醫(yī)藥企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)管控研究

馮明霞

（上藥康德樂〔北京〕醫(yī)藥有限公司，北京 100000）

一、引言

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)共享技術(shù)在企業(yè)中的運(yùn)用越來越普遍，通過財(cái)務(wù)共享技術(shù)，各分子組織離散、相互重疊的財(cái)務(wù)核算工作與會(huì)計(jì)管理業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化與流程化，為企業(yè)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型奠定了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)、管理基礎(chǔ)與組織基礎(chǔ)，是企業(yè)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型的第一步。財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)已成為國內(nèi)外許多醫(yī)藥企業(yè)開展財(cái)務(wù)管理工作的主要技術(shù)手段，對(duì)企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮著重要作用。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心和企業(yè)內(nèi)部其他部門之間是相互協(xié)作的關(guān)系，通過共享服務(wù)中心可以增進(jìn)企業(yè)內(nèi)部各部門間的聯(lián)系，但一旦處理不好各部門間的關(guān)系，就會(huì)影響企業(yè)內(nèi)部協(xié)作，從而影響經(jīng)營績效。目前，中國醫(yī)藥企業(yè)仍然選擇傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)方法，并沒有作出創(chuàng)新性的選擇，醫(yī)藥企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心也才剛剛啟動(dòng)，使得財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)面臨著很大的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，甚至?xí)?dǎo)致重大財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)重威脅到企業(yè)的發(fā)展。所以醫(yī)藥企業(yè)只有結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況，找到合適的管理方法，在執(zhí)行流程中，合理評(píng)估企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)并提出相應(yīng)的策略，不定期維護(hù)系統(tǒng)，才能形成科學(xué)有效的企業(yè)財(cái)務(wù)信息資源共享服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)共享中心的最大價(jià)值。

二、財(cái)務(wù)共享相關(guān)概念

（一）管理會(huì)計(jì)的財(cái)務(wù)共享

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是一種全新的概念，在企業(yè)管理會(huì)計(jì)中也是全新的觀點(diǎn)。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)新形勢(shì)下，運(yùn)用有關(guān)信息技術(shù)，有機(jī)融入企業(yè)財(cái)務(wù)管理和經(jīng)營活動(dòng)中，在企業(yè)規(guī)劃、投資決策、企業(yè)管理與評(píng)估等方面都對(duì)企業(yè)產(chǎn)生了重大影響。相對(duì)于傳統(tǒng)單一的會(huì)計(jì)工作，現(xiàn)代管理會(huì)計(jì)更注重金融服務(wù)對(duì)現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理的作用，其核心就是對(duì)企業(yè)的保護(hù)和創(chuàng)新。

（二）網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的財(cái)務(wù)共享中心

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，財(cái)務(wù)管理工作日益重要。由于國內(nèi)宏觀經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的持續(xù)變動(dòng)，企業(yè)的財(cái)務(wù)工作在內(nèi)涵與形式上都出現(xiàn)了重大變化，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)工作理論與方式早已不能滿足企業(yè)的實(shí)際需要，財(cái)務(wù)共享服務(wù)已成為目前我國企業(yè)財(cái)務(wù)管理研究中的一項(xiàng)重大課題。相比企業(yè)來說，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心有符合自身的管理考評(píng)方法。如今經(jīng)濟(jì)社會(huì)高速發(fā)展，企業(yè)理財(cái)模式必須改革，以進(jìn)一步提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的全面信息化建設(shè)水平。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，企業(yè)數(shù)據(jù)共享理念也在日益革新，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代的步伐，發(fā)展財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。只有減少企業(yè)財(cái)務(wù)方面的重復(fù)性工作，合理配置財(cái)務(wù)人員，才能使企業(yè)有效開展各項(xiàng)服務(wù)，從而增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力。

（三）財(cái)務(wù)共享服務(wù)的優(yōu)勢(shì)

