事業(yè)單位檔案管理工作效率的提升策略

孫桂梅

（朔州市朔城區(qū)人力資源市場，山西 朔州 036000）

檔案是人們在社會活動中，形成的具有保存價值的、各種形式的原始記錄。事業(yè)單位的檔案是開展工作計劃的依據和載體，不僅見證了單位的發(fā)展歷程，也記錄了人事變動信息。新形勢下，事業(yè)單位的檔案數量增加，面對龐大的工作量，傳統管理模式因效率低下，無法滿足管理需求，要求單位必須從理念、方法、技術、人力等方面進行變革創(chuàng)新。尤其是在信息技術的支持下，實現檔案管理的信息化，已成為事業(yè)單位檔案管理工作的必然發(fā)展方向。

一、事業(yè)單位檔案管理的重要性

（一）檔案是經濟活動的依據

經濟活動是事業(yè)單位實施工作計劃的重要一方面，檔案記錄了經濟活動開展的全過程，是進行管理的參考資料。做好檔案管理工作，能保證經濟活動有序開展，提高規(guī)范化、合理性，更好地實現預期目標。以會計檔案為例，是總結經驗、分析判斷事故原因、處理經濟糾紛的依據，有助于單位預測經濟前景，作出科學的經營決策。

（二）檔案是單位考察的憑據

檔案對事業(yè)單位的發(fā)展軌跡進行了全面記錄，能反映出公務活動和人事變動，因此是單位管理工作的輔助性工具。檔案資料是對單位進行考察的憑據，能客觀全面地評價其實踐成效。以人事檔案為例，記錄了人員個體的主要精力、政治面貌和品德作風，在轉正定級、申報職稱、辦理社保等方面均有應用。做好檔案管理工作，能對人員的能力和貢獻進行評價，是優(yōu)化配置人力的重要憑證。

（三）檔案是科研工作的基礎

檔案中，還記錄了各項研究成果，檔案中的數據具有真實性、可靠性，是其他資料不能代替的，因此是科研工作的基礎。做好檔案管理工作，人們就能結合前人的經驗開展工作，可以提高工作效率和質量。以科研檔案為例，對科研項目全過程進行記錄，包括準備、研究實驗、總結鑒定、成果申報、應用轉化五個階段，是推動科研單位不斷發(fā)展前進的重要動力。

（四）檔案是宣傳教育的素材

在事業(yè)單位內，檔案類型豐富、數量龐大，涉及政治、經濟、文化等領域，是單位展示社會形象的另一個窗口。對檔案合理開發(fā)利用，可以作為宣傳教育素材，基于準確數據內容的宣傳教育，具有較強的說服力、感染力。例如，事業(yè)單位利用檔案開展宣傳教育活動，能讓員工清楚了解單位的發(fā)展歷程，增強對單位的認同感和歸屬感，實現健康發(fā)展的目標。

二、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

事業(yè)單位檔案工作，隨著新理念、新技術的出現和應用，整體上已取得良好的管理成效。但在部分基層單位，檔案管理依然存在一些共性問題，總結如下。

（一）思想認識問題

檔案管理由檔案部門負責，但具體工作需要其他部門、所有人員的支持和配合。要想做好檔案管理工作，必須有正確的思想認識，引導所有人員參與到檔案工作中。然而現實情況是一些單位內部存在思想認識問題，主要表現在兩個方面：一是領導重視不足。領導將工作重點放在日常運營上，人力、物力、財力的配置傾向于運營活動，忽視了檔案管理工作，沒有發(fā)揮出積極的引導作用。二是員工認識不足。各層級工作人員，將重心和精力放在本職工作上，對檔案工作的配合不到位，檔案在收集、整理、上報等環(huán)節(jié)存在疏漏，影響檔案的真實性和全面性，為檔案管理帶來困擾。

（二）制度體系問題

完善可行的管理制度體系，是檔案管理工作的依據和保障。受到事業(yè)單位自身建設發(fā)展的影響，檔案工作的復雜性更加突出，對管理工作提出新的要求。然而，現有的管理制度沒有及時更新，管理方法和實際需求之間存在一定差異，導致管理工作不規(guī)范、效率低，影響最終的工作成果。例如，不同事業(yè)單位的社會職能不同，運營活動不同，生成的檔案資料有明顯差異。如果照搬其他單位的檔案管理制度，這些制度措施可能不適應本單位的實際情況，無法保證工作效率。

（三）技術方法問題

以互聯網、大數據為代表的信息技術，目前在檔案管理領域應用廣泛，實現了管理手段上的創(chuàng)新。但在部分基層單位內，尤其是偏遠地區(qū)、經濟水平落后地區(qū)，因資金投入不足，檔案管理的信息化建設滯后。一是軟硬件設施配置不全，檔案管理依然采用人工作業(yè)模式，不僅降低了查詢和使用效率，而且容易出現人為差錯。二是檔案信息化管理徒有其表，工作人員并未樹立信息化管理意識，系統功能開發(fā)不到位，沒有定期進行升級。再加上安全防護缺失，無法保障檔案信息的安全性，容易出現信息泄露、丟失、非法刪改等情況。

