交通科技人員技術檔案管理探討

葉沛 山東省交通科學研究院

由于經(jīng)濟全球化不斷深入推進，市場競爭日趨激烈，從而使交通行業(yè)企業(yè)的體制機制發(fā)生了深刻變化，面對這一背景，探究交通科技人員技術檔案管理可對企業(yè)提質(zhì)增效起到啟示作用。傳統(tǒng)交通企業(yè)科技人員技術檔案是將技術人員學習工作經(jīng)歷、職業(yè)培訓、相關資格等證明資料進行整理歸檔，能客觀地表現(xiàn)技術人員基本情況及所取得成績，主要針對的是人員管理。如今我國持續(xù)推進企業(yè)改革，企業(yè)重組、改建、轉(zhuǎn)型等必然會產(chǎn)生人員及組織結(jié)構(gòu)的變化，傳統(tǒng)交通科技人員技術檔案管理已不能滿足企業(yè)發(fā)展需要，應將其所涉獵的相關生產(chǎn)技術、科研成果、工程項目、論文著作等納入管理范疇，不僅在人員管理上提供服務，還要在技術攻關、人員流動等影響因素發(fā)生的情況下為企業(yè)的基礎技術信息提供支持，確保企業(yè)核心技術力量能夠不斷積累，為企業(yè)在高度競爭的市場環(huán)境下提供智力保障。

一、交通科技人員技術檔案的重要性

（一）交通科技人員技術檔案特點

各個行業(yè)的技術檔案雖有共性但又有各自的特點，交通行業(yè)與社會經(jīng)濟生活聯(lián)系密切，涉及科研、工程、運輸、規(guī)劃、教育、執(zhí)法、環(huán)境等諸多領域，所以在人員技術檔案的歸納管理中不難發(fā)現(xiàn)其具有多方面的特點。一是真實性。交通科技人員技術檔案中記錄了專業(yè)人員的受教育程度、業(yè)務范圍、成就獲得、課題研究以及繼續(xù)教育等多方面信息，能夠全面展現(xiàn)科技人員的工作能力及成就，所以科技人員技術檔案的資料內(nèi)容應是在其職業(yè)生涯實踐活動中產(chǎn)生的真實性材料。二是個體性。交通科技人員技術檔案是具有專業(yè)技術資格和職業(yè)資格人員的技術性檔案，職稱由從業(yè)分配作為開端，從員級、助理級、中級、高級和正高級依次晉升發(fā)展，職業(yè)資格則根據(jù)從事業(yè)務通過考試取得，個人通過持續(xù)的業(yè)務學習、技術研究等活動實現(xiàn)個人能力水平的提高，對這些行為做好全面真實的記錄，屬于獨立性個體的全面記錄，是以個人為單元進行的收集歸檔管理。三是動態(tài)性。交通科技人員檔案呈現(xiàn)出動態(tài)變化特征，其會伴隨科技人員的職位晉升、職稱改變、進修學習、工作經(jīng)歷、專業(yè)系列改變等而不斷豐富，交通企業(yè)可以通過對個人檔案的審閱以及對內(nèi)部科技人員成長記錄的研究，對個體的技術成就形成整體的認知，還可以從個人技術檔案中獲取重要技術研究信息。

（二）交通企業(yè)科技人員技術檔案管理價值

第一，在日常管理過程中具有重要價值。企業(yè)科技人員的個人技術檔案用于技術人員的考核、薪酬績效待遇確定以及職稱晉升的評價依據(jù)；也可以作為記錄繳納社會保險、職業(yè)年金、企業(yè)年金的數(shù)據(jù)來源；還可以作為組織團體進行資質(zhì)評定、考核復查、飛行檢查時基礎資料的重要組成部分，供組織集體和評審專家使用。第二，對于企業(yè)選拔任用干部具有重要價值。科技人員的檔案中會明確記載其學習生涯、工作經(jīng)歷、學術研究、榮譽成就等內(nèi)容，是彰顯個人學術水平、專業(yè)能力且具有真實性、全面性、保密性的卷冊，在干部任用、行為考察時將可作為重要的依據(jù)材料，會影響著選人用人、推先評優(yōu)的方向。提高對科技人員技術檔案管理的建設，完善科技檔案管理相關的制度體系，可實現(xiàn)對科技人員技術檔案的合理運用，推動企業(yè)整體進步，提高組織的工作效能。