一是增強(qiáng)醫(yī)藥企業(yè)財(cái)務(wù)管理的效果。財(cái)務(wù)共享服務(wù)使醫(yī)藥企業(yè)能夠從容審查相應(yīng)的計(jì)劃，使資本得到合理高效的使用。醫(yī)藥企業(yè)通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，還可以快速整理企業(yè)資產(chǎn)，再采用貸款的方法將流動(dòng)資金分配給有需要的企業(yè)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的合理配置。二是財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)可以增強(qiáng)資本運(yùn)營意識(shí)，加強(qiáng)醫(yī)藥企業(yè)的財(cái)務(wù)和資本運(yùn)營。三是減少財(cái)務(wù)成本。醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)用財(cái)務(wù)共享服務(wù)，可以聘用更少的財(cái)務(wù)人才，也能相應(yīng)地降低醫(yī)藥企業(yè)的財(cái)務(wù)成本。所以，合理控制財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)，突出財(cái)務(wù)共享服務(wù)的優(yōu)勢(shì)，已成為當(dāng)前學(xué)界研討的熱門話題，引起了更多專家學(xué)者的關(guān)注。

三、醫(yī)藥企業(yè)財(cái)務(wù)共享前財(cái)務(wù)管理的缺點(diǎn)

（一）財(cái)務(wù)管理與資本意識(shí)不強(qiáng)

在企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作方面，醫(yī)藥企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的辦公場(chǎng)所集中化，與分支財(cái)務(wù)管理場(chǎng)所分開，會(huì)影響醫(yī)藥企業(yè)的固定資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理等工作的開展，不利于醫(yī)藥企業(yè)控制資產(chǎn)。并且大多數(shù)醫(yī)藥企業(yè)將絕大部分精力放在產(chǎn)品營銷上，因此在經(jīng)營中產(chǎn)生了很多問題，如業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴(kuò)大，但利潤在下滑，還產(chǎn)生了不少壞賬，在財(cái)務(wù)報(bào)表撰寫等重要財(cái)會(huì)事項(xiàng)方面耗費(fèi)了許多時(shí)間。醫(yī)藥集團(tuán)子公司對(duì)醫(yī)藥集團(tuán)的資金依賴性也造成了醫(yī)藥集團(tuán)現(xiàn)金流的冗長，同時(shí)，隨著企業(yè)管理層級(jí)別的提升，耗時(shí)延長，也提高了管理復(fù)雜度和管理成本。一旦醫(yī)藥集團(tuán)長期處于這種狀態(tài)，企業(yè)資本鏈將產(chǎn)生很多問題，企業(yè)會(huì)面臨無法解決的困境，甚至?xí)：Φ狡髽I(yè)的生存和發(fā)展。

（二）財(cái)務(wù)管理效率低下

部分醫(yī)藥企業(yè)基于在市場(chǎng)上的優(yōu)勢(shì)地位，成立了不少子公司，并實(shí)行分域管理。隨著子公司的增加，醫(yī)藥集團(tuán)企業(yè)在財(cái)務(wù)核算中對(duì)資金管理也采用了分散的方法。這種管理模式導(dǎo)致內(nèi)部管理非?；靵y，由此造成大量重復(fù)性財(cái)務(wù)工作的出現(xiàn)，也大大降低了整體財(cái)務(wù)效果，資金管控風(fēng)險(xiǎn)增多。此外，從產(chǎn)品角度分析，醫(yī)療用品屬于企業(yè)必須重點(diǎn)關(guān)注的產(chǎn)品，醫(yī)藥企業(yè)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量要求非常嚴(yán)格，對(duì)醫(yī)療產(chǎn)品的存放與運(yùn)輸規(guī)定也非常嚴(yán)格，但許多醫(yī)藥企業(yè)的產(chǎn)品庫存管理能力非常有限，產(chǎn)品在長期存放過程中往往出現(xiàn)品質(zhì)降低、損壞和過期的問題，這要求管理人員更加注重防范管理問題。

