第三方SPD管理在本院醫(yī)用耗材精細(xì)化管理中的應(yīng)用實(shí)踐

方輝 陳振飛 倪升麗 向海云 侯一帆 合肥市第二人民醫(yī)院/安徽醫(yī)科大學(xué)附屬合肥醫(yī)院 （安徽 合肥 230000）

內(nèi)容提要：目的：隨著醫(yī)改的不斷深入，為了降低醫(yī)用耗材成本、提高醫(yī)院運(yùn)營(yíng)質(zhì)量，需要一種科學(xué)高效的新模式來(lái)規(guī)范耗材管理，逐漸從粗狂型管理向精細(xì)化過(guò)渡。方法：通過(guò)剖析本院此前耗材管理中存在的問(wèn)題之后，借助于醫(yī)療SPD供應(yīng)鏈管理模式，形成適合于本院醫(yī)用耗材管理工作的全新管理模式。結(jié)果：SPD管理模式對(duì)醫(yī)用耗材可實(shí)現(xiàn)補(bǔ)貨計(jì)劃自動(dòng)推送、全流程溯源管理，消耗后結(jié)算。結(jié)論：通過(guò)建立SPD新模式，可有效降低耗材成本，提高醫(yī)院管理效率。本文重點(diǎn)介紹了SPD項(xiàng)目上線以來(lái)的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)和效果，以期能為其他醫(yī)院在提升醫(yī)院耗材精細(xì)化管理提供經(jīng)驗(yàn)參考。

在國(guó)家健康戰(zhàn)略、醫(yī)改政策不斷深入的態(tài)勢(shì)下，國(guó)家、省、市在推進(jìn)醫(yī)改、逐步取消藥耗加成及兩票制等方面出臺(tái)了一系列重要政策[1,2]。醫(yī)用耗材占據(jù)著各大醫(yī)院運(yùn)行中龐大運(yùn)營(yíng)成本，隨著DRG的推行、耗材零加成政策落地，怎樣有效管控醫(yī)用耗材，建立規(guī)范、全面的管理體系，實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材全流程溯源管理，已成為各大醫(yī)療機(jī)構(gòu)亟待解決的重點(diǎn)問(wèn)題[3,4]。醫(yī)療SPD，即供應(yīng)（Supply），分拆加工（Processing），配送（Distribution），供應(yīng)鏈管理模式，因其具有節(jié)省醫(yī)院人力、高質(zhì)、高效等優(yōu)點(diǎn)得到多數(shù)大型醫(yī)院的認(rèn)可與推薦。本研究主要分析第三方SPD管理模式在本院的建設(shè)情況，以期能為同級(jí)別醫(yī)院在醫(yī)用耗材精細(xì)化管理上提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。

1.背景

合肥市第二人民醫(yī)院作為合肥市級(jí)規(guī)模較大的綜合性三級(jí)甲等醫(yī)院，在臨床和科教過(guò)程中需使用超過(guò)3千個(gè)品規(guī)良好的耗材。醫(yī)院對(duì)外需要直接面對(duì)3百多家供貨商，采購(gòu)計(jì)劃發(fā)送、訂單審核、票據(jù)與結(jié)算等工作過(guò)程復(fù)雜，工作量很大，需要耗費(fèi)大量人力。隨著醫(yī)用耗材種類和用量的增加，倉(cāng)儲(chǔ)成本壓力不斷增加，臨床醫(yī)護(hù)在繁忙工作外還要憑經(jīng)驗(yàn)少量多批次的請(qǐng)領(lǐng)，工作壓力增加，另一方面，因品種品規(guī)繁多，規(guī)格體系和價(jià)格復(fù)雜，“跑冒滴漏”、錯(cuò)收費(fèi)/漏收費(fèi)的情況也屢見(jiàn)不鮮[4,5]。各項(xiàng)工作的準(zhǔn)確度以及處理效率不能簡(jiǎn)單地通過(guò)投入人力來(lái)保證，半手工式管理已不能滿足耗材的精細(xì)化管控要求，基于上述問(wèn)題和挑戰(zhàn)，本院開展SPD管理模式的建設(shè)及運(yùn)營(yíng)。