二、交通科技人員技術檔案管理存在的問題

（一）管理意識薄弱

在交通企業(yè)內(nèi)部運行及管理方面，上層組織對科技人員技術檔案的價值并沒有深層次的認知，使得科技人員技術檔案無法得到有效管理，處于邊緣化地位，通常科技人員技術檔案由管理部門人員兼職或?qū)I(yè)部門人員兼職流動式隨機管理，使得企業(yè)對技術檔案的整體管理與專業(yè)部門的管理無法有效銜接，脫節(jié)式的管理讓整體與部分信息掌握不對稱，致使當技術檔案有需求時很多資料信息卻不全或缺失，突擊整理后案卷混亂前后矛盾，數(shù)據(jù)使用的及時性及真實性不佳，導致企業(yè)對科技人員技術檔案的實用性認可度下降，從而對技術檔案的重要性更加忽視，導致技術檔案的管理形成不良的循環(huán)，科技人員技術檔案信息不能有效地管理、積累、使用，已無法滿足交通企業(yè)在當下組織變革、產(chǎn)業(yè)升級等方面的需要，對關鍵信息的尋找、重要技術技能的積累產(chǎn)生很大的阻礙，影響企業(yè)高效發(fā)展。

（二）缺乏專業(yè)管理人才

企業(yè)均面臨人員流動的問題，因為科技人員技術檔案管理人員大多為兼職，所以在人員的流動以及內(nèi)部組織架構(gòu)的重新構(gòu)建過程中難以避免地會導致技術檔案管理人員也發(fā)生相應變化。企業(yè)或部門將尚未接受專業(yè)化檔案管理知識培訓和不了解檔案管理內(nèi)容的員工安排在這一位崗位上，由于他們思維中沒有樹立對技術檔案管理重要意義的認知，同時也未接受過檔案管理或者檔案標引、檢索、修裱等相關專業(yè)理論與實踐操作的學習培訓，在專職或兼職管理的過程中容易對檔案材料的真?zhèn)伪孀R、材料整理、編號歸檔、剪裁裝訂等環(huán)節(jié)產(chǎn)生紕漏，對技術資料的使用、存儲以及技術經(jīng)驗的積累等工作帶來很大的影響。

（三）缺失有效的人員激勵方法

根據(jù)《人力資源社會保障部 國家檔案局關于深化檔案專業(yè)人員職稱制度改革的指導意見》，檔案專業(yè)人員的職稱晉升依次為助理館員、館員、副研究館員、研究館員，每個級別業(yè)務水平及評價標準逐級提高，但因多數(shù)兼職技術檔案管理人員職稱不屬于檔案系列，專職人員檔案類職稱多數(shù)歸納于輔助系列，在單位崗位設置較少，從而使職工主觀意識上認為輔助系列職稱比主系列職含金量低，外加企業(yè)的重視程度不夠?qū)е聫氖聶n案管理的人員職稱晉升渠道狹窄，檔案管理人員本身得不到相應的激勵，致使科技人員技術檔案工作開展的阻礙性大。

（四）信息化管理水平有待加強

當下交通科技人員技術檔案主要是通過紙質(zhì)的形式進行存儲，因受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，電子數(shù)據(jù)的形式很少運用。紙質(zhì)材料、相片、磁帶等形式的檔案經(jīng)過長時間的存儲與使用會使其材質(zhì)發(fā)生變質(zhì)、破損等現(xiàn)象，對實物的良好狀態(tài)的維護會使經(jīng)濟成本及人力成本大大提高，對檔案的查閱、使用也復雜不便，效率不高。由于科技水平的不斷提高，虛擬檔案得以實現(xiàn)，交通企業(yè)科技檔案管理工作也應與時俱進，盡快實現(xiàn)檔案管理信息化，以更加方便快捷的工作方式使交通科技人員技術檔案使用效率提高，為企業(yè)節(jié)省人力和經(jīng)濟成本。此外，因信息化技術在檔案管理工作中同樣具有較高的標準要求，檔案管理者自身還需要具備熟練操作各種軟硬件的能力以提高管理工作效率，以便對科技人員技術檔案做好科學化的管理。

