紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的必要性分析

邱常宇

（洮南市價格認(rèn)證中心，吉林白城 137100）

0.引言

在信息技術(shù)的支持下，為電子檔案的發(fā)展提供了技術(shù)支持，極大提高了檔案的利用效率和價值，能更好地為社會發(fā)展和建設(shè)提供檔案上的支持。不過從當(dāng)前電子檔案應(yīng)用問題看，在紙質(zhì)檔案朝著電子檔案的轉(zhuǎn)換過程中，兩種檔案管理方式各有價值，所以如何結(jié)合管理環(huán)境選擇合適的檔案儲存管理方式便成為每個檔案管理者必須要考慮的問題。在當(dāng)前的社會經(jīng)濟發(fā)展中，紙質(zhì)檔案和電子檔案都有著不可替代性，兩者都不能在短時間內(nèi)互相進(jìn)行取代，且都能滿足社會的發(fā)展需要，所以要求兩種檔案管理形式并存。下面將具體分析促進(jìn)兩種檔案管理形式并存的措施，希望為相關(guān)檔案管理工作者提供幫助。

1.紙質(zhì)檔案的特征和優(yōu)缺點

1.1 紙質(zhì)檔案的特征

首先，紙質(zhì)檔案中信息對載體的依附性較強，需要以紙質(zhì)作為媒介完成信息的記錄和傳遞。其次，檔案信息會跟載體緊密結(jié)合，無法做到徹底分離，而且檔案信息可以做到長期有效的保管，相較于木板、皮革和石頭等載體，紙張明顯更具有保存能力。最后，紙質(zhì)檔案在進(jìn)行歸檔時，在人力和時間上需要的較多，而且同一紙質(zhì)資源無法在同時間內(nèi)完成不同地點的分享，且有管理工作量大和信息獨占性突出的特點。

1.2 紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點

首先，紙質(zhì)檔案有著更強的直觀性，且紙質(zhì)檔案會在形成過程中得到相關(guān)人員的蓋章確認(rèn)，所以既可以保證檔案信息的真實有效性，也會使其具有一定的法律效益。其次，紙質(zhì)檔案有著更強的人文價值，紙質(zhì)檔案在完成對信息的整理后，可以隨著時間的推移形成富有價值的寶貴資源。最后，紙質(zhì)檔案有著更強的可操作性，對于檔案管理人員專業(yè)技能水平的要求較低。不過紙質(zhì)檔案在新時代的發(fā)展中同樣也露出了一些缺陷，影響著紙質(zhì)檔案價值的體現(xiàn)，具體缺陷：紙質(zhì)檔案在儲存中需要的空間較大，且對空間中的環(huán)境要求也較高，從而增加了工作人員的工作量加劇了空間資源的浪費；紙質(zhì)檔案在調(diào)閱過程中無法高效率的完成所需檔案的查找工作，且在檔案損壞、丟失和不完整的影響下也會影響紙質(zhì)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

2.電子檔案的特征和優(yōu)缺點

2.1 電子檔案的特征

首先，在信息存儲密度上較高，例如光盤、磁盤等設(shè)備有著空間占用少和文件存儲內(nèi)容多的特點。其次，在信息形式上更具有多樣化，區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理，可以在檔案展現(xiàn)形式上具有多種形式，利于圖片、視頻、文字和聲音等，能更直接的展現(xiàn)檔案的內(nèi)容。最后，具有較高的信息共享能力，同一檔案可以在同一時間進(jìn)行不同地點的共享傳遞，不僅提高了檔案利用的效率，也能充分發(fā)揮出檔案利用的價值，且電子檔案內(nèi)容還可以和電子載體進(jìn)行隨時分離，能夠快速實現(xiàn)電子檔案的復(fù)制和傳輸工作。

