高校憑證電子化利用中遇到的問題及優(yōu)化方向探究

王雨濛

（北京信息科技大學(xué)，北京 100192）

在十三五規(guī)劃中，票據(jù)的電子化被推行到國家戰(zhàn)略的高度。國家對會計(jì)電子檔案建設(shè)出臺了對應(yīng)的政策指導(dǎo)：在2020年由財(cái)政部和國家檔案局發(fā)布的《關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》中規(guī)定了電子會計(jì)檔案的法律效力，明確單位從外部接收的電子形式的各類會計(jì)憑證，在來源合法、真實(shí)的情況下，能夠使用會計(jì)核算系統(tǒng)準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計(jì)資料，能夠使電子檔案管理系統(tǒng)有效接收、管理、利用電子會計(jì)檔案以及其他必要條件下，會計(jì)檔案可僅以電子形式保存，且與紙質(zhì)的會計(jì)憑證具同等的法律效益。同時(shí)，單位從外部接收的電子會計(jì)資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存。2020年國家稅務(wù)總局對增值稅電子發(fā)票的推行也說明了在稅務(wù)管理方面從傳統(tǒng)的紙質(zhì)報(bào)稅方式逐漸向電子化信息化轉(zhuǎn)換。由此可見，會計(jì)憑證電子化是會計(jì)檔案工作適應(yīng)電子信息發(fā)展的需要，是生產(chǎn)力發(fā)展的產(chǎn)物，也是信息化時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。

一、憑證電子化管理的必要性

通過采用信息存儲和掃描等新技術(shù)，將原始憑證納入信息儲存系統(tǒng)中，建立電子化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)票據(jù)電子化高效管理的建設(shè)目標(biāo)。會計(jì)檔案電子化是財(cái)務(wù)管理信息化中的重要環(huán)節(jié),相對其他業(yè)務(wù)流程信息化快速發(fā)展的步伐,會計(jì)檔案電子化進(jìn)展相對遲緩。

傳統(tǒng)的會計(jì)憑證管理多以紙質(zhì)資料為主在進(jìn)行憑證查詢時(shí)需要消耗大量的時(shí)間成本和人力成本而且查閱繁瑣。紙質(zhì)憑證無法實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)借閱、傳閱性低且借出后無法準(zhǔn)確及時(shí)掌握實(shí)體檔案外借后存在的安全隱患。

同時(shí)，目前原始憑證中出租車票、POS機(jī)小票購物小票等壓感票據(jù)，時(shí)間久了會風(fēng)化退色數(shù)據(jù)不清晰，過路過橋費(fèi)火車票原件粘貼不當(dāng)造成原始數(shù)據(jù)缺失。電子化憑證使得原始憑證已經(jīng)上傳到系統(tǒng)中自動保存，這樣就避免了數(shù)據(jù)缺失，粘貼丟失的情況。將原始憑證和記賬憑證都以電子化信息的形式存儲到會計(jì)檔案中，不僅能減少原始憑證整理的時(shí)間避免了丟失遺漏，考慮到了原始憑證的完整性，還能夠簡化管理歸檔的方式，加強(qiáng)會計(jì)憑證之間的共享流通。

將原始憑證圖像化和電子化后，一是提高了財(cái)務(wù)工作效率，促進(jìn)了會計(jì)檔案電子化進(jìn)程，二是減少了后續(xù)查找、復(fù)印的繁瑣，減少了人力物力的投入，為審計(jì)和項(xiàng)目結(jié)題、中期檢查等工作提供了便捷的服務(wù)，為財(cái)務(wù)管理高效運(yùn)行提供了技術(shù)保障，是先進(jìn)管理制度的合理化應(yīng)用。

二、會計(jì)憑證電子化工作在展開中遇到的問題

(一)電子化憑證流通的普及程度低

盡管加大了憑證電子化的宣傳力度，但電子化憑證的接受程度仍然不是很高。一方面，工作人員難以接受甚至排斥財(cái)務(wù)會計(jì)信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)電子化，很難積極地轉(zhuǎn)變思維，仍然局限于以往的手工業(yè)務(wù)處理方式，因而在錄入系統(tǒng)數(shù)據(jù)相關(guān)工作方面比較抵觸，這在一定程度上阻礙了會計(jì)信息化的實(shí)施進(jìn)程，降低了工作效率；另一方面，年齡大的師生傾向于閱讀紙質(zhì)版，年輕的老師可以接受電子檔案。像現(xiàn)在看電子書的是年輕人居多一樣，很多人還是更傾向于閱覽紙質(zhì)書籍。審計(jì)查詢憑證時(shí)也傾向于紙質(zhì)文檔而非電子文檔，認(rèn)為紙質(zhì)版清晰看著比電子版舒服，即使出臺了相應(yīng)的檔案管理查詢文件，某高校上線電子檔案兩年來接受度仍不足60%，部分老師出現(xiàn)以身份施壓管理人員，即使出臺了相關(guān)政策仍然查詢紙質(zhì)文檔的情況，很難普及推廣實(shí)施做到真正的無接觸的無紙化線上查詢功能。