（四）開發(fā)利用問題

檔案的價值是在開發(fā)利用過程中體現出來的，開發(fā)利用是檔案管理的終極目標。事業(yè)單位檔案開發(fā)利用存在的問題有：一是館藏不夠豐富。檔案收集時宏觀領域的檔案多，微觀領域少；政治方面的檔案多，經濟方面少；文書檔案多，科研檔案少。因檔案本身的資源單一，館藏數量少，制約了開發(fā)利用。二是開發(fā)利用滯后。《檔案法》中，對于檔案向社會開放有明確的規(guī)定，但檔案基本為本單位服務，并不滿足公共服務需求，易出現檔案室不接待外來人員利用檔案、市縣級檔案館收藏出現斷層等情況，削弱了需求者利用檔案的積極性。

（五）業(yè)務素質問題

檔案管理工作的開展，專職管理人員是經手人，他們的業(yè)務素質高低影響管理效率和質量。在業(yè)務素質方面存在的主要問題有：一是部分員工的認識不足，沒有看到檔案的重要價值，工作開展具有隨意性，很容易出現人為失誤。二是綜合素質不足，在檔案管理隊伍中，老員工經驗豐富，但思想陳舊、方法落后；新員工富有激情和創(chuàng)新精神，但工作方法和技能不足。三是崗位薪酬制度不合理，缺少有效的獎懲激勵措施，沒有激發(fā)管理人員的主觀能動性，檔案管理時存在應付心理，造成管理效率不高。

三、事業(yè)單位檔案管理工作效率的提升策略

針對以上問題，結合事業(yè)單位檔案管理需求，從思想、制度、方法、人員等方面提出解決對策，來提升管理工作效率。

（一）提高管理意識

提高檔案管理意識，應該通過宣傳工作，轉變各級人員的思想觀念，在單位內形成良好的檔案管理氛圍。第一，針對領導層的宣傳，應以檔案管理的重要性為主，促使領導層認識到檔案對單位發(fā)展的價值，積極參與到管理工作的優(yōu)化中，發(fā)揮出自身的引導作用，產生上行下效的效果。第二，針對工作人員的宣傳，以檔案管理的內容和要求為主，促使工作人員認識到檔案管理、人人有責，通過積極配合推動管理有序化、規(guī)范化開展，減小檔案部門的工作阻力。第三，具體到宣傳工作的開展，應將廣播、宣傳欄、工作例會、官網、微信公眾號等新舊媒介相結合，擴大覆蓋范圍，打破時間、空間的限制，為檔案管理工作掃清障礙。

（二）完善管理制度

檔案管理，制度先行，應結合單位的實際情況和要求，建立健全檔案管理制度體系，為工作開展提供依據和保障。第一，制定檔案管理細則，根據不同檔案資料的類型，明確管理內容、辦法和要求，提高管理的精細化和規(guī)范化。在現行制度基礎上，對不符合當前管理需求的內容予以剔除，對不合理內容進行修訂，對空白內容及時添加。第二，從監(jiān)督管理的角度入手，定期核查檔案管理工作，核查項目包括真實性、完整性、規(guī)范化等，確保管理制度落實到位。對于發(fā)現的問題和不足，提出有效的建議和意見，充分發(fā)揮出監(jiān)督的作用。第三，對檔案管理成果進行評價，建設相應的評價標準體系，將定性評價、定量評價相結合，創(chuàng)新評價工具手段，及時反饋評價結果、利用好評價結果，提高管理水平和效率。

（三）創(chuàng)新技術方法

將互聯網、大數據、云計算等新型技術應用在檔案管理中，是當前檔案工作的必然趨勢，也是提高檔案管理效率的有效途徑。第一，加強資金投入，用于軟件和硬件配置，通過功能模塊的合理開發(fā)應用，逐步建成完善的檔案信息化管理系統，實現數據資源共享。通過信息化管理，轉變傳統的人工作業(yè)模式，既能保證檔案信息的真實性，避免出現人為差錯；又能將工作人員從機械性、重復性的任務中解脫出來，將更多精力用在檔案開發(fā)上。第二，單位內各部門，應以檔案部門為核心，加強溝通交流和協作，打破部門壁壘、消除信息孤島，形成互通互聯的新型關系，積極配合檔案管理工作實施。第三，應用信息技術時，還應做好安全防護，將防火墻、病毒查殺、數據加密等技術應用其中，配合系統升級、軟件更新，提高管理系統的防御能力，保證檔案信息的安全性。

