推進(jìn)檔案整理“三合一”工作

黃新榮 劉亞寧

（1.西北大學(xué)公共管理學(xué)院，陜西西安，710127；2.中國(guó)人民大學(xué)電子文件研究中心，北京，100872）

一、 引言

“三合一”制度是指在檔案部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)配合下，結(jié)合各單位實(shí)際，根據(jù)檔案分類(lèi)方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表之間的有機(jī)聯(lián)系，按照一定格式編制形成合而為一的檔案管理表格，并經(jīng)相應(yīng)檔案行政部門(mén)審批通過(guò)的制度?！丁笆奈濉比珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出要“全面推行檔案分類(lèi)方案、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限表三合一制度，規(guī)范建檔工作，提高歸檔文件質(zhì)量”；2022年5月，國(guó)家檔案局發(fā)布了全面推行機(jī)關(guān)檔案“三合一”制度的通知。［1］國(guó)家檔案局對(duì)“三合一”制度反復(fù)強(qiáng)調(diào)，可見(jiàn)該制度作為加強(qiáng)檔案資源質(zhì)量管控、提升檔案資源治理能力和治理水平的基礎(chǔ)性嘗試之一，已受到國(guó)家層面的重視和肯定。

現(xiàn)有文獻(xiàn)主要從四個(gè)方面展開(kāi)“三合一”問(wèn)題的研究：一是“三合一”制度的重要性和作用［2-3］，二是“三表”之間的關(guān)系［4-5］，三是“三合一”制度存在的問(wèn)題與對(duì)策研究［6］，四是“三合一”具體方案的構(gòu)建研究。［7-8］學(xué)界和一些地區(qū)的檔案機(jī)構(gòu)對(duì)“三合一”問(wèn)題已經(jīng)進(jìn)行了一些積極探索，但仍然存在相關(guān)基礎(chǔ)薄弱、“三合一”實(shí)踐推廣不足等問(wèn)題。另外，缺少成熟理論方法和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的配合，國(guó)家政策支持難以轉(zhuǎn)化，“三合一”制度的全面推行也會(huì)受到制約。鑒于此，本文在總結(jié)相關(guān)研究和實(shí)踐的基礎(chǔ)上，論述“三合一”制度的方法與技術(shù)基礎(chǔ)，并提出“三合一”制度的實(shí)現(xiàn)路徑，以期為相關(guān)研究和實(shí)踐工作提供一定的借鑒與啟發(fā)。

二、 “三合一”制度方法與技術(shù)基礎(chǔ)

“三合一”制度之所以受到重視，“三表”之所以可以合一，是因?yàn)椤叭怼弊鳛闄n案資源建設(shè)和質(zhì)量管控的直接手段，在方法基礎(chǔ)、邏輯關(guān)系以及技術(shù)方法上存在合一的可能性和必要性。

1.“三合一”制度方法基礎(chǔ)

“三表”具有相同的方法基礎(chǔ)。無(wú)論是歸檔范圍、保管期限表，或是檔案分類(lèi)表，都是對(duì)文件進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)地鑒別、排序，建立一個(gè)層層隸屬的分類(lèi)體系。

檔案管理可以按管理的對(duì)象分為檔案實(shí)體管理和檔案信息管理，檔案實(shí)體管理是根據(jù)檔案信息載體的屬性對(duì)其進(jìn)行管理，是檔案信息管理的基礎(chǔ)。實(shí)體管理的基本目的是對(duì)雜亂無(wú)序的檔案進(jìn)行有序化，有序化的基本方法是分類(lèi)，即根據(jù)文件檔案的特征，分成不同的類(lèi)別，形成一個(gè)便于人們利用的分類(lèi)體系。在機(jī)關(guān)檔案管理中，狹義的分類(lèi)依照機(jī)構(gòu)、年度、問(wèn)題等特征進(jìn)行，如傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案室一般將辦理完畢的文件按年度—機(jī)構(gòu)—保管期限進(jìn)行分類(lèi)排序，經(jīng)過(guò)分類(lèi)后的每一份文件，都隸屬于某一年度、某一機(jī)構(gòu)、某一保管期限下的某一卷或某一件，形成一個(gè)便于查找的有序體系。隨著管理活動(dòng)的發(fā)展，檔案的更多屬性被發(fā)現(xiàn)，如價(jià)值（保管期限）、保密程度、開(kāi)放范圍、載體類(lèi)型、文件類(lèi)別等，分類(lèi)體系越來(lái)越復(fù)雜。通過(guò)分類(lèi)，檔案室或檔案館將文件或檔案整理成為一個(gè)實(shí)體有序的體系，搭建了檔案管理的基礎(chǔ)。

