高校文書檔案的現(xiàn)代化管理策略

溫琬稀

摘 要：在信息時代的背景下，信息檔案發(fā)揮著重要的作用，而信息檔案也是高校發(fā)展中不可缺少的一部分，是高校發(fā)展歷程的見證。隨著科技的不斷進步，智能化和自動化逐漸融入人們的生活中，也逐漸應用到了高校文書檔案管理方面，高校有了屬于自己的特有電子文檔庫，促進了文書檔案的發(fā)展，朝著現(xiàn)代化管理模式發(fā)展?，F(xiàn)代的文書檔案形式發(fā)生了很大的變化，都是使用的現(xiàn)代信息技術，只需要一臺電腦就可以解決，不需要再花費大量的時間和精力來完成檔案的管理工作。而本文就是針對高校文書檔案的現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀、策略和意義等方面進行闡述，希望可以提出一些有益的建議來更好地規(guī)范現(xiàn)代化管理工作。

關鍵詞：文書檔案；現(xiàn)代化管理；策略

一、高校文書檔案的現(xiàn)代化管理現(xiàn)狀

1.文書檔案現(xiàn)代化管理的意識不強

高校在發(fā)展的過程中，沒有意識到檔案管理的重要性，對檔案也沒有進行科學的管理，檔案管理人員較少，管理機構也不完整。而文書檔案管理的現(xiàn)代化也是近幾年才發(fā)展起來的，在高校中開始有文書檔案方面的專業(yè)，但是，文書檔案專業(yè)學習的人數(shù)很少，學生對這方面的認知不夠，沒有很高的學習興趣，自身學習的激情也不高，沒有從心底對文書檔案現(xiàn)代化管理有正確的認知，出現(xiàn)這一情況最主要的原因有兩個方面：一方面，從事文本檔案管理人員的工作沒有一定的新鮮感，和其他行業(yè)存在很大的不同，不能和社會的發(fā)展有效結合起來，在檔案管理和技術方面沒有先進的設備設施，導致員工沒有工作的主動性，覺得工作是枯燥乏味的；另一方面，在社會的需求方面，對文書檔案的管理沒有很硬性的要求，往往會被忽略掉，只有在用到的時候才會想起來，平常的時候都是放置到一邊，對其的重視度不夠。以上都是影響檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的因素，阻礙著文書檔案的現(xiàn)代化發(fā)展進程。

2.從事文書檔案現(xiàn)代化管理人才的能力不強

在高校的發(fā)展中，文書檔案就是高校發(fā)展歷程的見證，其所需要的數(shù)據(jù)資料就存在這些檔案中，可見文書檔案的管理是很重要的，可以給高校的發(fā)展提供有利的數(shù)據(jù)信息。

所以，在對檔案管理的時候，格外重視管理的內(nèi)容，對從事管理的人員要有一定的要求，還要有足夠的細心和耐心，能夠把檔案的管理做到極致，保護好檔案的私密性和完整性，只有先進的專業(yè)人才才能發(fā)揮作用，對文書檔案進行現(xiàn)代化的管理，促進其改革的進程。就現(xiàn)在來說，我國的檔案管理專業(yè)人才的整體素質(zhì)不高，沒有很擅長的人才，不能滿足學校的需求，很難找到與學校文檔管理體系相適應的高端人才。造成這一問題的原因主要有以下兩方面：一是從事文書檔案管理的人員都年齡較大，他們的學習能力和工作能力都不強，采用的都是以往的管理方式，沒有科學的管理理念，難以學習新的知識和管理方法，不能與時俱進；二是高校自身的問題，在文書檔案管理方面沒有足夠重視，加上資金投入方面的不足，不能及時進行檔案學習，學習先進的管理理念。

3.檔案管理設備設施和技術落后

由于我國對文本檔案管理的認知比較晚，和先進的國家有一定的差距，檔案管理的水平整體不高。在日常工作的時候，還有可能由于自身的疏忽大意，使得高校檔案出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，不能掌握相關的管理技術，對檔案管理的設備設施不熟練，不能掌握相關的管理技術，也會造成檔案管理混亂。而造成檔案管理設備設施落后的原因有兩方面：一方面是高校的領導對檔案管理的重視度不夠，沒有專門的管理部門，沒有很完善的檔案管理體系；另一方面是在檔案管理方面的資金投入不夠，沒有能力購買一些先進的管理設備設施，檔案管理的設備設施跟不上時代發(fā)展的步伐。

