出口提單保函電子化項(xiàng)目實(shí)踐

趙浩

航運(yùn)實(shí)務(wù)中，托運(yùn)人有時會對出口提單簽發(fā)提出特殊要求，此時承運(yùn)人通常要求托運(yùn)人提供相應(yīng)的書面信用擔(dān)保憑證即保函，包括提單更改保函、海運(yùn)單保函、電放提單保函、異地簽發(fā)提單保函等。隨著口岸通關(guān)無紙化改革的逐步推進(jìn)，集裝箱出口流程中的訂艙和申報(bào)環(huán)節(jié)涉及的單證已全面實(shí)現(xiàn)電子化，但出口提單簽發(fā)環(huán)節(jié)涉及的保函等單證仍然采用紙質(zhì)形式。為了進(jìn)一步提高集裝箱出口單證流轉(zhuǎn)效率，中國廈門外輪代理有限公司（以下簡稱“廈門外代”）順應(yīng)口岸通關(guān)無紙化趨勢，積極探索創(chuàng)新，在優(yōu)化出口提單簽發(fā)流程的基礎(chǔ)上，實(shí)施出口提單保函電子化項(xiàng)目，取得較好的實(shí)踐效果。

1 出口提單保雨電子化項(xiàng)目可行性

在實(shí)施出口提單保函電子化項(xiàng)目前，廈門外代充分評估保函電子化的外部風(fēng)險(xiǎn)和內(nèi)部可操作性，并提出相應(yīng)的解決方案，以確保項(xiàng)目切實(shí)可行。

（1）外部風(fēng)險(xiǎn)保函電子化的外部風(fēng)險(xiǎn)主要有以下三點(diǎn)：第一，電子保函與紙質(zhì)保函是否具有同等法律效力；第二，貨主通過貨代提交的電子保函是否有效；第三，用海運(yùn)單和電放提單的在線交接記錄替代紙質(zhì)簽收單是否妥當(dāng)。針對上述風(fēng)險(xiǎn)，廈門外代經(jīng)過充分調(diào)研和周密論證，決定采用由貨代提供報(bào)備函聲明電子保函與紙質(zhì)保函具有同等法律效力的方案。

（2）內(nèi)部可操作性保函電子化的內(nèi)部可操作性面臨的主要障礙是，在線核對申報(bào)數(shù)據(jù)、提單數(shù)據(jù)和保函數(shù)據(jù)等各種電子單證數(shù)據(jù)較為困難。針對這一問題，廈門外代廣泛征求內(nèi)部相關(guān)員工的意見和建議，最終確定按照員工審核傳統(tǒng)紙質(zhì)單證的習(xí)慣排布電子單證審核界面的方案，以提高無紙化業(yè)務(wù)模式下的提單簽發(fā)效率。

2 出口提單保函電子化業(yè)務(wù)流程

廈門外代從簡化提單簽發(fā)流程出發(fā)，將傳統(tǒng)線下提單簽發(fā)模式優(yōu)化為基于保函電子化的線上提單簽發(fā)模式，具體業(yè)務(wù)流程如下。

（1）船舶開航且本地費(fèi)用結(jié)清后，客戶通過廈門外代電子商務(wù)平臺上傳或通過報(bào)備郵箱發(fā)送提單樣單、提單更改保函、海運(yùn)單保函和電放提單保函等資料，完成提單簽發(fā)申請。通過廈門外代電子商務(wù)平臺上傳資料的操作路徑為：登錄平臺→電子提單管理→X-Bill綜合管理→電子提單簽發(fā)申請。

（2）提單簽發(fā)操作人員審核客戶上傳或發(fā)送的相關(guān)資料是否完整無誤。如果資料完整無誤，提單簽發(fā)操作人員確認(rèn)審核通過并簽發(fā)提單；如果資料缺失或有誤，提單簽發(fā)操作人員通知客戶補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。

（3）客戶通過廈門外代電子商務(wù)平臺查詢提單簽發(fā)申請狀態(tài)，并根據(jù)實(shí)際情況修改或撤銷提單簽發(fā)申請，操作路徑為：登錄平臺→電子提單管理→提單簽發(fā)申請綜合管理_÷重新申請或撤銷申請。

