院士咨詢成果管理信息化建設(shè)研究

齊鳴

中國(guó)工程院戰(zhàn)略咨詢中心 北京 100000

引言

面向國(guó)家戰(zhàn)略需求，中國(guó)工程院積極發(fā)揮國(guó)家工程科技高端智庫(kù)作用，組織廣大院士發(fā)揮跨學(xué)部﹑多學(xué)科的綜合優(yōu)勢(shì)，圍繞智能制造﹑人工智能﹑新材料﹑能源戰(zhàn)略﹑水資源﹑生態(tài)文明﹑糧食安全﹑人口健康等事關(guān)經(jīng)濟(jì)社會(huì)及科技發(fā)展的全局性問(wèn)題，設(shè)立咨詢研究項(xiàng)目，開(kāi)展持續(xù)性戰(zhàn)略咨詢研究，形成了以咨詢項(xiàng)目報(bào)告和院士建議為主要類型的一大批咨詢研究成果，為國(guó)家和部門(mén)決策提供科學(xué)依據(jù)。

由于成果管理信息化建設(shè)相對(duì)滯后，這些咨詢研究成果分散保存在不同的信息系統(tǒng)﹑業(yè)務(wù)主管部門(mén)以及研究人員手中，部分咨詢研究成果只有紙質(zhì)版本而沒(méi)有完成數(shù)字化處理，迫切需要建設(shè)院士咨詢研究成果管理系統(tǒng)，持續(xù)積累成果數(shù)據(jù)，提升成果管理的規(guī)范化和信息化水平，更好地支撐工程院咨詢研究和項(xiàng)目管理工作。

1 成果管理必要性

咨詢成果管理是建立國(guó)家科技報(bào)告制度的重要環(huán)節(jié)。咨詢研究成果管理包括工程院的工程科技報(bào)告在內(nèi)的科技報(bào)告是國(guó)家基礎(chǔ)性﹑戰(zhàn)略性科技資源，是國(guó)家科技實(shí)力的重要體現(xiàn)。因此，工程院應(yīng)按照管理制度化﹑制度流程化﹑流程信息化的要求，管理并應(yīng)用好工程科技咨詢成果，為國(guó)家科技報(bào)告制度的建立做出自己的貢獻(xiàn)。

需要規(guī)范成果管理來(lái)進(jìn)一步提升咨詢成果質(zhì)量[1]。項(xiàng)目數(shù)量﹑國(guó)撥經(jīng)費(fèi)規(guī)模﹑參與院士數(shù)量的增加，給工程院咨詢項(xiàng)目成果質(zhì)量的管控帶來(lái)了一定難度。需要工程院建立和完善與咨詢項(xiàng)目成果管理有關(guān)的規(guī)章﹑制度，以制度化的規(guī)范管理，促進(jìn)咨詢研究成果質(zhì)量的提升。

需要加強(qiáng)成果宣傳和利用來(lái)進(jìn)一步提高影響力。作為我國(guó)工程科學(xué)技術(shù)界的最高榮譽(yù)性﹑咨詢性學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)，工程院需要以咨詢研究工作的開(kāi)展以及成果管理制度的建設(shè)為契機(jī)，通過(guò)成果報(bào)送﹑發(fā)布﹑《院士建議》等形式和渠道，更好地宣傳和利用咨詢研究成果，更好地服務(wù)于從國(guó)家到地方﹑從政府到企業(yè)的決策，以此進(jìn)一步提升工程院在我國(guó)工程科技領(lǐng)域的影響力，為工程院的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2 成果管理工作內(nèi)容

工程院咨詢項(xiàng)目成果管理主要包括四方面內(nèi)容：

成果歸檔管理：是指將咨詢項(xiàng)目在立項(xiàng)﹑研究﹑總結(jié)驗(yàn)收﹑推廣應(yīng)用和申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)等階段所產(chǎn)生的各種材料﹑階段性和最終成果進(jìn)行收集﹑整理并交由檔案管理部門(mén)進(jìn)行保存的過(guò)程。

成果報(bào)送管理：是指將咨詢項(xiàng)目在研究過(guò)程中所產(chǎn)生的階段性成果﹑研究完成所產(chǎn)生的最終成果，以一定的成果形式向黨中央和國(guó)務(wù)院﹑國(guó)務(wù)院各部委等機(jī)關(guān)和部門(mén)進(jìn)行報(bào)送的過(guò)程。