2.SPD管理模式的落地推行

2.1 SPD管理模式

SPD管理模式是供應(yīng)、加工、配送一體化運(yùn)營(yíng)服務(wù)模式，它隸屬于醫(yī)院物流管理中心、借助信息技術(shù)對(duì)全院耗材進(jìn)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一配送的第三方供應(yīng)鏈管理體系[6]。這一概念早在20世紀(jì)60年代在美國(guó)被提出，90年代在日本得到改進(jìn)，2011年南京鼓樓醫(yī)院首次在國(guó)內(nèi)應(yīng)用此模式。近年來(lái)，隨著醫(yī)改的不斷深入以及國(guó)內(nèi)外院內(nèi)智慧物流的快速發(fā)展，SPD在各大醫(yī)院落地實(shí)行[7-9]。我國(guó)醫(yī)療體系龐大，不同等級(jí)和規(guī)模的醫(yī)院具體運(yùn)營(yíng)模式不盡相同，目前還沒(méi)有形成同級(jí)別成熟的、可借鑒的標(biāo)準(zhǔn)模式[10]。本研究將著重探討利用信息化手段及配套設(shè)備，建立與本院實(shí)際情況結(jié)合的、可落地的智慧物流新模式。

2.2 SPD管理項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備

從2020年開始，院領(lǐng)導(dǎo)牽頭組織職能科室負(fù)責(zé)人和外部專家進(jìn)行了前期的全流程設(shè)計(jì)與問(wèn)題匯總，確定啟動(dòng)SPD管理模式助力本院耗材的精細(xì)化管理。在啟動(dòng)此項(xiàng)目之前，院領(lǐng)導(dǎo)攜職能部門負(fù)責(zé)人前往安徽省立醫(yī)院實(shí)地考察、安排多位重點(diǎn)科室護(hù)士長(zhǎng)和相關(guān)科室人員外出參觀學(xué)習(xí)交流、通過(guò)查閱文獻(xiàn)等方式，積累相關(guān)經(jīng)驗(yàn)知識(shí)；通過(guò)安徽省政采項(xiàng)目管理咨詢有限公司組織的公開招標(biāo)方式，遴選出安徽中技國(guó)醫(yī)醫(yī)療科技有限公司作為本院的供應(yīng)鏈管理服務(wù)商，負(fù)責(zé)本院醫(yī)用耗材精細(xì)化智能化管理及院內(nèi)配送服務(wù)，并在國(guó)醫(yī)科技的配合下進(jìn)一步全面研究本院二級(jí)庫(kù)管理流程、醫(yī)用耗材品種品規(guī)、供應(yīng)商及數(shù)量等，為啟動(dòng)SPD做好前期準(zhǔn)備工作。

2.3 SPD項(xiàng)目在本院的實(shí)施與推進(jìn)

由安徽中技國(guó)醫(yī)醫(yī)療科技有限公司承擔(dān)本院的SPD中心庫(kù)建設(shè)和運(yùn)營(yíng)費(fèi)用，并配備相關(guān)的信息管理及物流配套設(shè)備，保障智慧物流模式的有效運(yùn)行。計(jì)劃2年時(shí)間全面推進(jìn)運(yùn)行，廣德路院區(qū)作為SPD智能物流管理模式第一期上線院區(qū)，和平路院區(qū)作為第二期上線院區(qū)。自2020年9月開始第一批上線試運(yùn)行，分7個(gè)階段進(jìn)行建設(shè)：SPD基礎(chǔ)信息系統(tǒng)建立完成；低值耗材的全面上線；高值耗材的全面上線；SPD與供應(yīng)商簽定服務(wù)協(xié)議；檢驗(yàn)試劑的全面上線；術(shù)式套包的上線；SPD管理系統(tǒng)功能優(yōu)化及完善。

