加強(qiáng)產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)保密管理工作的研究

王 佳 歐冶云商股份有限公司

一、引言

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”概念及商業(yè)模式的不斷創(chuàng)新，B2C模式的成功經(jīng)驗(yàn)正在向B2C領(lǐng)域不斷復(fù)制，產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)新經(jīng)濟(jì)一時(shí)間成為當(dāng)前我國企業(yè)追捧的熱點(diǎn)。產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)是一種新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，利用信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)平臺，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)在生產(chǎn)要素配置中的優(yōu)化和集成作用，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)深度融合，通過平臺的資源聚集及調(diào)配優(yōu)勢，為傳統(tǒng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)效率提升和轉(zhuǎn)型升級提供有力支撐。不同于消費(fèi)互聯(lián)網(wǎng)，互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)如果對實(shí)體產(chǎn)業(yè)鏈不熟悉、不了解，想用消費(fèi)互聯(lián)網(wǎng)的“打法”來進(jìn)入產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域，往往需要承擔(dān)更大的風(fēng)險(xiǎn)。而傳統(tǒng)制造企業(yè)，基于其自身多年深耕產(chǎn)業(yè)端的優(yōu)勢和對產(chǎn)業(yè)上下游供應(yīng)鏈的掌控，以及對貿(mào)易模式的熟悉，在充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維、技術(shù)及工具后，在產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)的賽道上更容易體現(xiàn)出整體優(yōu)勢，通俗而言就是“用互聯(lián)網(wǎng)的方式重新定義傳統(tǒng)貿(mào)易模式”。此外，為了充分體現(xiàn)產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)第三方的定位，大部分傳統(tǒng)制造企業(yè)致力于打造產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)第三方平臺。對于此類產(chǎn)業(yè)平臺企業(yè)而言，保密管理既要滿足傳統(tǒng)企業(yè)內(nèi)部的保密管理要求，還要體現(xiàn)出平臺企業(yè)應(yīng)有的社會責(zé)任和擔(dān)當(dāng)，更要主動承擔(dān)起用戶隱私保護(hù)及數(shù)據(jù)安全等責(zé)任。

二、保密管理工作對產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的重要意義

(一)滿足國家法律法規(guī)的要求

2021年滴滴赴美上市事件引發(fā)了全社會的高度關(guān)注，一時(shí)間大家對于互聯(lián)網(wǎng)平臺企業(yè)如何保護(hù)用戶數(shù)據(jù)安全產(chǎn)生了擔(dān)憂。為了切實(shí)保障國家數(shù)據(jù)及個(gè)人信息安全，國家有關(guān)部門分別于2021年9月1日、11月1日頒布實(shí)施了《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》和《個(gè)人信息保護(hù)法》。從實(shí)際情況來看，許多消費(fèi)互聯(lián)網(wǎng)中的頭部企業(yè)憑借其對市場的壟斷以及上下游之間的信息不對稱，通過“大數(shù)殺熟”、“差異化定價(jià)”等手段，在交易中賺取更多的利潤。而用戶往往因?yàn)橐呀?jīng)養(yǎng)成的平臺交易習(xí)慣以及對平臺企業(yè)的信任，無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)自己的利益受損。此外，國有企業(yè)因?yàn)楣ぷ餍枰?，也會接收到一些涉及國家秘密的文件，對于這些文件的流轉(zhuǎn)和學(xué)習(xí)，國有企業(yè)也必需按要求做好相關(guān)的保密工作。近年來，有關(guān)部門工作人員因?yàn)楣ぷ魇д`等原因，導(dǎo)致內(nèi)部工作文件在互聯(lián)網(wǎng)上提前“公開”的事件也時(shí)有發(fā)生，值得引起相關(guān)單位的關(guān)注。