（三）財(cái)務(wù)人員工作強(qiáng)度不同

醫(yī)藥集團(tuán)企業(yè)的縱向一體化策略選擇，使醫(yī)藥集團(tuán)子公司業(yè)務(wù)規(guī)模擴(kuò)大，對(duì)財(cái)務(wù)人員來說，工作量增加是必然的。而企業(yè)中個(gè)別財(cái)務(wù)人員工作量并不大，如醫(yī)藥企業(yè)特有的醫(yī)藥出納，工作強(qiáng)度低，嚴(yán)重影響了個(gè)人的工作效率。

四、醫(yī)藥企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的主要風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

（一）組織結(jié)構(gòu)變革方面

實(shí)施財(cái)務(wù)共享管理模式時(shí)，必須對(duì)醫(yī)藥企業(yè)的組織架構(gòu)和職責(zé)權(quán)力進(jìn)行再次分解。在這種情形下，易形成的主要組織架構(gòu)變化風(fēng)險(xiǎn)包括以下兩點(diǎn)：一是財(cái)務(wù)共享管理模式下財(cái)務(wù)的集權(quán)化趨勢(shì)顯現(xiàn)，子公司財(cái)務(wù)管理自主性減弱而出現(xiàn)抵觸心態(tài)，由此形成財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)；二是因組織架構(gòu)的變化必須實(shí)現(xiàn)職責(zé)權(quán)力的重新分配，這容易導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生矛盾，形成財(cái)務(wù)管理方面的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型方面

醫(yī)藥企業(yè)的財(cái)務(wù)人員可以運(yùn)用數(shù)據(jù)共享技術(shù)對(duì)企業(yè)經(jīng)營管理情況作出合理的預(yù)測(cè)、分析和報(bào)告，有利于其履行經(jīng)營管理職責(zé)。但如果醫(yī)藥企業(yè)在建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心過程中，前期的宣傳推廣不足，以及技術(shù)培訓(xùn)力量投入不夠，則很容易使部分員工對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)營情況缺乏認(rèn)識(shí)，從而產(chǎn)生抵觸心態(tài)，并且存在財(cái)務(wù)人員的自身操作技能、管理維護(hù)力量無法適應(yīng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)運(yùn)營要求的情況，從而制約整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。由此，多數(shù)財(cái)務(wù)人員都存在職責(zé)轉(zhuǎn)型的需求，易形成兩方面的風(fēng)險(xiǎn)：一是大范圍的職責(zé)轉(zhuǎn)型易造成部分員工的抵觸心態(tài)，易形成不安定因素；二是部分財(cái)務(wù)人員可能無法勝任新崗位，對(duì)財(cái)務(wù)共享模式和操作方法存在畏懼心理，容易產(chǎn)生操作錯(cuò)誤的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

（三）財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程再造方面

財(cái)務(wù)共享服務(wù)提升了醫(yī)藥企業(yè)的經(jīng)營管理效率，因此，在財(cái)務(wù)審計(jì)方面，醫(yī)藥企業(yè)必須形成行之有效的管理體系，從而推動(dòng)財(cái)務(wù)發(fā)展。企業(yè)的財(cái)務(wù)流程被重新塑造，數(shù)據(jù)共享服務(wù)中心整合資源后，原來部門內(nèi)的審批可能跨部門進(jìn)行，對(duì)不同的項(xiàng)目有不同的審批過程，其面臨的主要問題就是審查責(zé)任不清，甚至每個(gè)單子都提交到數(shù)據(jù)共享服務(wù)中心審批。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心工作人員直接接觸到的是書面資料或電子影像資料，因此財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)審批過程也有流于形式之嫌。因此，在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程再造方面，企業(yè)容易產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)主要有兩方面：一是與財(cái)務(wù)管理流程整合的難度很大，易產(chǎn)生不合理的設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)；二是規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程已無法適應(yīng)財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中發(fā)生的某些特定業(yè)務(wù)，以及無法應(yīng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部環(huán)境發(fā)生變化的新要求。