三、加強交通科技人員檔案管理的措施

（一）夯實組織基礎，規(guī)范技術檔案管理

交通行業(yè)企業(yè)應根據(jù)自身組織架構(gòu)設置、業(yè)務經(jīng)營范圍以及材料檔案形成的規(guī)律建立一個縱橫交織的網(wǎng)絡管理體系，以國家頒布的法律法規(guī)作為基礎，剖析檔案管理存在的不足，讓技術檔案管理工作更加標準化，將交通科技人員技術檔案的政策性、系統(tǒng)性、科學性與專業(yè)性進行有效結(jié)合，制定出臺相應的制度，針對檔案的各個類別進行細化管理，不斷豐富檔案管理的種類。根據(jù)業(yè)務部門的檔案內(nèi)容，加強部門之間的信息交互，確保各業(yè)務部門能及時歸檔有關材料，從而形成以上率下、左右協(xié)作、上下配合的檔案管理方式，這是做好檔案收集工作的基礎。同時檔案管理工作應加強對制度以及檔案管理重要性的宣貫，通過多種形式、多種渠道、多種場合適時宣傳檔案知識和檔案規(guī)章制度，改變科技人員對檔案管理的態(tài)度，使其在思想上引起重視，自覺地配合好文件資料的收集和歸檔工作，從而保證技術檔案管理工作的順利開展，使科技人員檔案管理工作為交通企業(yè)發(fā)展提供更有價值的服務。

（二）重視人才培養(yǎng)，合理配置有效人力資源

高質(zhì)量的科技檔案管理隊伍是技術檔案管理工作質(zhì)量保證的重要支撐，企業(yè)應積極重視人才的培養(yǎng)，加強對檔案管理工作的重視程度，根據(jù)市場環(huán)境變換、國家政策變化及內(nèi)部運行方式制定詳細的培訓計劃方案，定期開展培訓活動，不斷提升檔案管理人員的綜合能力，積累工作經(jīng)驗。將科技檔案管理融入組織架構(gòu)設計，擬定的架構(gòu)要盡可能適應企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、關鍵業(yè)務指標和組織能力方面的要求，崗位設置要充分考慮工作責任、員工能力和檔案管理風險三者之間的均衡性。既要充分發(fā)揮員工的能力，又要盡可能降低業(yè)務運營對個人的依賴，保證合適的人在合適的崗位做合適的事。制定相應的獎懲制度，督促每一位檔案管理人員在工作中保持認真負責、恪盡職守的工作態(tài)度，切實提升工作質(zhì)量，為基層檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎。此外，還要增強工作人員的安全意識和主人翁意識，嚴格執(zhí)行《保密法》等法律法規(guī)，嚴格按照工作流程管理檔案。

（三）完善制度建設，建立長效人才激勵機制

長效激勵機制的核心在于具備完善的體制機制，由于基層檔案管理工作比較繁雜，這對于檔案管理人員就提出了較高的要求，在日常管理工作中，組織應當制定針對性的規(guī)章制度構(gòu)建完善的管理體系，明確正確的前進方向，并將方向轉(zhuǎn)化為可達目標，再基于目標制定可行計劃，要求技術檔案管理人員嚴格執(zhí)行，確保各項工作規(guī)范性的進行。通過實際行動提升技術檔案管理人員信心和專注力，使其切實投身于實踐，在實踐中提升工作能力并推進工作，通過改進方式，使其發(fā)揮全部工作能力開展工作，從而獲得信心和成就感。在“用對人”和“用好人”以后，還需要通過公平的薪酬支付和全面的需求響應，進一步落實長效激勵機制，知人善任、正確定位、人盡其才，實現(xiàn)對員工的長效激勵。

（四）加強信息化建設，推進服務功能提升

檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己成為具備信息技術和網(wǎng)絡技術的綜合型檔案管理人才?？衫酶呖萍际侄螌崿F(xiàn)對交通企業(yè)科技人員數(shù)據(jù)庫的信息收集、歸納以及功能拓展任務，將科技人員技術檔案數(shù)據(jù)信息與其它業(yè)務數(shù)據(jù)整合，從而構(gòu)建信息數(shù)據(jù)全面、涵蓋廣泛、功能豐富的信息管理數(shù)據(jù)庫，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，逐步使技術檔案管理從紙質(zhì)檔案管理的形式走上信息化道路，推動信息一體化的發(fā)展進程，鼓勵廣大檔案管理工作者創(chuàng)新日常工作，全面發(fā)揮信息技術的應用價值，推進服務功能提升。

四、結(jié)語

總而言之，交通科技人員技術檔案對于一個企業(yè)的發(fā)展有著重要意義。隨著我國企業(yè)改革的不斷發(fā)展以及市場競爭大環(huán)境下現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的需要，技術檔案管理工作也應該與時俱進，結(jié)合自身實際發(fā)展情況，完善相應的制度和措施，利用先進的信息技術和科學有效的管理機制，推動檔案管理工作質(zhì)量的提升，使其更好地為企業(yè)的管理、變革、發(fā)展工作服務。