公路建設(shè)項目檔案管理措施探索與創(chuàng)新

鐘文玉

(廣東省路橋建設(shè)發(fā)展有限公司，廣東 廣州 510623)

0 引言

高速公路建設(shè)項目檔案工作具有檔案數(shù)量大、檔案形成時間跨度長、檔案涉及的單位多等特點，因此，要確保項目檔案達到“完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全”的目標要求，必須采取與之相適應的一系列管理措施。近年來，廣東省路橋建設(shè)發(fā)展有限公司(本文簡稱“公司”)項目檔案工作在上級檔案部門的大力支持下，堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，按照推進新時代檔案事業(yè)發(fā)展的目標任務(wù)，始終把高速公路建設(shè)項目檔案管理擺在重要位置，采取一系列重要舉措，全面提升了公司的檔案管理水平。

本文簡要總結(jié)介紹公司在高速公路建設(shè)項目檔案管理工作中一些新的做法，為同類工程建設(shè)項目檔案管理提供經(jīng)驗借鑒和參考。

1 項目檔案管理措施

1.1 明確工作目標

公司領(lǐng)導高度重視建設(shè)項目檔案管理工作，對公司所屬建設(shè)項目提出了明確的工作目標：項目檔案在確保達到專項驗收“優(yōu)秀”等級的基礎(chǔ)上，努力爭創(chuàng)“廣東省重大建設(shè)項目檔案金冊獎”。在項目建設(shè)過程中加強管控，建立健全行之有效的項目檔案工作管理體制和工作程序，相關(guān)部門齊抓共管，將項目檔案工作納入項目建設(shè)管理的基本內(nèi)容和重要環(huán)節(jié)之中，確保工作目標的實現(xiàn)。

1.2 強化制度建設(shè)

項目開工時，公司要求項目建設(shè)單位必須根據(jù)上級部門有關(guān)重大建設(shè)項目檔案管理的規(guī)定和標準，制定適應本項目實際的檔案管理辦法，編制《 項目工程竣工文件編制辦法》、《“雙套制”檔案管理實施辦法》《 檔案季度移交管理辦法》、《檔案管理策劃方案》等10個規(guī)章制度，同時設(shè)立了《檔案工作關(guān)鍵節(jié)點獎罰辦法》等系統(tǒng)性的管理措施，從源頭上確保工程內(nèi)業(yè)資料與現(xiàn)場工程施工同步。

1.3 做好備案登記管理

根據(jù)檔案管理有關(guān)法規(guī)和規(guī)范性文件要求，做好相關(guān)的項目檔案備案登記。

(1)項目開工前向廣東省檔案局報送《重大建設(shè)項目檔案工作規(guī)劃》和《廣東省重點建設(shè)項目檔案管理登記表》。

(2)按時登錄廣東省交通運輸廳檔案網(wǎng)辦理項目檔案登記工作，其中：項目開工后1個月內(nèi)向交通主管部門或初步設(shè)計審批單位的檔案管理部門報送《交通建設(shè)項目檔案管理登記表一》，檔案專項驗收前每年填報一次；項目合同段交工驗收后1個月內(nèi)報送《交通建設(shè)項目檔案管理登記表二》。

(3)交工驗收前，建設(shè)單位組織相關(guān)專家對施工、監(jiān)理等參建單位的檔案工作進行專項檢查，并形成會議紀要。

1.4 主體責任納入合同管理

項目建設(shè)單位加強對檔案工作的監(jiān)督檢查，找準檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)，將項目檔案工作納入合同管理。在施工、監(jiān)理等合同中明確檔案工作要求，增列檔案專用條款和違約處罰項目，為過程管理提供合同依據(jù)。通過合同的約束力，強化檔案工作管理力度，為項目檔案管理工作有序、順利地開展奠定了堅實基礎(chǔ)。

