檔案管理與檔案信息化建設的探索研究

劉想想

(黑龍江省林業(yè)設計研究院，哈爾濱 150080)

檔案工作是在保存歷史文化記憶、傳承經(jīng)濟社會發(fā)展成果過程中不可或缺的基礎性、支撐性工作，是一項記載歷史、傳承文明、造福社會、服務人民的偉大事業(yè)；同時也是一個時代政治經(jīng)濟發(fā)展水平和社會文明程度的重要標志。

從宏觀角度出發(fā)，要自覺堅定文化自信，增強全社會的檔案意識、擴大檔案工作的影響力，明確檔案工作對黨史、國史、民族史發(fā)展的重要意義。從檔案的具體工作角度出發(fā)，一方面，積極發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢和專業(yè)技術優(yōu)勢的基礎上，更要清晰地認識到當前檔案管理工作的現(xiàn)狀以及所面臨的種種問題，努力提高檔案工作服務能力和水平，把服務黨和國家事業(yè)發(fā)展需要包括服務群眾生產(chǎn)生活作為檔案工作發(fā)揮作用的主渠道；另一方面還要看到新時代浪潮帶來新的機遇與挑戰(zhàn)，帶來新的發(fā)展與創(chuàng)新；檔案工作作為維護黨和國家歷史真實面貌、服務和保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)，同樣也處于重要的戰(zhàn)略機遇期。因此，要積極轉變傳統(tǒng)檔案管理理念，在充分釋放檔案資源巨大潛能的基礎上，進一步推進和深化檔案管理信息化建設，為社會主義現(xiàn)代化建設貢獻出檔案工作者的智慧與力量。本文將結合具體工作實踐和體會，就檔案管理工作與檔案信息化建設談幾點看法。

1 檔案管理工作現(xiàn)狀及面臨的現(xiàn)實問題

1.1 檔案管理工作尚缺乏相應的科學性和專業(yè)性

一個單位能夠有序開展檔案管理工作，應當根據(jù)國家檔案管理辦法及實施細則，結合實際制定相對規(guī)范完善的規(guī)章制度和工作流程。但是目前國內部分單位的檔案管理體系卻仍亟須加快完善與提高，一些檔案管理模式缺乏相應的科學性和專業(yè)性，沒有積極有效地將信息化技術與檔案工作結合起來。其中不少檔案管理部門仍以易受損的紙質信息資料作為檔案工作的主要載體，仍在繼續(xù)沿用著“信袋式”的管理模式；同時落后、單一的檢索使用方法，更難以快捷高效地發(fā)揮檔案的資源潛能；此外，目前還有部分單位調用其他崗位的員工兼職，或者聘用臨時工作人員承擔管理檔案工作，有些管理人員甚至身兼數(shù)職，致使大量細節(jié)繁雜的檔案工作極易出現(xiàn)疏忽和紕漏，其結果很容易導致檔案管理工作錯誤頻出和混亂不堪；還有少數(shù)單位的檔案管理工作，將檔案資料分散在各個科室，沒有安排專業(yè)人員進行統(tǒng)一地收集、保存和管理,進而也無法行之有效地保護和利用檔案。這些缺乏科學和規(guī)范的檔案管理方式最終極易影響檔案信息材料的安全性與完整性，使信息提取難度增大，無法高效實現(xiàn)檔案使用價值的最大化。

1.2 信息化技術在檔案工作中的應用程度仍然較低

新一代信息技術在日常生活工作中的廣泛應用無疑加速了檔案工作環(huán)境、對象和內容的變化，這就迫切要求檔案管理者加快轉變工作的理念、方法和模式。但比較遺憾的是傳統(tǒng)的檔案管理者對檔案信息化管理目前仍存在一定的認知誤區(qū)，對檔案管理信息化技術的專業(yè)性和重要性缺乏足夠認識，沒有在相應崗位配備專業(yè)的技術管理人員，仍普遍地將收集、整理和保存紙質資料作為工作重點，對信息化技術在檔案管理工作中的應用存在一定的畏難甚至抵觸情緒；而其落后的管理模式，由于缺乏對檔案資源共享的前瞻性，因而也對檔案的信息化建設造成一定的阻礙。這里必須指出的是相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，信息化檔案管理將更便于提高檔案管理者的工作效率，其經(jīng)濟環(huán)保性強、存儲范圍廣和節(jié)約占用空間等優(yōu)勢，也將能更高效地整理和分析信息資料，進一步促進檔案資源全流程的征集、提取、更新、傳輸和共享，最終成功實現(xiàn)檔案資源利用率的最大化。

