事業(yè)單位檔案管理工作效率的提升策略

孫桂梅

（朔州市朔城區(qū)人力資源市場(chǎng)，山西 朔州 036000）

檔案是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中，形成的具有保存價(jià)值的、各種形式的原始記錄。事業(yè)單位的檔案是開(kāi)展工作計(jì)劃的依據(jù)和載體，不僅見(jiàn)證了單位的發(fā)展歷程，也記錄了人事變動(dòng)信息。新形勢(shì)下，事業(yè)單位的檔案數(shù)量增加，面對(duì)龐大的工作量，傳統(tǒng)管理模式因效率低下，無(wú)法滿足管理需求，要求單位必須從理念、方法、技術(shù)、人力等方面進(jìn)行變革創(chuàng)新。尤其是在信息技術(shù)的支持下，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，已成為事業(yè)單位檔案管理工作的必然發(fā)展方向。

一、事業(yè)單位檔案管理的重要性

（一）檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的依據(jù)

經(jīng)濟(jì)活動(dòng)是事業(yè)單位實(shí)施工作計(jì)劃的重要一方面，檔案記錄了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開(kāi)展的全過(guò)程，是進(jìn)行管理的參考資料。做好檔案管理工作，能保證經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有序開(kāi)展，提高規(guī)范化、合理性，更好地實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。以會(huì)計(jì)檔案為例，是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、分析判斷事故原因、處理經(jīng)濟(jì)糾紛的依據(jù)，有助于單位預(yù)測(cè)經(jīng)濟(jì)前景，作出科學(xué)的經(jīng)營(yíng)決策。

（二）檔案是單位考察的憑據(jù)

檔案對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展軌跡進(jìn)行了全面記錄，能反映出公務(wù)活動(dòng)和人事變動(dòng)，因此是單位管理工作的輔助性工具。檔案資料是對(duì)單位進(jìn)行考察的憑據(jù)，能客觀全面地評(píng)價(jià)其實(shí)踐成效。以人事檔案為例，記錄了人員個(gè)體的主要精力、政治面貌和品德作風(fēng)，在轉(zhuǎn)正定級(jí)、申報(bào)職稱、辦理社保等方面均有應(yīng)用。做好檔案管理工作，能對(duì)人員的能力和貢獻(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，是優(yōu)化配置人力的重要憑證。

（三）檔案是科研工作的基礎(chǔ)

檔案中，還記錄了各項(xiàng)研究成果，檔案中的數(shù)據(jù)具有真實(shí)性、可靠性，是其他資料不能代替的，因此是科研工作的基礎(chǔ)。做好檔案管理工作，人們就能結(jié)合前人的經(jīng)驗(yàn)開(kāi)展工作，可以提高工作效率和質(zhì)量。以科研檔案為例，對(duì)科研項(xiàng)目全過(guò)程進(jìn)行記錄，包括準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果申報(bào)、應(yīng)用轉(zhuǎn)化五個(gè)階段，是推動(dòng)科研單位不斷發(fā)展前進(jìn)的重要?jiǎng)恿Α?/p>

（四）檔案是宣傳教育的素材

在事業(yè)單位內(nèi)，檔案類(lèi)型豐富、數(shù)量龐大，涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化等領(lǐng)域，是單位展示社會(huì)形象的另一個(gè)窗口。對(duì)檔案合理開(kāi)發(fā)利用，可以作為宣傳教育素材，基于準(zhǔn)確數(shù)據(jù)內(nèi)容的宣傳教育，具有較強(qiáng)的說(shuō)服力、感染力。例如，事業(yè)單位利用檔案開(kāi)展宣傳教育活動(dòng)，能讓員工清楚了解單位的發(fā)展歷程，增強(qiáng)對(duì)單位的認(rèn)同感和歸屬感，實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展的目標(biāo)。

二、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

事業(yè)單位檔案工作，隨著新理念、新技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，整體上已取得良好的管理成效。但在部分基層單位，檔案管理依然存在一些共性問(wèn)題，總結(jié)如下。

（一）思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題

檔案管理由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)，但具體工作需要其他部門(mén)、所有人員的支持和配合。要想做好檔案管理工作，必須有正確的思想認(rèn)識(shí)，引導(dǎo)所有人員參與到檔案工作中。然而現(xiàn)實(shí)情況是一些單位內(nèi)部存在思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是領(lǐng)導(dǎo)重視不足。領(lǐng)導(dǎo)將工作重點(diǎn)放在日常運(yùn)營(yíng)上，人力、物力、財(cái)力的配置傾向于運(yùn)營(yíng)活動(dòng)，忽視了檔案管理工作，沒(méi)有發(fā)揮出積極的引導(dǎo)作用。二是員工認(rèn)識(shí)不足。各層級(jí)工作人員，將重心和精力放在本職工作上，對(duì)檔案工作的配合不到位，檔案在收集、整理、上報(bào)等環(huán)節(jié)存在疏漏，影響檔案的真實(shí)性和全面性，為檔案管理帶來(lái)困擾。