“三表”反映了一個(gè)機(jī)關(guān)或一個(gè)單位在文件辦理完畢后，對(duì)文件進(jìn)行整理時(shí)要采取三次“分類(lèi)”。歸檔范圍是對(duì)文件保存價(jià)值的判斷，將文件根據(jù)其價(jià)值分為需要?dú)w檔的文件（檔案）和不需要?dú)w檔的文件。保管期限表是對(duì)需要?dú)w檔文件的保存價(jià)值進(jìn)行進(jìn)一步判斷，根據(jù)文件的重要程度，將歸檔后的文件分為不同的保管期限。分類(lèi)方案則是按類(lèi)別、機(jī)構(gòu)、年度、問(wèn)題等屬性對(duì)檔案進(jìn)行層層劃分。從理論上講，這“三表”實(shí)際上都是采用分類(lèi)理論對(duì)檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)。

在檔案管理過(guò)程中，“三表”之間存在著緊密的、環(huán)環(huán)相扣的邏輯關(guān)系。如圖1所示，歸檔范圍、檔案分類(lèi)方案、保管期限表構(gòu)成了一個(gè)完整緊密、前后銜接的邏輯鏈條，即歸檔范圍是檔案分類(lèi)的必要前提，同時(shí)檔案分類(lèi)又是檔案價(jià)值鑒定和保管期限劃分的必要前提。如果不經(jīng)歸檔范圍判定，文件無(wú)法轉(zhuǎn)換成檔案，分類(lèi)方案無(wú)從談起。只有對(duì)已經(jīng)歸檔的文件進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)、合理的分類(lèi)，清楚每一份檔案在整個(gè)分類(lèi)體系中的位置，才能整體把握檔案的價(jià)值［9］，進(jìn)而對(duì)其保管期限進(jìn)行合理的劃分。這個(gè)邏輯鏈條也對(duì)應(yīng)著檔案從形成到永久保存或銷(xiāo)毀的全過(guò)程。歸檔范圍、檔案分類(lèi)方案和保管期限表在邏輯鏈條中分別對(duì)應(yīng)著檔案的形成、檔案的有序化以及檔案價(jià)值鑒定三個(gè)節(jié)點(diǎn)，都是檔案連續(xù)運(yùn)動(dòng)過(guò)程中資源建設(shè)和資源質(zhì)量的重要控制節(jié)點(diǎn)。

圖1 歸檔范圍、檔案分類(lèi)方案和保管期限表邏輯關(guān)系

雖然因各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)單位具體情況不同，其“三表”也存在一定的差異，但總體來(lái)說(shuō)其分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)都是以文件檔案的價(jià)值、類(lèi)別、年度、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題等屬性為主要依據(jù)。從整理過(guò)程來(lái)說(shuō)，先制訂“三表”，然后對(duì)機(jī)關(guān)產(chǎn)生的每一份文件根據(jù)“三表”的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行判斷，將文件歸到其應(yīng)該歸的類(lèi)中，最終確定一個(gè)位置。這里反映出兩個(gè)過(guò)程，一是先制定“三表”，二是對(duì)具體的文件使用“三表”進(jìn)行判斷。

“三表”具有相似的地位和作用。“三表”作為機(jī)關(guān)單位的依據(jù)性文件保障了文件檔案整理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，避免了文件檔案整理過(guò)程中的隨意性?！叭怼本哂邢嗤ǖ男问胶统绦?，多數(shù)都是以表格、表單形式呈現(xiàn)。同時(shí)由于“三表”描述的檔案規(guī)模接近，導(dǎo)致“三表”的篇幅也較為接近，合一之后三者篇幅不協(xié)調(diào)的窘境不易出現(xiàn)?！叭怼备髯孕纬傻某绦蛞不鞠嗤鳈C(jī)關(guān)需先依據(jù)國(guó)家或行業(yè)相關(guān)規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位職能和各部門(mén)工作實(shí)際編制，經(jīng)相應(yīng)檔案主管部門(mén)審查、審批同意后才算正式形成。

