中小企業(yè)內(nèi)部控制的必要性與改善建議

吳霖霖

（南京中勵會計(jì)師事務(wù)所〔普通合伙〕，江蘇 南京 211000）

一、前言

內(nèi)部控制是中小企業(yè)運(yùn)行發(fā)展中必不可少的管理活動，然而因?yàn)槿狈ψ銐虻闹匾暎由蟽?nèi)部控制體系和制度不完善，中小企業(yè)內(nèi)部控制難以發(fā)揮有效價值。同時，相比大型企業(yè)，中小企業(yè)在內(nèi)部控制方面沒有投入足夠的人力和物力資源，阻礙了諸多內(nèi)部控制活動的開展?；诖?，中小企業(yè)必須從內(nèi)部控制認(rèn)知、內(nèi)控體系、內(nèi)控管理制度等多方面著手，優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境，更好地應(yīng)對風(fēng)險，為持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

二、中小企業(yè)內(nèi)部控制的必要性

內(nèi)部控制具有多層面的價值，不僅體現(xiàn)在財(cái)產(chǎn)、會計(jì)信息、審計(jì)等方面，也影響整個生產(chǎn)和經(jīng)營活動，更關(guān)乎戰(zhàn)略方針的落實(shí)，因此在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中，內(nèi)部控制發(fā)揮著舉足輕重的作用。隨著市場多元化的深入發(fā)展，中小企業(yè)數(shù)量增多，平均年齡越來越小，很多企業(yè)由于經(jīng)驗(yàn)不足、實(shí)力不夠，在管理和資金方面出現(xiàn)諸多問題。而這主要源于中小企業(yè)對內(nèi)部控制缺乏深刻的認(rèn)知，把主要精力和資源投入產(chǎn)品和技術(shù)開發(fā)，卻沒有完善的內(nèi)控作為支撐，導(dǎo)致后期的經(jīng)營活動無法得到充分保障。

首先，內(nèi)部控制并不是單一行為，屬于一系列規(guī)劃、評價、控制等活動的總稱，能夠?yàn)槠髽I(yè)管理行為提供具體的思路和框架。在內(nèi)部控制的影響下，中小企業(yè)可以不耗費(fèi)大量人力和時間成本制定復(fù)雜的制度和流程，而是依靠內(nèi)部控制形成基本的框架，減少經(jīng)濟(jì)行為的盲目性。即自身可以形成基本的管理控制架構(gòu)，對經(jīng)濟(jì)活動有明確的管理方式，如股權(quán)架構(gòu)、績效考核等，以在初期就避免未來形成大的隱患。

其次，內(nèi)部控制能夠更好地為中小企業(yè)提供決策落實(shí)的工具。受內(nèi)部控制框架體系的影響，管理活動更加細(xì)化，企業(yè)開展采購、財(cái)務(wù)等活動有具體的參照，且能夠及時彌補(bǔ)短板，減少發(fā)展過程中的阻礙。

最后，內(nèi)部控制可以更好地防范風(fēng)險。中小企業(yè)雖然能夠有效組織管理流程，詳細(xì)記錄會計(jì)信息，但無法準(zhǔn)確預(yù)測法律、財(cái)稅等方面的風(fēng)險，這不僅會帶來大額經(jīng)濟(jì)損失，還會影響其生存發(fā)展，而內(nèi)部控制能夠更好地加以干預(yù)，降低中小企業(yè)在發(fā)展中可能面臨的風(fēng)險。

三、當(dāng)前中小企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

（一）內(nèi)部控制意識薄弱

首先，對內(nèi)部控制認(rèn)識不足、缺乏重視成為限制中小企業(yè)內(nèi)部控制發(fā)展的根本原因之一。內(nèi)部控制需要企業(yè)各部門人員參與，在經(jīng)濟(jì)運(yùn)行活動中形成動態(tài)機(jī)制，相互制約，相輔相成。其與企業(yè)組織計(jì)劃、規(guī)章制度不同，也有別于單一的管理行為。內(nèi)部控制是具有管理和控制功能的多種方式、手段及程序的綜合。部分中小企業(yè)經(jīng)營者和管理者認(rèn)為內(nèi)部控制只是簡單地執(zhí)行規(guī)章制度，將多種規(guī)章手冊、管理制度作為內(nèi)部控制的參照依據(jù)，指導(dǎo)日常的管理行為。淺層次的內(nèi)控認(rèn)知，很難帶來實(shí)質(zhì)價值，也無法全面落實(shí)到位。

