基于檔案庫(kù)房專題分析研究

◆王岳

（國(guó)網(wǎng)山東省電力公司 山東 253000）

1 檔案業(yè)務(wù)專題分析

1.1 檔案環(huán)境專題分析

庫(kù)房環(huán)境專題主要基于庫(kù)房八防設(shè)備實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)以及歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，通過(guò)Table、Echarts等工具配置可視化圖表模型，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房環(huán)境專題分析。庫(kù)房環(huán)境監(jiān)測(cè)指標(biāo)項(xiàng)包括溫度、濕度、漏水狀態(tài)、二氧化氮、設(shè)備電路等28項(xiàng)安全指標(biāo)。專題分析維度包括預(yù)警次數(shù)統(tǒng)計(jì)對(duì)比、時(shí)間維度庫(kù)房預(yù)警趨勢(shì)、預(yù)警級(jí)別、溫度預(yù)警、濕度預(yù)警、室內(nèi)外溫度影響趨勢(shì)、預(yù)警分類對(duì)比、有效預(yù)警、預(yù)警處理等55個(gè)分析模型。庫(kù)房環(huán)境監(jiān)測(cè)分析場(chǎng)景主要包括對(duì)比柱狀圖分析圖表12個(gè)，餅圖占比分析圖表21個(gè)、雷達(dá)分析圖表3個(gè)、折線趨勢(shì)分析圖表19個(gè)、其他形式圖表13個(gè)。

1.2 檔案基礎(chǔ)信息專題分析

基于檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)抽取檔案監(jiān)測(cè)指標(biāo)70項(xiàng)，包括館藏量、檔案門(mén)類、借閱量、利用效果、借閱用途、借閱部門(mén)等，配置28個(gè)可視化展示模型，分析模型包括趨勢(shì)分析、占比分析、對(duì)比分析等9種分析場(chǎng)景，配置調(diào)試12個(gè)數(shù)據(jù)接入模型，保障數(shù)據(jù)傳輸準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性。部署二級(jí)可視化報(bào)表15個(gè)，支撐檔案專題分析報(bào)告，為檔案利用成果成效提供數(shù)據(jù)支撐。

1.3 檔案利用情況分析

對(duì)檔案利用者、檔案利用時(shí)間、利用次數(shù)、利用目的進(jìn)行檔案利用過(guò)程的分析，利用數(shù)據(jù)可視化技術(shù)手段，基于檔案利用過(guò)程中間數(shù)據(jù)，配置可視化分析場(chǎng)景，共計(jì)30個(gè)大數(shù)據(jù)場(chǎng)景分析，其中主要包括，檔案利用熱點(diǎn)時(shí)段分析，檔案利用效率趨勢(shì)分析，檔案利用效果分析，熱點(diǎn)檔案使用情況分析，檔案相關(guān)信息的對(duì)比分析等，同時(shí)，依據(jù)相關(guān)的大數(shù)據(jù)分析場(chǎng)景，生成檔案年度利用情況分析報(bào)表，另外，配置調(diào)試相關(guān)12種數(shù)據(jù)模型進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析場(chǎng)景數(shù)據(jù)通道的配置，方便檔案管理員更清楚的了解檔案的使用頻率、使用情況，以便對(duì)檔案的全部信息進(jìn)行全面掌握，促進(jìn)檔案過(guò)程的高效流轉(zhuǎn)及對(duì)檔案的實(shí)時(shí)查詢。

1.4 檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)分析

檔案的全流程環(huán)節(jié)包括，從檔案的接收，整理，入庫(kù)，利用，鑒定，銷(xiāo)毀6個(gè)大范圍的流程階段，其中包含檔案的全流程跟蹤記錄，通過(guò)對(duì)各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析提取，配置檔案整理、檔案檢查、檔案消毒、檔案入庫(kù)、檔案上架、借閱利用、檔案編研、鑒定銷(xiāo)毀等8個(gè)具體環(huán)節(jié)38個(gè)流程節(jié)點(diǎn)分析模型，主要是針對(duì)相關(guān)的流程模型節(jié)點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行每個(gè)節(jié)點(diǎn)產(chǎn)生的歷史記錄的數(shù)據(jù)挖掘分析，挖掘檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)堵點(diǎn)，提高檔案的整體流轉(zhuǎn)速度。

