基于信息化的企業(yè)集團財務(wù)共享管理模式研究

周威寧

(致同會計師事務(wù)所(特殊普通合伙)，浙江 杭州 310000)

財務(wù)共享中心已逐漸成為全球企業(yè)提升財務(wù)效率，降低財務(wù)運行成本，實現(xiàn)高效集體財務(wù)管理和內(nèi)部信息透明化的一項重要舉措。作為一種提高效率、節(jié)省成本的管理方式，財務(wù)共享模式既節(jié)省了系統(tǒng)和人工成本，又能保證會計記錄和報告的規(guī)范性，正成為近年來國內(nèi)企業(yè)集團財務(wù)管理乃至企業(yè)管理領(lǐng)域最熱門的管理模式。財務(wù)共享服務(wù)中心為企業(yè)集團財務(wù)職能的轉(zhuǎn)型提供了實踐模式；而移動互聯(lián)、模式識別、圖文轉(zhuǎn)換、大數(shù)據(jù)挖掘、云計算等新一輪的信息技術(shù)又為財務(wù)職能轉(zhuǎn)型提供了技術(shù)支持。財務(wù)共享中心的發(fā)展與信息化關(guān)系更加緊密，如今資金交易處理平臺、網(wǎng)絡(luò)報賬、影像系統(tǒng)等已經(jīng)成為財務(wù)共享中心的標(biāo)配。財務(wù)共享中心創(chuàng)新性地將財務(wù)共享服務(wù)理念與大數(shù)據(jù)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)進行有效融合，為國內(nèi)企業(yè)集團財務(wù)管理實現(xiàn)質(zhì)的提升提供了強有力的支持和技術(shù)保證。

一、信息化技術(shù)對財務(wù)共享管理的影響

(一)為財務(wù)共享服務(wù)的創(chuàng)新提供技術(shù)基礎(chǔ)

企業(yè)集團財務(wù)管理如何升級與創(chuàng)新關(guān)乎其是否能夠跟上時代發(fā)展的潮流并在市場上站穩(wěn)腳跟。經(jīng)過了幾十年的發(fā)展，財務(wù)共享服務(wù)基礎(chǔ)理論框架已經(jīng)完整建立，財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)實踐也在國內(nèi)外眾多企業(yè)集團方興未艾地展開，對多種多樣的實施方案進行了成功嘗試。近幾年各種類型的財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)方案層出不窮，但是仔細研究會發(fā)現(xiàn)，這些建設(shè)方案大多較為相似，僅僅是在相同模板基礎(chǔ)上進行了細微的行業(yè)調(diào)整，在創(chuàng)新方面并未出現(xiàn)實質(zhì)性突破。基于新技術(shù)、新思維的財務(wù)共享服務(wù)的創(chuàng)新一時陷入停滯。隨著以大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新一代信息技術(shù)為代表的全新信息時代的到來，財務(wù)共享服務(wù)創(chuàng)新逐漸突破停滯狀態(tài)，獲得全新的技術(shù)支持。在信息技術(shù)的支持下，我國財務(wù)共享模式將得到快速的發(fā)展。借助全新信息技術(shù)財務(wù)共享服務(wù)將擴展出更多內(nèi)涵與功能，同時也將成為新一代信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用平臺，二者融合將會成為未來財務(wù)共享服務(wù)的發(fā)展趨勢。

(二)為財務(wù)共享服務(wù)提供新的管理思維

作為財務(wù)共享服務(wù)的理論基礎(chǔ)，規(guī)模經(jīng)濟理論不可避免地將顧客滿意度低、組織靈活性差、員工離職率高、過分節(jié)約成本、盲目追求效率最大化等問題帶至財務(wù)共享過程中。因此，必須引入新型管理思維對其進行改進。業(yè)財融合的業(yè)務(wù)思維、智能化思維、發(fā)掘數(shù)據(jù)價值的數(shù)據(jù)思維、面向全局思考的架構(gòu)思維，以及以平臺、社會化、用戶為核心的互聯(lián)網(wǎng)思維、追求組織靈活性的柔性運營思維等全新管理思維在“大智移云”時代出現(xiàn)，不僅為財務(wù)共享解決上述問題提供了新的思維視角，而且能夠避免“大智移云”等新技術(shù)在融入過程中與固有管理思維產(chǎn)生沖突，為財務(wù)共享與新技術(shù)的融合提供更好的支持。