（四）會(huì)計(jì)檔案管理合規(guī)性方面

紙質(zhì)原始資料的傳播具有一定的滯后性，因此，在此管理模式下，絕大多數(shù)信息都是以電子數(shù)據(jù)信息形式傳播的。在這種方式下，會(huì)計(jì)檔案合規(guī)存儲(chǔ)的風(fēng)險(xiǎn)，主要在于醫(yī)藥企業(yè)的電子數(shù)據(jù)信息和紙質(zhì)原始資料是否保持一致，尤其業(yè)務(wù)量較大的企業(yè)更易因?qū)彶椴粐?yán)而存在此方面的風(fēng)險(xiǎn)。

五、醫(yī)藥企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的主要風(fēng)險(xiǎn)管控對(duì)策

（一）合理劃分和變革組織結(jié)構(gòu)

在實(shí)踐中，醫(yī)藥企業(yè)要通過以下措施做好預(yù)防與防控。一是科學(xué)合理地界定機(jī)構(gòu)職責(zé)，著重強(qiáng)化前端財(cái)務(wù)監(jiān)管，使財(cái)務(wù)管理與經(jīng)營融為一體。二是從財(cái)務(wù)共享的特性入手，構(gòu)建更明晰、具有彈性的責(zé)任機(jī)制。企業(yè)在職責(zé)權(quán)力分配中必須全面衡量當(dāng)事人的權(quán)益，增強(qiáng)員工的共同意識(shí)，凸顯財(cái)務(wù)管理工作的中立特性，解決企業(yè)組織架構(gòu)轉(zhuǎn)型中利益沖突的問題。三是醫(yī)藥企業(yè)財(cái)務(wù)部門也要積極與政府部門配合，做好工作間的交叉合作，以提升各方的工作實(shí)力和工作水準(zhǔn)。

（二）明確財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型路徑

財(cái)務(wù)共享服務(wù)的出現(xiàn)對(duì)醫(yī)藥企業(yè)人員的要求也發(fā)生了改變，對(duì)醫(yī)藥企業(yè)的財(cái)務(wù)人員提出了新的要求。新的財(cái)務(wù)制度要求財(cái)務(wù)工作人員具備專業(yè)素質(zhì)，同時(shí)對(duì)電腦使用能力有了更高的要求。根據(jù)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的具體實(shí)現(xiàn)流程和服務(wù)要求，要做到對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型風(fēng)險(xiǎn)的有效控制，就需要確定企業(yè)財(cái)務(wù)崗位轉(zhuǎn)型的具體途徑，以協(xié)助其迅速適應(yīng)崗位變化，從而減少因轉(zhuǎn)型產(chǎn)生的抵觸心理。

首先，醫(yī)藥企業(yè)財(cái)務(wù)工作不再只是事后的會(huì)計(jì)核算，還包括財(cái)務(wù)管理大數(shù)據(jù)匯集，要求財(cái)務(wù)人員具備財(cái)務(wù)管理技術(shù)，掌握更多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)，從而提升財(cái)務(wù)決策能力，并促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)變革，逐步實(shí)現(xiàn)由專業(yè)化人員向綜合型人才轉(zhuǎn)型。其次，醫(yī)藥企業(yè)必須對(duì)共享中心的財(cái)務(wù)人員開展系統(tǒng)化培訓(xùn)，使其熟悉整個(gè)流程，并樹立全局觀念。加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員職業(yè)道德建設(shè)，規(guī)范工作制度，強(qiáng)化質(zhì)量監(jiān)管?？梢园厌t(yī)藥企業(yè)員工的道德水平納入考評(píng)內(nèi)容，加強(qiáng)職業(yè)道德教育，發(fā)揮榜樣效應(yīng)，形成優(yōu)秀的醫(yī)藥企業(yè)文化。最后，醫(yī)藥企業(yè)人力資源部門也應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的晉升機(jī)制，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)行輪崗機(jī)制，培養(yǎng)新人，鼓勵(lì)優(yōu)秀員工，在促進(jìn)醫(yī)藥企業(yè)審批工作更加規(guī)范的基礎(chǔ)上，確保服務(wù)效果有效提升。