4.檔案管理人員自身的素質(zhì)不高

在高校發(fā)展的進程中，從事檔案管理人員的自身素質(zhì)也是很重要的一部分。目前的一些高校從事檔案管理的人員大部分都是兼職人員，在檔案管理方面的知識更是一知半解，沒有很完善的管理理論，更不用說專業(yè)的檔案管理培訓了，也不知道檔案管理的程序和方法，就盲目從事檔案的管理，認為檔案管理是很簡單的事情。對于高校檔案管理人員是需要專業(yè)技術和工作素養(yǎng)的，需要有一定的管理理念，只有自身的素質(zhì)達到一定水準了，才能在不斷學習中提升自己，在原有的基礎上進行改革和創(chuàng)新。

二、高校文書檔案的現(xiàn)代化管理策略

在這個信息高速發(fā)達的社會中，高校要想提升自身的社會地位，提高自己的發(fā)展水平，為自身以后的穩(wěn)定發(fā)展做鋪墊，就需要對高校文書檔案采用現(xiàn)代化的管理模式來滿足社會發(fā)展，順應時代潮流。高校在對文書檔案管理的過程中，也要結合自身發(fā)展情況，要選擇有實際意義的文書檔案管理方法，能夠促進檔案的有效管理，不能完全按照現(xiàn)代化管理的模式來進行，要有一定的改進和創(chuàng)新，才能真正發(fā)揮文書檔案管理的作用。高校文書檔案的現(xiàn)代化管理主要目的就是更好地滿足高校的發(fā)展，促進學校的穩(wěn)步前進，給其提供無形的動力。

1.建立完善的檔案管理制度

高校在發(fā)展的過程中，對學校日常的事物、學生的檔案等都是需要記錄下來的，也是有屬于自己的檔案資料的，是可以向外人展示的、是發(fā)展歷程的說明書、是相關的領導可以了解高校的主要方式之一，基于此，高校需要建立自己的檔案，對于文書檔案，還需要有完善的檔案管理制度，對文書檔案實行規(guī)范化的管理。對于文書檔案的管理有了相關的制度后，就對管理人員有了一定的約束，能夠切實發(fā)揮檔案管理的作用。在實施管理的過程中，管理人員要嚴格按照現(xiàn)代化的管理模式來進行，要具有一定的時代性和社會性，更好地發(fā)揮管理的作用。例如：高校在檔案管理中，也要結合國家的相關政策來建立符合自己的管理制度，來規(guī)范檔案管理人員的行為，提高管理的質(zhì)量，當然，也要結合人員的情況，來實行人性化的管理。

2.改革和創(chuàng)新文檔管理的觀念

觀念是行動的動力，也是促進其行動的基礎，只有提升檔案管理人員的觀念，才能從本質(zhì)上提升管理人員的行為，能夠有效提升管理的質(zhì)量，在原有管理的基礎上不斷改革和創(chuàng)新，促進文書檔案的發(fā)展。從另一方面來說，文書檔案是高校信息的載體，也是其發(fā)展的歷程見證，是很重要的發(fā)展資料，只有對其實施現(xiàn)代化的管理，才能更好地適應社會的發(fā)展，為高校的發(fā)展提供有力的動力?？梢蚤_展“菜單式”的培訓，對文書檔案進行科學分類，并且按照一定的順序排列整齊，使得文書檔案的管理也朝著現(xiàn)代化的模式發(fā)展，可以在使用的時候立刻就能找出來，提高使用的效率，此外，在保存方面也要注意，要保證文書檔案的完整性。