（1）檔案入庫(kù)流程節(jié)點(diǎn)時(shí)效分析，檔案歸檔、檢查、消毒、入庫(kù)、上架五個(gè)環(huán)節(jié)建立檔案歸檔入庫(kù)工作流程。流程環(huán)節(jié)分析包括三方面內(nèi)容，一是針對(duì)檔案的歸檔方面，二是針對(duì)檔案檢查方面，三是檔案消毒、入庫(kù)、上架。針對(duì)合規(guī)檔案的入庫(kù)情況按照檔案類別，時(shí)間等維度進(jìn)行整體分析，利用大數(shù)據(jù)模型算法，實(shí)現(xiàn)合規(guī)檔案的占比，對(duì)比，時(shí)間趨勢(shì)維度等分析，加強(qiáng)檔案入庫(kù)的高效性。

（2）檔案利用環(huán)節(jié)流程時(shí)效分析，主要是針對(duì)檔案借閱和歸還兩個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中間節(jié)點(diǎn)歷史數(shù)據(jù)的分析。

（3）檔案鑒定環(huán)節(jié)流程時(shí)效分析，主要是針對(duì)檔案臨期提醒、鑒定檢索、鑒定審批、銷(xiāo)毀審批業(yè)務(wù)等5個(gè)業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)歷史業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析。針對(duì)檔案設(shè)置相關(guān)的檔案保管期限，到期時(shí)間等條件，分析到期檔案的整體情況，設(shè)定相關(guān)檔案到期閾值，根據(jù)相關(guān)閾值，動(dòng)態(tài)分析各類檔案期限的分析，對(duì)于到期檔案進(jìn)行延期的處理，分析其中間環(huán)節(jié)檔案延期審批時(shí)長(zhǎng)，審批相關(guān)負(fù)責(zé)人等關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)，配置相應(yīng)的檔案到期風(fēng)險(xiǎn)管控模塊場(chǎng)景，分類檔案審批時(shí)長(zhǎng)分析，分類檔案平均審批時(shí)長(zhǎng)，分類檔案環(huán)節(jié)滯留數(shù)量分析等10個(gè)大數(shù)據(jù)應(yīng)用分析場(chǎng)景，保證檔案鑒定流程的有序進(jìn)行，避免出現(xiàn)檔案整體在某個(gè)方面的滯留點(diǎn)，影響整體檔案流轉(zhuǎn)效率。

（4）檔案銷(xiāo)毀環(huán)節(jié)流程時(shí)效分析，主要是針對(duì)檔案鑒定審批完成后對(duì)檔案銷(xiāo)毀流程節(jié)點(diǎn)產(chǎn)生的歷史業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理歸集，利用大數(shù)據(jù)分析的技術(shù)手段，監(jiān)測(cè)其檔案銷(xiāo)毀審批流程環(huán)節(jié)時(shí)長(zhǎng)分析，審批平均時(shí)長(zhǎng)分析，審批堵點(diǎn)高峰期關(guān)聯(lián)分析，相關(guān)審批負(fù)責(zé)人審批單據(jù)數(shù)量整體情況分析等10個(gè)大數(shù)據(jù)場(chǎng)景分析，針對(duì)相關(guān)流程效率數(shù)據(jù)進(jìn)行全面分析，發(fā)現(xiàn)檔案銷(xiāo)毀整體流程中的問(wèn)題點(diǎn)并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化。

1.5 檔案業(yè)務(wù)整體評(píng)價(jià)

根據(jù)檔案流轉(zhuǎn)過(guò)程中的歷史業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸集情況，通過(guò)三個(gè)方面選取相關(guān)的關(guān)鍵指標(biāo)，配置檔案管理指標(biāo)評(píng)價(jià)體系。

（1）選取使用規(guī)模和數(shù)量的指標(biāo)，基于檔案基礎(chǔ)維度信息數(shù)據(jù)，共計(jì)100萬(wàn)條數(shù)據(jù)，結(jié)合相關(guān)12張數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)信息，通過(guò)檔案的6個(gè)維度指標(biāo)數(shù)據(jù)，分析出可以代表規(guī)模和數(shù)量的檔案指標(biāo)有檔案利用人次、卷次和利用率，并根據(jù)其具體的業(yè)務(wù)特征，對(duì)其指標(biāo)內(nèi)容進(jìn)行邏輯的運(yùn)算，從而達(dá)到指標(biāo)的可用性，其中最基礎(chǔ)的檔案信息利用指標(biāo)就是卷次和利用人次，它可以很清晰地反映出檔案信息的運(yùn)用量和使用頻率。通過(guò)這些評(píng)價(jià)指標(biāo)可以去掌握檔案信息在特定時(shí)間內(nèi)的使用情況、使用數(shù)據(jù)和各類檔案的運(yùn)用量。