(三)為財務(wù)共享服務(wù)的轉(zhuǎn)型提供必要條件

財務(wù)共享服務(wù)推動企業(yè)集團財務(wù)轉(zhuǎn)型，而“大智移云”信息技術(shù)又為財務(wù)共享服務(wù)轉(zhuǎn)型提供技術(shù)支撐。財務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)處理隨著新型信息技術(shù)的應(yīng)用得到了極大提高，財務(wù)機器人完全可以代替財務(wù)人員處理大量低價值且耗時耗力的重復(fù)性工作，業(yè)務(wù)處理的質(zhì)量和效率得到明顯提高，而且企業(yè)集團決策活動也能從中獲得擺脫了重復(fù)性勞動且擁有更多時間和精力的財務(wù)人員的有力支持，這也是財務(wù)共享服務(wù)轉(zhuǎn)型的必備條件。為企業(yè)集團業(yè)務(wù)經(jīng)營、戰(zhàn)略發(fā)展提供所需的數(shù)據(jù)及分析支持，將成為財務(wù)人員在財務(wù)共享轉(zhuǎn)型后的主要工作任務(wù)，從事基礎(chǔ)核算工作的人員將大幅減少，而績效評價、風(fēng)險管理、戰(zhàn)略決策、經(jīng)營預(yù)測等相關(guān)的數(shù)據(jù)分析都屬于管理會計范疇。因此，在新一代信息技術(shù)的支持下，管理會計將成為企業(yè)集團原本從事基礎(chǔ)核算工作的財務(wù)人員的轉(zhuǎn)型方向，從而同步推動財務(wù)共享服務(wù)中心向全面支撐管理會計的方向發(fā)展。

二、企業(yè)集團財務(wù)共享管理現(xiàn)狀分析

(一)財務(wù)共享管理定位仍限于核算

財務(wù)共享服務(wù)在企業(yè)集團中的定位與受管理者對其的理解直接相關(guān)。加強集團管控效果、節(jié)約財務(wù)處理成本等財務(wù)共享服務(wù)中心最顯著和最直接的作用，已經(jīng)在管理者思想中根深蒂固。盡管管控加強與成本節(jié)約確實是財務(wù)共享服務(wù)的兩大顯著作用，但是諸如根據(jù)內(nèi)部規(guī)律預(yù)測未來，基于財務(wù)數(shù)據(jù)分析經(jīng)營狀況，充分挖掘企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)、財務(wù)數(shù)據(jù)價值等其他作用，更能為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟效益，而且這些經(jīng)濟效益更具有長期效應(yīng)。當(dāng)前個別企業(yè)集團沒有賦予財務(wù)共享服務(wù)正確的定位，僅將其定位限制為財務(wù)核算中心，充當(dāng)財務(wù)部門管理下的集中核算平臺角色，導(dǎo)致財務(wù)共享服務(wù)助推企業(yè)發(fā)展的重要作用，在缺少足夠的發(fā)展空間和作用權(quán)限的情況下難以發(fā)揮。可見，現(xiàn)階段的管理定位一定程度上對財務(wù)共享服務(wù)潛在功能的發(fā)揮形成了制約，不利于企業(yè)集團的財務(wù)轉(zhuǎn)型和經(jīng)營決策。