(二)滿足平臺企業(yè)自身發(fā)展需要

對于產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)平臺企業(yè)而言，最核心的資產(chǎn)就是平臺技術(shù)及核心人才，相較于傳統(tǒng)制造企業(yè)而言，由于產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)平臺企業(yè)的輕資產(chǎn)特點(diǎn)，平臺對其核心技術(shù)及核心人才的保護(hù)是否到位就會直接影響平臺的“生死存亡”。因此，建立對其平臺技術(shù)及數(shù)據(jù)的有效保護(hù)措施，做好核心技術(shù)人才的發(fā)展及保留，是平臺企業(yè)鞏固和筑牢核心競爭力的必備舉措。與此同時(shí)，對于國有企業(yè)而言，為了積極踐行國家“雙循環(huán)”和“走出去”發(fā)展戰(zhàn)略，結(jié)合當(dāng)前全球經(jīng)濟(jì)形勢，許多企業(yè)選擇在海外開拓業(yè)務(wù)，也會向這些區(qū)域派駐工作人員，這里面不乏對我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有戰(zhàn)略意義的企業(yè)。對于這些企業(yè)而言，一旦海外屬地業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及人員的保密管理工作不到位，不但會影響企業(yè)自身的發(fā)展，甚至還會影響到國家安全。因此，構(gòu)建有效的海外保密管理機(jī)制，切實(shí)加強(qiáng)海外保密管理工作水平，必將成為左右企業(yè)能否在海外取得成功的核心因素。

(三)滿足新生代員工對個(gè)人隱私的保護(hù)要求

90后、00后員工出生于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，既享受了數(shù)字化帶來的生活便利，也感受到了因個(gè)人隱私信息泄露而引發(fā)網(wǎng)絡(luò)“暴力”帶來的負(fù)面影響。尤其是在當(dāng)前常態(tài)化疫情防控形勢下，許多本就深受疫情影響的當(dāng)事人因?yàn)閭€(gè)人行蹤信息被“意外”公布而遭受輿論的非議，身體及心靈的雙重打擊往往會對當(dāng)事人造成長遠(yuǎn)的負(fù)面影響。此外，個(gè)人信息被非法倒賣傳播的新聞已經(jīng)屢見不鮮，新生代員工無論是在工作還是在生活中，對于個(gè)人信息的收集大都表現(xiàn)出十分謹(jǐn)慎的態(tài)度。而用人單位在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)工具十分普及的情況下，為了提高工作效率，經(jīng)常利用小程序或APP收集匯總員工個(gè)人信息。其中，大部分企業(yè)都沒有事先征求員工同意，而員工因?yàn)樘幱趧趧雨P(guān)系的相對弱勢一方，基本只能被動接受。一旦員工個(gè)人信息被泄露，不僅會對員工造成傷害，也會給用人單位帶來許多不必要的麻煩。

三、當(dāng)前產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)保密管理工作面臨的痛點(diǎn)

(一)保密管理體系尚不健全

大部分產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)都具有傳統(tǒng)制造企業(yè)的特點(diǎn)，其中許多管理人員和業(yè)務(wù)人員也都來自于制造企業(yè)。因此，在對待保密管理工作時(shí)，習(xí)慣于采取“老套路”“老辦法”。比如，有的產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)由于在成立之初，面臨巨大的生產(chǎn)經(jīng)營壓力，沒有時(shí)間和精力來考慮成立保密管理部門，而是僅安排兼職人員來承擔(dān)日常的保密管理工作；或者有的企業(yè)雖然成立了保密管理部門，但是企業(yè)內(nèi)部將保管工作全部看成是保密管理部門的事，這種管理模式從源頭上就不利于保密管理工作的正常開展。值得注意的是，許多企業(yè)的保密管理體系形同虛設(shè)，責(zé)任落實(shí)沒有真正到位，大量的工作積壓在保密管理部門及工作人員手中，工作要求和部署沒有深入一線。此外，有的基層管理者沒有正確認(rèn)識到保密管理對于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要性，在日常工作也沒有履行自己的責(zé)任，反而將保密工作看成是一種“負(fù)擔(dān)”，在布置工作時(shí)，將口頭提醒視為保密工作的落實(shí)。