1.5 注重及時性與有效性

1.5.1 及時性

(1)合同與計量相制約。項目為確保計量支付與工程進度無縫對接，制定了《計量管理辦法》，并將檔案工作要求納入合同管理。在合同條款“計量流程和時限”中明確規(guī)定：計量申報及審批流程到業(yè)主單位環(huán)節(jié)時，先由檔案管理員進行審核，審批時要求各參建單位必須附上相應的內(nèi)業(yè)資料，如檔案管理工作未按發(fā)包人要求完成相關(guān)內(nèi)容的，當月不予計量，保證檔案資料的及時準確性。

(2)制度措施保時效。建設(shè)期間，項目檔案過程控制采取“季度移交、集中管理”的模式，每季度由建設(shè)單位會同總監(jiān)辦根據(jù)工程現(xiàn)場實際完成情況，下達季度移交任務(wù)。各參建單位對已達到評定標準要求的分部、分項工程質(zhì)檢資料整套打印，按照預立卷的標準除裝訂外整卷進行移交。對已經(jīng)完成審批的管理性文件，按照預立卷要求移交紙質(zhì)版的原件。按季度移交檔案的措施，確保了項目檔案工作與現(xiàn)場施工的同步性，為檔案組卷工作的開展夯實了基礎(chǔ)。同時，要求施工單位及時將原始記錄錄入質(zhì)量監(jiān)督系統(tǒng)，在規(guī)定時間內(nèi)完成審核、打印、簽字，形成完整的案卷。

1.5.2 有效性

(1)建立臺賬精管理。項目建設(shè)單位要求各參建單位根據(jù)工作內(nèi)容，建立并及時更新各種檔案工作臺賬，包括首件工程、分項工程開工報告、技術(shù)方案、各類試驗室臺賬等臺賬，確保資料齊全完整，落實全過程的精細管理。臺賬的建立，便于各參建單位及時掌握文件材料是否齊全，同時也為建設(shè)單位監(jiān)督檢查提供便利，準確掌握文件材料形成進度。

(2)定期檢查促成效。為確保檔案編制與工程建設(shè)同步形成、收集、整理，確保檔案編制質(zhì)量，項目建設(shè)單位根據(jù)工程施工計劃制定詳細、具體的檔案工作計劃，下達任務(wù)分解表，明確文件材料的編制時間節(jié)點以及各參建單位檔案工作的進度目標和質(zhì)量要求，責任落實到人。

建設(shè)單位每月定期和不定期開展內(nèi)業(yè)檢查，每季度開展檔案工作進度和質(zhì)量評比，召開檔案工作推進會，實行工程質(zhì)量“優(yōu)質(zhì)優(yōu)價”獎勵機制，嚴格執(zhí)行獎罰措施，確保檔案管理工作按計劃有效推進。

1.6 重視業(yè)務(wù)培訓增強業(yè)務(wù)能力

公司多途徑地組織項目檔案業(yè)務(wù)培訓。項目建設(shè)單位與總監(jiān)辦根據(jù)檔案工作的進展情況，分階段進行檢查表格填寫、收集整理、文件題名、竣工圖編制、檔案管理系統(tǒng)使用等交底工作，使檔案人員能從整體把控各類文件材料的形成和收集，有效提升了全員檔案管理意識并形成長效工作機制。

1.7 筑牢檔案安全防線

(1)項目檔案實行辦公、閱覽、庫房三分開，配置防火、防盜、防光、防潮、防有害生物等“二十防”的設(shè)施設(shè)備。同時為確保檔案安全，檔案庫房配備了火災自動報警系統(tǒng)、氣體消防系統(tǒng)，安裝了全天24h監(jiān)控設(shè)備,并根據(jù)廣東省檔案局《轉(zhuǎn)發(fā)國家檔案局關(guān)于進一步筑牢安全防線確保檔案安全的通知》，安排專人每天對庫房進行巡查，做好庫房溫濕度等登記工作，制定有關(guān)庫房管理規(guī)定、應急預案等，確保檔案的安全、可控。