2.2 電子檔案的優(yōu)缺點

首先，在電子檔案管理中，可以高效率完成對各類信息的查詢、存儲、提取和使用，而且占用的實際空間也遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于紙質(zhì)檔案管理所需要的空間。同時也可以及時完成對檔案信息的更新，保證各類檔案信息具有時效性。其次，在利用電子化進(jìn)行檔案管理時，可以有效降低工作人員的人為因素所造成的檔案損失問題，從而做到對檔案的保護(hù)。最后，電子檔案可以高效率的進(jìn)行檔案信息的交流和傳遞，提高了社會發(fā)展的速度。不過電子檔案管理也面臨著一些挑戰(zhàn)，具體缺陷：黑客技術(shù)容易威脅到檔案管理的安全性，會出現(xiàn)重要檔案信息被竊取和肆意篡改的問題，不利于發(fā)揮電子檔案管理的價值；對信息設(shè)備的依賴于過強，容易受到設(shè)備的影響降低相關(guān)檔案的查詢和調(diào)閱。

3.紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的必要性

3.1 兩種檔案儲存形式都能滿足社會的需要

從紙質(zhì)檔案和電子檔案的功能特征看有著明顯的不同，在紙質(zhì)檔案的收集和管理中重點是對檔案的內(nèi)容、來源、時間進(jìn)行分類、整理、歸檔，而電子檔案管理中則重點要求在技術(shù)條件轉(zhuǎn)換下獲得必要電子設(shè)備的支持。不過這兩種檔案儲存形式卻都是社會發(fā)展所必需的，且雙方都不能完全取代對方。針對紙質(zhì)檔案而言，雖然在信息傳遞方面不如電子檔案方便，不過卻具有較強的原始性。對于電子檔案而言，雖然有著較強的儲存能力和分析交流能力，但是電子檔案在儲存上需要依賴電子設(shè)備有著載體不耐用的問題，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失和失竊的風(fēng)險[1]。此外，電子檔案的開發(fā)需要大量的資金支持，一些地方政府或者單位受到資金不足的影響便無法及時進(jìn)行檔案儲存的電子化管理，所以在檔案的依賴上還是使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式，能結(jié)合各個地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展情況使各項檔案工作獲得有效落實。最后，電子檔案還需要配備專門的管理人員并重視后期的設(shè)備維護(hù)，這都需要政府或者單位投入資金給予支持，而紙質(zhì)檔案無論在人員管理還是資金利用上都較為成熟，在當(dāng)前新時代的經(jīng)濟發(fā)展中，需要加強對紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的認(rèn)識，從而讓兩種檔案管理工作方式共同滿足社會發(fā)展的各項需求。

3.2 紙質(zhì)檔案有不可替代性

首先，紙質(zhì)檔案具有權(quán)威性。人類在歷史上對紙質(zhì)檔案的利用時間較長，所以在紙質(zhì)文件上的管理經(jīng)驗更豐富，而且也習(xí)慣利用紙質(zhì)文件進(jìn)行各項工作。同時我國司法部門在檔案鑒定上也有著較為成熟的技術(shù)，在法律文件上也認(rèn)同紙質(zhì)檔案的效力，所以目前紙質(zhì)檔案依然在法律體系中發(fā)揮著作用。其次，電子檔案中具有憑證的電子文件在復(fù)制時需要進(jìn)行存檔，以保證電子檔案的安全性。在信息時代的高速發(fā)展下對電子檔案管理既有機遇也有挑戰(zhàn)，電子檔案依然面臨著嚴(yán)峻的檔案損失風(fēng)險，當(dāng)前需要兩種檔案儲存形式的并存[2]。

3.3 電子檔案的不可替代性

首先，紙質(zhì)檔案在形成上較為復(fù)雜，需要公文歷經(jīng)接收、篩選、歸檔、入庫等復(fù)雜的程序，且在這些過程中需要耗費大量的人力、物力和時間，不能擁有電子檔案成檔的工作效率。其次，電子檔案符合時代發(fā)展的要求，既可以降低檔案管理人員的工作量和節(jié)省工作人員的時間，也可以大大提高檔案的應(yīng)用效率和價值，能促進(jìn)社會經(jīng)濟的發(fā)展，當(dāng)前的經(jīng)濟發(fā)展環(huán)境需要電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理的并存。