1.3 檔案專業(yè)信息化復合型人才隊伍仍有較大發(fā)展空間

當前檔案事業(yè)在國家檔案建設管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，全系統(tǒng)的人才隊伍建設在“十三五”期間取得了新的進展，從事檔案工作的高學歷技術人才比例正逐年增高，全國檔案專職人員的隊伍規(guī)模也在不斷壯大，檔案工作已經(jīng)站到了新的歷史起點上。

新時代對檔案人才隊伍建設必然提出新要求，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》(以下簡稱《規(guī)劃》)，已對“十四五”時期檔案人才培養(yǎng)建設工作做出更全面的規(guī)劃和部署。為了使檔案管理進一步走向規(guī)范化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化和社會化，加速檔案工作全面應用現(xiàn)代信息技術，當前檔案的管理模式正在從檔案實體保管和提供服務等重心逐步轉向檔案信息資源方面的數(shù)字化管理和利用。這就要求當下的檔案信息化建設，不僅需要懂檔案業(yè)務的技術型人才，同時也需要熟悉信息技術的復合型人才。通過了解不難發(fā)現(xiàn)，目前在基層基礎檔案工作中仍不同程度地存在著觀念陳舊、制度缺陷、技術瓶頸、人才短板，以及地區(qū)及行業(yè)間發(fā)展不平衡等諸多問題。而人才作為最寶貴的資源，上述這些問題無疑都會成為阻礙檔案管理信息化建設的負面因素之一，因此當前的檔案系統(tǒng)人才隊伍建設仍面臨嚴峻挑戰(zhàn)和巨大發(fā)展空間。

2 積極推動檔案管理信息化建設，加快檔案事業(yè)高質量發(fā)展

隨著我國經(jīng)濟社會發(fā)展進入轉型升級階段，為適應國家治理體系和治理能力的現(xiàn)代化要求，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》對檔案管理現(xiàn)代化提出了進一步明確要求，以信息化為核心已作為檔案事業(yè)轉型升級的重點目標。這就要求加快檔案資源數(shù)字化轉型和智能升級，協(xié)助配合國家檔案數(shù)字資源規(guī)劃管理工作取得實質性進展，將檔案信息化建設進一步融入數(shù)字中國的建設中。

“以信息化為核心”至少包含兩層意思：一是相當比例的管理對象以信息化的方式產(chǎn)生；二是檔案管理普遍地采用了信息化手段。已經(jīng)看到，近年來紙質的檔案管理對象正越來越多地向電子檔案轉變，管理內容也越來越多地從實體管理向內容管理轉變，同時管理方式也越來越多地從傳統(tǒng)的手工管理向信息化管理轉變；特別是利用方式也從實地查閱向網(wǎng)絡共享模式轉變。這些都標志著檔案工作正在逐步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化的轉型升級。因此，廣大檔案工作者首先要及時適應國家信息化發(fā)展需要，努力研究、適應和參與上述轉變并深入研究和解決當前檔案信息化所面臨的各種現(xiàn)實困難或問題，積極推動檔案管理向電子化和網(wǎng)絡化轉變，爭取盡早實現(xiàn)檔案工作的全面轉型升級。

2.1 應用信息化技術，提高檔案管理質量和效率

傳統(tǒng)的檔案管理對象大都是紙質信息材料，這就需要消耗大量時間和人力，導致工作流程十分繁瑣和低效。而當科學靈活地將數(shù)字化、云共享等一系列信息化技術應用到文本檔案的管理工作中，重新賦予“死資料”以生命力并成為“活信息”，就可以使檔案資源內容更加豐富、形式更加多樣、覆蓋更加廣泛、結構更加優(yōu)化；進而從根本上有效落實檔案“應歸盡歸、應收盡收”，并且還能系統(tǒng)便捷地提高檔案服務水平，協(xié)助服務單位的各項管理向更加規(guī)范和高效邁進[1-3]。

2.2 加快推進單位信息化建設整體進程

結合當前各單位的發(fā)展趨勢來看，檔案管理作為日常管理工作的重要組成部分，只有不斷加強和提高電子文檔歸檔、數(shù)字化檔案管理、檔案信息系統(tǒng)安全保護等信息化核心技術水平才能更加有效支撐和促進單位信息資源共享平臺的建設與協(xié)作，進而幫助相關用戶更為便捷和準確地獲取所需資料，從整體上將信息化與各項工作深度融合，不斷優(yōu)化各有關單位工作的管理效率、全面提升檔案信息化綜合實力[4-6]。