（4）客戶根據(jù)提單簽發(fā)類型，通過不同方式完成提單領(lǐng)取操作：通過廈門外代電子商務(wù)平臺下載提單簽收函，憑提單簽收函線下領(lǐng)取提單；通過廈門外代電子商務(wù)平臺下載電子回執(zhí)，完成提單領(lǐng)取操作；通過郵箱接收電子回執(zhí)，完成提單領(lǐng)取操作。通過廈門外代電子商務(wù)平臺下載提單簽收函或電子回執(zhí)的操作路徑為：登錄平臺→電子提單管理→提單簽發(fā)申請綜合管理→下載提單簽收函或電子回執(zhí)。

3 基于保函電子化的線上提單簽發(fā)模式的優(yōu)點(diǎn)

由表1可見，與傳統(tǒng)線下提單簽發(fā)模式相比，基于保函電子化的線上提單簽發(fā)模式具有以下優(yōu)點(diǎn)：（1）加快單證流轉(zhuǎn)，縮短客戶等待時間，從而降低客戶時間成本；（2）減少現(xiàn)場辦理要求，使客戶“一次都不跑”或“最多跑一次”，從而降低客戶人力成本；（3）前置單證審核環(huán)節(jié)，單證問題溝通處理高效，從而提高提單簽發(fā)質(zhì)量；（4）服務(wù)時間靈活，各時段業(yè)務(wù)量更加均衡，從而提高提單簽發(fā)效率。

4 出口提單保函電子化項(xiàng)目實(shí)施效果

4.1 降低業(yè)務(wù)成本

4.1.1 降低客戶時間成本

廈門外代實(shí)施出口提單保函電子化項(xiàng)目后，相關(guān)業(yè)務(wù)事項(xiàng)大多在線上即可完成，只有正本提單和部分電放提單、海運(yùn)單需要客戶到柜臺領(lǐng)取，從而大幅降低客戶時間成本。

（1）縮短保函遞送時間。在傳統(tǒng)線下提單簽發(fā)模式下，客戶一般采用郵寄方式提交保函，郵寄耗時至少ld；而在基于保函電子化的線上提單簽發(fā)模式下，客戶通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送電子保函，實(shí)現(xiàn)即發(fā)即收，使保函遞送時間大幅縮短。2019年廈門外代共辦理線上提單簽發(fā)業(yè)務(wù)5萬票，其中涉及保函業(yè)務(wù)2.5萬票，按每份保函平均遞送時間8h計(jì)算，并綜合考慮客戶一次遞送多份保函等因素，共節(jié)省保函遞送時間約14萬h。

（2）縮短客戶線下辦理業(yè)務(wù)的往返在途時間。在傳統(tǒng)線下提單簽發(fā)模式下，客戶每次辦理業(yè)務(wù)平均需要耗費(fèi)往返在途時間2h；如果遇到因單證不符合要求而退改單的情況，可能還需要多次多點(diǎn)往返，耗費(fèi)的往返在途時間更長。廈門外代推出基于保函電子化的線上提單簽發(fā)服務(wù)后，通過前置單證審核環(huán)節(jié)，使客戶不必再為退改單而多次多點(diǎn)往返。2019年廈門外代共辦理線上退改單業(yè)務(wù)5 615票，按照線下每次往返辦理5票業(yè)務(wù)、每次往返在途時間2h計(jì)算，共為客戶節(jié)省往返在途時間2 246 h。

（3）縮短客戶線下辦理業(yè)務(wù)的等待時間。在傳統(tǒng)線下提單簽發(fā)模式下，柜臺辦理每票業(yè)務(wù)耗時至少3 min；而在基于保函電子化的線上提單簽發(fā)模式下，如果客戶需要在柜臺領(lǐng)取提單，每票業(yè)務(wù)耗時不到1 min。2019年廈門外代共辦理線上提單簽發(fā)業(yè)務(wù)5萬票，共為客戶節(jié)省等待時間約1667 h。

4.1.2 降低客戶人力成本

廈門外代推出基于保函電子化的線上提單簽發(fā)服務(wù)后，客戶僅在領(lǐng)取正本提單和部分電放提單、海運(yùn)單時才需要到柜臺辦理，保守估計(jì)可減少外勤人員1/3。目前共有近500家貨代企業(yè)提供報(bào)備函接受基于保函電子化的線上提單簽發(fā)服務(wù)，可減少外勤人員約30人，按海運(yùn)從業(yè)人員人均工資6萬元／年計(jì)算，全年節(jié)省人力成本180萬元。

