6S精細(xì)化管理在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用

尹 蕾

（淄博市中心醫(yī)院，山東 淄博 255036）

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，人才受到了國(guó)家與社會(huì)的高度重視。人事檔案是對(duì)“人”進(jìn)行管理的重要資料，也是用人單位了解員工、評(píng)估員工的主要依據(jù)?；诖?，醫(yī)院在檔案管理過(guò)程中，越來(lái)越重視人事檔案管理。提升人事檔案管理效率與質(zhì)量，是實(shí)現(xiàn)人盡其才、才盡其用的重要前提。

一、人事檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的重要性

人事檔案中記載了個(gè)人的社會(huì)關(guān)系、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治面貌、工作狀態(tài)、獎(jiǎng)懲信息以及勞動(dòng)薪酬等信息，能夠?yàn)橛萌藛挝惶峁┯行畔?，是用人單位進(jìn)行人才招聘、培養(yǎng)和應(yīng)用的重要依據(jù)。人事檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展發(fā)揮著重要作用，有利于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人力資源配置的優(yōu)化，提高人事考核的科學(xué)性，并加快醫(yī)院的改革步伐。具體來(lái)說(shuō)，第一，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人力資源配置的優(yōu)化。醫(yī)院在人事檔案管理中，通過(guò)應(yīng)用有效方法，全面收集員工的年齡、學(xué)歷和獎(jiǎng)懲等信息，可以全面掌握職工隊(duì)伍的狀況，進(jìn)而提高干部選拔任用過(guò)程中的人崗匹配度，真正實(shí)現(xiàn)選賢舉能。同時(shí)，還可以準(zhǔn)確評(píng)估當(dāng)前醫(yī)院的人才使用情況和人才結(jié)構(gòu)合理性，對(duì)未來(lái)人才應(yīng)用策略、人才儲(chǔ)備策略的制定提供可靠依據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人力資源配置的優(yōu)化。第二，提高人事考核的科學(xué)性。醫(yī)院在人事檔案中如實(shí)記錄員工的履歷與組織考評(píng)結(jié)果、優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)、專(zhuān)業(yè)水平高低等信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)員工的準(zhǔn)確考核，進(jìn)而確保評(píng)優(yōu)評(píng)先工作的公平性、合理性。此外，可根據(jù)員工的優(yōu)劣勢(shì)有針對(duì)性地開(kāi)展培訓(xùn)，更好地促進(jìn)員工個(gè)人的發(fā)展與提高。第三，加快醫(yī)院改革步伐。作為人才信息庫(kù)中的重要部分，人事檔案在人才管理方面發(fā)揮著重要的作用。醫(yī)院通過(guò)對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人員招聘、崗位聘任、人力資源配置、人才隊(duì)伍建設(shè)、人才應(yīng)用、醫(yī)德考評(píng)、績(jī)效考核、職稱(chēng)晉升等方面的問(wèn)題，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的信息支持，進(jìn)而推進(jìn)醫(yī)院改革的深化[1]。

二、6S精細(xì)化管理及其優(yōu)勢(shì)

精細(xì)化管理是一種現(xiàn)代化管理理念，指在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，將服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化、將社會(huì)分工精細(xì)化，在最大限度上減少管理占用資源、降低管理花費(fèi)成本的一種管理方法[2]。6S管理是一種新興管理模式，包括“SEIRI”即整理、“SEITON”即整頓、“SEISO”即清掃、“SEIKETSU”即清潔、“SHITSUKE”即素養(yǎng)、“SECURITY”即安全六個(gè)方面的內(nèi)容。第一，整理。指的是按照工作內(nèi)容對(duì)辦公用品進(jìn)行細(xì)致的分類(lèi)處理，將必需品留下，清除與工作內(nèi)容無(wú)關(guān)或者多余的物品。第二，整頓。指的是分門(mén)別類(lèi)地對(duì)工作相關(guān)物品如文件、辦公耗材等進(jìn)行擺放，同時(shí)做好醒目標(biāo)記，以便于實(shí)際工作中有需要時(shí)可以迅速找到。第三，清掃。指的是定期對(duì)工作環(huán)境進(jìn)行打掃，為員工營(yíng)造衛(wèi)生的、舒適的辦公環(huán)境。第四，清潔。指的是切實(shí)做好上述三個(gè)步驟，并始終保持，創(chuàng)造清潔的辦公環(huán)境。第五，素養(yǎng)。指的是提高員工素養(yǎng)，可以從規(guī)范員工操作、加強(qiáng)員工培訓(xùn)、引進(jìn)優(yōu)秀人才等層面，增強(qiáng)員工整體素養(yǎng)。第六，安全。指的是工作內(nèi)容的安全保密、辦公環(huán)境的安全、員工的安全等多個(gè)層面的安全，提示員工日常工作中應(yīng)具備較好的安全意識(shí)[3]。