2.3 積極推進檔案專業(yè)人才隊伍建設

檔案信息化是將檔案管理模式的重心從實體向信息化轉變的一個過程，在這個長期發(fā)展的過程中要不斷地運用現(xiàn)代信息技術來提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。迫切地需要為推動檔案事業(yè)高質量發(fā)展提供更為堅實的智力支撐——專業(yè)人才隊伍建設。下面就檔案管理信息化人才隊伍建設需求，結合筆者學習和工作實踐談幾點看法。

2.3.1 積極推進檔案人才線上培訓平臺建設

眾所周知，線上網(wǎng)絡平臺是課程資源共享的重要傳播手段之一?，F(xiàn)如今的檔案工作者可以借助各種線上教育網(wǎng)站或微信公眾號等渠道搜索全國檔案專業(yè)相關信息，及時獲取和解讀國家有關檔案領域的政策法規(guī)、規(guī)章制度和地方規(guī)范性文件；網(wǎng)絡平臺上還有講授檔案工作重點、分析業(yè)務技術難點以及演示實際操作技能等為主要內容的數(shù)字課程和視頻資源，其內容豐富、形式多樣，可供全國檔案工作者學習與參考。檔案系統(tǒng)工作者通過這些線上教學共享平臺能夠更快速和專業(yè)地熟知和掌握檔案數(shù)字化管理方面的信息技術，從根本上提高檔案現(xiàn)代化管理水平，從而使檔案管理更為規(guī)范化、網(wǎng)絡化和數(shù)字化；與此同時，其還有助于檔案工作者盡快成為可以全面應用現(xiàn)代信息技術的檔案專業(yè)復合型人才[7-9]。

2.3.2 積極推進檔案人才線下定向培訓活動

基于此，為更好地貫徹落實國家檔案局所頒布的檔案法律、法規(guī)和標準規(guī)范，幫助從事檔案業(yè)務的工作人員能夠及時掌握檔案專業(yè)的新理論、新知識、新技術和新方法等，各省級地方檔案系統(tǒng)每年都會定期開展檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育培訓工作，即對其應當掌握的公需科目和專業(yè)科目進行線上與線下相結合的培訓方式。線下培訓會特邀各級檔案系統(tǒng)的專家、高校教授以及其他社會培訓機構，系統(tǒng)地開展學術會議、學術講座和學術訪問等活動。比如，由黑龍江省檔案技術服務中心舉辦的全省檔案崗位培訓活動，內容是以檔案學研究的前沿技術成果和國內外檔案事業(yè)發(fā)展的最新進展為基礎，對目前實施的《歸檔文件整理規(guī)則實施細則》和《檔案法》進行系統(tǒng)性解讀，利用更為直觀的電子影像技術，傳授檔案信息化理論與實踐、檔案信息化背景下的基建工程項目等檔案管理信息化課程[10-12]。為了滿足檔案培訓教育工作的需要，舉辦方還為學員提供由專業(yè)師資團隊編著的檔案崗位培訓教程，內容涵蓋檔案學的基本理論、基本概念和發(fā)展方向等，極大方便了廣大檔案工作者查閱、豐富、鞏固和提高檔案相關知識，極富成效地滿足了參訓學員的實際工作需要。簡言之，這種多方整合優(yōu)質師資進而以點帶面的培訓方式能夠充分發(fā)揮檔案專家的引領示范作用，有助于學員們更加熟練和快速地掌握檔案工作的基礎理論、操作技能和未來努力方向，進而從整體加速提升檔案專業(yè)中青年骨干的理論水平、專業(yè)能力和實踐本領，多方位推動實施中表年骨干的培養(yǎng)計劃，為促進檔案強國目標提供一份堅實的智力支撐。

3 結語

隨著社會各方面對檔案信息、檔案文化日益突顯的服務需求，以及社會公眾檔案意識的不斷增強和廣泛普及，作為檔案工作者，首先就是本著為黨管檔、為國守史、為民服務的職責目標，不忘初心，扎實工作，以踏踏實實的實際工作記錄歷史前進步伐，以一絲不茍的工作成效傳承偉大的時代精神，為推動祖國檔案事業(yè)高質量發(fā)展貢獻自己的一份力量。