試談圖書館自動(dòng)化管理系統(tǒng)圖書典藏和流通切換工作

劉方方

(河南省圖書館，河南 鄭州 450052)

1 當(dāng)前圖書館自動(dòng)化管理系統(tǒng)發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)及其未來發(fā)展趨勢(shì)

1.1 自動(dòng)化管理系統(tǒng)發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息在全球范圍內(nèi)的傳播速度不斷加快，網(wǎng)絡(luò)數(shù)字資源規(guī)模擴(kuò)大速度也在不斷提升?，F(xiàn)階段，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)圖書館一次購(gòu)買數(shù)十種，甚至上百種數(shù)字資源的情況，由于這類數(shù)字資源與傳統(tǒng)書籍在物理結(jié)構(gòu)方面存在極大的差別，因此圖書館開展圖書典藏與流通切換的工作方式也存在極大的差別。同時(shí)，盡管傳統(tǒng)的LIS系統(tǒng)能夠?qū)?shí)體文獻(xiàn)加以管理，但由于不同數(shù)字資源系統(tǒng)所依賴的軟件系統(tǒng)有所差別，不同的數(shù)字文獻(xiàn)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、著錄標(biāo)準(zhǔn)等因素間也存在一定的差別，這就導(dǎo)致圖書館無法像管理傳統(tǒng)紙質(zhì)材料一樣對(duì)數(shù)字資料加以管理。此外，近年來數(shù)字館藏資料、網(wǎng)絡(luò)資源在圖書館利用率不斷上升，但受圖書館自動(dòng)化管理系統(tǒng)版本較低、功能性較差等因素的影響，很多圖書館已經(jīng)無法滿足讀者的數(shù)字資源檢索需求。

1.2 自動(dòng)化管理系統(tǒng)的未來發(fā)展趨勢(shì)

當(dāng)前，隨著數(shù)字圖書館發(fā)展速度不斷加快、數(shù)字資源利用率不斷提升，圖書館自動(dòng)化管理系統(tǒng)逐漸朝著云平臺(tái)化、大集成化等方向發(fā)展。

1.2.1 云平臺(tái)化。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，云計(jì)算、云服務(wù)等技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用速度不斷加快，傳統(tǒng)的LIS系統(tǒng)融入了面向服務(wù)的框架(SOA)與軟件服務(wù)技術(shù)模式(SaaS)，以便更好地為圖書館圖書典藏與流通切換工作提供輔助。例如，當(dāng)前常見的ALM系統(tǒng)、Open Skies系統(tǒng)、AWMS系統(tǒng)、BlueCloud系統(tǒng)以及SIERRA系統(tǒng)等主要是基于云系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建的。對(duì)于大部分圖書館來說，圖書館自動(dòng)化管理系統(tǒng)在云平臺(tái)上開展圖書典藏和流通切換工作，可以在減少圖書館購(gòu)置LIS系統(tǒng)費(fèi)用的同時(shí)，削減LIS系統(tǒng)維護(hù)管理人員的數(shù)量。

1.2.2 大集成化。圖書管理研究學(xué)者M(jìn)arshall Breeding認(rèn)為，現(xiàn)階段全球圖書館正在不斷發(fā)展變化，其技術(shù)環(huán)境的復(fù)雜程度在不斷提升，當(dāng)前圖書館服務(wù)于用戶資料查詢與員工開展業(yè)務(wù)的系統(tǒng)已經(jīng)不能被混為一談。為進(jìn)一步解決當(dāng)前面臨的問題，圖書館需要建立一個(gè)包含圖書館大部分書籍信息、保障API開放有效并且能夠?qū)㈤喿x推廣、空間服務(wù)、移動(dòng)功能等統(tǒng)一進(jìn)行管理的平臺(tái)系統(tǒng)。圖書館可以在這一平臺(tái)系統(tǒng)上依據(jù)讀者的需求搭建相應(yīng)的服務(wù)窗口，軟件服務(wù)商在后臺(tái)提供相應(yīng)的技術(shù)支持，第三方軟件可以利用開放的應(yīng)用程序接口建立相應(yīng)的鏈接，從而達(dá)到數(shù)據(jù)資源共享的目的。例如，EBSCO公司在FOLIO系統(tǒng)中推動(dòng)建立CODEX虛擬數(shù)據(jù)元模型以支持未知館藏?cái)?shù)據(jù)資源的類型與元數(shù)據(jù)格式?，F(xiàn)階段，F(xiàn)OLIO已經(jīng)與GoKB知識(shí)庫(kù)以及EBSCO知識(shí)庫(kù)相鏈接，在微服務(wù)中間件的幫助下可以與任意第三方知識(shí)庫(kù)相連。