(2)項目建設(shè)單位成立檔案安全應急領(lǐng)導小組，制定檔案工作應急預案，定期組織專人對消防設(shè)備進行檢查；組織各參建單位開展汛期及惡劣天氣、節(jié)假日期間檔案安全隱患自糾自查；做好庫房的安全隱患排查及應急物資準備工作，同時設(shè)置檔案應急轉(zhuǎn)移地點，如萬一發(fā)生災情時，立即啟動《檔案安全管理措施和應急預案》，組織實施檔案搶救搬運，轉(zhuǎn)移至安全區(qū)域，確保項目檔案的安全。

(3)疫情防控期間，項目建設(shè)單位進一步加強檔案管理人員的檔案實體安全防護和安全責任意識，要求及時做好疫情防控工作中形成的文件材料的收集、整理和歸檔。對移交進庫的檔案在確保安全的情況下，進行消毒殺菌處理。對尚在收集整理的文件材料要求專人負責，盡量減少人員交叉管理，確保檔案工作與疫情防控同步開展。

1.8 積極推進項目檔案信息化

根據(jù)《廣東省交通運輸廳關(guān)于建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理的辦法》等，公司積極推動建設(shè)項目在檔案數(shù)字化和信息化方面的探索與應用，推廣落實建設(shè)項目“雙套制”檔案工作要求，已有6個項目推行檔案“雙套制”，有效地提升了建設(shè)項目電子文件和電子檔案管理水平。在公司負責建設(shè)的高速公路項目檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，全面使用電子檔案“雙套制”交通建設(shè)項目電子檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)了文件與工程建設(shè)同步形成、同步收集、同步整理，提高了項目文件形成的及時性和準確性，提高了項目檔案的信息化水平。

2 項目檔案管理的主要創(chuàng)新點

2.1 檔案首卷制

項目建設(shè)單位為規(guī)范統(tǒng)一檔案編制標準，根據(jù)管理制度要求，對每一類歸檔的檔案開展首卷制管理，召開檔案工作交底會和工作推進會，對文件材料收集歸檔范圍、組卷規(guī)則、案卷和卷內(nèi)目錄題名格式、卷內(nèi)排序等進行明確要求，同時組織參建單位共同學習交流，促進項目檔案整理統(tǒng)一、規(guī)范，避免因格式不統(tǒng)一而造成的返工。

2.2 “智慧工地”管理

項目建設(shè)單位積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+交通基礎(chǔ)設(shè)施”發(fā)展新思路，推進大數(shù)據(jù)與項目管理系統(tǒng)深度融合，推行“智慧工地”建設(shè)，提升項目管理信息化水平。信息化管理系統(tǒng)一體化將公路項目建設(shè)管理系統(tǒng)、交通工程質(zhì)量監(jiān)督管理系統(tǒng)、交通建設(shè)項目電子檔案管理系統(tǒng)、路面施工管理系統(tǒng)、混凝土拌合站試驗數(shù)據(jù)等融為一體。項目推行視頻監(jiān)控及數(shù)據(jù)自動采集實時上傳管理，所有的施工設(shè)備均安裝智能監(jiān)控系統(tǒng)，各工點、三集中場地、試驗室的試驗、檢測、張拉及拌和等數(shù)據(jù)自動采集實時傳輸，通過即時監(jiān)控與過程追溯，從源頭確保了試驗、檢測、張拉、拌合等檔案數(shù)據(jù)的真實準確性。

2.3 “四法”工作法

項目建設(shè)單位推行“一線工作法、清單工作法、問題清單法、掛牌督辦法”四法工作法。各部門在月前為每個崗位制訂下月度的工作清單、問題清單，部門人員每天將完成情況及發(fā)現(xiàn)的新問題等進行記錄，月底對完成情況進行匯總，并同步及時收集各環(huán)節(jié)形成的前期文件材料、合同、結(jié)算、往來文件等，按照檔案管理要求，填寫移交清單，移交檔案室歸檔。通過“四法”工作法使得項目管理任務(wù)清晰具體、標準明確統(tǒng)一、責任到人到崗，動態(tài)管理控制成效顯著。