4.紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的措施

4.1 不斷建立并完善檔案管理的制度和標(biāo)準(zhǔn)

隨著信息時代的發(fā)展，在各種信息技術(shù)的不斷影響下，給予了檔案管理新的機遇，使其朝著電子檔案的方向發(fā)展，在檔案管理智能化的不斷深入下，需要檔案部門及時建立并完善對應(yīng)的電子檔案管理制度和規(guī)范，從而確保紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的轉(zhuǎn)換、對接和管理工作的有效性。具體而言，相關(guān)檔案部門需要結(jié)合電子檔案管理的特點及時制定電子數(shù)據(jù)的格式標(biāo)準(zhǔn)，并通過對電子檔案著錄和標(biāo)引規(guī)則的頒布來統(tǒng)一電子數(shù)據(jù)的格式。同時也要對電子檔案信息的硬件設(shè)備、載體、轉(zhuǎn)換格式和儲存格式的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，使電子檔案滿足當(dāng)前時代發(fā)展中的需求，最終形成電子檔案和紙質(zhì)檔案并存為社會發(fā)展提供服務(wù)的局面[3]。

4.2 實現(xiàn)兩種檔案之間的同步歸檔

從我國的社會經(jīng)濟發(fā)展情況看，受到電子檔案管理投入資金大和信息安全問題的影響，未來很長一段時間內(nèi)紙質(zhì)檔案會和電子檔案進(jìn)行共存。為此，需要從檔案管理和利用的角度出發(fā)，將富有價值的檔案進(jìn)行有效的歸檔和記錄，保證檔案資源可以得到充分的共享。首先，相關(guān)檔案管理人員要在紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的基礎(chǔ)上完成對兩種檔案的同步歸檔工作，同時促進(jìn)紙質(zhì)檔案朝著電子檔案的轉(zhuǎn)換，在不斷地掃描和轉(zhuǎn)換中提高電子檔案的儲存量。其次，要將部分電子檔案進(jìn)行復(fù)制儲存或者轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案，從而可以讓這部分電子檔案可以脫機保管，提高電子檔案和紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系，從而盡量避免因為數(shù)據(jù)丟失而對電子檔案管理造成的不利影響[4]。

4.3 創(chuàng)優(yōu)化電子檔案管理的體系

隨著電子檔案管理在全國各地的不斷興起，使檔案價值得到了巨大的體現(xiàn)，為了保證電子檔案管理可以一直發(fā)揮出應(yīng)有的價值，需要及時在電子檔案的管理模式、手段和理念上進(jìn)行創(chuàng)新，使之符合時代的高速發(fā)展。首先，部分單位中的內(nèi)部檔案管理部門缺乏獨立性，其主要的職能是執(zhí)行上面的決策而非自行對檔案管理進(jìn)行決策，所以在落后的檔案管理模式影響下，無法適應(yīng)社會的高速發(fā)展，無法體現(xiàn)出檔案管理的價值。為此，需要單位和企業(yè)提高檔案管理的意識，重視檔案管理工作的發(fā)展，積極將內(nèi)部檔案管理部門設(shè)置為直屬單位提高其管理的權(quán)限，為檔案管理工作創(chuàng)作良好的環(huán)境。其次，各企業(yè)和單位也要重視對內(nèi)部檔案管理人員在思想上的解放，改變以往的重視館藏輕視利用的理念，既要發(fā)揮信息技術(shù)的特點不斷充實館藏內(nèi)容，也要提高各檔案的利用價值，并在不斷對電子檔案管理的體系進(jìn)行優(yōu)化后，保證兩種檔案儲存形式的并存[5]。