“三表”有合一的基礎(chǔ)，但在手工管理時(shí)期，“三表”合一的工作推進(jìn)并不順利。許多檔案工作人員對(duì)國(guó)家相關(guān)政策不了解不熟悉，對(duì)自己?jiǎn)挝坏奈募n案產(chǎn)生情況也不熟悉，機(jī)械地套用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，造成制定出的“三表”過(guò)于空泛，不能很好指導(dǎo)實(shí)體檔案整理工作。單獨(dú)的“三表”不能制定好，強(qiáng)行把“三表”合一，更解決不了實(shí)際問(wèn)題。因此，“三表”合一的基礎(chǔ)是科學(xué)制定“三表”中每一張表。

步入電子文件時(shí)代，面對(duì)海量的電子文件、電子檔案，過(guò)去“三表”分離的模式局限和不適逐漸顯現(xiàn)。首先是海量檔案高效管理需求下“三表”分離模式煩瑣與低效?！叭怼钡姆謩e編制與執(zhí)行，在追求高效檔案管理的當(dāng)下，意味著低效重復(fù)勞動(dòng)，這不僅影響檔案管理效率，更增加了檔案工作者的工作量，消磨檔案工作者的精力與耐心。其次，“三表”分離造成了管理程序分離，不利于檔案的統(tǒng)一管理和控制。根據(jù)文件生命周期理論，從現(xiàn)行文件到檔案是一個(gè)前后銜接的連續(xù)運(yùn)動(dòng)過(guò)程，因此相應(yīng)的工作制度、業(yè)務(wù)程序和管理方法也需要統(tǒng)一。［10］

2.“三合一”技術(shù)基礎(chǔ)

“三表”產(chǎn)生于檔案手工管理階段，有其特定的生成土壤和適應(yīng)場(chǎng)景。在手工管理階段，檔案的整理工作要經(jīng)過(guò)歸檔范圍標(biāo)準(zhǔn)的制定、檔案分類(lèi)方案的制定、檔案保管期限表的制定，然后才能依次判斷某份文件是否歸檔，歸檔的文件屬于哪一類(lèi)，保管是哪一級(jí)別。此階段“三表”的執(zhí)行嚴(yán)重依賴(lài)檔案工作者的經(jīng)驗(yàn)，檔案工作者的主觀(guān)判斷和經(jīng)驗(yàn)水平一定程度上決定著“三表”作用的發(fā)揮程度。在檔案數(shù)量較少時(shí)，檔案工作人員能夠依次按照歸檔范圍判定、檔案分類(lèi)和保管期限劃分的程序，逐一對(duì)機(jī)關(guān)的文件和檔案進(jìn)行管理。但隨著社會(huì)發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步，“三表”的分離模式和手工技術(shù)基礎(chǔ)沒(méi)有改變，但其應(yīng)用場(chǎng)景已經(jīng)發(fā)生巨大變化，面對(duì)海量的電子文件與新的檔案管理形態(tài)，過(guò)去“三表”分離模式和手工技術(shù)基礎(chǔ)與新的應(yīng)用場(chǎng)景之間的不適應(yīng)，已經(jīng)成為檔案管理一個(gè)難以克服的問(wèn)題。

