuàng)新發(fā)展與優(yōu)化提升。

做好檔案管理工作是公立醫(yī)院日常管理的一個(gè)關(guān)鍵工作，因?yàn)獒t(yī)療檔案承載著全院的各種記錄信息，如已歸檔的病歷則承擔(dān)著前來就醫(yī)的人員詳細(xì)記載、人事檔案則記錄了與院內(nèi)往來的人員情況以及調(diào)度記錄等，因此它能夠?yàn)楣⑨t(yī)院的決策者提供合理的信息基礎(chǔ)和保證。具體而言，檔案保存各項(xiàng)工作的效果直接關(guān)聯(lián)著公立醫(yī)院的各項(xiàng)工作水平和質(zhì)量，是公立醫(yī)院日常各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。公立醫(yī)院資料保管人員能夠利用業(yè)務(wù)端采集、整理、分類醫(yī)療衛(wèi)生、人事管理領(lǐng)域的檔案資料，對全院的各項(xiàng)操作情況進(jìn)行規(guī)范、考核、監(jiān)控、檢驗(yàn)，從而達(dá)到醫(yī)院信息化的檔案保存方式。

縱觀以往的檔案保管管理工作經(jīng)驗(yàn)來看，如果管理者與員工們對檔案保管管理工作的關(guān)注程度是保證今后相關(guān)思路實(shí)施的關(guān)鍵保證，那么為了實(shí)現(xiàn)在大數(shù)據(jù)管理時(shí)代下公共診所檔案保管管理工作的蓬勃發(fā)展，就必須從提高各從業(yè)人員、管理者們對這一管理工作的關(guān)注程度開始，讓其可以更為積極地投入到實(shí)際檔案保管管理工作當(dāng)中，并以此提高自身這一管理工作的有效性與準(zhǔn)確度的同時(shí)，也促進(jìn)公共診所實(shí)際檔案保管管理工作得到更良好的發(fā)揮。

2．轉(zhuǎn)變原有檔案管理工作模式

在大數(shù)據(jù)分析時(shí)代發(fā)展的背景下，全面改革公立醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理，將是推動公立醫(yī)院未來全面發(fā)展的必然趨勢。例如，在這一環(huán)節(jié)中，現(xiàn)在提出管理者可以逐步從原來的“數(shù)字化為主體”模式轉(zhuǎn)變?yōu)椤敖y(tǒng)計(jì)為主體”模式，優(yōu)化原始檔案中以數(shù)字化方式呈現(xiàn)的信息內(nèi)容，賦予這一部分統(tǒng)計(jì)方法，信息內(nèi)容更加現(xiàn)代，從而幫助管理者更好地管理這種高度數(shù)字化的文件內(nèi)容，從而按照可追溯的工作目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)文件管理工作流程中的文件數(shù)量，確保歸檔數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性[3]。

3．挖掘檔案管理蘊(yùn)藏自身價(jià)值

就公立醫(yī)院檔案管理的工作內(nèi)容而言，往往包含著更有價(jià)值的自我價(jià)值。因此，在檔案管理的實(shí)際實(shí)施中，管理者應(yīng)著眼于檔案所蘊(yùn)含的價(jià)值，使未來的使用者能夠根據(jù)自己的需要，更方便、更有效地利用檔案，從而在未來經(jīng)濟(jì)發(fā)展的背景下，實(shí)現(xiàn)檔案保管管理的進(jìn)一步創(chuàng)新和發(fā)展，為進(jìn)一步優(yōu)化我國公立醫(yī)院檔案保管管理工作奠定了基礎(chǔ)。例如，在這一環(huán)節(jié)，管理者應(yīng)改革原有的封閉式管理模式，將傳統(tǒng)的封閉式管理理念一步一步地納入信息公開、服務(wù)社會的管理方向，讓更多的人能夠自由使用檔案數(shù)據(jù)，以促進(jìn)中國醫(yī)療業(yè)未來的蓬勃發(fā)展[3]。

