國有企業(yè)合同管理的主要流程及法律風(fēng)險(xiǎn)與防范策略

邱安輝

北京市盈科（東莞）律師事務(wù)所，廣東 東莞 523003

國有經(jīng)濟(jì)在當(dāng)前我國的經(jīng)濟(jì)市場中占據(jù)重要位置，整個(gè)經(jīng)濟(jì)市場幾乎都有國有經(jīng)濟(jì)的身影。近些年來，隨著國有企業(yè)的不斷發(fā)展和成熟，市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境的逐漸完善，國有企業(yè)的內(nèi)部管理機(jī)制層面已經(jīng)有了突飛猛進(jìn)的進(jìn)步，但是我國的法律還處于不斷完善的過程中，因而很多國有企業(yè)在法律層面不夠重視，法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識薄弱，使得企業(yè)無法監(jiān)測法律風(fēng)險(xiǎn)，給企業(yè)的發(fā)展造成了一定的經(jīng)濟(jì)損失。隨著國家政策的不斷優(yōu)化，國有企業(yè)一直都在進(jìn)行改革、重組與合并，另外還會根據(jù)市場的變化進(jìn)行調(diào)整，業(yè)務(wù)上與法律的牽扯更為緊密，因此國有企業(yè)在發(fā)展的過程中面對的法律風(fēng)險(xiǎn)程度也在不斷提升，國有企業(yè)想要精準(zhǔn)規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，就必須從根本上解決問題，即提升企業(yè)法律事務(wù)方面的管理效率，從而消除企業(yè)存在的法律風(fēng)險(xiǎn)。

一、企業(yè)合同管理工作概述

企業(yè)合同管理主要是指合同的主體企業(yè)以自身需求為出發(fā)點(diǎn)，在相關(guān)法律允許的范圍內(nèi)與另一主體進(jìn)行合同簽訂、合同履行、合同終止、合同糾紛處理等綜合性的工作。為了能夠維持企業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定，推動企業(yè)現(xiàn)代化進(jìn)程不斷加快，企業(yè)的合同管理至關(guān)重要。良好、高效的企業(yè)合同管理能夠幫助企業(yè)更好地推進(jìn)相關(guān)業(yè)務(wù)，也能夠讓企業(yè)面臨違約糾紛時(shí)處于優(yōu)勢有利地位，盡可能地規(guī)避企業(yè)合同違約的風(fēng)險(xiǎn)，避免給企業(yè)造成多領(lǐng)域的損失。對于企業(yè)發(fā)展來說，良好的企業(yè)合同管理能夠幫助企業(yè)主體構(gòu)建現(xiàn)代化的管理制度，能夠讓企業(yè)簽訂的合同不斷提升規(guī)范性、法制性［1］。

二、企業(yè)合同管理工作主要流程

（一）制度建設(shè)

企業(yè)為了能夠維持自身正常的發(fā)展運(yùn)營，完成發(fā)展目標(biāo)，需要在內(nèi)部制定健全的制度條例。通過完善的制度體系規(guī)范企業(yè)合同管理的相關(guān)內(nèi)容，能夠讓合同管理真正落實(shí)落細(xì)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。通過構(gòu)建企業(yè)合同管理制度，能夠提升規(guī)范性，企業(yè)主體和合同另一方主體的簽訂行為的規(guī)范性，能夠明確具體涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容，避免后期出現(xiàn)違約違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）采購尋源

在企業(yè)進(jìn)行合同簽訂的時(shí)候，應(yīng)該提前關(guān)注采購尋源的流程，明確企業(yè)采購管理符合企業(yè)的相關(guān)規(guī)定。為了提升合同管理效率，企業(yè)在簽訂合同之前規(guī)范編制采購文件，明確采購的具體目的，采用用品的范圍和其他相關(guān)條款。

（三）合同審簽

在基本完成雙方合同起草工作之后，應(yīng)該對合同中提及的內(nèi)容進(jìn)行多方面的評審，明確合同內(nèi)容是否與企業(yè)發(fā)展目標(biāo)和訴求相一致，避免后續(xù)出現(xiàn)合同履約的偏差。在進(jìn)行合同簽訂評審的時(shí)候，應(yīng)該保證合同涉及的文件內(nèi)容明確，并且由不同部門分別負(fù)責(zé)合同審批的一部分，確保合同簽訂之前沒有擅自修改，完善企業(yè)用印流程，不可出現(xiàn)越權(quán)或失控的情況。