(二)電子化信息傳遞的安全性不足

高校會計(jì)檔案電子化對信息安全的要求比較高，會計(jì)檔案電子化安全機(jī)制不完善，需要財(cái)務(wù)人員具備較高的安全意識。很多高校的電子化檔案建設(shè)屬于起步階段，并未建立相對完善的電子檔案體系，這將會導(dǎo)致信息在傳遞過程中出現(xiàn)安全隱患。例如，不同部門和院系的管理人員在提交審批獲得權(quán)限后可對會計(jì)檔案信息進(jìn)行查閱和利用，在瀏覽查看及下載電子檔案環(huán)節(jié)設(shè)置p d f水印，顯示由查詢?nèi)说墓ぬ枺樵儠r(shí)間等信息。但由于部分老師難以接受這種方式，仍想從財(cái)務(wù)部門內(nèi)部導(dǎo)出不含水印的電子信息，這個(gè)傳遞過程當(dāng)中很容易出現(xiàn)安全隱患，尤其是涉及到保密項(xiàng)目和軍工國防項(xiàng)目等。這樣對會計(jì)檔案電子化安全的重視不足，相應(yīng)的制度機(jī)制并未及時(shí)更新，依舊使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，在探究階段沒有做到線上流程一體化在一定程度上也增加了會計(jì)檔案電子化的風(fēng)險(xiǎn)。

(三)電子化憑證掃描的滯后性差

電子化憑證的方式有前置掃描和后置掃描兩種方式。使用前置掃描需要讓審核報(bào)銷會計(jì)在做帳前先把原始憑證掃描到系統(tǒng)里，原始憑證掃描完整后才可以做記賬憑證，目前大批量人員少的工作環(huán)境不允許使用此方式進(jìn)行操作，而且財(cái)務(wù)部門相對集中，不存在多地散點(diǎn)式難以將憑證進(jìn)行歸集的情況，所以這種方式在高校很難實(shí)現(xiàn)。使用后置掃描會導(dǎo)致憑證上傳不及時(shí)，往往整理完所有票據(jù)排序查缺后大概兩到三個(gè)月才會過渡到掃描儀掃描上傳階段。這就會導(dǎo)致很多項(xiàng)目結(jié)題需要查詢憑證，很多時(shí)候又要查詢近三個(gè)月的，但此時(shí)所有憑證已經(jīng)整理完畢等待掃描，這個(gè)時(shí)候沒有電子憑證供查詢。但是如果允許他們翻看近三個(gè)月的憑證又很容易導(dǎo)致憑證需要重新整理歸檔，很多時(shí)候需要有專人幫忙翻看以免丟失弄亂，無法避免的浪費(fèi)了財(cái)務(wù)工作的人力物力，大大降低了工作效率。

(四)會計(jì)信息化復(fù)合型人才短缺

目前，會計(jì)行業(yè)中低層人才不斷增多，而真正可以推動會計(jì)信息化發(fā)展的高尖端人才十分短缺，在市場上供不應(yīng)求。會計(jì)人員中絕大部分存在專業(yè)知識技能水平低和經(jīng)驗(yàn)不足的問題，雖然擁有會計(jì)專業(yè)技術(shù)資格證書，但是對于財(cái)務(wù)知識掌握不牢固，對會計(jì)信息化缺乏了解，未經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，長期從事一般的財(cái)務(wù)核算工作，無法處理復(fù)雜的信息和數(shù)據(jù)處理工作，欠缺數(shù)據(jù)維護(hù)管理能力。遇到問題時(shí)多依賴I T部門或軟件公司，無法及時(shí)處理會計(jì)軟件運(yùn)行故障，這也同時(shí)制約了高校信息化建設(shè)步伐。電子化的大背景對高校從事財(cái)務(wù)工作的人提出了較高的要求，需要綜合能力的培養(yǎng):工作人員不僅能掌握基本的財(cái)務(wù)核算能力，還需要充分提升其數(shù)據(jù)分析、電子化管理技能等綜合能力。