3.推進(jìn)過(guò)程中遇到的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)方法

SPD管理模式作為醫(yī)院的新生事物，在推進(jìn)之前充分做好詳細(xì)調(diào)研，討論相關(guān)流程，如科室?guī)斓母脑?，信息化系統(tǒng)的建立，高值耗材智能柜的取用歸屬問(wèn)題等，避免在推進(jìn)時(shí)因前期計(jì)劃考慮出現(xiàn)工作秩序混亂。整個(gè)推進(jìn)需要得到院領(lǐng)導(dǎo)層面的高度重視，各科室主任配合，確保在院內(nèi)順利推進(jìn)。

3.1 提高臨床科室對(duì)SPD的認(rèn)可度

SPD的運(yùn)行過(guò)程需要不斷調(diào)研與考察科室常用的耗材品規(guī)，再到試點(diǎn)開展上線運(yùn)行的過(guò)程，并非是新舊模式的即刻切換，而是存在新舊模式并行一段時(shí)間，雙軌并行模式下可能會(huì)增加臨床和行政科室的工作量，從而導(dǎo)致臨床科室對(duì)SPD產(chǎn)生厭煩和不滿情緒。因此，在推行前和推行過(guò)程中需加大對(duì)臨床醫(yī)技科室主任、護(hù)士長(zhǎng)，職能部門負(fù)責(zé)人關(guān)于SPD的宣傳，也使其知曉在項(xiàng)目推進(jìn)程中可能面對(duì)的困難以及需要的幫助，盡力爭(zhēng)取到院內(nèi)職工最大范圍的支持和配合。

3.2 強(qiáng)電配備及無(wú)線網(wǎng)絡(luò)覆蓋問(wèn)題

強(qiáng)電配備和無(wú)線網(wǎng)絡(luò)的全覆蓋是SPD項(xiàng)目建設(shè)的基礎(chǔ)條件，可以保證后續(xù)科室的手持PDA、智能柜等配套設(shè)備能夠正常進(jìn)行，這需要其他相關(guān)職能部門的通力協(xié)作。

3.3 醫(yī)用耗材基礎(chǔ)字典的完善

SPD智能化報(bào)表系統(tǒng)（BI）能夠準(zhǔn)確進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和分析需要建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)完善的層面上。推進(jìn)SPD時(shí)，醫(yī)院現(xiàn)有的耗材基礎(chǔ)字典庫(kù)存在如歸類重復(fù)、錯(cuò)誤、耗材產(chǎn)品名稱或注冊(cè)證名稱混用、型號(hào)規(guī)格未詳細(xì)錄入、集采信息未更新等問(wèn)題，將會(huì)導(dǎo)致后期數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析有誤差。此外，醫(yī)院不僅要錄入耗材驗(yàn)貨單上的基礎(chǔ)信息，還需統(tǒng)一對(duì)應(yīng)注冊(cè)證名稱、耗材的醫(yī)保編碼、兩票制、集采流水號(hào)、同類型類似作用的耗材歸類等信息，確保后期數(shù)據(jù)分析可以正常進(jìn)行。

3.4 實(shí)現(xiàn)與本院現(xiàn)有信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通

在推進(jìn)過(guò)程中，最重要的就是SPD系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)與本院現(xiàn)有的醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理信息化系統(tǒng)（Hospital Business Operation System，HBOS-Inventory，以下簡(jiǎn)稱“望海系統(tǒng)”），實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)（Laboratory Information Management System，LIS），醫(yī)院信息系統(tǒng)（Hospital Information System，HIS）的信息互通，起初SPD系統(tǒng)內(nèi)物資編碼、物資名稱與本院望海系統(tǒng)的物資編碼、物資名稱不一致（SPD系統(tǒng)內(nèi)使用的是SPD的編碼規(guī)則和耗材注冊(cè)證名稱，而望海系統(tǒng)使用的是望海系統(tǒng)的編碼規(guī)則和耗材的通用名），導(dǎo)致后期審計(jì)對(duì)賬及財(cái)務(wù)結(jié)算出現(xiàn)較大困難。隨后，第三方SPD工程師采取在SPD系統(tǒng)內(nèi)同步本院望海系統(tǒng)完整的編碼體系并進(jìn)行關(guān)系對(duì)照，使得雙方的編碼產(chǎn)生關(guān)聯(lián)，這樣望海系統(tǒng)在展示時(shí)通過(guò)調(diào)用該對(duì)照關(guān)系即可直接展示望海系統(tǒng)原有的物資編碼和物資名稱。因此，設(shè)置關(guān)聯(lián)程序達(dá)到不同系統(tǒng)之間的轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)讓數(shù)據(jù)“跑起來(lái)”。此外，掃碼入庫(kù)和科室醫(yī)護(hù)消耗出庫(kù)等信息與中心庫(kù)信息實(shí)時(shí)互聯(lián)互通[11,12]。

