加強(qiáng)鐵路非運(yùn)輸企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

程菲菲

(北京京鐵工程咨詢有限公司，北京 100071)

隨著中國(guó)鐵路的高速發(fā)展，鐵路非運(yùn)輸企業(yè)作為市場(chǎng)主體，業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴(kuò)大，經(jīng)營(yíng)范圍持續(xù)拓展，簽訂合同數(shù)量逐年遞增。有效提高鐵路非運(yùn)輸企業(yè)合同管理工作質(zhì)量，對(duì)于維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)信譽(yù)、依法開(kāi)展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，都具有十分重要的意義，加強(qiáng)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)已成為當(dāng)務(wù)之急。

一、鐵路非運(yùn)輸企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要意義

鐵路非運(yùn)輸企業(yè)是開(kāi)展多元化經(jīng)營(yíng)的產(chǎn)業(yè)活動(dòng)單位，是鐵路系統(tǒng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要組成部分，既與運(yùn)輸主業(yè)有著密不可分的關(guān)系，又不完全依賴于運(yùn)輸主業(yè)，具有獨(dú)立經(jīng)營(yíng)管理的特點(diǎn)。近年來(lái)，鐵路非運(yùn)輸企業(yè)不斷改革發(fā)展，業(yè)務(wù)范圍已涵蓋工程咨詢、項(xiàng)目管理、物流、商貿(mào)、餐飲、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、住宿、旅游、制造等行業(yè)，涉及的合同類型也日趨復(fù)雜。不同類別的合同，權(quán)利義務(wù)關(guān)系、付款方式、違約責(zé)任等條款都存在較大差異，需要在實(shí)踐中區(qū)別對(duì)待，有針對(duì)性地加強(qiáng)管理。通過(guò)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，可以把合同管理的有益經(jīng)驗(yàn)固化下來(lái)，實(shí)現(xiàn)合同管理制度機(jī)制、基本程序的規(guī)范性和統(tǒng)一性，從而降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)合同管理的高效化運(yùn)作，進(jìn)而有效保障鐵路非運(yùn)輸企業(yè)的合法權(quán)益和良性發(fā)展。

二、鐵路非運(yùn)輸企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的主要形式

1.合同管理組織體系的標(biāo)準(zhǔn)化。主要包括兩個(gè)方面：一是明確合同歸口管理部門，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部所涉及的所有合同，設(shè)立統(tǒng)一的歸口管理機(jī)構(gòu)，減少合同管理方面的組織制約，優(yōu)化管理方式方法，提升合同管理工作質(zhì)量。二是明確合同項(xiàng)目協(xié)作部門，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)實(shí)際設(shè)立合同類別和項(xiàng)目，以合同為中介連接項(xiàng)目涉及的相關(guān)業(yè)務(wù)部門，明確一名企業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)日常統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，督導(dǎo)合同業(yè)務(wù)上游部門及時(shí)做好合同簽訂的準(zhǔn)備工作，督促合同業(yè)務(wù)下游部門及時(shí)開(kāi)展談判和簽約。

2.合同管理運(yùn)行程序的標(biāo)準(zhǔn)化。主要包括兩個(gè)方面：一是合同管理流程的科學(xué)性，力求層次分明、井然有序，不同環(huán)節(jié)均可責(zé)任到部門、到人員，相互之間職責(zé)界限清晰，日常管理無(wú)盲區(qū)死角。二是合同管理部門的聯(lián)動(dòng)性，合同管理相關(guān)部門雖然分工不同，但存在著相互聯(lián)動(dòng)、相互制約的關(guān)系，要通過(guò)合同管理職能的統(tǒng)籌規(guī)劃設(shè)置，使各相關(guān)部門在立足于本職工作的同時(shí)，也能對(duì)其他部門的合同管理工作起到監(jiān)督、糾錯(cuò)的作用。

三、鐵路非運(yùn)輸企業(yè)合同管理存在的主要問(wèn)題

1.重視程度不匹配。一些企業(yè)對(duì)于合同管理的重視程度與市場(chǎng)化經(jīng)營(yíng)要求不相適應(yīng)，有的企業(yè)沒(méi)有設(shè)置合同管理專責(zé)部門，有的企業(yè)沒(méi)有明確合同管理專職人員，有的企業(yè)沒(méi)有把合同管理納入年度重點(diǎn)工作，有的企業(yè)沒(méi)有做到定期研究合同管理重要事項(xiàng)，導(dǎo)致合同管理工作總體處于較低水平。