（2）選取服務(wù)水平和效果的指標(biāo)，基于檔案借閱的中間過(guò)程13張數(shù)據(jù)信息分析，可以體現(xiàn)出檔案工作的服務(wù)水平和效果的指標(biāo)有檔案拒絕率、檔案查準(zhǔn)率、檔案查全率等6個(gè)相關(guān)指標(biāo)。拒絕率就是指在本應(yīng)完成服務(wù)工作的時(shí)間里并沒(méi)有達(dá)到讓檔案利用者滿意的效果的比率，通過(guò)這個(gè)指標(biāo)可以了解到檔案館中的檔案信息結(jié)構(gòu)與內(nèi)容，也可以看出在工作過(guò)程中檢索工具的使用情況。檔案查全率是用來(lái)查驗(yàn)檔案館檔案信息收藏?cái)?shù)量以及完整度的指標(biāo)。這些指標(biāo)在檔案管理工作中是十分重要的，在一定程度上可以反映出提供檔案信息的整體情況，對(duì)此類指標(biāo)及其二級(jí)指標(biāo)進(jìn)行數(shù)據(jù)邏輯的加工驗(yàn)證，并編寫(xiě)相關(guān)的后臺(tái)數(shù)據(jù)邏輯運(yùn)算算法，獲取具體的指標(biāo)值，運(yùn)算后的指標(biāo)能全面代表檔案服務(wù)水平及效果的情況。

（3）選取檔案安全收益指標(biāo)，基于檔案信息基礎(chǔ)信息12萬(wàn)條數(shù)據(jù)，并結(jié)合相關(guān)檔案安全管理過(guò)程中間6張表信息數(shù)據(jù)，主要包括庫(kù)房管理、設(shè)備管理、溫濕度管理等數(shù)據(jù)信息，可以用來(lái)評(píng)價(jià)檔案安全收益指標(biāo)主要有設(shè)備檢修次數(shù)、設(shè)備檢修率、檔案丟失率、溫濕度異常發(fā)生率等10項(xiàng)指標(biāo)?；谥笜?biāo)的選取規(guī)則，制定相關(guān)的指標(biāo)運(yùn)算邏輯算法，生成指標(biāo)結(jié)果數(shù)據(jù)。通過(guò)相關(guān)檔案安全指標(biāo)分析，可以評(píng)價(jià)整體檔案在安全防護(hù)方面整體的評(píng)價(jià)。

綜上，選取三個(gè)方面的指標(biāo)情況，利用大數(shù)據(jù)熵權(quán)法及層次分析法等5種大數(shù)據(jù)分析算法，對(duì)所有的指標(biāo)進(jìn)行權(quán)重分析，最終獲得檔案整體運(yùn)行管理評(píng)價(jià)指數(shù)，方便檔案管理及時(shí)掌握檔案的整體管理情況，及時(shí)了解相關(guān)的薄弱點(diǎn)，給予相關(guān)的防護(hù)措施。

2 移動(dòng)應(yīng)用部署調(diào)試

2.1 移動(dòng)應(yīng)用指標(biāo)數(shù)據(jù)抽取

（1）空氣質(zhì)量監(jiān)測(cè)管理

通過(guò)部署空氣質(zhì)量監(jiān)測(cè)移動(dòng)設(shè)備接口，實(shí)時(shí)接入空氣質(zhì)量數(shù)據(jù)，包括二氧化硫、硫化氫、氮氧化物及光化學(xué)煙霧以及大氣降塵等指標(biāo)數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)波動(dòng)，按照檔案管理要求和庫(kù)房管理辦法，自主配置各項(xiàng)空氣指標(biāo)預(yù)警閾值，指標(biāo)數(shù)據(jù)超出上限或者下限，移動(dòng)應(yīng)用觸發(fā)報(bào)警?；谝欢ㄖ芷诘臄?shù)據(jù)積累，自動(dòng)生成空氣質(zhì)量分析圖表，監(jiān)測(cè)空氣質(zhì)量的變化趨勢(shì)和異常波動(dòng)，為保障庫(kù)房空氣質(zhì)量安全穩(wěn)定提供支撐作用。其次，配置空氣質(zhì)量評(píng)價(jià)體系，通過(guò)專家評(píng)價(jià)法和決策樹(shù)分析法，按照不同空氣指標(biāo)對(duì)空氣質(zhì)量影響系數(shù)，計(jì)算檔案庫(kù)房空氣質(zhì)量指數(shù)，按照優(yōu)、良、差、危四級(jí)作為空氣質(zhì)量評(píng)價(jià)體系，為檔案庫(kù)房工作人員提供實(shí)時(shí)空氣質(zhì)量評(píng)價(jià)，并針對(duì)空氣質(zhì)量評(píng)價(jià)實(shí)時(shí)結(jié)果，通過(guò)移動(dòng)客戶端實(shí)時(shí)展示當(dāng)前空氣質(zhì)量的評(píng)價(jià)情況。