成果發(fā)布管理：是指將咨詢項(xiàng)目在研究過(guò)程中所產(chǎn)生的階段性成果﹑研究完成所產(chǎn)生的最終成果，通過(guò)一定的形式和渠道向外界進(jìn)行宣傳的過(guò)程。

《院士建議》報(bào)送管理：是指將咨詢項(xiàng)目的階段性成果﹑最終成果或是院士在日常研究工作中所形成的非依托于咨詢項(xiàng)目的成果，以《院士建議》的形式向黨中央﹑國(guó)務(wù)院等國(guó)家最高決策機(jī)構(gòu)進(jìn)行報(bào)送的過(guò)程[2]。

3 信息系統(tǒng)支撐能力分析

咨詢項(xiàng)目信息系統(tǒng)，是為咨詢研究項(xiàng)目人員和業(yè)務(wù)管理部門(mén)搭建的統(tǒng)一項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了咨詢項(xiàng)目從項(xiàng)目申請(qǐng)﹑項(xiàng)目立項(xiàng)﹑項(xiàng)目撥款﹑過(guò)程管理﹑項(xiàng)目結(jié)題﹑結(jié)余經(jīng)費(fèi)管理等全生命周期的管理。根據(jù)應(yīng)用需求，不斷進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)改造，努力提高項(xiàng)目管理信息化﹑科學(xué)化水平。系統(tǒng)結(jié)題模塊具有基礎(chǔ)的成果提交功能，通過(guò)完善咨詢成果提交和歸檔功能，可以支撐成果數(shù)字化歸檔管理。

電子公文系統(tǒng)，是辦理發(fā)文﹑簽報(bào)﹑收文﹑請(qǐng)假﹑會(huì)議等日常業(yè)務(wù)工作的審批管理平臺(tái)，能夠保存相應(yīng)的成果和《院士建議》報(bào)送的操作記錄和成果信息。綜上可見(jiàn)，這些信息系統(tǒng)在不同方面滿足了成果管理工作的部分需求，但是總體上缺乏綜合性的咨詢成果管理系統(tǒng)，打通系統(tǒng)間數(shù)據(jù)接口，完成成果數(shù)據(jù)匯聚，提供統(tǒng)一的成果管理服務(wù)。

4 成果管理系統(tǒng)建設(shè)方案

4.1 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

根據(jù)工程院成果管理工作的實(shí)際特點(diǎn)和需求，院士咨詢研究成果管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)是收集整理歷年來(lái)工程院咨詢研究成果，打通與相關(guān)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，開(kāi)發(fā)成果管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)咨詢研究成果的查新﹑查重﹑全文瀏覽﹑統(tǒng)計(jì)分析等功能，服務(wù)院士研究團(tuán)隊(duì)查詢已有研究成果并開(kāi)展后續(xù)研究，服務(wù)業(yè)務(wù)主管部門(mén)開(kāi)展選題指南編制﹑立項(xiàng)評(píng)審﹑綜合績(jī)效評(píng)價(jià)等項(xiàng)目管理工作，為成果歸檔﹑報(bào)送﹑發(fā)布等成果管理工作提供信息化支撐[3]。

4.2 系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容

系統(tǒng)建設(shè)主要包括需求調(diào)研﹑方案設(shè)計(jì)﹑數(shù)據(jù)采集﹑數(shù)據(jù)加工﹑軟件開(kāi)發(fā)和版本升級(jí)等內(nèi)容。需求調(diào)研階段，充分開(kāi)展成果數(shù)據(jù)情況和功能需求調(diào)研，形成需求調(diào)研報(bào)告，完成需求規(guī)格說(shuō)明編制。方案設(shè)計(jì)階段，開(kāi)展系統(tǒng)設(shè)計(jì)，完成數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)，編制系統(tǒng)設(shè)計(jì)文檔。數(shù)據(jù)采集階段，形成數(shù)據(jù)采集規(guī)范，廣泛收集各類研究成果，完成相關(guān)信息系統(tǒng)的成果數(shù)據(jù)導(dǎo)出。

5 數(shù)據(jù)采集及加工

數(shù)據(jù)采集及加工，直接關(guān)系到成果數(shù)據(jù)的有效性﹑完整性及規(guī)范性，是系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