（二）制度體系問(wèn)題

完善可行的管理制度體系，是檔案管理工作的依據(jù)和保障。受到事業(yè)單位自身建設(shè)發(fā)展的影響，檔案工作的復(fù)雜性更加突出，對(duì)管理工作提出新的要求。然而，現(xiàn)有的管理制度沒(méi)有及時(shí)更新，管理方法和實(shí)際需求之間存在一定差異，導(dǎo)致管理工作不規(guī)范、效率低，影響最終的工作成果。例如，不同事業(yè)單位的社會(huì)職能不同，運(yùn)營(yíng)活動(dòng)不同，生成的檔案資料有明顯差異。如果照搬其他單位的檔案管理制度，這些制度措施可能不適應(yīng)本單位的實(shí)際情況，無(wú)法保證工作效率。

（三）技術(shù)方法問(wèn)題

以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)為代表的信息技術(shù)，目前在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用廣泛，實(shí)現(xiàn)了管理手段上的創(chuàng)新。但在部分基層單位內(nèi)，尤其是偏遠(yuǎn)地區(qū)、經(jīng)濟(jì)水平落后地區(qū)，因資金投入不足，檔案管理的信息化建設(shè)滯后。一是軟硬件設(shè)施配置不全，檔案管理依然采用人工作業(yè)模式，不僅降低了查詢和使用效率，而且容易出現(xiàn)人為差錯(cuò)。二是檔案信息化管理徒有其表，工作人員并未樹(shù)立信息化管理意識(shí)，系統(tǒng)功能開(kāi)發(fā)不到位，沒(méi)有定期進(jìn)行升級(jí)。再加上安全防護(hù)缺失，無(wú)法保障檔案信息的安全性，容易出現(xiàn)信息泄露、丟失、非法刪改等情況。

（四）開(kāi)發(fā)利用問(wèn)題

檔案的價(jià)值是在開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中體現(xiàn)出來(lái)的，開(kāi)發(fā)利用是檔案管理的終極目標(biāo)。事業(yè)單位檔案開(kāi)發(fā)利用存在的問(wèn)題有：一是館藏不夠豐富。檔案收集時(shí)宏觀領(lǐng)域的檔案多，微觀領(lǐng)域少；政治方面的檔案多，經(jīng)濟(jì)方面少；文書(shū)檔案多，科研檔案少。因檔案本身的資源單一，館藏?cái)?shù)量少，制約了開(kāi)發(fā)利用。二是開(kāi)發(fā)利用滯后?！稒n案法》中，對(duì)于檔案向社會(huì)開(kāi)放有明確的規(guī)定，但檔案基本為本單位服務(wù)，并不滿足公共服務(wù)需求，易出現(xiàn)檔案室不接待外來(lái)人員利用檔案、市縣級(jí)檔案館收藏出現(xiàn)斷層等情況，削弱了需求者利用檔案的積極性。

（五）業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題

檔案管理工作的開(kāi)展，專職管理人員是經(jīng)手人，他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)高低影響管理效率和質(zhì)量。在業(yè)務(wù)素質(zhì)方面存在的主要問(wèn)題有：一是部分員工的認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有看到檔案的重要價(jià)值，工作開(kāi)展具有隨意性，很容易出現(xiàn)人為失誤。二是綜合素質(zhì)不足，在檔案管理隊(duì)伍中，老員工經(jīng)驗(yàn)豐富，但思想陳舊、方法落后；新員工富有激情和創(chuàng)新精神，但工作方法和技能不足。三是崗位薪酬制度不合理，缺少有效的獎(jiǎng)懲激勵(lì)措施，沒(méi)有激發(fā)管理人員的主觀能動(dòng)性，檔案管理時(shí)存在應(yīng)付心理，造成管理效率不高。

三、事業(yè)單位檔案管理工作效率的提升策略

針對(duì)以上問(wèn)題，結(jié)合事業(yè)單位檔案管理需求，從思想、制度、方法、人員等方面提出解決對(duì)策，來(lái)提升管理工作效率。

（一）提高管理意識(shí)

提高檔案管理意識(shí)，應(yīng)該通過(guò)宣傳工作，轉(zhuǎn)變各級(jí)人員的思想觀念，在單位內(nèi)形成良好的檔案管理氛圍。第一，針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層的宣傳，應(yīng)以檔案管理的重要性為主，促使領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)單位發(fā)展的價(jià)值，積極參與到管理工作的優(yōu)化中，發(fā)揮出自身的引導(dǎo)作用，產(chǎn)生上行下效的效果。第二，針對(duì)工作人員的宣傳，以檔案管理的內(nèi)容和要求為主，促使工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理、人人有責(zé)，通過(guò)積極配合推動(dòng)管理有序化、規(guī)范化開(kāi)展，減小檔案部門(mén)的工作阻力。第三，具體到宣傳工作的開(kāi)展，應(yīng)將廣播、宣傳欄、工作例會(huì)、官網(wǎng)、微信公眾號(hào)等新舊媒介相結(jié)合，擴(kuò)大覆蓋范圍，打破時(shí)間、空間的限制，為檔案管理工作掃清障礙。