4．構(gòu)建現(xiàn)代檔案管理工作平臺

在大數(shù)據(jù)管理時(shí)代下，為了達(dá)到良好的檔案保管管理工作成效，管理者們應(yīng)該貼合公共醫(yī)院管理的發(fā)展需要，有針對性地構(gòu)建可以進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、文檔等多方面融通的信息化建設(shè)管理平臺，利用這一網(wǎng)絡(luò)平臺的功能可以很大程度上提升檔案保管管理工作效率，在減少了檔案管理人員歸檔整理強(qiáng)度的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步促進(jìn)公共院內(nèi)檔案保管管理工作的健康發(fā)展。例如，管理人員們可以根據(jù)自身公立醫(yī)院檔案保管管理工作的發(fā)展需要，建立集約化的信息管理網(wǎng)絡(luò)平臺，從記錄環(huán)節(jié)便開始需要記錄者們根據(jù)相應(yīng)的文檔記錄規(guī)范加以錄入，并以此保證日后歸檔整理、使用的效率。

5．全面提高醫(yī)院管理者與各級管理人員的管理理念

現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化的管理理念，是做好全院歸檔管理工作的重要基石。所以，首先要提高院內(nèi)管理人員和檔案管理工作人員的規(guī)范化管理工作意識。同時(shí)，醫(yī)院在平時(shí)的管理工作中，要做好院內(nèi)各機(jī)關(guān)的歸檔宣講管理工作，提高各部門、各環(huán)節(jié)有關(guān)工作人員的歸檔意識，讓使每一個(gè)有關(guān)工作人員都能主動地為做好院內(nèi)的檔案管理工作而獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。使大家都意識到，做好檔案管理工作關(guān)乎醫(yī)院的進(jìn)步和發(fā)展。人力資源檔案是公立醫(yī)院人力資源的基本數(shù)據(jù)庫，為公立醫(yī)院科學(xué)合理利用、配置人力資源提供了基礎(chǔ)，所以在宣傳的過程中，要讓醫(yī)務(wù)人員深刻意識到人力資源檔案和本人健康有著密不可分的聯(lián)系，直接關(guān)系到自己在醫(yī)院事業(yè)上的發(fā)展前途，爭取全院干部職工對檔案保管現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展的大力支持。要充分運(yùn)用各種時(shí)機(jī)，通過開展有關(guān)檔案保管的專題講座、創(chuàng)新性專題會、學(xué)術(shù)論文撰寫等各種方式和活動多種形式，來加強(qiáng)人才意識的培育，為今后開展有關(guān)檔案保管的現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展和創(chuàng)新活動奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)[4]。

6．多舉措并施，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理

公立醫(yī)院的存檔信息管理資源眾多，涵蓋了人力、財(cái)會以及醫(yī)療等多種業(yè)務(wù)部門。要想有效地開展存檔標(biāo)準(zhǔn)化的管理，公立醫(yī)院就必須建立健全歸檔整理與保存制度，并做好管理知識儲備和專業(yè)技能訓(xùn)練，多種舉措必須共同實(shí)施。同時(shí)，檔案管理人員也要根據(jù)當(dāng)前的醫(yī)療行業(yè)情況與檔案管理實(shí)際狀況，建立一個(gè)適合于本單位的企業(yè)檔案管理機(jī)制，以促進(jìn)醫(yī)療人力、財(cái)會、醫(yī)療設(shè)備等的檔案管理、發(fā)展和使用。如首先在規(guī)范人事檔案管理制度時(shí)，規(guī)范從制定到實(shí)施都必須遵循有關(guān)規(guī)范和法規(guī)執(zhí)行。其次，在開展黨員干部人事檔案材料采集工作時(shí)，也可參照《黨員干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)范》，通過經(jīng)常性、定時(shí)、集中查閱等相結(jié)合方法，及時(shí)更新干部人事檔案資料，以滿足黨員干部最新的工作需求。