三、憑證電子化的功能完善以及可以優(yōu)化的方面

(一)會計(jì)信息電子化不完善

雖然國家在會計(jì)電子化的工作指導(dǎo)中強(qiáng)調(diào)提倡了會計(jì)檔案電子化的建設(shè)，但在現(xiàn)實(shí)電子化的檔案管理中仍然存在一些問題。規(guī)范化的電子票據(jù)包含單位從外部接收的各類原始憑證，包括電子發(fā)票、財(cái)政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、銀行電子回單等電子會計(jì)憑證。規(guī)范這些電子票據(jù)是電子化發(fā)展的重要組成部分。電子發(fā)票的推行在電子化推行中起到了關(guān)鍵的作用，但是除了發(fā)票的電子化之外，其他的很多票據(jù)還暫未實(shí)現(xiàn)電子化應(yīng)用。例如銀行的付款憑證，回執(zhí)單，匯款到款憑證，款項(xiàng)收據(jù)憑證等都還未實(shí)現(xiàn)電子化。這就使得在憑證電子化歸集當(dāng)中無疑增加了很多工作量，尤其是電子支付的銀行客戶回單等，一個(gè)月的業(yè)務(wù)量就達(dá)萬余張，而且各類票據(jù)的大小形狀不一，還需要重新粘貼歸集整理。各項(xiàng)會計(jì)憑證都隨著業(yè)務(wù)量的增多而增多，分揀歸集整理投入的龐大勞動力和時(shí)間是成倍增加。

(二)電子化憑證下的線下審批流程繁瑣

雖然實(shí)現(xiàn)了部分電子化憑證，但是仍需要通過紙質(zhì)文檔的傳遞進(jìn)性線下審批。審批程序比較繁雜的情況下必須在線下進(jìn)行審批和簽字，這大大降低了工作效率。通過會計(jì)原始憑證電子化建設(shè)，可以建立一個(gè)完善的審批系統(tǒng)，完全采用線上的審批形式，可以節(jié)約審批時(shí)間。

(三)電子化憑證的保管

要對電子化檔案進(jìn)行合理保存和利用。第一，高校檔案部門在接收會計(jì)電子檔案后也應(yīng)按照相關(guān)的制度要求對會計(jì)電子檔案進(jìn)行歸檔保存，定期地對會計(jì)電子檔案進(jìn)行檢查和核對，確保利用會計(jì)電子檔案時(shí)能夠及時(shí)地找到并合理利用。第二，要嚴(yán)格把控電子檔案存放的環(huán)境，需要定期對會計(jì)檔案管理所用的數(shù)據(jù)庫內(nèi)的信息進(jìn)行備份，防止人為操作不當(dāng)對電子檔案造成的損毀。第三，要做到數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和備份數(shù)據(jù)庫服務(wù)器相分離，考慮安全性，做到分散風(fēng)險(xiǎn)。第四，要注意建立有效的防火墻，阻斷外部病毒和黑客對客戶端和數(shù)據(jù)庫等信息端的入侵，而造成數(shù)據(jù)丟失的安全隱患。

四、結(jié)語

隨著高校電子會計(jì)檔案作用越來越明顯，電子化會計(jì)檔案查閱調(diào)閱的智能化成為解決信息化建設(shè)的重要一步，推進(jìn)電子化系統(tǒng)的建設(shè)及應(yīng)用需要循序漸進(jìn)。完善建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的電子檔案管理流程，達(dá)到智能化管理還需要借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源共享和外部授權(quán)權(quán)限內(nèi)審批查詢的功能。

目前高校電子化管理工作中實(shí)際存在的問題趨于解決，需要各單位各部門自上而下協(xié)調(diào)解決從而統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)電子化。結(jié)合會計(jì)檔案信息化建設(shè)的新問題、新情況，有必要對高校會計(jì)電子化管理制度進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)而更好地指導(dǎo)會計(jì)檔案電子化相關(guān)工作開展。第一，需要高校領(lǐng)導(dǎo)給予會計(jì)檔案電子化管理足夠的支持與配合，實(shí)現(xiàn)線上審批流程進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理的無紙化、自動化，提供更加便捷的服務(wù)。第二，高校檔案管理部門也應(yīng)該配合財(cái)務(wù)部門做好會計(jì)檔案電子化相關(guān)工作，健全相應(yīng)的安全機(jī)制，完善相應(yīng)的制度，確保會計(jì)檔案電子化信息能合理加以利用。第三，要加強(qiáng)校企合作，解決憑證電子化存在的問題，同時(shí)加強(qiáng)兄弟院校之間的交流和互動，需要借鑒其先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和管理模式，進(jìn)一步完善系統(tǒng)建設(shè)，更好地推進(jìn)會計(jì)檔案電子化管理工作，為高校發(fā)展服務(wù)。