2.4 竣工圖編制管理

(1)采用竣工圖“首卷制”提供標準圖，經(jīng)監(jiān)理、建設(shè)單位工程技術(shù)人員審核把關(guān)后的首卷竣工圖在全線標段中推廣。

(2)工程變更臺賬清零管理。結(jié)合公司“四法”工作法，建立工程變更和竣工圖繪制清單臺賬，明確責任人，加強過程管控，對已經(jīng)審批完成的變更及時進行修改，通過建設(shè)過程工作管控，在保證竣工圖內(nèi)在質(zhì)量的同時也加快了竣工圖編制的整體進度。

(3)對于未發(fā)生工程變更的圖紙，組織工程技術(shù)人員認真核對施工圖電子版是否與紙質(zhì)版一致，對重新出圖的圖紙滿足竣工圖編制的有關(guān)要求。

2.5 檔案編制流程監(jiān)控

在項目檔案編制過程管理中，建設(shè)單位認真做好對每個參建單位全套案卷目錄的審核，統(tǒng)一按照分部分項劃分的順序排列，各施工單位將案卷目錄提交監(jiān)理單位審核，監(jiān)理單位對其完整性、準確性和系統(tǒng)性進行審核，確認無誤并簽署后移交項目業(yè)主。項目專職檔案員對移交的檔案進行100%檢查，必須滿足檔案規(guī)范的要求后才可歸檔入庫。

2.6 實施“工完檔清”試點

項目建設(shè)單位在先行完工的土建標段開展“工完檔清”試點工作。試點標段制定了“工完檔清”實施方案，項目交工時按方案要求完成了全套檔案編制(包括預立卷、案卷目錄、竣工圖等)，經(jīng)建設(shè)單位組織內(nèi)審驗收，確認標段檔案整理規(guī)范、基本完整。

2.7 檔案整理集中辦公和資源共享

項目交工驗收后，為加快檔案編制進度，建設(shè)單位要求各參建單位竣工圖和檔案編制人員進駐建設(shè)單位集中辦公，并采購多臺電動打孔機、重型切紙機等大型檔案設(shè)施設(shè)備，與各參建單位共用。通過集中辦公和資源共享，溝通方便、指導及時，一方面提高了檔案工作效率，另一方面也促進了檔案編制工作水平，有效推進檔案編制進度。

2.8 項目檔案見證材料的收集

及時收集項目建設(shè)全過程中形成的各類檔案工作見證材料，如項目檔案編制辦法、檔案工作交流、檔案工作會議紀要、竣工圖編制文件、工完檔案審核文件、檔案“雙套制”管理等相關(guān)文件材料的收集。

3 結(jié)語

通過多年來在高速公路建設(shè)項目檔案管理中不斷探索和創(chuàng)新，公司項目檔案的管理水平得到了較大的提升。項目檔案工作取得了豐碩成果，至2022年，已有28個高速公路建設(shè)項目通過了上級檔案部門組織的檔案專項驗收，均達到“優(yōu)秀”等級，其中13個項目榮獲“廣東省重大建設(shè)項目檔案金冊獎”，為在高速公路通車運營后的經(jīng)營管理和營運管理中查詢利用項目檔案，創(chuàng)造了良好的基礎(chǔ)條件。

(收稿日期：2022-05-12)

ExplorationandInnovationofArchivesManagementMeasuresforHighwayConstructionProjects

ZHONGWenyu

(Guangdong Road &Bridge Construction Development Co., Ltd., Guangzhou 510623,Guangdong, China)

Abstract: In order to achieve the goal of “completeness, accuracy, system, specification and safety” for highway construction project archives, a series of management measures shall be taken. In this paper, the measures and innovations taken by Guangdong Road & Bridge Construction Development Co., Ltd. in the file management of expressway construction projects in recent years have been briefly summed up and introduced, with experience and reference being provided for the file management of similar engineering construction projects.

Keywords: expressway; construction project; archives; management measures