淺談事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)路徑

孟慶雪

哈爾濱市松北區(qū)疾病預(yù)防控制中心 黑龍江 哈爾濱 150000

引言

在全新的社會(huì)環(huán)境下，互聯(lián)網(wǎng)+的時(shí)代特征越發(fā)顯著，并且衍生出了許多的信息化技術(shù)載體和軟件，在很大程度上改變了社會(huì)的發(fā)展面貌，同時(shí)也給事業(yè)單位的內(nèi)部工作帶來(lái)了顯著的革新機(jī)遇。檔管作為事業(yè)單位內(nèi)部的重要工作內(nèi)容，所發(fā)揮的重要地位尤其突出。在全新市場(chǎng)環(huán)境下，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案資源日漸豐富，且具有一定的復(fù)雜性，傳統(tǒng)的管理模式比較桎梏，難以符合新時(shí)期的管理要求。而積極適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代趨勢(shì)，加強(qiáng)檔管工作信息化建設(shè)與改革，逐漸成為事業(yè)單位深入發(fā)展道路上的核心要?jiǎng)?wù)。對(duì)此，需結(jié)合實(shí)際展開(kāi)深入分析，進(jìn)一步明確工作要點(diǎn)，并提出科學(xué)的建設(shè)舉措。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性分析

1.1 拓展系統(tǒng)檔案包容量

經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展讓事業(yè)單位的服務(wù)業(yè)務(wù)和范圍逐漸的拓展和增加，致使內(nèi)部所產(chǎn)生的檔案信息越發(fā)復(fù)雜和多樣。傳統(tǒng)以人工和紙質(zhì)為載體的檔管模式，逐漸與新時(shí)期的市場(chǎng)環(huán)境以及管理要求相偏離，甚至呈現(xiàn)出一定的桎梏性，所呈現(xiàn)的管理效能比較低下。同時(shí)，以往紙質(zhì)的檔案管理模式在信息的包容量上也具有很大的局限，在很大明顯造成了空間浪費(fèi)，也不利于環(huán)境的生態(tài)建設(shè)。而信息化建設(shè)能夠有效緩解當(dāng)前不良的管理現(xiàn)狀，用電子化管理平臺(tái)取締傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，降低木材開(kāi)發(fā)、紙張生產(chǎn)而造成的環(huán)境污染。同時(shí)也能夠進(jìn)一步縮小檔管空間，降低成本投入，切實(shí)滿足復(fù)雜化、多元化的檔案信息存儲(chǔ)和管理要求。

1.2 便捷檔案信息檢索

傳統(tǒng)以人工為主的檔管模式，在檢索方面具有很大的難度挑戰(zhàn)[1]。因?yàn)槭聵I(yè)單位在不斷拓展和實(shí)踐業(yè)務(wù)的過(guò)程中，逐漸積累了豐富而多元的檔案信息，這將給工作人員的檔案檢索與搜集造成了很大的難度挑戰(zhàn)。致使整個(gè)檢索效率比較低下，甚至還會(huì)出現(xiàn)重復(fù)且錯(cuò)誤等不良現(xiàn)象，給事業(yè)單位未來(lái)的戰(zhàn)略統(tǒng)籌與發(fā)展規(guī)劃造成不良誘導(dǎo)和消極影響。而信息技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)智能化檢索功能特征的進(jìn)一步凸顯，管理人員可以在先進(jìn)技術(shù)的支撐下，通過(guò)智能檢索快速搜集和整理出相關(guān)的檔案資料，對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)管理。從而在進(jìn)行戰(zhàn)略規(guī)劃時(shí)，能夠有針對(duì)性的檢索和整理，充分發(fā)揮其所具有的參考功能。保證事業(yè)單位所規(guī)劃的未來(lái)發(fā)展方向更加精準(zhǔn)，也能夠?yàn)橄嚓P(guān)業(yè)務(wù)有效開(kāi)發(fā)和拓展提供一定的行動(dòng)參考。