2 圖書館應(yīng)用自動(dòng)化管理系統(tǒng)開展圖書典藏和流通切換工作的必要性

自動(dòng)化管理系統(tǒng)作為被廣泛應(yīng)用于圖書館的計(jì)算機(jī)專業(yè)操作系統(tǒng)，不僅可以改變圖書館的傳統(tǒng)手工操作方式，減少圖書館工作人員的工作量，還可以提升工作人員的服務(wù)質(zhì)量與效率，在圖書館管理工作中發(fā)揮著極為重要的作用。

2.1 應(yīng)用自動(dòng)化管理系統(tǒng)開展圖書典藏工作的必要性

圖書館的圖書典藏工作主要是對(duì)圖書館的藏書進(jìn)行分類管理，內(nèi)容包括書籍的調(diào)配、維護(hù)等。圖書館應(yīng)用自動(dòng)化管理系統(tǒng)開展圖書典藏工作不僅可以對(duì)圖書館傳統(tǒng)的圖書管理方式加以改進(jìn)，將館藏文獻(xiàn)進(jìn)行合理的分類，便于讀者檢索，還可以有效地對(duì)圖書館的館藏文獻(xiàn)加以統(tǒng)計(jì)分析，并依據(jù)本館的管理方式與服務(wù)范圍對(duì)館藏文獻(xiàn)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，進(jìn)而加強(qiáng)對(duì)外借圖書的管控。

2.2 應(yīng)用自動(dòng)化管理系統(tǒng)開展流通切換工作的必要性

圖書館在管理藏書的過程中，為便于利用讀者的姓名、借書證等資料對(duì)其借閱書籍的情況加以查詢，并將信息及時(shí)告知借閱人員，同時(shí)讀者可以依據(jù)其辦理的借書證在圖書館借閱相應(yīng)的書籍資料，圖書館需要依據(jù)讀者的情況建立相應(yīng)的檔案，而記錄管理讀者的信息是一項(xiàng)極為重要的工作。此外，借書與還書是圖書館書籍流通的一種主要工作內(nèi)容，圖書館將自動(dòng)化管理系統(tǒng)應(yīng)用于流通切換工作，有助于縮短工作人員的查詢時(shí)間，提升工作效率，保障圖書館書籍管理的質(zhì)量。

3 圖書館應(yīng)用自動(dòng)化管理系統(tǒng)開展圖書典藏和流通切換工作的方法

3.1 書籍典藏工作

現(xiàn)階段，圖書館圖書典藏工作依據(jù)工作的流程與實(shí)踐順序可以被劃分為前期準(zhǔn)備、具體典藏、質(zhì)量核查與總結(jié)統(tǒng)計(jì)四個(gè)部分。

3.1.1 前期準(zhǔn)備。在開展書籍典藏工作前，圖書館應(yīng)當(dāng)明確本次書籍典藏主要的工作內(nèi)容、參與工作的人員隊(duì)伍、工作規(guī)范、工作時(shí)限、所需的設(shè)備、工作環(huán)境的布置、書籍資料的典藏方式及順序等。以天津市某學(xué)校圖書館為例，在開展圖書典藏工作前，該館各部門的負(fù)責(zé)人對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行了討論，為保證工作進(jìn)展順利，該館制定了相應(yīng)的工作注意事項(xiàng)與員工操作規(guī)范，要求工作人員在實(shí)際操作過程中嚴(yán)格依據(jù)規(guī)章制度開展工作。為保障員工在工作過程中有良好的工作環(huán)境，該館與學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)中心進(jìn)行協(xié)調(diào)，保證典藏庫(kù)的線路通暢，并在計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、條碼閱讀器、桌椅等工作設(shè)備運(yùn)入典藏庫(kù)前對(duì)典藏庫(kù)進(jìn)行了清理與維護(hù)，為后續(xù)工作的順利開展打下良好的基礎(chǔ)。此外，為保障學(xué)生能夠順利借閱書籍，該館還對(duì)工作順序進(jìn)行了調(diào)整，在充分考慮典藏書籍的位置與學(xué)生的借閱習(xí)慣后，確定典藏工作的開展順序?yàn)橄纫缀箅y、先簡(jiǎn)后繁，在積累經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)提升典藏工作的有效性。