(二)信息系統(tǒng)管理優(yōu)化程度不足

財務(wù)共享服務(wù)中心的核心是由多種信息系統(tǒng)共同組成的共享技術(shù)平臺，因此，企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的運行效率和效果直接取決于信息系統(tǒng)的狀況。目前銀企直聯(lián)、影像管理、ERP系統(tǒng)等是國內(nèi)企業(yè)集團較為常見的信息系統(tǒng)核心組成部分，各家企業(yè)的信息系統(tǒng)都比較類似。信息系統(tǒng)的管理優(yōu)化尚未引起共享服務(wù)中心和企業(yè)高層管理者的關(guān)注和重視，各信息系統(tǒng)的升級優(yōu)化與融合提升未被列入共享中心管理維護日程，簡單的漏洞修補等日常維護仍然是信息系統(tǒng)主要的管理工作。長此以往，共享服務(wù)中心的運行和發(fā)展將受到落后的信息系統(tǒng)的嚴重制約。企業(yè)集團信息系統(tǒng)管理優(yōu)化不足的負面效果，在“大智移云”信息環(huán)境下會被逐漸放大。企業(yè)集團管理者需要在共享技術(shù)平臺中融入新型信息技術(shù)，增強對信息系統(tǒng)的管理優(yōu)化力度，創(chuàng)建數(shù)字化、自動化、智能化的財務(wù)共享服務(wù)中心，以搶占發(fā)展先機，適應(yīng)未來信息化需求。

(三)共享程序及信息管理不規(guī)范

首先，業(yè)務(wù)、財務(wù)、管理等各方面信息都包含于財務(wù)共享管理的范圍之內(nèi)。操作層與管理層相互脫節(jié)、溝通不暢的問題普遍存在于企業(yè)集團財務(wù)共享管理工作中，財務(wù)共享管理框架因為使用者實際需求在共享設(shè)計時較少被考慮而往往設(shè)計得比較單一，所以財務(wù)共享管理中心的工作效果不夠理想。此外，各級人員共享理念不到位、全員參與程度不足、缺少宣傳引導(dǎo)等問題，不同程度地存在于企業(yè)集團財務(wù)共享管理模式的實施過程中，影響了財務(wù)共享管理流程建設(shè)。其次，出于自身利益的考慮，企業(yè)集團各子公司業(yè)務(wù)部門經(jīng)常會試圖通過粉飾財務(wù)報表掩蓋真實經(jīng)營狀況，從而造成集團在開展財務(wù)管理工作時財務(wù)數(shù)據(jù)失真、財務(wù)核算不精準(zhǔn)等問題。同時，企業(yè)集團業(yè)務(wù)部門及各子公司的信息管理系統(tǒng)都相對獨立，信息孤島效應(yīng)一直存在，導(dǎo)致企業(yè)集團整體業(yè)財融合程度較低。

三、信息化背景下企業(yè)集團財務(wù)共享發(fā)展趨勢

(一)核算處理智能化

從最初的手工記賬到會計電算化，再到財務(wù)共享模式，電子化、智能化的特點隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展在財務(wù)核算工作中越發(fā)明顯。當(dāng)前會計核算智能化趨勢隨著財務(wù)機器人的應(yīng)用也被推向新的高度。財務(wù)機器人是設(shè)置了標(biāo)準(zhǔn)化流程的一種外掛自動化軟件，能夠根據(jù)內(nèi)置程序自動完成業(yè)務(wù)操作，非常適用于處理重復(fù)性強、標(biāo)準(zhǔn)化程度高的財務(wù)共享核算業(yè)務(wù)?？梢灶A(yù)見，財務(wù)共享服務(wù)中的眾多基礎(chǔ)性核算工作將由財務(wù)機器人獨立完成，之前的核算人員將從事基于創(chuàng)造性思維的總結(jié)分析、判斷預(yù)測等高附加值的活動，從而完全擺脫了核對、錄入等簡單、枯燥的低價值工作對其工作精力和能力的束縛。

(二)業(yè)務(wù)處理平臺多元化

內(nèi)部控制是財務(wù)共享服務(wù)中心除會計核算之外擔(dān)負的另一項重要職能。盡管審批環(huán)節(jié)在企業(yè)中被盡量簡化，但目前仍然占據(jù)了整個業(yè)務(wù)流程的較多時間，影響了流程的整體時效性。管理者迫切需要對該環(huán)節(jié)進一步進行優(yōu)化。移動互聯(lián)技術(shù)在財務(wù)共享服務(wù)中心中的引入，為審批時效提升提供了新的技術(shù)手段。在其支持下，企業(yè)管理者可以進行不受時間、地點限制的移動辦公，隨時隨地地在手機等移動設(shè)備終端處理簽字審批，克服了簽字環(huán)節(jié)延緩業(yè)務(wù)流程的問題，使整體業(yè)務(wù)流程更加快捷順暢。