1.3 助力事業(yè)單位公共參與

在新時(shí)期社會(huì)形勢(shì)下，國(guó)家針對(duì)公共參與提出了全新的戰(zhàn)略要求，主張事業(yè)單位要適應(yīng)相關(guān)的政策法規(guī)，積極構(gòu)建公共參與平臺(tái)。從而全面提高整體的公共參與度，充分發(fā)揮公眾所具有的監(jiān)督作用，支撐整個(gè)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)更規(guī)范而深入的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔管工作模式在信息傳播共享方面具有一定的空間局限，而信息化載體的應(yīng)用能夠有效突破這一圍墻。科學(xué)搭建檔案信息資源共享中心，增強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的有效銜接與互通，同時(shí)也能夠?yàn)楣矃⑴c提供良好的信息依托。所以，事業(yè)單位需要全面關(guān)注當(dāng)前檔管工作信息化發(fā)展的必要性和重要性，然后結(jié)合具體的建設(shè)目標(biāo)和方向定位，確定具體的工作要點(diǎn)。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的工作要點(diǎn)分析

2.1 戰(zhàn)略統(tǒng)籌，確定方針

在全面發(fā)展檔管信息化建設(shè)這一工作要?jiǎng)?wù)時(shí)，事業(yè)單位需要遵循戰(zhàn)略統(tǒng)籌的原則，深入分析國(guó)家在檔管工作方面所提出的新要求、新標(biāo)準(zhǔn)。了解具體的戰(zhàn)略法規(guī)，借鑒和引進(jìn)先進(jìn)的管理思想和基礎(chǔ)理論[2]。然后結(jié)合單位內(nèi)部的工作要求以及在未來(lái)發(fā)展方向的精準(zhǔn)定位，科學(xué)的設(shè)置建設(shè)方針。從而為接下來(lái)相關(guān)建設(shè)工作的有序開(kāi)展提供一定的戰(zhàn)略支撐和引導(dǎo)，保證各項(xiàng)工作有序進(jìn)行，提高整體的建設(shè)效能和綜合實(shí)踐品質(zhì)。在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，需要做好全面性、系統(tǒng)性的市場(chǎng)調(diào)研工作。了解目前人民群眾在檔案信息方面所具有的實(shí)際需求，確定服務(wù)的人群和工作改革方向。之后，結(jié)合單位內(nèi)部所涉及的服務(wù)業(yè)務(wù)以及覆蓋范圍確定具體的功能要素，對(duì)信息化管理系統(tǒng)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，以及所包含的功能模塊進(jìn)行優(yōu)化設(shè)置。這樣才能夠保證所構(gòu)建的系統(tǒng)更符合真實(shí)的工作環(huán)境，提高整體的執(zhí)行性和適應(yīng)性。

2.2 革新技術(shù)，搭建平臺(tái)

為推進(jìn)檔管工作真正實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)與改革，事業(yè)單位需要清楚地認(rèn)識(shí)到新時(shí)代背景下所呈現(xiàn)的互聯(lián)網(wǎng)革新趨勢(shì)，做好市場(chǎng)調(diào)研活動(dòng)。積極搜集和整理多元化的技術(shù)載體，分析其所具有的功能和適用范圍。然后通過(guò)有效的銜接與規(guī)劃，科學(xué)設(shè)置現(xiàn)代化管理平臺(tái)，確定具體的功能優(yōu)勢(shì)以及服務(wù)范圍。結(jié)合檔管工作的職能要求進(jìn)行合理布局，確定相關(guān)的工作流程，設(shè)置具體的管理標(biāo)準(zhǔn)。這樣才能夠保證信息化系統(tǒng)在實(shí)操的過(guò)程中更規(guī)范，且符合事業(yè)單位的實(shí)際要求。同時(shí)也需要利用互聯(lián)網(wǎng)所具有的信息搜集、整理和傳播、共享功能，科學(xué)構(gòu)建官網(wǎng)平臺(tái)。就相關(guān)的檔案信息進(jìn)行傳輸與反饋，真正做到檔案管理的公開(kāi)化與透明化，從而為公共參與提供良好的環(huán)境基礎(chǔ)和信息保障。同時(shí)，在革新技術(shù)時(shí)，不僅需要針對(duì)系統(tǒng)建設(shè)積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)軟件，也要做好系統(tǒng)維護(hù)與安全防護(hù)，加強(qiáng)技術(shù)開(kāi)發(fā)與系統(tǒng)完善。合理引進(jìn)防火墻等軟件，搭建安全防護(hù)屏障[3]。

2.3 精準(zhǔn)錄入，智能統(tǒng)計(jì)