(二)保密管理基礎(chǔ)工作薄弱

對于產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)而言，要切實(shí)做好保密管理工作，一方面是要結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)，明確本企業(yè)的保密工作重點(diǎn)和難點(diǎn)，更為重要的是要確保工作計(jì)劃和設(shè)想能落實(shí)到位，不折不扣地執(zhí)行到位。在企業(yè)實(shí)踐過程中，有的員工會認(rèn)為自身從事的工作都是日常事務(wù)型的，沒有什么是需要來保密的；有的員工雖然具備一定的保密意識，但是因?yàn)椴磺宄男┪募驍?shù)據(jù)屬于企業(yè)的商業(yè)秘密，所以在工作中有“無從下手”的感覺；還有的員工缺乏基本的保密工作技能，為圖工作中的一時(shí)方便，將涉密電子文件按普通文件的傳輸要求進(jìn)行處理。對于互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)而言，一些業(yè)務(wù)人員和平臺運(yùn)行人員會同時(shí)擁有多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的賬號，在人員離職或崗位調(diào)整過程中，由于人力資源部門關(guān)注的重點(diǎn)不同，往往會忽視業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)人員的賬號權(quán)限調(diào)整及注銷問題，這樣就會導(dǎo)致已離職或崗位已調(diào)整人員仍可以登陸業(yè)務(wù)系統(tǒng)，給平臺企業(yè)數(shù)據(jù)安全埋下嚴(yán)重隱患。此外，因受疫情影響，絕大部分互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)都已開啟遠(yuǎn)程辦公模式，視頻會議已經(jīng)成為企業(yè)溝通交流的必備手段。但是因?yàn)橐曨l會議，尤其是對于跨部門、多團(tuán)隊(duì)成員需要在一起視頻開會的場景，如果對參會人員的身份確認(rèn)不到位，也會成為企業(yè)內(nèi)部信息外泄的常見“盲區(qū)”。

(三)保密設(shè)備及場所保障不到位

與傳統(tǒng)制造企業(yè)相比，互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)往往更容易忽視對辦公場所及辦公設(shè)備的配置和保障。由于互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)存在太多的不確定性，多數(shù)企業(yè)會選擇盡可能降低辦公成本，輪換工位、分散辦公、鼓勵居家辦公等不同形態(tài)的靈活辦公模式已經(jīng)成為當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的通常做法。從保密管理的角度而言，這種多物理區(qū)域分離的辦公方式不利于保密管理設(shè)備的統(tǒng)一配置和管理?？紤]到成本等因素，部分企業(yè)保密場所及設(shè)備的配備難以覆蓋所有的辦公區(qū)域。比如，具備身份識別功能的打印掃描設(shè)備、封閉的保密資料儲藏室等。同時(shí)，考慮到海外保密工作的開展，企業(yè)應(yīng)該要為海外派駐人員配備具有加密功能的移動存儲介質(zhì)以及不存放企業(yè)內(nèi)部信息數(shù)據(jù)的可移動電腦。此外，在移動互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，許多企業(yè)內(nèi)部召開的生產(chǎn)經(jīng)營會議，往往會因?yàn)閷藛T的手機(jī)等電子設(shè)備管理不到位，而引發(fā)內(nèi)部會議信息的提前泄露，給企業(yè)帶來不小的損失。因此，在重要會議場所設(shè)置信號屏蔽裝置或手機(jī)存放保管箱等，應(yīng)該要納入企業(yè)保密管理設(shè)備配置的考慮范圍。

四、產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)加強(qiáng)保密管理工作的建議

(一)不斷健全企業(yè)保密管理體系

大量企業(yè)的實(shí)踐證明，要做好保密管理工作，絕對不是一朝一夕的事，扎實(shí)開展保密工作雖然不能讓企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營水平迅速提高，但是反之一旦保密工作不到位，很有可能會使企業(yè)的核心競爭力遭受損失。所以對于產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)而言，必須在謀劃業(yè)務(wù)工作的同時(shí)，同步謀劃保密管理工作，在企業(yè)層面要成立保密管理委員會，建立由保密管理部門牽頭，技術(shù)研發(fā)部門、合規(guī)管理部門、業(yè)務(wù)運(yùn)營部門、人力資源部門等多部門協(xié)同配合的工作體系。為了確保體系的有效運(yùn)作，各部門和業(yè)務(wù)單元要定期組織對自己所轄業(yè)務(wù)的涉密文件清單、保密等級和保密要求進(jìn)行梳理更新，同時(shí)還要對日常工作中接觸這些涉密事項(xiàng)的人員登記造冊并落實(shí)保密責(zé)任和相關(guān)管理要求。此外，為了確保各級管理者切實(shí)履行保密管理職責(zé)，企業(yè)應(yīng)將保密管理履職情況納入領(lǐng)導(dǎo)人員及其單位的年度績效考核，對于發(fā)生嚴(yán)重泄密事件的單位和個(gè)人要實(shí)行考核評價(jià)“一票否決”，并視企業(yè)損失情況對當(dāng)事人進(jìn)行問責(zé)。