其次，對內(nèi)部控制單一化的認(rèn)知，導(dǎo)致很多中小企業(yè)無法高效管理，人員權(quán)力難以明確，出現(xiàn)諸多越界管控行為。在部分中小企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中，內(nèi)部控制被理解為內(nèi)部監(jiān)督，在監(jiān)督過程中安排人員實(shí)行牽制，使得內(nèi)部控制范疇狹小，無法從其他層面獲取價值。同時，一些中小企業(yè)注重成本效率，在管理方面存在失衡心態(tài)，沒有在內(nèi)控方面投入足夠的資金支持建設(shè)和創(chuàng)新改革，全員忽視內(nèi)部控制，使得內(nèi)部管理常常發(fā)生混亂不堪的問題。很多中小企業(yè)在初創(chuàng)期屬于家族企業(yè)，存在任人唯親思想，內(nèi)部缺乏良好的控制環(huán)境，而且人際關(guān)系復(fù)雜，在很大程度上限制了內(nèi)部控制活動的開展。如今隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的改革，中小企業(yè)面臨嚴(yán)峻的考驗(yàn)，要獲得良好的經(jīng)濟(jì)效益并持續(xù)發(fā)展，必須在思想認(rèn)識上與時俱進(jìn)，為規(guī)范化運(yùn)營提供堅(jiān)實(shí)的保障。經(jīng)營者和管理者要充分認(rèn)識內(nèi)部控制的必要性和內(nèi)涵，強(qiáng)調(diào)內(nèi)部控制建設(shè)，謀求深遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）缺乏完善的內(nèi)控制度

內(nèi)部控制涉及方方面面的內(nèi)容，且需要企業(yè)不同部門和員工配合推進(jìn)，這決定了完善內(nèi)控制度的必要性，它可以有效指導(dǎo)和約束實(shí)際的內(nèi)部控制行為。中小企業(yè)發(fā)展到一定階段后，管理層雖然能夠認(rèn)識到內(nèi)部控制建設(shè)的必要性，但在實(shí)力方面無法滿足現(xiàn)實(shí)需求，缺乏科學(xué)的方法支持。一些中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者僅僅關(guān)注內(nèi)控制度的創(chuàng)立，卻沒有輔助嚴(yán)格且具體的執(zhí)行過程，監(jiān)督的不到位使得內(nèi)控制度形同虛設(shè)。同時，在后期發(fā)展中，忽視現(xiàn)狀的變化和判斷，沒有就內(nèi)控制度存在的差異性作出調(diào)整，限制了實(shí)際價值的發(fā)揮。可以說，中小企業(yè)內(nèi)部控制制度并沒有就計(jì)劃、執(zhí)行、控制、監(jiān)督形成完整的閉環(huán)，從而影響了施行效果。就結(jié)構(gòu)來看，內(nèi)部控制分為事前、事中及事后，每個階段都需要作出詳細(xì)規(guī)劃，并嚴(yán)格執(zhí)行。然而一些中小企業(yè)往往采用后續(xù)糾正的懲罰方式，缺乏事前的風(fēng)險預(yù)防，這不僅會增加糾錯成本，也會削弱內(nèi)部控制的作用。