事業(yè)單位對(duì)于檔管工作領(lǐng)域的信息錄入和統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)要素具有較高要求，其操作的精準(zhǔn)性顯著影響著今后的戰(zhàn)略統(tǒng)籌以及發(fā)展規(guī)劃。因此，在科學(xué)構(gòu)建現(xiàn)代化信息化管理平臺(tái)時(shí)，需要遵循精準(zhǔn)錄入、智能統(tǒng)計(jì)的原則，對(duì)具體的系統(tǒng)功能和實(shí)操流程進(jìn)行規(guī)劃設(shè)置。根據(jù)不同類(lèi)型的檔案信息進(jìn)行智能分類(lèi)，然后借助一定的技術(shù)載體進(jìn)行掃描錄入。加強(qiáng)信息真實(shí)性精準(zhǔn)性的檢測(cè)，并做好信息匯總，依托智能化的技術(shù)手段進(jìn)行綜合性的統(tǒng)計(jì)與評(píng)估。通過(guò)對(duì)檔案信息的全面整理、分析整體的業(yè)務(wù)成果和接下來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。同時(shí)，也能夠幫助管理人員以此為依據(jù)深入分析和判斷事業(yè)單位內(nèi)部所存在的不良風(fēng)險(xiǎn)，并及時(shí)做出干預(yù)和控制。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的工作路徑分析

3.1 改良建設(shè)方法

為了促進(jìn)檔管信息化建設(shè)工作實(shí)現(xiàn)高效落地，事業(yè)單位務(wù)必要從具體的建設(shè)理念和方式手段上進(jìn)行合理規(guī)劃，從而提高整體的建設(shè)進(jìn)度。也能夠確保所構(gòu)建的信息化管理體系與新時(shí)期的事業(yè)單位實(shí)際環(huán)境，以及在檔管工作方面所提出的具體要求更加契合。首先，事業(yè)單位積極搜集國(guó)家在檔管工作方面所制定的全新戰(zhàn)略方針，確定具體的建設(shè)目標(biāo)。然后本著精細(xì)化全方位的原則，科學(xué)設(shè)置檔管工作體系[4]。以保證其內(nèi)部所包含的結(jié)構(gòu)要素、功能模塊更加的全面，提高整體的管理環(huán)境適應(yīng)性。

同時(shí)，在具體進(jìn)行系統(tǒng)信息化建設(shè)時(shí)，需要組織相關(guān)工作人員全面做好市場(chǎng)調(diào)研。了解新時(shí)期市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下對(duì)事業(yè)單位的工作要求，以及在檔案管理方面所提出的全新標(biāo)準(zhǔn)，做好建設(shè)方案科學(xué)規(guī)劃、設(shè)置。并遵循預(yù)防為先戰(zhàn)略準(zhǔn)則，深入分析在信息化系統(tǒng)實(shí)踐運(yùn)行中可能存在的不良風(fēng)險(xiǎn)。然后積極制定預(yù)防方案，以規(guī)避不良隱患，合理控制信息化建設(shè)的成本損失。

3.2 加強(qiáng)人員建設(shè)

檔管信息化建設(shè)的進(jìn)一步推進(jìn)以及高效運(yùn)行離不開(kāi)優(yōu)秀人員的支撐[5]。作為檔管工作的主要執(zhí)行者和參與者，內(nèi)部人員的綜合素質(zhì)在很大程度上決定著管理工作的綜合品質(zhì)。因此，事業(yè)單位需進(jìn)一步明確信息化管理系統(tǒng)的操作要求，確定安全與質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)?？茖W(xué)構(gòu)建培訓(xùn)機(jī)制，組織多元化的培訓(xùn)活動(dòng)，引導(dǎo)廣大工作人員積極參與其中。學(xué)習(xí)優(yōu)秀的管理理念以及掌握正確的信息化管理操作技能，從而保證所構(gòu)建的當(dāng)管信息化系統(tǒng)能夠得到真正的運(yùn)行。在規(guī)范內(nèi)部人員工作流程以及操作規(guī)范的同時(shí)，也能夠切實(shí)保障整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的安全性，有效避免重要檔案信息丟失等不良隱患的發(fā)生。

3.3 完善監(jiān)督體系

在構(gòu)建信息化檔管系統(tǒng)的過(guò)程中，事業(yè)單位需出于安全防范與質(zhì)量控制的原則，構(gòu)建完善而具體的監(jiān)督機(jī)制。搭建智能化自動(dòng)化的監(jiān)督平臺(tái)，以便能夠在系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行期間及時(shí)發(fā)現(xiàn)不良隱患，對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒進(jìn)行杜絕。切實(shí)保障檔案存儲(chǔ)和管理環(huán)境的安全性，有效維護(hù)事業(yè)單位的信息安全。

