辦公自動化大背景下 高校電子文書檔案管理路徑探析

孫國秀

（山東建筑大學(xué)，山東 濟南 250000）

高校文書資料的歸檔作為辦公流程的重要一環(huán)，是辦公閉環(huán)管理中的重要組成部分。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和各種軟件、程序的開發(fā)利用，現(xiàn)代辦公自動化程度越來越高，無紙化辦公已經(jīng)成為一種潮流和趨勢。在這樣的背景下，更好地將電子文書檔案及時整理歸檔，發(fā)揮電子文書檔案的內(nèi)在價值，把科技發(fā)展帶來的紅利與文書檔案的管理有機結(jié)合起來就顯得尤為重要。

一、辦公自動化的概念及高校文書檔案的特點

辦公自動化，是將現(xiàn)代化辦公和計算機技術(shù)結(jié)合起來的一種新型辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性。辦公自動化系統(tǒng)在現(xiàn)代辦公業(yè)務(wù)中使用越來越廣泛，已經(jīng)基本實現(xiàn)無紙化辦公。

辦公自動化是信息時代背景下產(chǎn)生的一種便捷高效的辦公自動化體系，從檔案管理的角度來講，它的使用直接改變了文書檔案的存儲方式方法，給檔案的使用和管理帶來了極大的便利，能夠提高辦公效率、規(guī)范工作流程、提高文檔共享利用率，更加便于數(shù)據(jù)保存和查找，但同時給文書檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。

高校的行政辦公既有所有辦公的普遍特點，又有其自身特點，所以高校的電子文書檔案同樣具有普遍性和特殊性。隨著當(dāng)今計算機通信技術(shù)的發(fā)展和更新?lián)Q代，高校校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也越來越完善，高校的辦公自動化建設(shè)緊跟時代步伐飛速發(fā)展。據(jù)調(diào)查，大部分高校都根據(jù)自身需求配備了相應(yīng)的軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備，建立健全了各種辦公自動化系統(tǒng)。高校校園網(wǎng)建設(shè)已經(jīng)初具規(guī)模，基本覆蓋了辦公樓、教學(xué)樓、實驗樓、圖書館以及教師、學(xué)生的宿舍，這些都為辦公自動化提供了必要條件。

高校是計算機普及率最高的單位之一，技術(shù)力量雄厚，管理人員的知識結(jié)構(gòu)和水平相對較高，這就使高校實現(xiàn)辦公自動化具備了必要條件。高校里的人才資源使實現(xiàn)適合高校本身的軟件開發(fā)成為可能。隨著計算機的廣泛使用，單從辦公人員的計算機應(yīng)用水平來看，也在逐步提高。各高校辦公人員，尤其是行政人員基本上都使用電腦辦公，電腦已經(jīng)成為高校辦公、教學(xué)的一種基本工具。在高校，使用辦公軟件已經(jīng)成為辦公人員進行文檔處理的主要工具，這些都有助于推動辦公自動化發(fā)展。目前，各高校已基本建立了教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、圖書管理系統(tǒng)、后勤管理系統(tǒng)等，以方便學(xué)校開展工作，提高管理水平。

二、高校電子文書檔案的優(yōu)點

在辦公自動化大背景下，高校電子文書檔案便于有關(guān)數(shù)據(jù)保存和查找，具有明顯的優(yōu)勢，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）提高工作效率

辦公自動化條件下，高校各種辦公自動化軟件的開發(fā)及利用，體現(xiàn)了辦公自動化高效、快捷的特點，比如辦公程序中各種文件、通知、申請等的審批、簽字、蓋章等工作都可以在網(wǎng)上進行。教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、圖書管理系統(tǒng)、后勤管理系統(tǒng)等系統(tǒng)的普遍使用，節(jié)省了工作人員大量的時間，不僅提高了工作效率，還保證了文檔準(zhǔn)確率。如教務(wù)管理系統(tǒng)的使用，可以輕松實現(xiàn)教室安排、課程安排、成績錄入、成績匯總和查詢、空閑教室的高效安排等，為教學(xué)教務(wù)工作提供了極大的便利?？傊?，辦公自動化程序的使用方便了流程審批、結(jié)果查詢等，實現(xiàn)了無紙化辦公，提高了工作效率。另外，在辦公流程審批過程中，有一些環(huán)節(jié)還可以設(shè)置時間限制，并通過超時短信提醒等方式，督促流程審批人員盡快完成工作，工作效率得以大幅提高。