3.根據(jù)法律進行檔案的建立

我國是一個法律嚴謹?shù)膰?，對檔案的管理有相關的法律規(guī)定，不能根據(jù)自己的需求胡亂管理，是具有一定的強制性的。高校在建立檔案管理機構的時候就要有一定的約束，要按照國家的法律法規(guī)來執(zhí)行，不能沒有一定的秩序性。當然，法律是一個方面，對于從事文書檔案管理的人員，也有一定的要求，需要在工作之前進行培訓，對上崗的人員進行法律的普及教育。從事檔案管理的人員在工作中也要按照相關的法律法規(guī)來約束自己，不能為所欲為，要有一定的規(guī)矩，俗話說：沒有規(guī)矩不成方圓，在自我約束的同時，還要接受其他有關部門的監(jiān)督，做到管理和監(jiān)督的有效結合，做好依法建檔工作。

4.引進先進的文書文檔管理設備設施，提高文檔管理的技術

技術和設備設施永遠是一個單位能否長遠發(fā)展的重要衡量指標，良好的設備設施和精湛的技術能為單位發(fā)展帶來新鮮動力，而對于高校文書檔案的管理也不例外。所以，在高校文書檔案管理的過程中，需要有先進的文書檔案管理設備設施，并且伴隨有精湛的技術支撐，只有有了技術和設備設施的硬條件，才能發(fā)揮文書檔案的現(xiàn)代化管理，實現(xiàn)高校的長遠發(fā)展。在文書檔案管理方面，高校要舍得投資，多學習和引進先進的管理理念和技術，使得文書管理的方法和技術能夠跟上時代發(fā)展的步伐，從本質(zhì)上提高檔案管理的效率?；诖耍梢赃M行互動式的培訓，這是一種新的培訓方式，可以激發(fā)管理人員的積極性，形成以培帶學、以學促思的培訓模式。

5.提高文書檔案現(xiàn)代化管理的水平

運用先進的科學技術和現(xiàn)代化的管理手段來管理文書檔案，使得高校的文書檔案管理實現(xiàn)科學化、高效化和系統(tǒng)化，能夠更好地完成檔案管理的工作。在現(xiàn)在這個科技的時代，高校的發(fā)展離不開現(xiàn)代化技術的支持，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的方式，是一種全新的管理模式，也是最方便的管理途徑。

對于高校文書檔案，要購買先進的計算機設備，為檔案的管理埋下伏筆，除了這些，還需要對從事管理人員進行先進管理理論的傳授，在管理技術方面進行培訓，使得管理人員自身的管理理念和技術都能跟上社會發(fā)展的腳步，把高校文書檔案管理得井井有條。

對于先進管理技術的培訓，可以讓從事管理人員先學習管理的理論知識，之后，在理論的基礎上再學習管理技術，不要盲目培訓，沒有一定的順序，不能提高管理能力，反而起到反面效果。

在實際學習培訓中，可以開展交互式管理檔案的專題講座，不定期地邀請一些資深的檔案專業(yè)人員，舉辦一些檔案管理工作專題講座或研討會，擴展管理人員的知識面，同時，進行面對面互動交流，有助于提高檔案管理人員解決檔案管理的能力。

6.把電子文書檔案管理和紙質(zhì)檔案管理有機地結合在一起

在如今現(xiàn)代化技術發(fā)展的背景下，文書檔案的電子化提供了極大的方便。在電子文書檔案管理不斷普及的情況下，也不能忽視了紙質(zhì)檔案管理的重要性。從法律層面來說，電子文書檔案是沒有法律效力的，在出現(xiàn)問題的時候，有法律效力的還是紙質(zhì)的原始檔案。從本質(zhì)上來說，要想保證高校的合法效益，就需要電子檔案和紙質(zhì)檔案有機地結合起來，共同發(fā)揮作用。

7.檔案工作人員要建立現(xiàn)代化管理的服務理念

在高校中設有文書檔案管理部門是有一定道理的，因為檔案的管理不僅僅是對資料的整理和分類，而是需要有一定的思維邏輯能力。在對文書檔案管理的時候，對整個文書檔案有明確的了解，知道里面包含的內(nèi)容，在需要哪一部分文書檔案管理的時候可以很快速地找出來，對各個方面的文書檔案都了如指掌，再加上現(xiàn)代化管理的理念，可以大大提升文書檔案管理的效率。

除此之外，還要有自己的想法，能夠?qū)Ω咝５陌l(fā)展提出特有的見解，能夠從高校發(fā)展的層面來看待問題，能夠提煉出其中重要的信息，并且能夠轉(zhuǎn)化，提供檔案管理的現(xiàn)代化服務。