3.5 完善財(cái)務(wù)結(jié)算流程

因?yàn)楸驹簝蓚€(gè)院區(qū)的耗材供應(yīng)商不統(tǒng)一，同家供應(yīng)商的每種耗材折扣率、財(cái)務(wù)回款周期也不盡相同，所以建立一個(gè)合理的財(cái)務(wù)結(jié)算流程也顯得尤為重要，經(jīng)過(guò)多次會(huì)議討論，確立了如下流程：消耗數(shù)據(jù)由科室產(chǎn)生，每個(gè)自然月末結(jié)算單數(shù)據(jù)自動(dòng)生成，由物流中心專人分別負(fù)責(zé)低值和高值耗材結(jié)算單審核、通知，并根據(jù)SPD系統(tǒng)的發(fā)票數(shù)據(jù)和HRP系統(tǒng)的扣率數(shù)據(jù)進(jìn)行發(fā)票數(shù)據(jù)進(jìn)行發(fā)票審核，將發(fā)票單數(shù)據(jù)同步HRP后開始走財(cái)務(wù)流程。

4.SPD全流程的風(fēng)險(xiǎn)控制—建立持續(xù)改善的工作機(jī)制

嚴(yán)禁第三方SPD采購(gòu)招標(biāo)目錄以外的耗材，采購(gòu)計(jì)劃必須由物流管理中心的專門人員審核之后，訂單才能在系統(tǒng)發(fā)布，這樣可以杜絕SPD避開院方的監(jiān)督與供應(yīng)商直接聯(lián)系，院方可以對(duì)采購(gòu)的耗材品類及數(shù)量做到實(shí)時(shí)把控。

由于在SPD管理模式下，耗材也是由第三方SPD人員統(tǒng)一下送，因此對(duì)配送人員提出了相應(yīng)的要求：保持相對(duì)固定人員負(fù)責(zé)配送對(duì)應(yīng)科室，統(tǒng)一其穿國(guó)醫(yī)工作裝、佩戴工作證，并要求按科室自動(dòng)補(bǔ)貨計(jì)劃及時(shí)配送耗材到科室。

SPD在臨床科室上線后，需要科室護(hù)士協(xié)同做好質(zhì)控，以手術(shù)室為例，由于普耗的消耗量比較大，科室上線SPD之后，掃碼出庫(kù)的定數(shù)包由當(dāng)班護(hù)士登記在冊(cè)，并與護(hù)士長(zhǎng)實(shí)行雙簽名，月底與SPD開具的出庫(kù)清單進(jìn)行二次核對(duì)，可以實(shí)現(xiàn)科室內(nèi)部的質(zhì)量控制。在每月的月底時(shí)，SPD推送到科室的消耗清單必須由本科室護(hù)士長(zhǎng)線上審核之后才能進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算。

對(duì)于SPD是否會(huì)獲取到醫(yī)院核心數(shù)據(jù)，是否建立了耗材賬務(wù)核對(duì)功能，針對(duì)信息風(fēng)險(xiǎn)，物流中心多次協(xié)同訊息處對(duì)醫(yī)院數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保護(hù)，并建立了應(yīng)急方案和質(zhì)控方案、監(jiān)督方法等，確保信息安全[13]。

物流管理中心對(duì)設(shè)立專門人員管理第三方SPD，管理員每天參加SPD早交班，實(shí)時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題。此外，制定了嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)，每月對(duì)SPD進(jìn)行考核，防止由于第三方服務(wù)時(shí)間長(zhǎng)造成思想松懈、服務(wù)質(zhì)量下降[14]。