（四）檔案管理

在完成合同審批和簽訂工作之后，企業(yè)相關(guān)合同管理人員將合同涉及的各項(xiàng)資料、具體的檔案進(jìn)行整理，確保合同檔案中包含完整的評審、采購、招投標(biāo)等相關(guān)文件，盡快進(jìn)行合同歸檔和系統(tǒng)錄入工作，確保合同能夠順利開展，避免合同后續(xù)流程受到影響。

（五）合同履行

在進(jìn)行合同管理的時(shí)候，明確合同履約的重要性。對于企業(yè)主體來說，需要相關(guān)人員跟進(jìn)合同具體的履行情況、合同提及的各項(xiàng)成果、款項(xiàng)是否及時(shí)交付，確保合同雙方能夠通過合同履行獲得各自需求，保證雙方的合法權(quán)益。在進(jìn)行合同履約管理時(shí)動態(tài)監(jiān)控，如果出現(xiàn)影響合同履行或者偏差應(yīng)該及時(shí)根據(jù)雙方約定進(jìn)行調(diào)整，甚至在必要時(shí)可以終止合同。如果雙方對于合同履行的細(xì)節(jié)存在一定的爭議，可以通過雙方協(xié)商進(jìn)行解決，并且留存好相關(guān)的協(xié)商解決記錄，避免后續(xù)維權(quán)無法提供佐證。在合同履行完畢之后應(yīng)該對合同的內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)和評價(jià)，為企業(yè)長期穩(wěn)定的發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

（六）合同審計(jì)

為了能夠順利開展合同審計(jì)工作，在合同履行的過程中充分考慮內(nèi)外部審計(jì)的影響。首先，企業(yè)主體內(nèi)部設(shè)立專門的合同管理或者督促機(jī)構(gòu)，能夠確保合同的規(guī)范性，對履行情況進(jìn)行定期核查，確保檢查制度落實(shí)執(zhí)行，并且在此基礎(chǔ)上進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓芾怼Ｆ浯?，結(jié)合《獨(dú)立審計(jì)準(zhǔn)則》，全面審查企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和企業(yè)的合法性。通過審計(jì)能夠督促合同管理的推進(jìn)，結(jié)合審計(jì)評價(jià)能夠找出企業(yè)在合同管理過程中的問題并不斷優(yōu)化［2］。

三、國有企業(yè)合同管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)

在對我國國有企業(yè)合同管理進(jìn)行深入研究的過程中發(fā)現(xiàn)大多數(shù)企業(yè)都存在以下幾方面的法律風(fēng)險(xiǎn)：

（一）合同簽訂行為和合同文本帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)

在國有企業(yè)簽訂合同的整個(gè)過程中，不僅合同內(nèi)容存在法律風(fēng)險(xiǎn)，整個(gè)的合同簽訂行為也存在法律風(fēng)險(xiǎn)。一方面，很多國有企業(yè)簽訂合同之前，并沒有對合作方的商業(yè)背景、信用等級、行業(yè)口碑做基礎(chǔ)的調(diào)查，導(dǎo)致合同在進(jìn)行主體審核的時(shí)候，出現(xiàn)很多不規(guī)范的問題，使得合同無法進(jìn)行，企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益受損；另一方面，國有企業(yè)的部分業(yè)務(wù)合作，摻雜了較多的人情成分，經(jīng)常使用口頭協(xié)議或者商量的模式來進(jìn)行業(yè)務(wù)合作，合作的內(nèi)容和細(xì)節(jié)得不到充分的保證。綜合來說，國有企業(yè)之所以會出現(xiàn)上述合同上的法律風(fēng)險(xiǎn)，有兩個(gè)方面的主要原因：第一是業(yè)務(wù)人員已經(jīng)在長期的工作當(dāng)中形成了較為嚴(yán)重的惰性思維，為避免麻煩，忽略簽訂正式合同，對于合同簽訂的重要性存在認(rèn)知上的錯誤；第二是企業(yè)為避稅，采取了不簽合同的方式。除此之外，合同內(nèi)容表達(dá)不清，合同文本也不夠規(guī)范，一旦與合同方簽訂了合同，會出現(xiàn)權(quán)利義務(wù)上產(chǎn)生歧義，導(dǎo)致合作出現(xiàn)問題后，將很難維護(hù)自己的合法權(quán)益。

（二）合同簽訂履行監(jiān)控制度不完善

當(dāng)前無論是市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展還是國有企業(yè)的改革，都給國有企業(yè)帶來了較大的競爭壓力，尤其是同行的競爭，為了適應(yīng)這樣的外部環(huán)境，有很多國有企業(yè)希望通過專注于業(yè)務(wù)的方式來提升自己的業(yè)績，展示自己的企業(yè)實(shí)力，但對于合同簽訂并不重視，一個(gè)是不清楚合同和企業(yè)競爭利益上的關(guān)系情況，另一個(gè)是沒有建立簽訂合同、履行合同、監(jiān)控合同履行情況的完善制度，所以整個(gè)簽訂合同的過程都很隨意，合同名存實(shí)亡，合同履行過程的監(jiān)管更是無從進(jìn)行。