新技術(shù)帶來(lái)新問(wèn)題的同時(shí)，也帶來(lái)了新的解決方法。隨著大數(shù)據(jù)、人工智能、檔案信息系統(tǒng)等技術(shù)的發(fā)展，自動(dòng)化、程序化批量分類(lèi)和鑒定文件、檔案尤其是電子文件、電子檔案，已經(jīng)具備一定的技術(shù)基礎(chǔ)。檔案信息系統(tǒng)、智能終端、人機(jī)交互設(shè)備在檔案部門(mén)的廣泛應(yīng)用，為全面、實(shí)時(shí)地記錄和采集人的檔案管理行為特征提供了可能，采集到的大規(guī)模行為數(shù)據(jù)為人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)提供了數(shù)據(jù)支持；機(jī)器學(xué)習(xí)作為一種可以從已有數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)規(guī)則，從而產(chǎn)生模型的技術(shù)，具備分類(lèi)、回歸、聚類(lèi)、決策等能力，在自然語(yǔ)言處理、圖像視頻、結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)等方面應(yīng)用已較為廣泛，可以較好滿(mǎn)足海量電子檔案自動(dòng)化分類(lèi)、自動(dòng)化鑒定的需求。［11］

三、 “三合一”制度實(shí)現(xiàn)路徑

1.加強(qiáng)“三合一”制度的基礎(chǔ)工作

（1）“三表”合一的基礎(chǔ)是科學(xué)制定“三表”。首先，機(jī)關(guān)檔案人員要學(xué)習(xí)政府法規(guī)文件、檔案分類(lèi)方法、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）、《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）、《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等一系列標(biāo)準(zhǔn)，理解和領(lǐng)會(huì)關(guān)于文件檔案分類(lèi)、整理的方法。其次，各機(jī)關(guān)檔案人員要對(duì)本機(jī)關(guān)所形成的各類(lèi)檔案進(jìn)行摸底調(diào)查，可以按機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)查，采用思維導(dǎo)圖等軟件將本機(jī)關(guān)所產(chǎn)生的各類(lèi)文件進(jìn)行歸類(lèi)、排列，制定出適合本機(jī)關(guān)的“三表”。再次，實(shí)現(xiàn)“三表”的有機(jī)結(jié)合，用表格形式展示，將歸檔范圍、分類(lèi)方案、保管期限表納入一張表中，使每類(lèi)文件都能對(duì)號(hào)入座。最后，經(jīng)本機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)人員不斷討論，檢查有無(wú)機(jī)關(guān)產(chǎn)生的某類(lèi)文件遺漏；檢查各類(lèi)文件類(lèi)別劃分是否清晰、類(lèi)別名稱(chēng)的描述是否準(zhǔn)確精練；檢查各類(lèi)文件的重要程度及價(jià)值劃分是否恰當(dāng)。通過(guò)不斷地討論和修訂后，經(jīng)機(jī)關(guān)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)同級(jí)檔案主管部門(mén)審批備案。

（2）形成“三表”的動(dòng)態(tài)維護(hù)制度。各機(jī)關(guān)每年對(duì)“三表”進(jìn)行檢查，及時(shí)將機(jī)關(guān)所產(chǎn)生的新類(lèi)型文件加入到“三表”中，同時(shí)將已經(jīng)不再產(chǎn)生的文件類(lèi)別從“三表”中剔除，保證機(jī)關(guān)所產(chǎn)生的各類(lèi)文件都能在“三表”中找到其位置，使“三表”真正發(fā)揮作用。

（3）建立“三合一”培訓(xùn)、監(jiān)督、指導(dǎo)及考評(píng)機(jī)制。

推廣“三合一”工作，各地檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)培訓(xùn)，選取優(yōu)秀案例供各機(jī)關(guān)學(xué)習(xí)。其次，要加強(qiáng)對(duì)“三合一”工作的指導(dǎo)監(jiān)督檢查，及時(shí)解決各機(jī)關(guān)在“三表”制定中存在的各類(lèi)問(wèn)題。再次，把“三合一”工作作為機(jī)關(guān)檔案工作的基本考核點(diǎn)，對(duì)于“三合一”工作做得好的機(jī)關(guān)單位進(jìn)行表?yè)P(yáng)。