除此之外，中小企業(yè)內(nèi)部控制在實(shí)行中由于缺乏明確且嚴(yán)格執(zhí)行的制度，部門之間無法實(shí)現(xiàn)有效協(xié)調(diào)和牽制，使得管理與實(shí)際脫節(jié)，漏洞百出。同時，就內(nèi)外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)來說，監(jiān)督力度不足，很多人員和制度形同虛設(shè)。以外部為例，稅務(wù)、工商等部門沒有受到嚴(yán)格的監(jiān)督，導(dǎo)致中小企業(yè)自主建設(shè)意識不足，常常忽視內(nèi)部控制制度的執(zhí)行，加上考慮到內(nèi)部成本效益，沒有專門的人才和機(jī)構(gòu)實(shí)施監(jiān)督評價，導(dǎo)致中小企業(yè)很多內(nèi)部監(jiān)督活動流于形式，無法從中獲益。

（三）內(nèi)部控制環(huán)境較差

內(nèi)部控制環(huán)境是發(fā)揮內(nèi)部控制作用和實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)的重要影響因素，然而很多中小企業(yè)并不重視內(nèi)部控制環(huán)境的構(gòu)建。從企業(yè)性質(zhì)來看，很多中小企業(yè)屬于個體和私營企業(yè)，投資者為經(jīng)營者，運(yùn)行發(fā)展中無法對經(jīng)營權(quán)和所有權(quán)進(jìn)行有效區(qū)分，常發(fā)生管理風(fēng)險。管理結(jié)構(gòu)上，企業(yè)創(chuàng)建了董事會和監(jiān)事會，然而缺乏嚴(yán)格的法人治理機(jī)制，職位的干預(yù)削弱了內(nèi)部管理和監(jiān)督的職權(quán)。此外，中小企業(yè)管理人員更注重業(yè)務(wù)成績，忽視預(yù)算的重要意義，無法從深層次理解內(nèi)部控制制度扮演的角色，將其認(rèn)為是銷售的阻礙。在內(nèi)部控制認(rèn)識不足的氛圍下，相關(guān)人員缺乏積極性，更影響了其實(shí)施。因此，要優(yōu)化中小企業(yè)的內(nèi)部控制，必須深刻認(rèn)識到內(nèi)控管理的必要性，正確引導(dǎo)價值觀，營造良好的內(nèi)部控制環(huán)境。

四、中小企業(yè)內(nèi)部控制改善策略

（一）構(gòu)建完善的內(nèi)部控制體系

構(gòu)建完善的內(nèi)控體系是中小企業(yè)改善內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，可以保證各項(xiàng)內(nèi)部控制行為有序?qū)嵤藛T之間相互配合、共同作用。在初期，中小企業(yè)需要構(gòu)建內(nèi)部控制框架，組織部門和人員參與，分設(shè)董事長、總經(jīng)理等班子人員，在內(nèi)部控制職務(wù)中人員崗位要避免重疊，達(dá)到職務(wù)分離的效果，以期后續(xù)控制產(chǎn)生制衡效果。但職務(wù)的分離需要充分了解中小企業(yè)發(fā)展需求和內(nèi)部結(jié)構(gòu)，進(jìn)而確定內(nèi)部控制中的分離標(biāo)準(zhǔn)。例如，授權(quán)某項(xiàng)業(yè)務(wù)與執(zhí)行某項(xiàng)業(yè)務(wù)的職務(wù)要獨(dú)立設(shè)置，執(zhí)行和審核的職務(wù)不能混合，同時若存在物料的管理，那么管理物料財(cái)產(chǎn)的人員不能兼任記錄職務(wù)。