（三）盲目追求訂單量忽視對合同后期履行的關(guān)注

很多企業(yè)十分重視訂單效益，所以在與對方合作的時(shí)候只要訂單到位，對于合作方企業(yè)并未進(jìn)行充分了解，只掌握了對方的基礎(chǔ)企業(yè)信息和企業(yè)資質(zhì)，后續(xù)合同簽訂之后，對于整個(gè)合同的履行也不會進(jìn)行動態(tài)跟蹤，包括技術(shù)確認(rèn)、核實(shí)參數(shù)、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)的動態(tài)跟蹤，所以在業(yè)務(wù)運(yùn)行的過程中，容易出現(xiàn)各種延期情況，耽誤整體的進(jìn)程，這就是合同執(zhí)行過程未進(jìn)行動態(tài)跟蹤的結(jié)果，如果業(yè)務(wù)能順利完成，則無傷大雅，可一旦發(fā)生合同法律糾紛時(shí)，企業(yè)容易陷入被動局面，很難保障自己的合法權(quán)益。

（四）合同履約率較低

合同履約效率低也給當(dāng)下很多國有企業(yè)帶來較為嚴(yán)重的法律風(fēng)險(xiǎn)，主要體現(xiàn)在業(yè)務(wù)招標(biāo)、合同變更等隨意性強(qiáng)，合同發(fā)生糾紛時(shí)，也不積極處理，使得企業(yè)在履行合同時(shí)并未按照合同條款進(jìn)行，給國有企業(yè)造成了較大的損失。

（五）企業(yè)合同管理手段落后

很多國有企業(yè)主要通過人工的方式對合同進(jìn)行管理，管理效率的方式大多是運(yùn)用簡單的Excel表格進(jìn)行，能管理的也只有供應(yīng)商信息和一些合同的概要信息，合同中涉及到的財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)一般都在財(cái)務(wù)軟件中完成，由此可見，合同信息是分散管理的，所以容易出現(xiàn)管理不集中、處理節(jié)奏不一致、信息溝通不暢等情況，合同履行過程中這種低信息化的情況，從而使得國有企業(yè)的合同管理出現(xiàn)了嚴(yán)重的進(jìn)度控制問題［3］。

四、國有企業(yè)合同管理的防范策略

（一）二維碼、水印防偽處理

合同的文本風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避主要體現(xiàn)在文本防偽和文本防篡改兩個(gè)方面，針對這種情況，可以使用二維碼加密的形式來進(jìn)行處理，通過印刷二維碼的方式，可幫助識別合同的真實(shí)情況、版本情況以及審批意見情況。通過對國有企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行一定的改進(jìn)，使得業(yè)務(wù)系統(tǒng)具備生成二維碼和識別二維碼的功能，另外，針對合同的關(guān)鍵流程增加二維碼信息認(rèn)證的功能，以此大大降低合同被篡改、被偽造的可能性，使合同文本的真實(shí)情況得到充分保障。

（二）建立合同評審的實(shí)施路徑

合同的存在期是從簽訂之日起一直到合同的終止日，所以對于國有企業(yè)來說，要想更有效地規(guī)避合同的法律風(fēng)險(xiǎn)，就需要在合同存在期的各個(gè)環(huán)節(jié)充分把握操作的規(guī)范性。

1.合同的簽訂。業(yè)務(wù)部門和業(yè)務(wù)管理部門在合同簽訂之前，需要先對合同的簽訂方進(jìn)行充分的調(diào)研和考察，不光要了解合同簽訂方的基本主體信息，還要了解對方的經(jīng)營情況、征信情況、行業(yè)口碑以及業(yè)務(wù)背景，而后再綜合這些調(diào)研和考察的情況，形成詳細(xì)的調(diào)研報(bào)告交由相關(guān)部門進(jìn)行評估，確認(rèn)合同主題的可靠性之后進(jìn)行審批立項(xiàng)。另外，合同具體文本的擬定需要專門的工作人員收集公司財(cái)務(wù)、銷售、運(yùn)營、法務(wù)等部門的意見，讓他們對合同的文本內(nèi)容進(jìn)行評審，讓合同的文本內(nèi)容盡可能滿足各個(gè)部門的實(shí)際需求，尤其是要滿足合同管理業(yè)務(wù)部門對合同的監(jiān)管要求，這樣才能進(jìn)行下一步的合同簽訂過程和合同履行過程。