4.4 重視檔案儲存基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

為了保證紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存，需要重視兩者在檔案儲存設(shè)備上的建設(shè)。對于紙質(zhì)檔案而言，一般會將檔案進(jìn)行分類分件的保管，所以在相同內(nèi)容的檔案保管上，紙質(zhì)檔案所使用的儲存空間要更大，而且在檔案的不斷累積下對于紙質(zhì)檔案管理空間上的需求也就越大，所以紙質(zhì)檔案在儲存時要重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。對于電子檔案而言，雖然在空間占用上較少，且隨著檔案數(shù)量的累計不會在占用空間上有著明顯增加。不過電子檔案在進(jìn)行檔案的儲存和應(yīng)用中需要依賴電子儲存設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，所以要重視電子檔案儲存對各類信息設(shè)備的采購。結(jié)合電子檔案和紙質(zhì)檔案在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上的要求，需要各個企業(yè)或者事業(yè)單位重視對檔案庫房的規(guī)劃和建設(shè)，既要使檔案庫房的位置具有合理性，也要求內(nèi)部的設(shè)備具有全面性，可以滿足電子檔案和紙質(zhì)檔案管理中的保密、防火、防水、防塵、防盜等要求，使電子檔案和紙質(zhì)檔案得到并存[6]。

4.5 及時進(jìn)行電子檔案的理論研究

對于當(dāng)前社會經(jīng)濟的發(fā)展而言，電子檔案的產(chǎn)生極大的促進(jìn)了社會各項建設(shè)工作的進(jìn)行，為此需要重視對電子檔案管理的理論進(jìn)行研究，在了解好電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展背景后，及時完善相關(guān)制度使電子檔案管理具有科學(xué)性。此外，需要相關(guān)的檔案管理部門和管理人員及時總結(jié)工作中電子檔案管理上的經(jīng)驗，并做好電子檔案和紙質(zhì)檔案的對比工作，在了解二者之間的差異后，不斷提高對兩種檔案管理應(yīng)用的認(rèn)知，學(xué)會在不同環(huán)境中使用不同的檔案管理形式，從而發(fā)揮出兩者在新時代的發(fā)展中的價值，使其在互補中實現(xiàn)發(fā)展的良性循環(huán)。

4.6 加強檔案管理人員的培訓(xùn)

在當(dāng)前的社會經(jīng)濟發(fā)展中，對于各行各業(yè)的發(fā)展而言，人才有著不可替代的作用。隨著信息技術(shù)水平的不斷提高，很多單位或者企業(yè)的檔案管理工作都朝著電子化管理的方向發(fā)展，盡管在硬件上的有著充足的支持，不過相關(guān)的管理人員因為受到傳統(tǒng)管理方式的影響，不僅不能提高電子檔案管理的質(zhì)量和效率，也會影響電子檔案管理價值的體現(xiàn)。為此，需要單位或者企業(yè)聘請專業(yè)的電子檔案管理團(tuán)隊對企業(yè)內(nèi)部檔案管理員工進(jìn)行培訓(xùn)，不僅要提高管理人員的專業(yè)檔案管理技能，也要在學(xué)習(xí)中跟上時代發(fā)展中有關(guān)檔案管理的新理念和新思想。此外，在進(jìn)行培訓(xùn)中還要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，在職業(yè)素養(yǎng)的支持下保證各項檔案管理工作的高效率完成。需要注意的是要在培訓(xùn)過程中輔助良好的獎懲制度，從而提高檔案管理人員在培訓(xùn)過程中的積極性，提高檔案管理培訓(xùn)工作的價值。

5.結(jié)語

隨著越來越多的企業(yè)或單位不斷向電子化方向發(fā)展，企業(yè)或單位需要結(jié)合自身發(fā)展合理選擇檔案管理模式。針對當(dāng)前紙質(zhì)檔案和電子檔案的發(fā)展，要建立健全檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，加強二者的銜接，建立和優(yōu)化電子檔案管理體系，注重檔案存儲基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，及時開展電子檔案理論研究，加強檔案管理人員培訓(xùn)，確保兩種檔案管理形式合理共存，共同促進(jìn)社會經(jīng)濟發(fā)展。