(三)財務(wù)共享服務(wù)中心虛擬化

前期投入巨大且成本回收緩慢是財務(wù)共享服務(wù)中心的一項缺點。隨著云技術(shù)的運用，企業(yè)集團實施財務(wù)共享所需的龐大的存儲空間和超強的計算能力，將不必花費巨額成本，而只需要向云計算服務(wù)商進行購買即可實現(xiàn)，而且也省去了信息平臺后期維護需要持續(xù)投入的龐大的人力、物力成本，極大地降低了財務(wù)共享中心的建設(shè)運行成本。云計算服務(wù)與財務(wù)共享服務(wù)相融合將是未來企業(yè)集團主流的財務(wù)管理模式。虛擬財務(wù)共享服務(wù)中心在云計算服務(wù)平臺的支持下得以建立，其工作人員由企業(yè)分支機構(gòu)的財務(wù)人員直接轉(zhuǎn)化而來，摒棄了集中辦公的傳統(tǒng)方式，既加強了業(yè)務(wù)與財務(wù)間的聯(lián)系，解決了企業(yè)業(yè)財脫節(jié)問題，又使初始投入成本得到最大程度的節(jié)約。

(四)向大數(shù)據(jù)分析中心轉(zhuǎn)變

作為企業(yè)發(fā)展的新的助推劑，大數(shù)據(jù)分析將成為共享服務(wù)中心的重要功能。對大數(shù)據(jù)的掌握和分析利用將使企業(yè)集團在當(dāng)今信息時代占據(jù)發(fā)展先機。作為企業(yè)集團數(shù)據(jù)中心的共享服務(wù)平臺，借助數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等技術(shù)存儲著企業(yè)日常業(yè)務(wù)產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)。但是不少企業(yè)集團僅停留在數(shù)據(jù)存儲層面，并未對龐大的數(shù)據(jù)信息進行價值深挖，不僅造成數(shù)據(jù)資源的浪費，而且耗費了高昂的存儲成本。伴隨大數(shù)據(jù)技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展，海量存儲數(shù)據(jù)的真正價值也逐漸為越來越多的企業(yè)集團所了解。由數(shù)據(jù)存儲中心向大數(shù)據(jù)分析中心轉(zhuǎn)變勢必成為財務(wù)共享服務(wù)中心未來發(fā)展趨勢。對于企業(yè)集團而言，通過大數(shù)據(jù)分析，發(fā)掘沉淀數(shù)據(jù)的價值，可以幫助其掌握自身問題、發(fā)現(xiàn)新的商機、使預(yù)算編制更加合理等，有助于提高企業(yè)競爭力。在大數(shù)據(jù)分析的幫助下，準(zhǔn)確、充分的數(shù)據(jù)支撐也將使財務(wù)人員的決策輔助建議更具說服力。

四、基于信息化的企業(yè)集團財務(wù)共享管理模式構(gòu)建策略

(一)完善基于大數(shù)據(jù)的財務(wù)共享服務(wù)