2.合同的履行、變更、解除和終止。在執(zhí)行相關(guān)業(yè)務(wù)合同的時(shí)候，業(yè)務(wù)部門應(yīng)該密切關(guān)注合同的履行情況和進(jìn)展情況，應(yīng)及時(shí)推動我方的合同履約，避免出現(xiàn)業(yè)務(wù)合同履約瑕疵給我方帶來合同違約風(fēng)險(xiǎn)。與此同時(shí)，也應(yīng)該充分跟蹤合同執(zhí)行人的合同履行情況，對出現(xiàn)的異常變化和合同推進(jìn)逾期情況應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行匯報(bào)，盡早將合同履行異常進(jìn)行控制，避免出現(xiàn)管理失控的情況。如果在雙方履行合同的時(shí)候，需要將業(yè)務(wù)合同進(jìn)行內(nèi)容變更、關(guān)系解除、終止合同的，合同具體的經(jīng)辦人員應(yīng)該以書面申請的方式進(jìn)行合同變更要求提請，經(jīng)由業(yè)務(wù)部門審查具體的變更內(nèi)容進(jìn)行審批，結(jié)合書面形式通知變更評審意見，確保合同管理能夠符合企業(yè)合同運(yùn)行的相關(guān)規(guī)定［4］。

（三）注意保存證據(jù)

在進(jìn)行合同履約的過程中，應(yīng)該將合同涉及的書面文件、原始資料等留存好，避免在合同履行的后期出現(xiàn)合同糾紛的時(shí)候，沒有可供參考的依據(jù)。留存合同履行的相關(guān)資料對于后期出現(xiàn)合同法律糾紛起到關(guān)鍵作用，因此，也需要對上述資料進(jìn)行合理的保存。由于大多數(shù)國有企業(yè)合同內(nèi)容均涉及到企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵機(jī)密內(nèi)容，應(yīng)該在簽訂合同文件、準(zhǔn)備合同附件的時(shí)候要求相關(guān)工作人員、合同文件保管人員簽訂企業(yè)商業(yè)保密協(xié)議。對于相關(guān)人員簽訂的保密協(xié)議期限應(yīng)該設(shè)置在2年及以上，滿足我國相關(guān)法律中對于合同糾紛期限的規(guī)定。

（四）注意合同中的違約責(zé)任條款

國有企業(yè)在簽訂合同的時(shí)候，關(guān)注的內(nèi)容集中在合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，針對合同條款內(nèi)的違約條款關(guān)注度較為有限。因此，在合同雙方就合同具體內(nèi)容商談的時(shí)候，應(yīng)該充分關(guān)注合同內(nèi)容中的違約條款，避免我方因合同沒有嚴(yán)格履行觸及違約責(zé)任。由于我國《民法典》中已經(jīng)明確規(guī)定了合同違約方的違約責(zé)任，當(dāng)合同一方出現(xiàn)合同違約情況，合同另一方應(yīng)該根據(jù)合同約定和法律規(guī)定相關(guān)內(nèi)容承擔(dān)違約責(zé)任。同時(shí)，在簽訂合同的時(shí)候，應(yīng)該明確合同違約條款內(nèi)容，以便對合同雙方責(zé)任進(jìn)行清晰劃分，避免在遇到法律糾紛時(shí)無法獲得有力的條款支持［5］。

（五）關(guān)注合同方的經(jīng)營情況

國有企業(yè)在完成合同簽訂，雙方進(jìn)入合同履約階段之后，不管是業(yè)務(wù)專員還是部門管理都應(yīng)該充分關(guān)注合同發(fā)展，如果簽訂合同的一方自身運(yùn)營出現(xiàn)了重大變化，應(yīng)該及時(shí)采取合同終止、中止、變更等方式進(jìn)行處理，如果遇到合同簽訂方不配合的情況應(yīng)該提起訴訟規(guī)避后續(xù)的合同履行風(fēng)險(xiǎn)，避免給國有企業(yè)帶來違約風(fēng)險(xiǎn)或經(jīng)營損失。

綜上所述，本文對國有企業(yè)合同管理中存在的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了梳理總結(jié)，并提出合同管理防范策略，最根本目標(biāo)是能夠幫助國有企業(yè)合理規(guī)避合同履約違約的風(fēng)險(xiǎn)，將雙方因?yàn)楹贤`約造成的多種損失降到最低。隨著國有企業(yè)運(yùn)營能力不斷提升，業(yè)務(wù)體量不斷增加，高效健康的合同管理能夠?yàn)閲衅髽I(yè)的發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)，確保企業(yè)能夠合理規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，降低企業(yè)損失，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。