2.制度體系不健全。一些企業(yè)沒(méi)有形成完善的合同管理制度體系，從合同起草到合同履行的各個(gè)環(huán)節(jié)，都缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的制度規(guī)范，合同管理工作隨意性比較強(qiáng)，受管理人員主觀意識(shí)影響比較大，導(dǎo)致合同管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求，造成合同條款因人而異、因事而異，產(chǎn)生巨大的管理隱患。

3.管理機(jī)制不順暢。一些企業(yè)的合同管理缺乏科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)制，在合同履行方面缺少必要監(jiān)督，合同談判、擬定、審查、簽約、監(jiān)督等各環(huán)節(jié)運(yùn)行不順暢、銜接不緊密、信息不對(duì)稱，導(dǎo)致合同管理的盲目性和無(wú)序化，增加了合同簽訂雙方的溝通成本和時(shí)間成本，造成合同管理效率比較低下。

4.責(zé)任落實(shí)不到位。一些企業(yè)的合同管理主責(zé)部門與其他業(yè)務(wù)部門在合同管理中的具體職責(zé)、權(quán)限邊界較為模糊，經(jīng)常出現(xiàn)管理空白地帶，造成合同審查工作漏洞；有些合同管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，出現(xiàn)合同條款表達(dá)不準(zhǔn)確、法律與合規(guī)性審查不嚴(yán)謹(jǐn)、合同履行不到位等問(wèn)題，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)埋下潛在風(fēng)險(xiǎn)。

四、加強(qiáng)鐵路非運(yùn)輸企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的具體措施

1.健全合同管理制度機(jī)制。科學(xué)合理的制度機(jī)制是合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)，要在對(duì)合同管理現(xiàn)狀進(jìn)行全面深入調(diào)研的基礎(chǔ)上，根據(jù)鐵路非運(yùn)輸企業(yè)合同項(xiàng)目和管理程序的特點(diǎn)，有針對(duì)性地制定相關(guān)制度規(guī)定，完善日常工作機(jī)制。同時(shí)根據(jù)企業(yè)發(fā)展情況保持動(dòng)態(tài)優(yōu)化調(diào)整，確保企業(yè)合同管理工作在有效的制度機(jī)制保障下健康運(yùn)行。

2.完善合同管理組織體系。健全有效的組織體系是合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的前提，要按照統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、精干高效的原則，明確一名企業(yè)負(fù)責(zé)人主管合同管理業(yè)務(wù)，建立由綜合、法律、財(cái)務(wù)、經(jīng)營(yíng)等相關(guān)部門共同參與的合同管理組織架構(gòu)，配備既懂經(jīng)營(yíng)管理又具備一定法律知識(shí)的人員從事合同管理具體工作，促進(jìn)企業(yè)合同管理業(yè)務(wù)保持良性運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。

3.優(yōu)化合同審查基本流程。清晰明確的審查流程是合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵，要按照層次分明、操作性強(qiáng)的原則，將合同審查流程各環(huán)節(jié)涉及到的部門及個(gè)人職責(zé)進(jìn)行明確劃分，實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)督和相互制衡。同時(shí)，按照一般合同、重大合同、特殊合同等分類，明確不同類別合同的審查權(quán)限，不斷提高合同審查工作的針對(duì)性和實(shí)效性。

4.規(guī)范合同檔案管理工作。嚴(yán)謹(jǐn)有序的檔案管理是合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的保障，要按照“一事一檔”原則，對(duì)合同管理專門建檔立卷，指定專人負(fù)責(zé)日常維護(hù)，完善收集、保存、借閱等方面工作規(guī)范，原則上由合同承辦部門建立合同檔案，由合同管理部門對(duì)履行完畢的合同及相關(guān)材料進(jìn)行立卷歸檔，充分發(fā)揮好合同檔案管理的基礎(chǔ)性作用。

5.提升合同管理信息化水平。高效便捷的信息化建設(shè)是合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的支撐，要充分利用信息化、數(shù)字化手段加強(qiáng)合同管理工作。積極研發(fā)適應(yīng)鐵路非運(yùn)輸企業(yè)特點(diǎn)的合同管理信息系統(tǒng)，建立集錄入、存儲(chǔ)、查詢等功能于一體的信息管理平臺(tái)，及時(shí)準(zhǔn)確維護(hù)合同管理信息數(shù)據(jù)，在實(shí)現(xiàn)基本功能順暢運(yùn)行的基礎(chǔ)上不斷推進(jìn)全流程、全要素的合同管理信息化建設(shè)。