（二）規(guī)范工作流程

辦公自動化的實現(xiàn)在提高了工作效率的同時，還進一步規(guī)范了各種工作流程。一方面，通過辦公自動化流程，工作的流轉(zhuǎn)審批過程有了留痕，方便了日后文書檔案的查閱和使用。另一方面，借助辦公自動化形成的電子文書檔案可以梳理工作流程，并把各種流程的規(guī)則固化下來，讓學(xué)校行政人員按照梳理的流程規(guī)則進行運轉(zhuǎn)，每個參與流轉(zhuǎn)的人無須記憶各種復(fù)雜的流轉(zhuǎn)規(guī)則，只按照設(shè)定好的程序執(zhí)行即可，減少了人腦對流程流向的判斷，避免了在復(fù)雜的流程中犯錯誤。此外，電子檔案的存在，可以實現(xiàn)對各個業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)辦理效率的綜合分析研判，充分了解哪個環(huán)節(jié)辦事效率高、哪個環(huán)節(jié)辦事效率低，通過檔案流程信息快速把脈流通不暢環(huán)節(jié)，對一些效率低下或重復(fù)的流程作出優(yōu)化，并有針對性地進行流程再造。同時，各種流程的有序運行，更加有利于明確工作職責(zé)，使各項工作有序、規(guī)范、高效運行。

（三）提高文檔共享利用率

在辦公自動化背景下，電子文書檔案能夠大大提高部門與部門之間的文檔共享利用率。在傳統(tǒng)管理模式下，紙質(zhì)檔案的使用往往會受時空的限制，不利于數(shù)據(jù)的共享使用。而在辦公自動化大背景下，文書檔案的存儲更加有利于在互聯(lián)網(wǎng)、移動硬盤等進行傳輸、拷貝共享，在保證存儲文件不泄密、數(shù)據(jù)使用人員擁有相應(yīng)的管理權(quán)限的基礎(chǔ)上，可以充分調(diào)取有用數(shù)據(jù)，并發(fā)揮其最大作用與價值。尤其是目前政務(wù)內(nèi)網(wǎng)的開通，更加方便了特殊電子文檔的使用和共享。從另一個角度來說，電子文書檔案移交保存也更加方便，可以有效避免因機構(gòu)改革、個人工作崗位調(diào)整、所用計算機更新?lián)Q代、工作交接疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整性。特別是近幾年新冠肺炎疫情大背景下，電子文書檔案的合理使用和管理，最大限度地避免了人與人面對面交流和接觸，在做好新冠肺炎疫情防控的同時，不耽誤正常工作開展，為各項工作的順利交接、推進提供了便利。

（四）優(yōu)化數(shù)據(jù)保存和使用

傳統(tǒng)文檔管理模式中，文檔受外界環(huán)境影響較大，特別是文檔保存方式很容易使紙張受到損壞，部分數(shù)據(jù)信息變得不完整或者直接出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺失、失真現(xiàn)象。如高校學(xué)生成績大表，待學(xué)生畢業(yè)時可以直接從教務(wù)管理系統(tǒng)導(dǎo)出，減少了人為操作因素，使檔案更加真實準(zhǔn)確。在辦公自動化大背景下，電子文書檔案除了本身系統(tǒng)存儲查找以外，還可以在其他規(guī)定的存儲條件下（如光盤、硬盤、云盤等）管理、備份，有利于文檔信息的更好完整保存。另外，在查找的過程中，不用翻閱紙質(zhì)文檔，直接輸入“關(guān)鍵詞”，利用電子“查找”功能即可輕而易舉找到需要的內(nèi)容。

三、辦公自動化給高校文書檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

高校電子文書檔案在給高校文檔管理工作帶來便捷的同時，也帶來了諸多挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）對文檔管理人員提出更高的要求

當(dāng)前高校檔案管理人員水平參差不齊，大部分高校的檔案管理人員專職和兼職并用。專職檔案管理人員主要是學(xué)校檔案館工作人員，他們有較強的檔案意識，對上級文件精神、有關(guān)政策等學(xué)習(xí)及時，具有比較豐富的理論知識和熟練的業(yè)務(wù)技能，但是年齡相對偏大，對電子文檔的操作水平相對較低。目前，高校檔案館也采取了一些措施，引進了一批年輕、懂現(xiàn)代信息技術(shù)的工作人員，但在數(shù)量上仍顯不足。兼職檔案管理人員往往由各個單位、部門辦公室工作人員擔(dān)任，他們經(jīng)常忙于事務(wù)性工作，對檔案業(yè)務(wù)知識掌握較少，對文書檔案的收集管理等不夠?qū)I(yè)，在文書檔案管理方面起到的作用多是收集和匯總，缺乏專業(yè)的管理知識，技術(shù)水平偏低。

（二）文書檔案的真實性、原始性和安全性受到挑戰(zhàn)

電子文書檔案易修改、易損壞，對檔案的真實性、原始性和安全性要求更高。電子文書檔案存儲必須依賴一定的存儲介質(zhì)，目前情況下，存儲介質(zhì)多以硬盤、光盤、網(wǎng)絡(luò)云盤等為主，硬盤、光盤等線下存儲介質(zhì)隨著放置時間、環(huán)境等因素的改變，可能會受到損壞，導(dǎo)致電子文書檔案丟失。在目前條件水平下，電子文書檔案的保存需要與傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案共生共存，但是這樣檔案的原始性就很難保證。而云盤數(shù)據(jù)存儲，雖然不受外部環(huán)境等因素影響，但會受到網(wǎng)絡(luò)安全威脅，因為大多數(shù)情況下，我們使用的普通服務(wù)器很難具備較高安全防護功能，可能造成數(shù)據(jù)丟失或者泄密，存在安全隱患。