5.1 數(shù)據(jù)采集

數(shù)據(jù)采集的核心任務(wù)是改造項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)結(jié)題模塊，建立規(guī)范的成果提交功能，嚴(yán)把成果數(shù)據(jù)入口關(guān)，規(guī)范成果提交和數(shù)據(jù)采集工作。院士咨詢研究成果主要來(lái)源于院士咨詢研究項(xiàng)目，通常由項(xiàng)目組在結(jié)題階段提交。為避免成果信息不準(zhǔn)確﹑成果數(shù)據(jù)不完整等問(wèn)題，針對(duì)不同類型的成果特點(diǎn)，需要形成相應(yīng)的成果提交要求。

根據(jù)工程院項(xiàng)目管理相關(guān)規(guī)定，品牌﹑重大﹑重點(diǎn)項(xiàng)目至少形成一份上報(bào)黨中央﹑國(guó)務(wù)院的研究報(bào)告或院士建議；一般項(xiàng)目根據(jù)實(shí)際情況形成研究報(bào)告報(bào)黨中央﹑國(guó)務(wù)院或有關(guān)部委﹑行業(yè)協(xié)會(huì)﹑省級(jí)地方政府。除規(guī)定完成的研究報(bào)告和院士建議以外，院士咨詢研究成果還包括公開(kāi)出版書(shū)籍﹑論文等其他類型。①項(xiàng)目研究報(bào)告，主要包括綜合報(bào)告﹑項(xiàng)目總報(bào)告﹑課題分報(bào)告等。對(duì)于此類成果，應(yīng)該以項(xiàng)目為單位進(jìn)行提交，每份報(bào)告需要填寫(xiě)“報(bào)告名稱”﹑“關(guān)鍵詞”﹑“摘要”﹑所屬項(xiàng)目課題等信息，選擇是否可以公開(kāi)，按照“報(bào)告名稱-項(xiàng)目課題編號(hào)-提交日期”進(jìn)行統(tǒng)一命名。②向黨中央﹑國(guó)務(wù)院報(bào)送的院士建議，分為依托咨詢項(xiàng)目的建議和非依托咨詢項(xiàng)目的建議。需要填寫(xiě)“院士建議名稱”﹑“上報(bào)年期號(hào)”﹑“采納批示情況”等信息。③向黨中央﹑國(guó)務(wù)院﹑全國(guó)人大﹑全國(guó)政協(xié)等上級(jí)組織和部門(mén)報(bào)送的專項(xiàng)報(bào)告，報(bào)送材料包括成果報(bào)送函﹑成果摘要，并視情況和要求附送項(xiàng)目綜合報(bào)告。需要填寫(xiě)“報(bào)告名稱”﹑“報(bào)出渠道”﹑“報(bào)出文號(hào)”和“采納批示情況”﹑所屬項(xiàng)目課題等信息。④向相關(guān)部委﹑行業(yè)協(xié)會(huì)﹑地方政府等報(bào)送的研究報(bào)告，報(bào)送材料包括成果報(bào)送函﹑成果摘要﹑項(xiàng)目綜合報(bào)告。需要填寫(xiě)“報(bào)告名稱”﹑“報(bào)出渠道”﹑“報(bào)出文號(hào)”﹑“收文單位”﹑“采納部門(mén)”和“采納情況”﹑所屬項(xiàng)目課題等信息。⑤向有關(guān)部委﹑行業(yè)協(xié)會(huì)﹑地方政府報(bào)送的建議，需要填寫(xiě)“建議名稱”﹑“報(bào)出渠道”﹑“報(bào)出文號(hào)”﹑“收文單位”﹑“采納部門(mén)”和“采納情況”﹑所屬項(xiàng)目課題等信息。⑥公開(kāi)出版的書(shū)籍類研究成果，需要填寫(xiě)“出版物名稱”﹑“作者”﹑“ISBN”﹑“出版社”﹑所屬項(xiàng)目課題等信息。⑦在期刊或會(huì)議發(fā)表的論文成果，需要填寫(xiě)“論文名稱”﹑“作者”﹑“期刊名稱”﹑“期刊年份和頁(yè)碼”﹑所屬項(xiàng)目課題等信息。⑧其他咨詢研究成果，比如項(xiàng)目研究積累的（科學(xué)﹑統(tǒng)計(jì)﹑調(diào)研等）數(shù)據(jù)庫(kù)，需要填寫(xiě)“成果名稱”﹑“成果簡(jiǎn)介”等信息。