（2）庫(kù)房設(shè)備監(jiān)測(cè)管理

庫(kù)房設(shè)備監(jiān)測(cè)主要包括加濕除濕一體機(jī)，精密空調(diào)，視頻，設(shè)備維修等相關(guān)維度信息的移動(dòng)端監(jiān)測(cè)管理，其中加濕除濕一體機(jī)監(jiān)測(cè)管理主要包括：部署實(shí)施加濕除濕一體機(jī)服務(wù)接口，實(shí)時(shí)獲取庫(kù)房溫度、濕度和預(yù)警信息。精密空調(diào)監(jiān)控主要是部署精密空調(diào)控制服務(wù)接口，實(shí)時(shí)獲取庫(kù)房空調(diào)整體溫度及空調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)情況。視頻監(jiān)控主要是針對(duì)兩基地庫(kù)房以及監(jiān)控室、查閱室視頻監(jiān)控進(jìn)行移動(dòng)端集成，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房實(shí)景展示，默認(rèn)場(chǎng)景9宮格形式輪巡展示所有監(jiān)控，通過(guò)庫(kù)房選擇，實(shí)現(xiàn)對(duì)單個(gè)庫(kù)房視頻場(chǎng)景展示，單個(gè)監(jiān)控?cái)z像頭具備全屏展示效果，并實(shí)現(xiàn)暫停、回放、錄像、抓拍功能。設(shè)備維修主要是分定期保養(yǎng)和故障維修兩個(gè)方面，移動(dòng)應(yīng)用支持獲取定期保養(yǎng)任務(wù)，模塊提前提醒保養(yǎng)任務(wù)，支持在線記錄保養(yǎng)過(guò)程、照片及視頻上傳功能，數(shù)據(jù)同步庫(kù)房管理系統(tǒng)。

2.2 庫(kù)房遠(yuǎn)程控制功能集成

庫(kù)房的遠(yuǎn)程控制主要包括，密集架遠(yuǎn)程控制、智能燈光遠(yuǎn)程控制、加濕除濕一體機(jī)遠(yuǎn)程控制、精密空調(diào)遠(yuǎn)程控制、智能門(mén)禁控制。

（1）密集架遠(yuǎn)程控制，部署配置智能密集架控制接口，通過(guò)移動(dòng)應(yīng)用實(shí)現(xiàn)指定密集架庫(kù)區(qū)和指定列進(jìn)行開(kāi)架、閉合控制，彈窗關(guān)聯(lián)視頻監(jiān)控，實(shí)景查看密集架活動(dòng)狀態(tài)。通過(guò)庫(kù)房列表選擇，通過(guò)移動(dòng)應(yīng)用按鈕操作對(duì)庫(kù)房密集架實(shí)現(xiàn)一鍵通風(fēng)和一鍵合攏操作，提高密集架控制靈活性，降低人工處理工作量。

（2）智能燈光遠(yuǎn)程控制，部署配置燈光系統(tǒng)控制接口，通過(guò)移動(dòng)應(yīng)用遠(yuǎn)程控制燈光總開(kāi)關(guān)，自動(dòng)識(shí)別開(kāi)關(guān)狀態(tài)。對(duì)庫(kù)房可按組分別進(jìn)行燈光控制，便捷操作，實(shí)現(xiàn)節(jié)約能耗，延長(zhǎng)燈光使用壽命的目標(biāo)。

（3）加濕除濕一體機(jī)遠(yuǎn)程控制，部署配置加濕除濕一體機(jī)服務(wù)接口，通過(guò)移動(dòng)應(yīng)用實(shí)時(shí)獲取庫(kù)房溫度、濕度和預(yù)警信息。設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)加濕、除濕、消毒控制功能界面，通過(guò)移動(dòng)應(yīng)用對(duì)加濕除濕一體機(jī)進(jìn)行模式調(diào)節(jié)。