(二)提升重點(diǎn)崗位人員的保密管理意識及技能

結(jié)合產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)特點(diǎn)，有兩類人群的保密管理意識和技能值得企業(yè)花大力氣重點(diǎn)給予關(guān)注，同時(shí)還應(yīng)有針對性開展一系列培訓(xùn)。第一類就是職能管理部門的核心骨干，對這部分員工而言，由于其日常工作職責(zé)是代表公司履行管理職能，處理的文件大都會涉及企業(yè)的商業(yè)秘密。而一旦在發(fā)生泄密事件時(shí)企業(yè)想要維護(hù)自身的合法權(quán)益，就必須證明已經(jīng)采取了適當(dāng)?shù)谋Ｃ艽胧匀绾巫屵@些員工具備較強(qiáng)的保密意識以及熟練掌握保密技能就變得至關(guān)重要。比如，要在起草文件資料的同時(shí)結(jié)合工作實(shí)際確定文件的密級，同時(shí)做好對應(yīng)的標(biāo)識，這樣其他使用和接觸這份文件的員工才能按照保密等級采取相應(yīng)的保密舉措。第二類就是負(fù)責(zé)平臺數(shù)據(jù)和用戶信息使用管理的工作人員，對這類員工而言，首先就是要建立對平臺數(shù)據(jù)和用戶信息的“敬畏之心”，單個(gè)用戶信息或部分平臺數(shù)據(jù)的泄露可能不會直接對平臺的運(yùn)營造成致命影響，但是一旦用戶對平臺的隱私保護(hù)產(chǎn)生質(zhì)疑，勢必會引發(fā)公眾對平臺企業(yè)產(chǎn)生“信任危機(jī)”，同時(shí)還存在違反《數(shù)據(jù)安全法》和《個(gè)人信息保護(hù)法》的可能。故對于平臺企業(yè)來說，讓這部分員工嚴(yán)格執(zhí)行數(shù)據(jù)存儲及使用規(guī)范并建立企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)督檢查機(jī)制尤為關(guān)鍵。

(三)謹(jǐn)防互聯(lián)網(wǎng)工具存在的保密管理風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)前，微信、騰訊會議、金山文檔等互聯(lián)網(wǎng)辦公軟件的廣泛使用大大提高了企業(yè)的工作效率，但與此同時(shí)，保密管理的邊界也在不斷外延，尤其對互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)而言，保密管理要求必須覆蓋到這些互聯(lián)網(wǎng)辦公軟件。關(guān)于微信、金山文檔等軟件的使用，一定要強(qiáng)調(diào)不應(yīng)用于公司商業(yè)秘密及以上密級文件的編寫或傳輸，對于此類重要文件仍然應(yīng)通過企業(yè)內(nèi)部的公文或郵件系統(tǒng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)。值得引起產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)思考的是，企業(yè)微信、飛書等軟件已經(jīng)具備了諸如綜合人事、項(xiàng)目管理及財(cái)務(wù)管理等基本功能，企業(yè)無需自建內(nèi)部管理系統(tǒng)便可享受這些服務(wù)，但是由于此類軟件大都無法實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)據(jù)的本地化部署，在極端情況下也會存在一定的數(shù)據(jù)泄漏隱患，建議具有一定規(guī)模的企業(yè)還是應(yīng)該優(yōu)先考慮服務(wù)器及后臺數(shù)據(jù)可由企業(yè)自身掌握的技術(shù)方案。此外，互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)可嘗試使用RPA等技術(shù)來實(shí)現(xiàn)內(nèi)部賬號授權(quán)管理、微信敏感信息監(jiān)測等功能，從而進(jìn)一步提升保密管理工作效率和成果。