3.1.2 具體典藏。不同圖書館應(yīng)用的自動(dòng)化管理系統(tǒng)有所差別，筆者主要以Unicorn系統(tǒng)為例介紹書籍的典藏方式。在實(shí)際典藏工作過程中，首先，工作人員應(yīng)當(dāng)開啟本館應(yīng)用的自動(dòng)管理系統(tǒng)，設(shè)置相應(yīng)的書名、索書號(hào)、復(fù)本等模塊的信息以及Z39.50屬性。其次，工作人員要進(jìn)入索書號(hào)模塊，錄入檢索文獻(xiàn)的ISBN號(hào)、書籍名、作者名、索書號(hào)檢索途徑等信息。再次，在檢索書籍信息沒有誤差后，工作人員要核對(duì)書籍的Marc字段是否出現(xiàn)錯(cuò)誤，明確文獻(xiàn)的具體出處。最后，對(duì)于本館原有的文獻(xiàn)，工作人員要輸入文獻(xiàn)價(jià)格，并在掃描圖書標(biāo)識(shí)后完成錄入；對(duì)于不屬于本館的文獻(xiàn)，在自動(dòng)檢索系統(tǒng)內(nèi)錄入索書號(hào)、價(jià)格后再掃碼圖書的標(biāo)識(shí)；對(duì)于Unicorn系統(tǒng)內(nèi)不存在的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)將會(huì)進(jìn)入Z39.50進(jìn)行信息抓取，在核對(duì)Marc字段正確后，將其下載到Unicorn系統(tǒng)中，并在系統(tǒng)內(nèi)錄入索書號(hào)、價(jià)格以及圖書標(biāo)識(shí)；若出現(xiàn)Unicorn系統(tǒng)與Z39.50均不存在的數(shù)據(jù)，工作人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)入提名模塊，錄入相應(yīng)的書籍信息；對(duì)于某些存在陳年破損或者出版不規(guī)范的書籍，工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行抽卡銷賬和剔除處理；對(duì)于外借沒有歸還的書籍，在其歸還后由流通部門專門為其粘貼條形碼，并將其錄入典藏?cái)?shù)據(jù)中。

3.1.3 質(zhì)量核查。在開展典藏工作的過程中，由于操作人員與書籍?dāng)?shù)量眾多，即便是采用即查即改的工作模式也不可避免地會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)漏，而這些錯(cuò)漏將會(huì)影響讀者的閱讀效果。因此，在典藏工作完成后，圖書館應(yīng)當(dāng)利用計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行再次核查，并對(duì)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，保障典藏工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。

3.1.4 總結(jié)統(tǒng)計(jì)。在開展典藏書籍統(tǒng)計(jì)的過程中，工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)本館典藏書籍的種類和復(fù)刻本、典藏工作人員與粘貼條形碼、磁條人員的具體工作量等情況加以統(tǒng)計(jì)和記錄，以便為后續(xù)的工作提供數(shù)據(jù)支持。

3.2 流通切換工作

筆者以某大學(xué)圖書館為例，介紹了圖書館自動(dòng)化管理系統(tǒng)開展流通切換工作的方法。

3.2.1 讀者數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作。該校圖書館為滿足本校教職工圖書借閱的需求，在滿足Unicorn系統(tǒng)用戶數(shù)據(jù)格式要求的前提下，建立了職工與學(xué)生兩個(gè)信息上傳數(shù)據(jù)庫(kù)，并將讀者的信息記錄在Excel表格，上交至教導(dǎo)管理中心，再由管理中心將信息上傳至自動(dòng)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，確保兩個(gè)庫(kù)內(nèi)的信息數(shù)據(jù)保持一致。

3.2.2 數(shù)據(jù)上傳的具體項(xiàng)目說明。圖書館上傳的讀者數(shù)據(jù)內(nèi)容主要包括圖書館標(biāo)識(shí)、用戶標(biāo)識(shí)、系統(tǒng)或部門、出生年月、聯(lián)系方式、讀者權(quán)限、個(gè)人標(biāo)識(shí)碼等信息。

3.2.3 讀者借閱證的制作流程。在制作讀者借閱證的過程中，相關(guān)部門首先要在Unicorn系統(tǒng)中的流通讀者管理模塊輸入讀者的數(shù)據(jù)；其次利用用戶報(bào)表將讀者的信息記錄下來；再次利用Access軟件將信息轉(zhuǎn)化為Excel表格的形式；最后利用條形碼編程打印軟件，為讀者打印相應(yīng)的條形碼。

3.2.4 新舊借閱證的調(diào)換規(guī)則。圖書館在Unicorn系統(tǒng)開始切換前，應(yīng)當(dāng)對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使工作人員明確系統(tǒng)操作規(guī)范以及個(gè)人職責(zé)和權(quán)限，從而更好地向讀者介紹本館的書籍流通規(guī)則、密碼修改方式以及iLink操作方式。讀者在系統(tǒng)切換前應(yīng)當(dāng)將原系統(tǒng)的借閱證交回圖書館，以便換取新證。

4 結(jié)語

隨著圖書館館藏文獻(xiàn)數(shù)量不斷增多，圖書典藏與切換流通工作的任務(wù)量也在不斷加重，傳統(tǒng)的文獻(xiàn)管理模式已經(jīng)不適用于當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展要求，圖書館亟須應(yīng)用自動(dòng)化管理系統(tǒng)提升自身的管理和服務(wù)能力。