（二）完善管理制度

檔案管理，制度先行，應(yīng)結(jié)合單位的實(shí)際情況和要求，建立健全檔案管理制度體系，為工作開(kāi)展提供依據(jù)和保障。第一，制定檔案管理細(xì)則，根據(jù)不同檔案資料的類(lèi)型，明確管理內(nèi)容、辦法和要求，提高管理的精細(xì)化和規(guī)范化。在現(xiàn)行制度基礎(chǔ)上，對(duì)不符合當(dāng)前管理需求的內(nèi)容予以剔除，對(duì)不合理內(nèi)容進(jìn)行修訂，對(duì)空白內(nèi)容及時(shí)添加。第二，從監(jiān)督管理的角度入手，定期核查檔案管理工作，核查項(xiàng)目包括真實(shí)性、完整性、規(guī)范化等，確保管理制度落實(shí)到位。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和不足，提出有效的建議和意見(jiàn)，充分發(fā)揮出監(jiān)督的作用。第三，對(duì)檔案管理成果進(jìn)行評(píng)價(jià)，建設(shè)相應(yīng)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)體系，將定性評(píng)價(jià)、定量評(píng)價(jià)相結(jié)合，創(chuàng)新評(píng)價(jià)工具手段，及時(shí)反饋評(píng)價(jià)結(jié)果、利用好評(píng)價(jià)結(jié)果，提高管理水平和效率。

（三）創(chuàng)新技術(shù)方法

將互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新型技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，是當(dāng)前檔案工作的必然趨勢(shì)，也是提高檔案管理效率的有效途徑。第一，加強(qiáng)資金投入，用于軟件和硬件配置，通過(guò)功能模塊的合理開(kāi)發(fā)應(yīng)用，逐步建成完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享。通過(guò)信息化管理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人工作業(yè)模式，既能保證檔案信息的真實(shí)性，避免出現(xiàn)人為差錯(cuò)；又能將工作人員從機(jī)械性、重復(fù)性的任務(wù)中解脫出來(lái)，將更多精力用在檔案開(kāi)發(fā)上。第二，單位內(nèi)各部門(mén)，應(yīng)以檔案部門(mén)為核心，加強(qiáng)溝通交流和協(xié)作，打破部門(mén)壁壘、消除信息孤島，形成互通互聯(lián)的新型關(guān)系，積極配合檔案管理工作實(shí)施。第三，應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)，還應(yīng)做好安全防護(hù)，將防火墻、病毒查殺、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)應(yīng)用其中，配合系統(tǒng)升級(jí)、軟件更新，提高管理系統(tǒng)的防御能力，保證檔案信息的安全性。

（四）加強(qiáng)推廣利用

在檔案開(kāi)發(fā)利用上，應(yīng)加強(qiáng)推廣宣傳工作，為檔案增添活力，提高檔案資源的利用價(jià)值。第一，采用會(huì)議、展覽等形式，向員工宣傳檔案管理的法律知識(shí)；通過(guò)目錄和簡(jiǎn)報(bào)，對(duì)檔案館藏資源、檢索方法、研究成果進(jìn)行通報(bào)；利用真實(shí)案例，展示檔案開(kāi)發(fā)取得的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益等。第二，針對(duì)檔案使用者的不同需求，采用多樣化的檢索工具，將檔案的整理、編撰作為單位的一項(xiàng)重要工作，有目的、分步驟地進(jìn)行開(kāi)發(fā)。第三，從檔案服務(wù)工作入手，在信息技術(shù)的支持下開(kāi)展統(tǒng)計(jì)分析工作，明確哪些檔案的利用率高、哪些檔案的利用率低，查詢率、借閱率分別是多少，為后期的開(kāi)發(fā)工作提供參考。

（五）提升人員素質(zhì)

建立一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)專業(yè)人做專業(yè)事的效果，是提高管理工作效率的必要條件。第一，做好優(yōu)秀人才的選拔工作，一方面要優(yōu)化招聘環(huán)節(jié)，適當(dāng)提高準(zhǔn)入門(mén)檻，優(yōu)先選擇有學(xué)歷、有技術(shù)、有經(jīng)驗(yàn)的人才。另一方面從單位內(nèi)部入手，引導(dǎo)工作人員參與到檔案管理中，創(chuàng)新工作模式和方法。第二，對(duì)現(xiàn)有管理人員，做好培訓(xùn)工作，制訂長(zhǎng)期培訓(xùn)計(jì)劃，從知識(shí)、技能、素養(yǎng)等方面入手，采用多樣化的培訓(xùn)形式，例如講座、競(jìng)賽、進(jìn)修等，提升人員的綜合素質(zhì)水平，為管理工作開(kāi)展提供人力支持。