（三）注重業(yè)務(wù)流程與增值管理

企業(yè)要有效處理業(yè)務(wù)流程運(yùn)行問題，需要注意對(duì)業(yè)務(wù)流程后續(xù)管控和優(yōu)化管理。在醫(yī)藥企業(yè)政策統(tǒng)一的基礎(chǔ)上實(shí)施業(yè)務(wù)流程改造，并重點(diǎn)關(guān)注業(yè)務(wù)流程和增值部門。根據(jù)企業(yè)的實(shí)際狀況，設(shè)計(jì)出統(tǒng)一的財(cái)務(wù)政策、科目和數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，并在此基礎(chǔ)上整合重要的業(yè)務(wù)流程和增值部門，同時(shí)通過多層次的審批控制，以增強(qiáng)事前預(yù)警效果，減少因業(yè)務(wù)流程變更帶來的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。此外，要把控資金安全，定期盤點(diǎn)資產(chǎn)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心嚴(yán)控銀行賬號(hào)的付款審核、發(fā)票領(lǐng)用，集中管理所有銀行賬號(hào)。網(wǎng)銀付款時(shí)根據(jù)數(shù)額的多少設(shè)定審核權(quán)限，達(dá)到某個(gè)數(shù)額時(shí)必須由多人審核。針對(duì)存貨類、固定資產(chǎn)類，要重點(diǎn)關(guān)注采購審核、原物料調(diào)配、處理和移交等控制點(diǎn)。對(duì)項(xiàng)目的整體或部分執(zhí)行定期盤點(diǎn)制度，以確保項(xiàng)目賬實(shí)相符。此外，增強(qiáng)醫(yī)藥企業(yè)財(cái)務(wù)機(jī)制的科學(xué)合理性，強(qiáng)化醫(yī)藥企業(yè)在財(cái)務(wù)管理中的監(jiān)管職責(zé)，在實(shí)際監(jiān)管流程中，及時(shí)發(fā)現(xiàn)醫(yī)藥企業(yè)在實(shí)際工作流程中可能出現(xiàn)的問題和出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的可能性，并根據(jù)具體的問題提供合理的意見和建議。

（四）合規(guī)管理企業(yè)會(huì)計(jì)檔案

關(guān)于會(huì)計(jì)檔案保管合規(guī)與經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)高的問題，筆者認(rèn)為，要采取嚴(yán)格措施規(guī)范資料傳輸與存檔，對(duì)電子影像資料與紙質(zhì)單證實(shí)施多環(huán)節(jié)把控，保證電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性，并建立審核單證丟失的緊急預(yù)案方法，以增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案保管的合規(guī)性，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。此外，醫(yī)藥企業(yè)要關(guān)注并提供足夠的資金支持，同時(shí)運(yùn)用優(yōu)秀的信息系統(tǒng)為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的順利運(yùn)營和后期維護(hù)提供便利。

六、結(jié)語

新形勢(shì)下，人工智能的發(fā)展帶來的行業(yè)數(shù)據(jù)共享、信息資源共享極大地解放了生產(chǎn)力，信息共享環(huán)境下，會(huì)計(jì)核算憑證也能夠自主產(chǎn)生，減少了企業(yè)財(cái)務(wù)人員的工作量，同時(shí)使財(cái)務(wù)管理工作從企業(yè)后端逐步遷移至前臺(tái)，讓經(jīng)營成果和財(cái)務(wù)管理大數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)更為密切。

隨著醫(yī)藥企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，財(cái)務(wù)流程越來越復(fù)雜，已經(jīng)無法快速方便地實(shí)施財(cái)務(wù)管理，因此需要一個(gè)全新的財(cái)務(wù)管理方法。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)正是適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代與企業(yè)數(shù)據(jù)共享理念的全新的財(cái)務(wù)管理方法。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心將整個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理信息匯集在一起，讓管理者可以在第一時(shí)間掌握財(cái)務(wù)管理資訊，使總公司及時(shí)準(zhǔn)確地掌握各分公司的生產(chǎn)與運(yùn)營狀況，同時(shí)也可以監(jiān)測(cè)下屬公司財(cái)務(wù)管理政策的執(zhí)行效率與財(cái)務(wù)計(jì)劃的執(zhí)行程度。