5.2 數(shù)據(jù)加工

數(shù)據(jù)加工主要是根據(jù)系統(tǒng)功能需要，對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行數(shù)字化處理，對(duì)數(shù)字文件進(jìn)行信息標(biāo)注及數(shù)據(jù)合成等深度加工。①紙質(zhì)文檔數(shù)字化。對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行機(jī)器掃描識(shí)別，識(shí)別內(nèi)容主要包括文字﹑圖像和表格。人工對(duì)識(shí)別結(jié)果文件進(jìn)行逐一編改，生成可編輯的PDF文檔或者Word文檔。按照數(shù)據(jù)采集要求完成相關(guān)成果信息的提取和填報(bào)[4]。②信息標(biāo)注。對(duì)成果文件中的章節(jié)﹑公式﹑表格﹑圖片等進(jìn)行信息標(biāo)注，轉(zhuǎn)換為結(jié)構(gòu)化文檔，并完成人工審核修正。人工標(biāo)引顆粒度要求是細(xì)化到章節(jié)三級(jí)標(biāo)題和全文碎片化。③數(shù)據(jù)合成。經(jīng)過(guò)加工后的數(shù)據(jù)內(nèi)容可以進(jìn)行全文XML瀏覽，支持在線結(jié)構(gòu)化的閱讀﹑圖表詳情展示等。將標(biāo)引信息形成的XML按照條目層次合成最終數(shù)據(jù)文件，為文件添加目錄﹑生成全文XML文件，按照指定的文件結(jié)構(gòu)進(jìn)行數(shù)據(jù)組織與存儲(chǔ)。

6 系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)

6.1 應(yīng)用功能

成果查詢及全文瀏覽功能。支持成果數(shù)據(jù)的分類導(dǎo)航﹑聚類檢索和全文檢索等功能，對(duì)于研究報(bào)告和院士建議等成果文件可以進(jìn)行全文導(dǎo)航瀏覽[5]。

成果統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能。支持可視化的綜合統(tǒng)計(jì)功能，包括成果和項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)﹑成果和項(xiàng)目類型分布﹑成果和項(xiàng)目聯(lián)系部門(mén)分布﹑成果依托單位TOP10﹑成果研究負(fù)責(zé)人TOP10﹑成果關(guān)鍵詞分布﹑成果地域分布等多維度統(tǒng)計(jì)功能，并支持相應(yīng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表的導(dǎo)出。

成果全文查重功能。導(dǎo)入待查重的成果文件，對(duì)比歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行全文查重，能夠快速定位重復(fù)文字，并輸出查重報(bào)告。

6.2 管理功能

數(shù)據(jù)管理功能。一是數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，建立與相關(guān)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，支持成果數(shù)據(jù)的批量導(dǎo)入，支持人工表格模板導(dǎo)入單條成果數(shù)據(jù)。二是數(shù)據(jù)校驗(yàn)功能，導(dǎo)入成果數(shù)據(jù)后，可以對(duì)成果信息字段進(jìn)行格式校驗(yàn)，對(duì)全文中出現(xiàn)的敏感詞進(jìn)行篩查。三是數(shù)據(jù)維護(hù)功能，支持成果數(shù)據(jù)的增加﹑刪除﹑更新等操作。

系統(tǒng)管理功能。具有功能參數(shù)配置﹑數(shù)據(jù)庫(kù)備份計(jì)劃﹑預(yù)警信息設(shè)置等系統(tǒng)功能管理。能夠?qū)θ霂?kù)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，具備一定的數(shù)據(jù)恢復(fù)功能。支持日志監(jiān)控管理，對(duì)系統(tǒng)登錄﹑使用和成果數(shù)據(jù)管理等操作信息進(jìn)行記錄和管理。用戶管理功能，支持用戶創(chuàng)建﹑信息維護(hù)﹑角色分配與權(quán)限管理等管理操作[6]。

7 結(jié)束語(yǔ)

院士咨詢成果管理的制度化和信息化能夠促進(jìn)成果質(zhì)量的提升。系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)歷了需求調(diào)研﹑方案設(shè)計(jì)﹑數(shù)據(jù)采集﹑軟件研制和版本升級(jí)等過(guò)程，系統(tǒng)已交付使用，運(yùn)行效果良好，有效支撐了咨詢研究和項(xiàng)目管理工作，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)。系統(tǒng)后續(xù)改進(jìn)的重點(diǎn)方向包括提升基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)質(zhì)量和規(guī)范性，擴(kuò)大咨詢研究成果收集范圍，優(yōu)化系統(tǒng)功能和性能，提升用戶體驗(yàn)。