(四)規(guī)范保密設(shè)備及場所管理

為確保企業(yè)商業(yè)秘密等敏感文件或存儲設(shè)備的安全，有條件的企業(yè)均應(yīng)配置一些基本的保密設(shè)備，如保密文件柜、涉密文件及介質(zhì)銷毀設(shè)備以及滿足物理隔離條件的服務(wù)器保管場所。但作為產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，在做好傳統(tǒng)保密設(shè)備和場所管理的基礎(chǔ)上，更應(yīng)該關(guān)注和重視具有互聯(lián)網(wǎng)屬性的保密管理“工具”和“陣地”。比如，在處理涉密電子文件時(shí)，應(yīng)在與互聯(lián)網(wǎng)完全隔絕的單機(jī)上進(jìn)行操作；企業(yè)內(nèi)部的WIFI密碼要定期更換并預(yù)留僅供客戶使用的外部賬號；要求企業(yè)員工在電腦上規(guī)范安裝防火墻、設(shè)置具有一定強(qiáng)度的開機(jī)秘密等。此外，絕大部分互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)都會開發(fā)手機(jī)端的應(yīng)用軟件，在正式投入使用前，必須嚴(yán)格按照《數(shù)據(jù)安全法》和《個(gè)人信息保護(hù)法》的要求進(jìn)行合規(guī)性自查。與此同時(shí)，對于平臺交易規(guī)則的設(shè)計(jì)一定要確保公平公正公開，不得利用交易雙方之間的信息不對稱或者“殺熟算法”侵害用戶利益。

(五)重視海外保密管理工作

面對當(dāng)前“世界處于百年未有之大變局”的背景下，許多企業(yè)選擇大力拓展海外業(yè)務(wù)，對于產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)平臺企業(yè)來說，將國內(nèi)成熟的商業(yè)模式復(fù)制到海外，緊跟國家“一帶一路”倡議步伐，會給企業(yè)快速打開國際市場帶來得天獨(dú)厚的優(yōu)勢。然而，相較于平臺模式的復(fù)制，海外工作人員的選派往往更加令企業(yè)感到為難。因?yàn)樵诤Ｍ夤ぷ饕紤]的首要風(fēng)險(xiǎn)不是經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)而是人員的“安全”風(fēng)險(xiǎn)。集團(tuán)企業(yè)尤其是國有企業(yè)應(yīng)該建立一套針對不同海外地區(qū)特點(diǎn)的人員選拔機(jī)制，在人選醞釀階段綜合考慮技術(shù)管理能力、抗壓能力、當(dāng)?shù)匮哉Z熟練情況等，同時(shí)還應(yīng)開展必要的培訓(xùn)，切實(shí)提高海外工作員工的保密能力。此外，還應(yīng)建立海外派駐人員的定期回國輪換機(jī)制，利用相關(guān)人員回國的機(jī)會，積極與其進(jìn)行溝通交流，及時(shí)掌握其思想動態(tài)，并判斷是否符合繼續(xù)外派的條件。最后，還要結(jié)合實(shí)際為海外工作人員配置必要的保密管理設(shè)備，尋找合適的辦公地點(diǎn)，創(chuàng)造安全可控的遠(yuǎn)程交流網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

(六)建立員工隱私保護(hù)機(jī)制

企業(yè)出于自身管理需要合理收集員工的個(gè)人信息是可以理解的，如果能在收集前制訂并告知員工相應(yīng)的隱私保護(hù)機(jī)制，讓員工知曉其個(gè)人信息被收集后的用途以及保護(hù)措施，一方面，可以最大程度取得員工的理解，另一方面，一旦發(fā)生糾紛也可以證明信息收集的合理性。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，用工形式越來越多樣化，個(gè)人與企業(yè)的關(guān)系也不再是簡單的雇傭關(guān)系，尤其是對于新生代員工來說，他們對于工作和生活的空間與自由更為重視。因此，企業(yè)必須像對待關(guān)鍵客戶資料一樣注意對員工個(gè)人隱私的保護(hù)，才能構(gòu)建更為和諧穩(wěn)固的新生代用工關(guān)系。

五、結(jié)語

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，保密管理工作將面臨越來越多的挑戰(zhàn)和困難，保密工作“陣地”不斷擴(kuò)大，泄密風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)多面廣，但是無論對產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)還是員工個(gè)人，都必須主動擁抱這種變化，習(xí)慣用互聯(lián)網(wǎng)思維來分析和解決問題，緊守合規(guī)管理要求，切實(shí)肩負(fù)起平臺企業(yè)應(yīng)有的用戶隱私保護(hù)及數(shù)據(jù)安全責(zé)任，全方位做好保密管理工作，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展創(chuàng)造有利條件。