四、典型案例分析

（一）醫(yī)院概況

某公立醫(yī)院，是一所集醫(yī)療、急救、教學(xué)、科研、康復(fù)、預(yù)防于一體的大型三級(jí)甲等綜合醫(yī)院。醫(yī)院始建于1950年，目前開(kāi)放床位2 600張，設(shè)有80個(gè)臨床醫(yī)技科室，擁有5個(gè)省級(jí)重點(diǎn)學(xué)科，14個(gè)市級(jí)重點(diǎn)學(xué)科?，F(xiàn)有專業(yè)技術(shù)人員3 200余人，重點(diǎn)院校畢業(yè)碩博研究生900余人；配備眾多國(guó)際先進(jìn)水平的醫(yī)療設(shè)備；年門(mén)急診量達(dá)到260萬(wàn)余人次，開(kāi)展各類(lèi)手術(shù)7萬(wàn)余臺(tái)次。近年來(lái)，隨著醫(yī)療服務(wù)規(guī)模擴(kuò)大，對(duì)檔案管理工作提出了新要求，必須創(chuàng)新管理理念和方法，才能提高管理工作效率和質(zhì)量。

（二）檔案管理措施

1.更新管理觀念。從宏觀角度出發(fā)，轉(zhuǎn)變醫(yī)院職工的思想，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，將檔案管理納入醫(yī)院系統(tǒng)化工作體系。具體操作上，從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層入手，使其認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要作用，投入一定時(shí)間和精力，帶領(lǐng)檔案部門(mén)和工作人員規(guī)范化展開(kāi)管理。

2.強(qiáng)化管理監(jiān)督。結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀和需求，建設(shè)醫(yī)院檔案管理制度，并對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。具體操作上，構(gòu)建醫(yī)院綜合管理目標(biāo)，明確檔案管理的地位，細(xì)化監(jiān)督考核指標(biāo)。定期開(kāi)展檢查，掌握檔案管理現(xiàn)狀，將檔案收集、整理、開(kāi)發(fā)納入醫(yī)務(wù)工作者的考核體系中。此外，對(duì)現(xiàn)行檔案管理制度進(jìn)行動(dòng)態(tài)優(yōu)化，向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方向不斷邁進(jìn)。

3.推行信息技術(shù)。加快檔案信息化管理的步伐，建立科學(xué)、可靠、高效的信息管理模式，實(shí)現(xiàn)管理方法的創(chuàng)新。具體操作上，基于現(xiàn)有的醫(yī)院信息管理平臺(tái)，將檔案管理工作融入其中，通過(guò)軟硬件的合理配置，從人工作業(yè)轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)處理，提高檔案管理工作效率。在檔案的開(kāi)發(fā)利用方面，充分發(fā)揮出“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，對(duì)各類(lèi)檔案資源進(jìn)行排查整合，方便從中篩選出有價(jià)值的檔案信息，應(yīng)用到臨床診治、科研、發(fā)展決策上，推動(dòng)醫(yī)院健康發(fā)展。

4.建設(shè)管理隊(duì)伍。檔案管理具有較強(qiáng)的政策性、實(shí)踐性，涉及多個(gè)學(xué)科的知識(shí)成果，對(duì)從業(yè)人員有較高的要求標(biāo)準(zhǔn)：掌握檔案管理知識(shí)和法律法規(guī)、熟練使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、具有良好的職業(yè)素養(yǎng)等?；诖?，人才培養(yǎng)策略是：遵循以人為本的理念，為從業(yè)人員制定長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，將知識(shí)學(xué)習(xí)、技能培養(yǎng)、思政教育應(yīng)用在日常工作中，配合完善的激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)從業(yè)人員的積極性。

通過(guò)采取以上措施，醫(yī)院檔案管理工作取得了顯著成就。一方面，提高工作效率和質(zhì)量，滿足現(xiàn)代化、規(guī)范化的管理需求；另一方面，合理開(kāi)發(fā)檔案資源，為臨床科研工作提供了信息支持。

綜上所述，檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分。針對(duì)目前管理中的問(wèn)題，本文從提高管理意識(shí)、完善管理制度、創(chuàng)新技術(shù)方法、加強(qiáng)推廣利用、提升人員素質(zhì)五個(gè)方面提出了解決對(duì)策。在未來(lái)，事業(yè)單位只有堅(jiān)持創(chuàng)新，才能提高檔案管工作效率，充分發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值。