4.1.3 降低打印耗材和郵資成本

（1）降低打印耗材成本。在傳統(tǒng)線下提單簽發(fā)模式下，客戶需要打印并提交申報(bào)確認(rèn)單、提單樣單、提單更改保函、海運(yùn)單保函和電放提單保函等紙質(zhì)資料，打印耗材成本較高；而在基于保函電子化的線上提單簽發(fā)模式下，客戶不僅無須提交申報(bào)確認(rèn)單，而且提交的其他資料均采用電子形式，從而使打印耗材成本大幅下降。2019年廈門外代共辦理線上提單簽發(fā)業(yè)務(wù)5萬票、線上退改單業(yè)務(wù)2.5萬票（按退改單率50%計(jì)算）、線上海運(yùn)單簽發(fā)業(yè)務(wù)3.8萬票、線上電放提單簽發(fā)業(yè)務(wù)7 100票，共節(jié)省紙質(zhì)申報(bào)確認(rèn)單和保函約12萬張。按照A4規(guī)格打印紙每包500張、每包21.5元計(jì)算，全年共節(jié)省紙張成本約5 160元；按照愛普生墨水每瓶打印5 200張、每瓶380元計(jì)算，全年共節(jié)省墨水成本約8 740元。

（2）降低郵資成本。2019年廈門外代共辦理線上退改單業(yè)務(wù)2.5萬票，涉及提單更改保函2.5萬份。按照同城郵資標(biāo)準(zhǔn)8元／份計(jì)算，僅郵資成本就節(jié)省20萬元。

4.1.4 降低存檔成本

2019年廈門外代共辦理線上提單簽發(fā)業(yè)務(wù)5萬票。在實(shí)施出口提單保函電子化項(xiàng)目前，5萬票提單簽發(fā)業(yè)務(wù)需要500個檔案袋用于存檔；而在實(shí)施出口提單保函電子化項(xiàng)目后，5萬票提單簽發(fā)業(yè)務(wù)最多只需要166個檔案袋用于存檔，不僅節(jié)省存檔成本和空間，而且減輕員工存檔工作量。

4.2 提高業(yè)務(wù)辦理效率和準(zhǔn)確率

（1）提高業(yè)務(wù)辦理效率。在內(nèi)部操作方面，廈門外代通過實(shí)施出口提單保函電子化項(xiàng)目，使提單簽發(fā)崗位員工能夠更加合理高效地安排工作節(jié)奏，各時段業(yè)務(wù)量更加均衡；在外部操作方面，廈門外代通過實(shí)施出口提單保函電子化項(xiàng)目，使客戶在柜臺辦理業(yè)務(wù)的次數(shù)大幅減少，單證流轉(zhuǎn)速度加快，為稅務(wù)、海關(guān)等部門查詢、搜索和調(diào)取相關(guān)資料提供極大便利。

（2）提高業(yè)務(wù)辦理準(zhǔn)確率。在基于保函電子化的線上提單簽發(fā)模式下，系統(tǒng)生成的提單簽收函不僅具有簽收功能，還具有證明領(lǐng)單人身份的功能，能夠有效避免外勤人員簽錯航次和提單號等。

5 結(jié)束語

出口提單保函電子化項(xiàng)目是廈門外代提升船代服務(wù)品質(zhì)的積極探索。實(shí)踐證明，該項(xiàng)目降本增效效果顯著，為客戶帶來多維度、全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)體驗(yàn)，有效提升客戶滿意度和忠誠度，是船代企業(yè)質(zhì)量管理領(lǐng)域的成功案例。后續(xù)，廈門外代將繼續(xù)推進(jìn)和完善出口提單保函電子化項(xiàng)目相關(guān)工作：一是深入了解客戶需求，根據(jù)客戶需求繼續(xù)優(yōu)化電子商務(wù)平臺的操作流程和程序設(shè)計(jì)，使之日臻完善；二是加強(qiáng)市場推廣，進(jìn)一步提高電子保函的使用比例。

（編輯：張敏收稿日期：2022-01-03）