同時(shí)，也需要積極構(gòu)建專(zhuān)業(yè)的系統(tǒng)維護(hù)隊(duì)伍，確定具體的工作職能[6]?？茖W(xué)設(shè)置維護(hù)周期，定期對(duì)信息化系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)和運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行智能檢測(cè)。及時(shí)發(fā)現(xiàn)故障風(fēng)險(xiǎn)，并采取專(zhuān)業(yè)的技術(shù)手段對(duì)系統(tǒng)做出維護(hù)。這樣能夠讓整個(gè)系統(tǒng)功能得到進(jìn)一步的優(yōu)化，規(guī)范運(yùn)行環(huán)境，確保檔案管理工作質(zhì)量符合實(shí)際要求。

3.4 優(yōu)化系統(tǒng)功能

在復(fù)雜化的檔案信息環(huán)境下，事業(yè)單位需對(duì)具體的系統(tǒng)模塊和結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)置。

首先，需要在檢索方面進(jìn)行合理優(yōu)化。加強(qiáng)信息化載體的開(kāi)發(fā)與運(yùn)用，科學(xué)構(gòu)建智能化檢索系統(tǒng)。方便相關(guān)人員在獲取檔案信息時(shí)，能夠通過(guò)智能檢索來(lái)獲取相關(guān)信息。

同時(shí)，科學(xué)構(gòu)建智能化、自動(dòng)化的存儲(chǔ)工作環(huán)境也十分必要?？茖W(xué)利用自動(dòng)化的掃描軟件，對(duì)檔案信息進(jìn)行精準(zhǔn)錄入，提高整體的錄入和存儲(chǔ)效能，也能夠有效降低人工模式下所造成的錯(cuò)誤概率。

此外，事業(yè)單位還需要充分借助現(xiàn)代化載體所具有的共享功能，科學(xué)構(gòu)建數(shù)據(jù)控制中心，拓展共享服務(wù)范圍和空間。方便內(nèi)部各部門(mén)之間能夠就重要的檔案信息進(jìn)行對(duì)接和分享，提高各個(gè)部門(mén)之間的溝通效能。促進(jìn)各項(xiàng)任務(wù)有效落地。

不僅如此，事業(yè)單位還需要積極開(kāi)發(fā)信息化軟件，重點(diǎn)加強(qiáng)系統(tǒng)本身自動(dòng)糾錯(cuò)功能的設(shè)計(jì)與建設(shè)。以便可以及時(shí)甄別出錯(cuò)誤信息并有效剔除，加強(qiáng)重復(fù)性信息的自動(dòng)檢索功能設(shè)置。這樣能夠保證檔案管理更加精準(zhǔn)，且全面提高信息的利用價(jià)值。

3.5 創(chuàng)新服務(wù)形式

事業(yè)單位需要重點(diǎn)關(guān)注新時(shí)期在檔案管理方面所提出的要求，確定接下來(lái)的改革方向。重點(diǎn)加強(qiáng)現(xiàn)代化載體的規(guī)范應(yīng)用，并以此為支撐對(duì)具體的服務(wù)形式進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新。這樣能夠提高整體的執(zhí)行力，也能夠促使檔管工作與新時(shí)期的事業(yè)單位發(fā)展與建設(shè)更加契合。科學(xué)設(shè)置官網(wǎng)，并針對(duì)查詢、檢索、對(duì)比、篩選等各個(gè)功能模塊進(jìn)行合理優(yōu)化。從而在實(shí)現(xiàn)高效管理的同時(shí)，也能夠合理的控制出錯(cuò)概率，提高整體的管理品質(zhì)。

4 結(jié)束語(yǔ)

依前所述，事業(yè)單位從內(nèi)部出發(fā)做好檔管工作，并跟隨新時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)加強(qiáng)信息化建設(shè)與改革，對(duì)于優(yōu)化內(nèi)部經(jīng)營(yíng)環(huán)境、全面整合業(yè)務(wù)信息具有積極影響，能夠?yàn)榻窈蟮膽?zhàn)略統(tǒng)籌以及發(fā)展規(guī)劃能夠提供良好的依據(jù)和參考。因此，事業(yè)單位需進(jìn)一步明確接下來(lái)的檔管工作核心目標(biāo)，積極確定具體的工作要點(diǎn)，并充分發(fā)揮信息化載體所具有的功能優(yōu)勢(shì)，對(duì)具體的檔管工作模式以及建設(shè)舉措加以革新，只有這樣才能夠全面提高檔管工作的綜合實(shí)效性。