（四）加強推廣利用

在檔案開發(fā)利用上，應加強推廣宣傳工作，為檔案增添活力，提高檔案資源的利用價值。第一，采用會議、展覽等形式，向員工宣傳檔案管理的法律知識；通過目錄和簡報，對檔案館藏資源、檢索方法、研究成果進行通報；利用真實案例，展示檔案開發(fā)取得的經濟效益和社會效益等。第二，針對檔案使用者的不同需求，采用多樣化的檢索工具，將檔案的整理、編撰作為單位的一項重要工作，有目的、分步驟地進行開發(fā)。第三，從檔案服務工作入手，在信息技術的支持下開展統計分析工作，明確哪些檔案的利用率高、哪些檔案的利用率低，查詢率、借閱率分別是多少，為后期的開發(fā)工作提供參考。

（五）提升人員素質

建立一支高素質的檔案管理人員隊伍，實現專業(yè)人做專業(yè)事的效果，是提高管理工作效率的必要條件。第一，做好優(yōu)秀人才的選拔工作，一方面要優(yōu)化招聘環(huán)節(jié)，適當提高準入門檻，優(yōu)先選擇有學歷、有技術、有經驗的人才。另一方面從單位內部入手，引導工作人員參與到檔案管理中，創(chuàng)新工作模式和方法。第二，對現有管理人員，做好培訓工作，制訂長期培訓計劃，從知識、技能、素養(yǎng)等方面入手，采用多樣化的培訓形式，例如講座、競賽、進修等，提升人員的綜合素質水平，為管理工作開展提供人力支持。

四、典型案例分析

（一）醫(yī)院概況

某公立醫(yī)院，是一所集醫(yī)療、急救、教學、科研、康復、預防于一體的大型三級甲等綜合醫(yī)院。醫(yī)院始建于1950年，目前開放床位2 600張，設有80個臨床醫(yī)技科室，擁有5個省級重點學科，14個市級重點學科?，F有專業(yè)技術人員3 200余人，重點院校畢業(yè)碩博研究生900余人；配備眾多國際先進水平的醫(yī)療設備；年門急診量達到260萬余人次，開展各類手術7萬余臺次。近年來，隨著醫(yī)療服務規(guī)模擴大，對檔案管理工作提出了新要求，必須創(chuàng)新管理理念和方法，才能提高管理工作效率和質量。

（二）檔案管理措施

1.更新管理觀念。從宏觀角度出發(fā)，轉變醫(yī)院職工的思想，強化檔案管理意識，將檔案管理納入醫(yī)院系統化工作體系。具體操作上，從醫(yī)院領導層入手，使其認識到檔案對醫(yī)院發(fā)展的重要作用，投入一定時間和精力，帶領檔案部門和工作人員規(guī)范化展開管理。

2.強化管理監(jiān)督。結合醫(yī)院的發(fā)展現狀和需求，建設醫(yī)院檔案管理制度，并對制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督。具體操作上，構建醫(yī)院綜合管理目標，明確檔案管理的地位，細化監(jiān)督考核指標。定期開展檢查，掌握檔案管理現狀，將檔案收集、整理、開發(fā)納入醫(yī)務工作者的考核體系中。此外，對現行檔案管理制度進行動態(tài)優(yōu)化，向著標準化、規(guī)范化的方向不斷邁進。

3.推行信息技術。加快檔案信息化管理的步伐，建立科學、可靠、高效的信息管理模式，實現管理方法的創(chuàng)新。具體操作上，基于現有的醫(yī)院信息管理平臺，將檔案管理工作融入其中，通過軟硬件的合理配置，從人工作業(yè)轉變?yōu)橛嬎銠C處理，提高檔案管理工作效率。在檔案的開發(fā)利用方面，充分發(fā)揮出“互聯網+”、大數據的技術優(yōu)勢，對各類檔案資源進行排查整合，方便從中篩選出有價值的檔案信息，應用到臨床診治、科研、發(fā)展決策上，推動醫(yī)院健康發(fā)展。

4.建設管理隊伍。檔案管理具有較強的政策性、實踐性，涉及多個學科的知識成果，對從業(yè)人員有較高的要求標準：掌握檔案管理知識和法律法規(guī)、熟練使用網絡信息技術、具有良好的職業(yè)素養(yǎng)等?；诖?，人才培養(yǎng)策略是：遵循以人為本的理念，為從業(yè)人員制定長期發(fā)展規(guī)劃，將知識學習、技能培養(yǎng)、思政教育應用在日常工作中，配合完善的激勵機制，激發(fā)從業(yè)人員的積極性。

通過采取以上措施，醫(yī)院檔案管理工作取得了顯著成就。一方面，提高工作效率和質量，滿足現代化、規(guī)范化的管理需求；另一方面，合理開發(fā)檔案資源，為臨床科研工作提供了信息支持。

綜上所述，檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分。針對目前管理中的問題，本文從提高管理意識、完善管理制度、創(chuàng)新技術方法、加強推廣利用、提升人員素質五個方面提出了解決對策。在未來，事業(yè)單位只有堅持創(chuàng)新，才能提高檔案管工作效率，充分發(fā)揮出檔案資源的價值。