6S精細(xì)化管理將精細(xì)化管理與6S管理有機(jī)結(jié)合起來(lái)，從整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全六個(gè)方面出發(fā)，規(guī)范化、細(xì)致化地開(kāi)展管理，能夠有效提高整體管理水平，并且大幅度降低管理成本。為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理效率與效果的提高，醫(yī)院應(yīng)積極引進(jìn)6S精細(xì)化管理[4]。6S精細(xì)化管理在人事檔案管理中的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，以往醫(yī)院不重視人事檔案管理，導(dǎo)致職工人事檔案中存在諸多問(wèn)題，如出生時(shí)間和工作時(shí)間認(rèn)定錯(cuò)誤；未能及時(shí)更新個(gè)人的職稱(chēng)、學(xué)歷、年度考核、薪酬信息等。這些問(wèn)題導(dǎo)致人事檔案信息不完善、不準(zhǔn)確，嚴(yán)重影響了對(duì)人事檔案的利用度，降低了人事檔案的使用價(jià)值。在人事檔案管理工作中引入6S精細(xì)化管理可以實(shí)現(xiàn)這一問(wèn)題的有效解決。嚴(yán)格執(zhí)行6S管理能夠保證人事檔案的及時(shí)更新，通過(guò)培訓(xùn)提高人事檔案管理人員的素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理質(zhì)量的整體提升。第二，人事檔案是醫(yī)院一筆寶貴的資料，有著非常高的應(yīng)用價(jià)值，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作的要求明顯提高，但目前部分醫(yī)院依然采取傳統(tǒng)的人事檔案管理方法，無(wú)法滿(mǎn)足信息化發(fā)展的要求。6S精細(xì)化管理有機(jī)結(jié)合了現(xiàn)代管理技術(shù)，可以采用電子文件、編程搜索等技術(shù)，從而減少人事檔案管理的工作量，減少人事檔案的查找時(shí)間。由此可見(jiàn)，相比傳統(tǒng)管理手段，6S精細(xì)化管理更具有先進(jìn)性，有利于提高人事檔案管理效率與質(zhì)量。

三、6S精細(xì)化管理在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用策略

1. 整理

醫(yī)院檔案種類(lèi)繁多、數(shù)量龐大，包括科研檔案、文書(shū)檔案、病歷檔案、教學(xué)檔案等，每一項(xiàng)都有其重要性。因此，醫(yī)院在人事檔案管理中應(yīng)用6S精細(xì)化管理時(shí)，要特別注重在整理環(huán)節(jié)對(duì)檔案信息的甄別與處理。整理環(huán)節(jié)主要是全面閱覽檔案資料，甄別出有實(shí)用價(jià)值的檔案材料，并將其與無(wú)價(jià)值的檔案材料進(jìn)行區(qū)分。做好整理環(huán)節(jié)，首先，需要客觀、公正、全面的對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行判定，不能僅根據(jù)某人或某部門(mén)的主觀意識(shí)而定。醫(yī)院可以組建針對(duì)檔案管理的6S精細(xì)化管理小組，設(shè)立組長(zhǎng)和副組長(zhǎng)，并根據(jù)分工將檔案管理人員分為不同的小組，分別對(duì)不同類(lèi)型的檔案進(jìn)行整理、歸檔。落實(shí)崗位責(zé)任制，建立追責(zé)問(wèn)責(zé)制度，健全監(jiān)督整改機(jī)制，并對(duì)檔案?jìng)鬟f流程進(jìn)行改善，確保檔案資料的收集、整理流程清晰明了、科學(xué)規(guī)范。其次，要注重對(duì)檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)。做到有序整理不同類(lèi)型的檔案資料，將其按照分類(lèi)規(guī)范編碼、有序存放，切記將檔案不加分類(lèi)、不加辨別的堆砌在一起，對(duì)檔案利用造成嚴(yán)重阻礙。

2．整頓

對(duì)人事檔案資料進(jìn)行有效整理、保證檔案資料歸檔符合要求、確保調(diào)閱檔案資料的通道順暢，是高效利用檔案資源的重要前提。醫(yī)院人事檔案6S管理中的整頓環(huán)節(jié)主要指對(duì)上一環(huán)節(jié)整理好的檔案進(jìn)行編碼、歸檔，該項(xiàng)工作必須由經(jīng)過(guò)培訓(xùn)的專(zhuān)職檔案管理人員負(fù)責(zé)。注重檔案管理與現(xiàn)代化信息技術(shù)的結(jié)合，建立醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)將整理好的人事檔案掃描為電子檔案并及時(shí)上傳到檔案管理系統(tǒng)中，同時(shí)，需要認(rèn)真對(duì)電子檔案進(jìn)行審核，保證電子檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)電子檔案歸檔的精細(xì)化。在檔案管理過(guò)程中充分運(yùn)用好醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)，利用系統(tǒng)先進(jìn)的檔案存儲(chǔ)與檢索功能，能夠?qū)崿F(xiàn)快速精準(zhǔn)的檢索人事檔案內(nèi)容，提高檔案利用度，更好發(fā)揮人事檔案價(jià)值[5]。