7．加大對醫(yī)院檔案硬件設(shè)施的投入

傳統(tǒng)的檔案保管模式，已無法滿足現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展條件與需要，不但對人力投資過大，而且工作效率低下，對每年的歸檔統(tǒng)計(jì)管理工作造成了較大困難，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，準(zhǔn)確率也不高。因此，檔案工作者必須要打破舊的傳統(tǒng)管理思路，積極選擇有利于歸檔保管的新式辦公軟件，切實(shí)達(dá)到文檔與資源數(shù)據(jù)共享，從而讓人們足不出戶就能夠在網(wǎng)絡(luò)上找到自己所需要的資源，簡便快速，準(zhǔn)確率較高。這就要求我們必須在歸檔保管流程中加強(qiáng)軟硬件投入，以提高電子互聯(lián)網(wǎng)信息化管理水平，從而建立系統(tǒng)化、信息化的歸檔保管流程，完善實(shí)體文檔和電子信息類文檔的保管工作。至于檔案資料的利用與借閱，也需要有信息化的資源管理系統(tǒng)平臺，可以做好外借與歸還的電子記載，這樣縮短了檔案資料的流轉(zhuǎn)時(shí)限與統(tǒng)計(jì)流程，還可以更及時(shí)正確地保管好檔案資料，從而大幅度地提高檔案的利用效果。

8．加強(qiáng)檔案信息化管理，提升檔案利用率

公立醫(yī)院的檔案囊括了整個(gè)醫(yī)院存在與發(fā)展過程的每一階段，以及日常管理工作的重要病案材料，還包含了基本設(shè)備建設(shè)檔案、財(cái)務(wù)辦公檔案、人力資源檔案等，這些重要病案材料與信息可以更加真實(shí)地反映整個(gè)醫(yī)院存在與發(fā)展過程，是醫(yī)療發(fā)展、學(xué)科建設(shè)、日常管理等工作的重要材料，也能夠?yàn)楣⑨t(yī)院的宣教工作提供更多的信息和數(shù)據(jù)支持。

在新時(shí)代背景下，加強(qiáng)檔案信息化管理工作依然是包括醫(yī)院內(nèi)部的各企事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展和革新的重點(diǎn)。常規(guī)的檔案信息化管理方法，除改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的保存、錄入和管理方法以外，還間接地增加了文檔的效率，從而突破時(shí)限和空間約束。同時(shí)，醫(yī)院管理層在開展檔案信息化變革工作的同時(shí)，還可把各職能部門和業(yè)務(wù)單位之間的文檔信息系統(tǒng)連接起來，從而使得文檔主管單位能夠有效使用與信息系統(tǒng)同步的信息資源，開展文檔的管理。比如，通過建設(shè)人事檔案資料管理系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電腦硬件等手段完成對人事管理統(tǒng)計(jì)的收集、分類、管理等各種功能，快速地為醫(yī)院管理層提供符合要求的員工信息，為醫(yī)療人才隊(duì)伍的建設(shè)提供預(yù)測依據(jù)。

9．優(yōu)化教學(xué)研究工作

醫(yī)療科研始終是醫(yī)院事業(yè)的重要部分，特別是在新醫(yī)學(xué)變革的大歷史背景下，醫(yī)院要想進(jìn)一步提高自身的科研水平和服務(wù)質(zhì)量，并取得更多的新醫(yī)學(xué)科研成果，就必須參照與利用眾多的醫(yī)療案例與資源。而醫(yī)院在開展臨床護(hù)理以及日常的人事管理、行政等管理工作中也會形成一些信息與文書的資源，而這些文書經(jīng)過分類存檔后，將形成醫(yī)院新的標(biāo)準(zhǔn)文檔。公立醫(yī)院的檔案既展現(xiàn)了公立醫(yī)院發(fā)展歷史，也可以作為公立醫(yī)院平時(shí)的教學(xué)管理工作、人員調(diào)配等基礎(chǔ)工作資料，為公立醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展、教學(xué)科研工作奠定良好的信息基礎(chǔ)。同時(shí)，通過加強(qiáng)檔案管理，可以進(jìn)一步了解檔案內(nèi)涵，從而提高檔案利用率[5]。

結(jié)語

綜上所述，電子檔案系統(tǒng)作為公立醫(yī)院日常工作運(yùn)營的重要組成部分，對確保其信息完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)利用極其重要。為推動檔案管理工作有序進(jìn)行，發(fā)揮好檔案的功能，公共醫(yī)療機(jī)構(gòu)及其他組織必須更加注重檔案保護(hù)工作，創(chuàng)新檔案管理方法，從人才、機(jī)制、資本、科技等多方面入手，以實(shí)現(xiàn)檔案安全和有效利用的最終目標(biāo)。