一是規(guī)范數(shù)據(jù)接口。數(shù)據(jù)接口復(fù)雜、系統(tǒng)運維方式多樣、集成系統(tǒng)眾多是企業(yè)集團財務(wù)共享模式存在的普遍情況。企業(yè)應(yīng)為數(shù)據(jù)接口和相關(guān)軟件的同步升級提前做好準(zhǔn)備，充分利用應(yīng)用程序接口函數(shù)、特定文件交換、中間數(shù)據(jù)庫等先進模式，配置具備可擴展性的接口，并有效分離輔助性或不相關(guān)主程序。二是積極借力云計算支持。企業(yè)財務(wù)管理的質(zhì)量和效果與數(shù)據(jù)控制水平直接相關(guān)。因此，對數(shù)據(jù)的合理利用較之獲得簡單的數(shù)據(jù)結(jié)果，對財務(wù)共享的優(yōu)化而言更加重要。為實現(xiàn)高效率的財務(wù)計算過程，企業(yè)應(yīng)在龐雜的數(shù)據(jù)分析中充分利用云計算技術(shù)，擴大數(shù)據(jù)計算范圍，讓更詳實的數(shù)據(jù)為己所用。三是切實保障信息安全。企業(yè)財務(wù)風(fēng)險隨著大數(shù)據(jù)時代的到來而被同步放大。為保證財務(wù)管理質(zhì)量，促使財務(wù)人員更快適應(yīng)和勝任基于大數(shù)據(jù)的財務(wù)工作，企業(yè)應(yīng)注重財務(wù)人員的專業(yè)化培訓(xùn)，要求其加強對財務(wù)共享相關(guān)工具、軟件、技術(shù)的掌握應(yīng)用。同時，企業(yè)要嚴格落實個人責(zé)任和權(quán)限設(shè)定，通過設(shè)置訪問權(quán)限，避免重要信息外泄；培養(yǎng)財務(wù)人員良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，使基于大數(shù)據(jù)的財務(wù)信息安全從根本上得到保障。

(二)加強移動互聯(lián)技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用

如今，移動報銷、移動預(yù)算、移動審批等隨著移動終端的普及正逐漸變?yōu)楝F(xiàn)實。企業(yè)集團應(yīng)嘗試推出對內(nèi)實現(xiàn)自上而下全員覆蓋，對外連接終端客戶、合作伙伴、代理經(jīng)銷商、各地分公司及企業(yè)總部的財務(wù)移動新應(yīng)用，使企業(yè)管理系統(tǒng)通過App應(yīng)用可以直接被每一個持有移動終端的個人連接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集和上傳的實時共享，通過碎片化應(yīng)用來推動實時的企業(yè)管理。以移動審批為例，使用移動審批應(yīng)用之后，加速處理進度，打破地域限制，系統(tǒng)會自動將新審批事項推送到審批人的智能終端，審批人可在終端上隨時審核。此外，借助移動終端企業(yè)報表數(shù)據(jù)能夠隨時隨地為財務(wù)共享服務(wù)相關(guān)人員所查看，使其能夠在多移動終端上進行業(yè)務(wù)申請，極大地提升了工作的便捷性、時效性。可見，由移動審批、移動報賬銷、移動報表、移動資金、移動預(yù)算等功能構(gòu)成財務(wù)移動新應(yīng)用，憑借多終端的天然優(yōu)勢，增強了財務(wù)共享的實時性、便捷性，助力企業(yè)財務(wù)共享獲得飛躍式發(fā)展。

(三)構(gòu)建基于云計算的財務(wù)共享中心

積極運用信息化平臺，構(gòu)建區(qū)域業(yè)務(wù)共享機制，提升企業(yè)集團業(yè)務(wù)流程效率，實現(xiàn)賬務(wù)自動處理和費用的自動支付，減少人為因素對業(yè)務(wù)流程的參與，消除單據(jù)流轉(zhuǎn)過程安全隱患，做到信息的實時查詢和分析，加強各項業(yè)務(wù)的全流程跟蹤和管控。以費用審批流程為例，企業(yè)要強化云信息服務(wù)方面的建設(shè)，通過在原有信息服務(wù)模塊中融入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建費用報銷共享、報銷內(nèi)容上傳、報銷信息查詢等模塊，實現(xiàn)網(wǎng)上報銷及審批的電子化處理。通過企業(yè)HRMIS(人力資源管理信息系統(tǒng))等固有模塊與云系統(tǒng)的良好對接，避免操作失誤，使報銷工作效果更為精確。通過與影像系統(tǒng)等其他系統(tǒng)高度集成，實現(xiàn)報賬無紙化審核。對付款進行申請和審批，并記錄付款狀態(tài)，通過與銀企互聯(lián)系統(tǒng)對接，完成集中支付管理。