除了企業(yè)框架體系建設(shè)、職務(wù)控制外，中小企業(yè)還要做好授權(quán)批準(zhǔn)和會計(jì)系統(tǒng)的控制。一方面，在經(jīng)營發(fā)展過程中，會涉及大大小小的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，對業(yè)務(wù)活動，為避免隨意性，必須得到相關(guān)責(zé)任人的批準(zhǔn)才能執(zhí)行。而這需要明確每一種業(yè)務(wù)活動的審批程序，為人員執(zhí)行審批提供確切的參照依據(jù)。同時，企業(yè)還要保證審批內(nèi)容的合理性，按照業(yè)務(wù)事件的金額大小、重要程度、緊急情況明確具體的授權(quán)批準(zhǔn)層次。為避免發(fā)生違規(guī)越權(quán)審批和互相推諉等問題，必須劃分各級的職責(zé)任務(wù)，不僅管理人員要在規(guī)定的授權(quán)內(nèi)落實(shí)個人的職權(quán)，經(jīng)辦人員也要認(rèn)真辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。另一方面，中小企業(yè)要注重財(cái)務(wù)會計(jì)系統(tǒng)的控制。對業(yè)務(wù)活動做好記錄、收集、歸類及報(bào)告，更好地發(fā)揮會計(jì)系統(tǒng)在企業(yè)日常經(jīng)營和戰(zhàn)略發(fā)展中的效能。具體來說，在對會計(jì)系統(tǒng)的控制中，要形成健全的會計(jì)處理制度，職務(wù)間相互制約，獨(dú)立開展審計(jì)工作，參照國家統(tǒng)一的會計(jì)準(zhǔn)則，制定專門的規(guī)章制度作出說明，并在明確會計(jì)政策后，結(jié)合自身的生產(chǎn)經(jīng)營需求，制定科學(xué)合理的會計(jì)科目，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的核算行為。另外，中小企業(yè)會計(jì)控制人員在遵循并嚴(yán)格執(zhí)行會計(jì)核算準(zhǔn)則的條件下，還要有規(guī)范的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿及財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告相關(guān)的處理流程，使企業(yè)能夠充分發(fā)揮財(cái)務(wù)控制系統(tǒng)的效能，對資產(chǎn)進(jìn)行合理控制，保證自身的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

（二）組織開展全面預(yù)算控制活動

全面預(yù)算控制是內(nèi)部控制的重要選擇，可以覆蓋中小企業(yè)所有經(jīng)營活動，容納了籌資、采購、銷售等多個環(huán)節(jié)，而且需要全員參與，并不單獨(dú)由財(cái)務(wù)人員執(zhí)行。這種內(nèi)部控制行為可以增加部門之間的溝通，整合資源，使企業(yè)提升內(nèi)部控制重視度，合理分配資源，更好地達(dá)到經(jīng)營戰(zhàn)略目標(biāo)。

具體來說，中小企業(yè)需要構(gòu)建與自身發(fā)展相適應(yīng)的預(yù)算體系，明確預(yù)算制度、標(biāo)準(zhǔn)和流程。在預(yù)算的標(biāo)準(zhǔn)和審定中為調(diào)動員工的積極性，要分級編制，全方位考評，進(jìn)而分解預(yù)算執(zhí)行指標(biāo)，由專人控制，讓預(yù)算執(zhí)行達(dá)到有效的監(jiān)督效果。另外，為提升全面預(yù)算控制水平，必須認(rèn)真審視預(yù)算執(zhí)行和實(shí)際間存在的差距，以此為參照，及時調(diào)整企業(yè)經(jīng)營模式，更好地保證企業(yè)健康、穩(wěn)定發(fā)展。

（三）結(jié)合需求拓展內(nèi)部控制范疇

內(nèi)部控制是綜合性的評價、約束和控制行為，中小企業(yè)需要在現(xiàn)有基礎(chǔ)上不斷地挖掘內(nèi)部控制的潛力，結(jié)合需求拓展內(nèi)部控制范疇，提升控制水平，更好地為經(jīng)濟(jì)活動服務(wù)。以財(cái)產(chǎn)保全的控制為例，相關(guān)人員必須制定完善且合理的控制原則和標(biāo)準(zhǔn)，并分解控制任務(wù)，將其滲透到經(jīng)營活動中。具體來說，首先要限制資產(chǎn)的接觸條件。無關(guān)人員不能直接接觸實(shí)物資產(chǎn)，需要經(jīng)過授權(quán)審批才行，而限制直接接觸的物件要具體查明，如其他易變現(xiàn)資產(chǎn)、存貨等。同時，制定資產(chǎn)定期盤點(diǎn)制度，確保在盤點(diǎn)過程中資產(chǎn)具有安全性。相關(guān)人員可以對實(shí)物進(jìn)行盤點(diǎn)，然后核對賬務(wù)，以避免資產(chǎn)流失。特別需要注意的是資產(chǎn)盤點(diǎn)中存在的差異性問題，要深入分析資產(chǎn)盤虧的原因，與具體人員溝通，獲取準(zhǔn)確信息，查明相關(guān)人員應(yīng)擔(dān)負(fù)的責(zé)任。