8.建設資源共享的網(wǎng)站，實現(xiàn)信息的良性互動

在網(wǎng)絡時代的社會中，網(wǎng)絡已經(jīng)融入人們的日常生活，更不用說是高校的學生了，更是學習和生活必不可少的一部分，是其社交的重要平臺和方法，也是大部分高校實際應用的。而高校的文書檔案管理也要跟上時代的發(fā)展，也會在將來成為發(fā)展的趨勢，基于此，高校文書檔案管理的現(xiàn)代化是社會必然的結果。高校在對文書檔案實施現(xiàn)代化管理的時候，可以建立自己特有的網(wǎng)站來滿足學校的需求，來實現(xiàn)和外界信息的互動，在互動的同時，要保證自身信息的安全。而建設資源共享的網(wǎng)站，可以實現(xiàn)高校檔案管理的高效率，對于高校來說，可以建立屬于自己的網(wǎng)站，實現(xiàn)內(nèi)容共享，也可以與其他高校地網(wǎng)站互動，溝通對文書檔案的管理，相互促進，不斷進步。

三、高校文書檔案的現(xiàn)代化管理意義

在高校現(xiàn)代的教學管理中，都會有很多的教學設計和管理方面的改革，會在文書檔案上有很清晰的記載，以便以后查詢和借鑒，可以為以后的發(fā)展奠定良好的基礎，擁有一個良好的資料庫，為以后高校在查閱資料的時候提供一定的信息參考，成為高校發(fā)展道路上的輔助工具。而在高校實際發(fā)展歷程中，文書檔案最本質(zhì)的作用沒有顯示出來，給學校在信息方面提供的作用不大，不能給予有力的文書支持?；诖?，在高校文書檔案的現(xiàn)代化管理中，要結合高校自身的情況來構建現(xiàn)代化管理的體系，提升管理的質(zhì)量和效率。主要可以從以下兩個方面來實施：第一，實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化，就需要結合社會的發(fā)展，讓文書檔案的管理發(fā)揮出最大的作用。而高校檔案是高校重要的信息資源載體，其價值對于高校的發(fā)展是不言而喻的，也涉及了社會層面。高校文書檔案是很重要的信息資源，對學校的發(fā)展有一定的促進作用，還對社會的發(fā)展有不可小視的作用。所以，在平時的發(fā)展中，高校要合理利用現(xiàn)代化文書檔案管理系統(tǒng)，盡快整理高校的檔案信息資料，做出科學的分析，實現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展和高效管理，同時，也促進經(jīng)濟的進步，為社會的發(fā)展提供更加有力的證據(jù)和信息資源；第二，高校檔案管理現(xiàn)代化也是符合社會發(fā)展規(guī)律的，是檔案創(chuàng)新的需求，在高校的發(fā)展中，社會的發(fā)展方向可以給其提供一個發(fā)展目標，促進其朝著正確的方向發(fā)展。而在高校文書檔案管理的過程中，主要包括的內(nèi)容有：學生的現(xiàn)代管理、相關知識的傳播、人才的培養(yǎng)和學校的基礎建設和發(fā)展等，和以往相比具有很大的不同，這些都是需要檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，只是以往的管理體系是遠遠不夠的，不能滿足高校自身的需求，更不能滿足社會發(fā)展的需求，基于此，要進行現(xiàn)代化管理的升級，進行文書檔案的現(xiàn)代化管理。

四、結束語

高校文書檔案的現(xiàn)代化管理是先進的管理方法，是滿足社會和高校等多方面需求的變革，是目前來說正確的檔案管理途徑。在高校文書檔案的現(xiàn)代化管理中，檔案管理是一個系統(tǒng)工程，要實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，就需要不斷提升管理理念，提升管理的知識和技能，提高管理人員的素質(zhì)，使高校檔案管理現(xiàn)代化建設更加高效快捷，提高我國高校文書檔案管理的現(xiàn)代化程度，切實提高工作效率，發(fā)揮文書檔案應有的價值。只有文書檔案的基礎工作做好了，才能使得高校的發(fā)展更加穩(wěn)定，有更大的發(fā)展前途。

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（作者單位：湖南農(nóng)業(yè)大學檔案館）