2.制定“三合一”標(biāo)準(zhǔn)及開(kāi)發(fā)相關(guān)軟件

現(xiàn)實(shí)工作中，“三表”之所以分離，其原因之一是現(xiàn)有的檔案學(xué)理論研究中，對(duì)文件檔案整理過(guò)程的研究不夠深入，對(duì)于檔案的分類(lèi)認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一，無(wú)法提出既具有理論性又具有操作性的指導(dǎo)原則。在現(xiàn)有的檔案學(xué)教材中，全宗理論和來(lái)源原則占有極大篇幅，但對(duì)全宗內(nèi)的檔案分類(lèi)涉及不多。原因之二是國(guó)家檔案主管部門(mén)在檔案的相關(guān)管理規(guī)范中，沒(méi)有形成統(tǒng)一的“三表”合一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。關(guān)于檔案的整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，散布在不同的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)中，而且各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)之間存在不協(xié)調(diào)、不統(tǒng)一的情況。如在《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）中，將文書(shū)檔案的分類(lèi)規(guī)則表述為：“歸檔文件一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等方法進(jìn)行三級(jí)分類(lèi)”，而之后的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》則首先將機(jī)關(guān)檔案分為13個(gè)大類(lèi)，然后再進(jìn)一步分類(lèi)。《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T13-2022）則進(jìn)一步提出檔號(hào)的構(gòu)成元素由全宗號(hào)、檔案門(mén)類(lèi)代碼、類(lèi)別號(hào)（二級(jí)及三級(jí)類(lèi)別號(hào)）、項(xiàng)目號(hào)、目錄號(hào)、年度、保管期限代碼、機(jī)構(gòu)/問(wèn)題代碼、案卷號(hào)、件號(hào)等一系列代碼組成。對(duì)于檔案分類(lèi)方案的表述各不相同，造成了基層工作人員在分類(lèi)時(shí)的諸多困惑。

這種理論研究的薄弱和規(guī)范不一，加劇了基層檔案工作中推行“三合一”的難度。因此，檔案理論研究人員及檔案管理部門(mén)應(yīng)該深入研究實(shí)體檔案整理的過(guò)程，形成完整統(tǒng)一可供操作的實(shí)體檔案整理分類(lèi)理論和方法，進(jìn)而形成圍繞檔案整理的一整套標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，明確檔案整理過(guò)程中機(jī)構(gòu)、人員的責(zé)任權(quán)力范圍、檔案整理的流程與方法。上述做法是克服“三合一”制度執(zhí)行過(guò)程中各種主觀(guān)因素障礙的關(guān)鍵，也是逐級(jí)、分系統(tǒng)全面推行“三合一”制度的重要途徑。

隨著檔案管理軟件的普遍使用，各檔案機(jī)構(gòu)可以結(jié)合自身單位文檔工作實(shí)際，根據(jù)“三合一”規(guī)范及其他相關(guān)規(guī)范開(kāi)發(fā)“三合一”軟件，將其嵌入到檔案管理軟件中，像“四性檢測(cè)”一樣，成為檔案管理的一個(gè)必要環(huán)節(jié)和模塊。以程序化的方式依次實(shí)現(xiàn)文件、檔案的自動(dòng)歸檔、自動(dòng)分類(lèi)和自動(dòng)鑒定，從而最大程度提高文件、檔案管理效率，減少文件歸檔范圍判定、檔案分類(lèi)、保管期限劃分過(guò)程中主觀(guān)因素影響?？紤]到我國(guó)條塊系統(tǒng)內(nèi)部不同層級(jí)職能較為相似，相應(yīng)的歸檔、分類(lèi)、鑒定工作也有較大相似之處，因此條塊系統(tǒng)內(nèi)可以統(tǒng)一開(kāi)發(fā)“三合一”軟件，并留出歸檔、分類(lèi)、鑒定的規(guī)則和策略設(shè)置功能，以滿(mǎn)足不同層級(jí)、不同單位檔案管理的個(gè)性化需求。