在SPD項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，還需要不斷進(jìn)行PDCA（即，計(jì)劃（Plan）、實(shí)施（Do）、檢查（Check）、行動(dòng)（Action））閉環(huán)原理對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)化提升，即對(duì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)改進(jìn)并循環(huán)往復(fù)[15]。在PDCA模式下可以有效促進(jìn)SPD工作人員又快又穩(wěn)推進(jìn)此項(xiàng)目，取得預(yù)期效果。

5.SPD管理模式在本院的應(yīng)用效果

自動(dòng)補(bǔ)貨，節(jié)約人力成本。在原有模式下，主要依靠?jī)晌粠?kù)管人員定期盤庫(kù)清點(diǎn)，憑經(jīng)驗(yàn)制定采購(gòu)與下送計(jì)劃，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)遺漏或錯(cuò)誤。SPD模式運(yùn)行之后，基于信息系統(tǒng)，中心庫(kù)按照臨床的實(shí)際消耗數(shù)據(jù)設(shè)置合理的補(bǔ)貨點(diǎn)，按實(shí)時(shí)推送的補(bǔ)貨數(shù)據(jù)，及時(shí)高率配送至臨床科室，解放醫(yī)護(hù)。

有利于耗材的近效期管理和使用數(shù)據(jù)查詢分析。在原有模式下，耗材信息記錄不全，庫(kù)存不合理，近效期耗材可能未能被及時(shí)下送而至失效；SPD模式上線之后，耗材的型號(hào)、規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量、使用情況等信息實(shí)時(shí)查詢，庫(kù)存合理并設(shè)置了近效期提醒功能，信息化的準(zhǔn)確性不僅杜絕因效期問(wèn)題而導(dǎo)致的浪費(fèi)，更提供了準(zhǔn)確的使用數(shù)據(jù)、庫(kù)存信息查詢[6]。

實(shí)現(xiàn)耗材全生命周期溯源管理。既往高值耗材缺乏質(zhì)量追溯，半手工管理，耗時(shí)耗力；SPD模式上線之后，高值耗材一物一條碼，低值耗材可通過(guò)定數(shù)包條形碼管理，可做到耗材全流程可追溯。

耗材消耗后結(jié)算，降低醫(yī)院成本[16]。傳統(tǒng)管理模式下，供應(yīng)商送貨入庫(kù)后，即算作醫(yī)院消耗；SPD模式上線之后，SPD結(jié)算單是根據(jù)臨床實(shí)際消耗數(shù)據(jù)開一次票，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)用耗材零庫(kù)存，資金零占用，有效降低醫(yī)院成本。

實(shí)現(xiàn)資質(zhì)證照的電子化管理。在原有模式下，資質(zhì)證照管理完全紙質(zhì)化存檔，資質(zhì)過(guò)期不能及時(shí)被發(fā)現(xiàn)。SPD模式上線后，所有證照信息錄入SPD系統(tǒng)，系統(tǒng)會(huì)在提前三個(gè)月到期前彈出警示頁(yè)面，并發(fā)送信息提示供應(yīng)商及時(shí)補(bǔ)充該耗材新的資質(zhì)證照，全程信息化監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)合同期內(nèi)資質(zhì)證照的動(dòng)態(tài)管理。

6.小結(jié)

SPD智慧物流是目前國(guó)內(nèi)較為先進(jìn)的耗材管理系統(tǒng)，在實(shí)際運(yùn)行中可有效提升管理部門和臨床的工作效率，并且通過(guò)智能報(bào)表的數(shù)據(jù)分析和配套數(shù)據(jù)分析軟件可以為管理者提供形象直觀的圖表，從而能做出更科學(xué)的管理決策。SPD運(yùn)行之后，物流中心也能從庫(kù)房解放出來(lái)，真正把工作時(shí)間用在聚焦產(chǎn)品質(zhì)量評(píng)估、使用合理性判斷和成本分析等方面，將職能從物資保障供應(yīng)型向質(zhì)量控制型轉(zhuǎn)變，提升醫(yī)院的耗材精益管理水平。