中小企業(yè)要為資產(chǎn)投保，增加實(shí)物受損補(bǔ)償機(jī)會，更好地保證自身實(shí)物資產(chǎn)的安全性。同時，要采用有效手段對財(cái)產(chǎn)進(jìn)行記錄和監(jiān)控，創(chuàng)建資產(chǎn)個體檔案，動態(tài)、全面、及時反映經(jīng)營過程中的資產(chǎn)情況，增強(qiáng)財(cái)產(chǎn)所有權(quán)的管理效果，優(yōu)化當(dāng)前低值易耗品等的核銷模式，增強(qiáng)資產(chǎn)控制效果。

另外，在企業(yè)內(nèi)部控制中，審計(jì)是極為重要且特殊的形式，是獨(dú)立評價企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)活動和管理制度是否有效與合規(guī)的機(jī)構(gòu)，從專業(yè)的視角評價和監(jiān)督資產(chǎn)信息，從某種層面可以說是對其他內(nèi)部控制的再控制。中小企業(yè)在條件允許的情況下，要保證內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性，由專人領(lǐng)導(dǎo)，有效發(fā)揮內(nèi)控效力。

（四）設(shè)置內(nèi)部控制管理模式

內(nèi)部控制要結(jié)合企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r開展一系列控制活動，在此過程中不僅要準(zhǔn)確收集和內(nèi)控相關(guān)的信息，內(nèi)部與外部有效溝通，還要監(jiān)督內(nèi)控的執(zhí)行效果，及時改進(jìn)不足。要想保證各項(xiàng)內(nèi)控行為準(zhǔn)確落實(shí)，管理模式是重要條件。一方面，中小企業(yè)要明確內(nèi)控的管理原則，更好地約束和指導(dǎo)內(nèi)控活動，比如在管理中說明重點(diǎn)環(huán)節(jié)，注重成本效益和制衡性原則；另一方面，在建設(shè)內(nèi)控制度的過程中要先梳理企業(yè)現(xiàn)有的流程，結(jié)合實(shí)際問題建立標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)控流程。中小企業(yè)內(nèi)部控制具有豐富多樣的內(nèi)容，要順利實(shí)施，需要分析內(nèi)控的具體要素，如發(fā)展戰(zhàn)略、人力資源、企業(yè)文化、資金管理等。然后有針對性地明確控制標(biāo)準(zhǔn)，確保各個環(huán)節(jié)的控制行為有確切的人員執(zhí)行，也有詳細(xì)的條件說明，增強(qiáng)中小企業(yè)內(nèi)部控制的效果。

五、結(jié)語

內(nèi)部控制是中小企業(yè)對經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行規(guī)劃、評價、管控的重要手段，能夠防范風(fēng)險，使經(jīng)營活動順利開展，并確保財(cái)產(chǎn)信息安全。然而，受限于發(fā)展規(guī)模和經(jīng)濟(jì)實(shí)力，中小企業(yè)對內(nèi)部控制缺乏重視，且內(nèi)控環(huán)境較差。中小企業(yè)要改善內(nèi)部控制存在的不足，發(fā)揮其實(shí)際效力，就要提高重視度，深刻認(rèn)識內(nèi)部控制的價值和意義，積極營造良好的內(nèi)控環(huán)境。更重要的是，為實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)，中小企業(yè)要構(gòu)建科學(xué)的內(nèi)控體系，根據(jù)自身的經(jīng)營發(fā)展?fàn)顩r，制定規(guī)范可行的內(nèi)控管理制度和執(zhí)行體系，組織開展全面預(yù)算控制活動，并不斷拓展內(nèi)部控制的范疇，提高內(nèi)部控制水平，為自身健康穩(wěn)定發(fā)展提供有力保障。