3.結(jié)合人工智能技術(shù)提高“三合一”效率

人工智能尤其是機(jī)器學(xué)習(xí)、深度學(xué)習(xí)可以從人類(lèi)已有經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)中學(xué)習(xí)和發(fā)現(xiàn)規(guī)則，依據(jù)規(guī)則對(duì)新的樣本進(jìn)行判斷、決策。“三合一”制度的方法基礎(chǔ)其實(shí)就是分類(lèi)，人工智能憑借強(qiáng)大的學(xué)習(xí)、語(yǔ)義分析、數(shù)據(jù)挖掘等能力，可以掌握人類(lèi)的分類(lèi)思想，對(duì)文件和檔案進(jìn)行自動(dòng)歸檔、自動(dòng)分類(lèi)和自動(dòng)鑒定，從而極大提升檔案管理效率。將人工智能技術(shù)融入檔案管理已經(jīng)成為檔案行業(yè)發(fā)展的動(dòng)力之一，實(shí)踐和學(xué)術(shù)領(lǐng)域已經(jīng)對(duì)“人工智能+檔案”進(jìn)行了一些嘗試和研究，無(wú)論是對(duì)于文本、數(shù)據(jù)、錄音錄像等各種形式的檔案［12-13］，還是在檔案分類(lèi)、鑒定、服務(wù)利用各個(gè)環(huán)節(jié)［14］，人工智能的融合實(shí)踐與研究都已有所進(jìn)展?！丁笆奈濉比珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》也倡導(dǎo)要積極探索人工智能技術(shù)在檔案信息深層加工和利用中的應(yīng)用。因此，目前將人工智能技術(shù)融入“三合一”工作中已經(jīng)有一定的實(shí)踐、研究基礎(chǔ)和政策支持，在推行“三合一”制度時(shí)結(jié)合人工智能技術(shù)也具備了較好的時(shí)機(jī)。

將人工智能技術(shù)運(yùn)用于“三合一”工作，可以分兩步進(jìn)行。一是開(kāi)發(fā)“三合一”模版，讓不同的單位根據(jù)自己?jiǎn)挝坏膶傩?、特點(diǎn)選擇不同類(lèi)型的“三表”，并將其嵌入到檔案管理系統(tǒng)，輔助人工進(jìn)行“三合一”的編制、文件檔案的分類(lèi)，形成弱人工智能。二是經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的數(shù)據(jù)積累，不斷學(xué)習(xí)，完善規(guī)則，逐漸替代人工進(jìn)行文件的歸類(lèi)和整理。

4.分階段實(shí)現(xiàn)“多合一”

“三合一”制度的原理其實(shí)是將文件檔案運(yùn)動(dòng)過(guò)程中存在邏輯關(guān)系和業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的節(jié)點(diǎn)融合起來(lái)規(guī)范統(tǒng)一管理，以提高文件、檔案管理的效率。因此可以將“三合一”制度的原理應(yīng)用到文件、檔案管理的其他階段，分階段實(shí)現(xiàn)“三合一”，探索不同檔案管理業(yè)務(wù)的“多合一”形式，從而提高文檔運(yùn)動(dòng)全過(guò)程的管理效率和檔案資源的質(zhì)量。在文件向檔案轉(zhuǎn)化階段，除了實(shí)行歸檔范圍、檔案分類(lèi)方案和保管期限表“三合一”外，考慮到檔案開(kāi)放鑒定前移的需要——即在文件歸檔時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行開(kāi)放鑒定［15］，可以在“三合一”表單中加入文件開(kāi)放權(quán)限列表，實(shí)現(xiàn)歸檔范圍、文件開(kāi)放權(quán)限列表、分類(lèi)方案以及保管期限表“四合一”。在檔案室復(fù)審鑒定階段，主要是對(duì)保管期限為10年或30年的文件價(jià)值進(jìn)行二次鑒定，可以形成檔案價(jià)值二次復(fù)審表，對(duì)需要移交到綜合檔案館的長(zhǎng)久保管期限的文件進(jìn)行篩選。檔案價(jià)值二次復(fù)審表與文件歸檔時(shí)的檔案保管期限表應(yīng)該有所區(qū)別，主要從國(guó)家檔案資源管理的角度來(lái)判斷檔案的價(jià)值，而不單是從某個(gè)機(jī)關(guān)的角度來(lái)考慮檔案的價(jià)值，是對(duì)進(jìn)入綜合檔案館的檔案進(jìn)行的又一次篩選和整理。在檔案館管理階段，檔案館可以將開(kāi)放檔案劃控、檔案解密和檔案價(jià)值復(fù)審等工作環(huán)節(jié)中所需要的依據(jù)性文件“三合一”，實(shí)現(xiàn)高效管理。