（三）設(shè)備、程序等升級和更新?lián)Q代較快，對電子文檔的長久保存提出更高要求

隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，辦公軟件更新?lián)Q代周期越來越短，而存儲到硬盤、光盤等的電子文檔是借助計算機軟件進行管理的。隨著設(shè)備軟件等不斷更新?lián)Q代，一旦更新不及時、保存不當(dāng)，存儲的電子文書檔案就可能會讀取困難或者直接無法讀取，造成文書檔案某些功能的缺失。存儲介質(zhì)的使用具有一定的期限，隨著時間的推移，可能會出現(xiàn)這樣那樣的硬件質(zhì)量問題，造成電子文書檔案丟失。

四、辦公自動化背景下電子文書檔案管理的有效路徑

（一）加強檔案管理工作隊伍建設(shè)

目前，辦公現(xiàn)代化趨勢越來越明顯，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。按照目前檔案管理人員專兼職使用的模式，一是要高度重視檔案管理人員配備，把好檔案管理人員入口關(guān)，對專職人員，要選取政治素質(zhì)高、檔案意識強、現(xiàn)代技術(shù)水平相對較高的人員。對兼職檔案員，同樣要求由政治素養(yǎng)高、責(zé)任心強的工作人員擔(dān)任。同時，要完善對兼職檔案工作人員的激勵和考核機制，激發(fā)其工作積極性。二是要加強對檔案管理工作隊伍的培訓(xùn)，首先要開展理論學(xué)習(xí)，使其具備一定的檔案意識；其次要組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，對電子文書檔案的收集、整理、保存等專業(yè)知識進行系統(tǒng)培訓(xùn)，從而提高專兼職隊伍的整體專業(yè)素養(yǎng)，及時掌握先進的檔案管理理念及技術(shù)，為電子文書檔案作用的發(fā)揮提供堅實的專業(yè)保障。

（二）加強電子文書檔案管理制度建設(shè)

鑒于電子文書檔案具有自身特點，有必要針對電子文書檔案的管理、規(guī)范和使用等制定專門的制度，從而不斷提高電子文書檔案的規(guī)范化管理水平。在相關(guān)制度的制定中必須明確文書檔案管理者的責(zé)任與義務(wù)，保證電子檔案的完整、真實和準(zhǔn)確。另外，要對電子檔案的安全性提出明確要求，對于可以復(fù)制、上傳、開放借閱的檔案類型進行明確，從而消除檔案在保存過程中出現(xiàn)的損壞、丟失、泄密等隱患。此外，電子文書檔案和紙質(zhì)檔案有很大不同，其對存儲環(huán)境，如溫度、濕度等因素都會有一定的要求，在檔案制度中也要予以明確，這有助于檔案的規(guī)范使用。當(dāng)然，制度的規(guī)定遠不止這些，還需要根據(jù)實際工作進行更加詳細的界定。

（三）電子檔案和紙質(zhì)檔案要相互補充

電子文書檔案存儲能夠提高檔案使用的效率和質(zhì)量，但是不可否認存在一些風(fēng)險，所以在目前情況下，為保證和充分發(fā)揮電子文書檔案的價值，最好在制作電子檔案的同時做成紙質(zhì)檔案，同步保存，實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案取長補短、互為補充。特別是對一些極其重要的檔案資料，一定進行“雙保險”甚至“多保險”，防止檔案丟失、被篡改，以防電子檔案或紙質(zhì)檔案某一種存儲方式出現(xiàn)問題時，可以進行相互補充、相互印證和復(fù)原。與此同時，在政策允許的范圍內(nèi)，要將電子文書檔案盡可能復(fù)制備份，并按照相關(guān)要求做好原件及備份文檔的管理和使用。

（四）及時更新?lián)Q代軟硬件設(shè)備和系統(tǒng)

要及時關(guān)注硬盤、光盤等存儲環(huán)境，做到定期檢查、定期維護。對一些軟件系統(tǒng)，特別是一些辦公自動化系統(tǒng)的運行程序、硬盤讀取設(shè)備等及時跟進升級，同時在運行過程中要做好網(wǎng)絡(luò)安全防范等工作，通過一系列方式方法，確保存儲數(shù)據(jù)的安全和檔案應(yīng)用的價值。

總之，在辦公自動化背景下，電子文書檔案的出現(xiàn)對檔案的管理和使用來說是一把“雙刃劍”，我們要充分認識電子文書檔案在辦公、檔案價值發(fā)揮等方面給我們帶來的巨大便利，并采取積極措施，利用先進技術(shù)，發(fā)揮檔案的最大作用，讓檔案真正成為會說話的歷史。同時，也必須要看到目前電子檔案使用和管理過程中存在的一些問題以及檔案存儲存在的風(fēng)險，積極探索有益途徑，從制度建設(shè)、人員配備、軟硬件配備等各方面全方位推動高校檔案事業(yè)的新發(fā)展。