3．清掃

醫(yī)院在人事檔案管理中應(yīng)用6S精細(xì)化管理時(shí)，應(yīng)制定科學(xué)、可行的衛(wèi)生安全防護(hù)制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，根據(jù)制度要求，做好對(duì)檔案的清潔、保護(hù)。具體做法包括幾點(diǎn)。一是由檔案管理人員負(fù)責(zé)每周對(duì)檔案室進(jìn)行一次清掃，可以使用紫外線(xiàn)對(duì)檔案進(jìn)行消毒。二是對(duì)檔案室的溫濕度進(jìn)行嚴(yán)格控制，持續(xù)監(jiān)測(cè)環(huán)境參數(shù)，采用自然光照，保持檔案室的通風(fēng)和干燥，確保室內(nèi)環(huán)境溫度的合理性。三是每月定期組織對(duì)檔案室進(jìn)行清掃、全面清潔，避免角落、檔案柜頂?shù)刃l(wèi)生死角。四是明確規(guī)定嚴(yán)禁檔案管理人員在檔案室內(nèi)吸煙或使用明火，避免引起火災(zāi)，且不能在檔案室進(jìn)餐，做好檔案室工作環(huán)境的清掃，營(yíng)造干凈整潔的工作氛圍，以確保人事檔案的清潔性。

4．清潔

清潔指是指以制度方式將整理、整頓及清掃三個(gè)環(huán)節(jié)呈現(xiàn)，以促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化。清潔環(huán)節(jié)，應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)化的整理、整頓及清掃等制度，責(zé)任到人，明確檔案管理人員在各個(gè)環(huán)節(jié)的具體職責(zé)，嚴(yán)格按照制定的制度和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，保持清潔的常態(tài)化，不定期組織對(duì)檔案室衛(wèi)生環(huán)境進(jìn)行檢查，并根據(jù)檔案管理人員的責(zé)任履行情況，進(jìn)行合理的獎(jiǎng)懲。

5．素養(yǎng)

素養(yǎng)主要是針對(duì)檔案管理人員的能力素養(yǎng)和品質(zhì)素養(yǎng)。檔案管理人員在檔案管理工作中占據(jù)主體地位，發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。素養(yǎng)環(huán)節(jié)應(yīng)從招聘引進(jìn)、培訓(xùn)、考核獎(jiǎng)懲等入手，提高檔案管理人員的整體素養(yǎng)，積極引進(jìn)學(xué)歷層理高、整體素質(zhì)好的專(zhuān)職檔案管理人員，并經(jīng)規(guī)范培訓(xùn)后上崗。同時(shí)，鼓勵(lì)檔案管理人員參加繼續(xù)教育，不斷學(xué)習(xí)檔案管理的前沿知識(shí)、現(xiàn)代化管理手段和信息化技術(shù)，以促進(jìn)檔案管理人員素養(yǎng)的提高，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化、精細(xì)化提供良好的人才支持。

6．安全

當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)取得了一定的成果，信息化的到來(lái)對(duì)推動(dòng)檔案精細(xì)化管理，大幅度提高檔案管理質(zhì)量和效率起到重要作用。檔案包括電子檔案和紙質(zhì)檔案，醫(yī)院在人事檔案管理中應(yīng)用6S精細(xì)化管理時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案特點(diǎn)，有針對(duì)性地實(shí)施管理。對(duì)于電子檔案需要做好備份，避免電子檔案丟失；對(duì)于紙質(zhì)檔案，需要對(duì)檔案室做好防潮、防蟲(chóng)、防火工作，確保紙質(zhì)檔案無(wú)差錯(cuò)、丟失、霉變等問(wèn)題。此外，在積極推廣信息化的同時(shí)，需要格外注意電子檔案的安全問(wèn)題。人事檔案涉及廣大干部職工的隱私，需要嚴(yán)加保密，醫(yī)院應(yīng)該建立較強(qiáng)的防火墻技術(shù)手段，確保數(shù)據(jù)的絕對(duì)安全，避免數(shù)據(jù)的丟失或盜取。