（4）精密空調(diào)遠(yuǎn)程控制，部署精密空調(diào)控制功能接口，實(shí)現(xiàn)對(duì)精密空調(diào)模式和溫度調(diào)節(jié)的遠(yuǎn)程控制。配置調(diào)節(jié)面板對(duì)溫度上調(diào)、下調(diào)、模式、風(fēng)速等控制功能進(jìn)行移動(dòng)應(yīng)用程序控制，并且根據(jù)庫(kù)房溫度進(jìn)行自動(dòng)調(diào)節(jié)。

（5）智能門(mén)禁遠(yuǎn)程控制，配置各庫(kù)房門(mén)禁控制功能，通過(guò)移動(dòng)應(yīng)用實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程開(kāi)門(mén)、關(guān)門(mén)。接入門(mén)禁出入庫(kù)記錄數(shù)據(jù)，對(duì)門(mén)禁開(kāi)啟記錄自由查詢、分析，基于檔案庫(kù)房門(mén)禁開(kāi)啟頻度、入庫(kù)工作等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析為檔案館業(yè)務(wù)提升提供分析支撐。

2.3 告警自動(dòng)推送模型部署

針對(duì)設(shè)備監(jiān)測(cè)分析結(jié)果數(shù)據(jù)，配置告警推送模塊，通過(guò)聲音及視頻等方式進(jìn)行監(jiān)測(cè)告警實(shí)時(shí)推送，并設(shè)置相關(guān)的告警等級(jí)，設(shè)置告警等級(jí)自定義功能配置功能，用戶可根據(jù)告警閾值的更新自定義告警等級(jí)的劃分，并設(shè)置相關(guān)的告警推送地址，如郵件，短信等方式，將告警實(shí)時(shí)推送到相關(guān)責(zé)任人處，及時(shí)防范風(fēng)險(xiǎn)。

2.4 移動(dòng)應(yīng)用服務(wù)接口聯(lián)調(diào)

（1）庫(kù)房設(shè)備信息同步調(diào)試，基于FTP客戶端程序，負(fù)責(zé)調(diào)用接口機(jī)FTP服務(wù)。主要完成的功能是將所需的溫濕度一體機(jī)、精密空調(diào)、智能門(mén)禁、檔案密集架等5類檔案庫(kù)房設(shè)備基礎(chǔ)信息XML文件通過(guò)FTP協(xié)議的方式傳送到部署在檔案移動(dòng)應(yīng)用中。這個(gè)過(guò)程中需要記錄接口調(diào)用的返回結(jié)果以備聯(lián)調(diào)。

（2）檔案全量信息同步模接口調(diào)試，根據(jù)系統(tǒng)要求，選擇采用WebService方式或中間表方式，部署實(shí)施客戶端，負(fù)責(zé)調(diào)用移動(dòng)應(yīng)用的服務(wù)端。主要完成的功能是將每個(gè)檔案的屬性信息（檔案標(biāo)識(shí)、檔案名稱、編寫(xiě)者、檔案類型、檔案附件數(shù)量、每個(gè)附件的大小、檔案校驗(yàn)碼等檔案基本信息以及對(duì)應(yīng)的調(diào)用接口的系統(tǒng)標(biāo)識(shí)、系統(tǒng)名稱等來(lái)源信息）傳遞給接口服務(wù)。這個(gè)過(guò)程中需要記錄接口調(diào)用的返回結(jié)果以備聯(lián)調(diào)。

（3）錯(cuò)誤檔案退回接口調(diào)試，部署實(shí)施服務(wù)端，接收檔案移動(dòng)應(yīng)用傳過(guò)來(lái)的數(shù)據(jù)校驗(yàn)結(jié)果。

3 結(jié)束語(yǔ)

在信息化時(shí)代下，檔案管理工作越發(fā)重要。為了使檔案充分發(fā)揮作用，部分部門(mén)配備了檔案庫(kù)房，在檔案庫(kù)房工作的過(guò)程當(dāng)中，相關(guān)人員應(yīng)針對(duì)檔案庫(kù)房的環(huán)境進(jìn)行有效分析，并針對(duì)檔案庫(kù)房的各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行監(jiān)督，以此來(lái)確保檔案庫(kù)房符合檔案儲(chǔ)存的相關(guān)要求，從而使檔案信息充分發(fā)揮作用。