四、醫(yī)院人事檔案管理中有效應(yīng)用6S精細(xì)化管理的保障措施

1．提高重視程度

實(shí)現(xiàn)6S精細(xì)化管理在醫(yī)院人事檔案管理中的有效應(yīng)用，必須自上而下提高對(duì)6S精細(xì)化管理的正確認(rèn)識(shí)和重視程度。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識(shí)到6S精細(xì)化管理在人事檔案管理中的作用，推動(dòng)6S精細(xì)化管理相關(guān)制度措施的制定與施行，引導(dǎo)全體人員高度重視、積極配合6S精細(xì)化管理的實(shí)施。成立以人事管理部門(mén)牽頭，專(zhuān)門(mén)進(jìn)行人事檔案管理的6S精細(xì)化管理小組，負(fù)責(zé)6S精細(xì)化管理在人事檔案管理的落實(shí)。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況、人事檔案管理的要求，建立科學(xué)合理的考核機(jī)制，制定可量化的考核指標(biāo)，并嚴(yán)格執(zhí)行獎(jiǎng)懲措施，以提高人員的積極性，促進(jìn)人事檔案管理效率與質(zhì)量的提高。

2．加強(qiáng)人員培訓(xùn)

醫(yī)院人事檔案管理工作離不開(kāi)人才的支持，人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力、專(zhuān)業(yè)水平的高低，在一定程度上決定著醫(yī)院人事檔案管理工作水平的高低。因此，為實(shí)現(xiàn)對(duì)6S精細(xì)化管理的有效應(yīng)用，必須采取有效的措施，提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、專(zhuān)業(yè)水平。第一，在招聘人事檔案管理人員時(shí)應(yīng)嚴(yán)格要求，致力于引進(jìn)復(fù)合型人才。同時(shí)，要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，將升學(xué)、進(jìn)修、內(nèi)部輪崗等培訓(xùn)方式有機(jī)結(jié)合起來(lái)，提高人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力與綜合素質(zhì)。在開(kāi)展培訓(xùn)的過(guò)程中，應(yīng)以6S精細(xì)化管理、最先進(jìn)的檔案管理模式為主要培訓(xùn)內(nèi)容，豐富人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，理論結(jié)合實(shí)踐，增強(qiáng)人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能，使其切實(shí)滿(mǎn)足新時(shí)期人事檔案管理工作的要求。培訓(xùn)過(guò)程中，可利用微博、微信等新媒體平臺(tái)，應(yīng)用智慧課堂進(jìn)行線(xiàn)上培訓(xùn)，打破時(shí)間、空間的限制。第二，基于新時(shí)代背景下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的需求，在人事檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)過(guò)程中，當(dāng)務(wù)之急是要加強(qiáng)大數(shù)據(jù)和信息化人才培育，加大人才引進(jìn)力度，招聘具備較強(qiáng)大數(shù)據(jù)和信息化應(yīng)用能力的檔案管理人才，以打造出一支優(yōu)秀、專(zhuān)業(yè)、高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍。第三，經(jīng)常組織檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)和繼續(xù)教育培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)檔案整理規(guī)范和檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和全面掌握，從而對(duì)電子檔案管理和檔案數(shù)字化工作有規(guī)劃和目標(biāo)，更深層次的提高檔案管理人員的檔案管理意識(shí)、檔案管理技術(shù)水平及業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。

3．引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)

在科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理工作效率的提高，必須在檔案管理工作中積極引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)。例如，目前已在各行各業(yè)得到廣泛應(yīng)用的大數(shù)據(jù)技術(shù)。大數(shù)據(jù)具備四項(xiàng)明顯的特征，即體量大、速度快、多樣性、價(jià)值高。以往，醫(yī)院人事檔案管理工作中主要采取人工管理的方式，既費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，又效率低下。在人事檔案精細(xì)化管理的大背景下，為實(shí)現(xiàn)對(duì)6S精細(xì)化管理的有效應(yīng)用，應(yīng)積極采取先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)與信息化，一方面，可以有效簡(jiǎn)化工作流程，減少人工工作量；另一方面，還可以擺脫人事檔案管理工作的時(shí)間與空間限制，從而提高人事檔案管理工作的效率及準(zhǔn)確性。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，6S精細(xì)化管理結(jié)合了精細(xì)化管理與6S管理的優(yōu)勢(shì)，是一種科學(xué)、有效的管理手段。醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用6S精細(xì)化管理，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，認(rèn)真分析存在的問(wèn)題，探索和改進(jìn)檔案管理工作的細(xì)節(jié)，加強(qiáng)對(duì)整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全六個(gè)環(huán)節(jié)的把控，以充分發(fā)揮6S精細(xì)化管理的作用，提高醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量。