淺談如何做好單位文書檔案管理工作

張曉瓊

摘 要：一個(gè)單位的檔案記錄了本單位的發(fā)展，檔案是單位工作的記載，是單位發(fā)展和管理的資源。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，做好本單位檔案工作尤為重要。如何做好單位的文書檔案管理工作，是值得我們共同研究的新課題。在單位的文書檔案管理工作中，要做好檔案規(guī)劃、落實(shí)檔案管理規(guī)定、指派專人負(fù)責(zé)，使文書檔案的時(shí)效性、規(guī)范性、安全性和實(shí)用性更好地應(yīng)用于工作。

關(guān)鍵詞：?jiǎn)挝唬晃臅?；檔案管理

一、當(dāng)前單位文書檔案管理現(xiàn)狀

1.缺少規(guī)范的文書檔案管理制度。單位的文書檔案放置沒(méi)有專門的檔案室，各個(gè)科室的文檔各自保存在自己辦公室，沒(méi)有形成統(tǒng)一的管理制度，查閱起來(lái)不方便，效率低下，直接影響了各個(gè)部門的工作效率。

2.缺乏檔案管理專職人員。單位有業(yè)務(wù)科、危房科、監(jiān)察科、辦公室等四大科室，資料保存量巨大、分類復(fù)雜，只是簡(jiǎn)單地將檔案管理工作交由辦公室工作人員，由于辦公室人員也有自己的工作，根本沒(méi)有時(shí)間將各類文書檔案進(jìn)行整理、分類并歸檔，可能導(dǎo)致文件的丟失。

3.檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)。本單位的文書檔案管理人員由辦公室工作人員兼任，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)、管理經(jīng)驗(yàn)、管理意識(shí)，影響了文件的歸檔工作。

二、造成單位文書檔案管理現(xiàn)狀的原因

1.檔案管理意識(shí)不夠強(qiáng)。文書檔案管理首要的前提是單位領(lǐng)導(dǎo)思想的高度重視，但是，單位領(lǐng)導(dǎo)往往都對(duì)本單位業(yè)務(wù)工作重視，對(duì)各類文件、資料、報(bào)表等檔案工作的整理和管理不夠重視，認(rèn)為此項(xiàng)工作不是本單位工作重點(diǎn)，并不需要在檔案管理這項(xiàng)工作上下功夫，單位各科室也一樣，平時(shí)對(duì)文件、資料不整理，根據(jù)自己的工作需要，哪里順手哪里放，真正等到需要檢查時(shí)才抓緊準(zhǔn)備，缺乏檔案管理意識(shí)。

2.檔案管理制度不規(guī)范。沒(méi)有建立健全本單位的檔案管理工作機(jī)制，各科室文件查閱處理后不能夠及時(shí)上交檔案管理人員，管理人員也未及時(shí)督促收集，發(fā)放文件時(shí)也未進(jìn)行登記，待需要查找檔案時(shí)，往往記不起誰(shuí)拿走了，是否歸還，檔案管理制度不夠規(guī)范。

3.檔案管理知識(shí)不貫徹。從單位領(lǐng)導(dǎo)到職工都對(duì)文書檔案管理不夠重視，檔案管理人員平時(shí)也沒(méi)有專業(yè)系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過(guò)文書檔案管理工作的《檔案法》《檔案管理?xiàng)l例》《城建檔案管理?xiàng)l例》等相關(guān)法律法規(guī)和專業(yè)知識(shí)，檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和水平不強(qiáng)，不能徹底地將文書檔案管理知識(shí)融會(huì)貫通。

三、如何做好單位文書檔案管理工作

1.建立健全管理制度。結(jié)合本單位工作實(shí)際情況，建立登記制度。主要建立了單位收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本；建立單位職工會(huì)議記錄本、單位領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議記錄本、單位黨員會(huì)議記錄本；建立職工花名冊(cè)，黨員花名冊(cè)、干部花名冊(cè)、工人花名冊(cè)、專業(yè)技術(shù)人員花名冊(cè)；建立單位職工工資臺(tái)賬、養(yǎng)老保險(xiǎn)臺(tái)賬、醫(yī)療保險(xiǎn)臺(tái)賬、住房公積金臺(tái)賬等。

2.檔案管理專人專職。單位各科室檔案管理要有專人負(fù)責(zé)，實(shí)行“周整理、月匯總、季上交”方式上報(bào)單位專職檔案管理人員，由檔案管理人員對(duì)各科室檔案進(jìn)行分類、分盒、分柜保存。專職檔案人員將每類檔案運(yùn)用標(biāo)題、編號(hào)、目錄等方式進(jìn)行裝訂保存，各科室如需借閱查看的，實(shí)行“誰(shuí)借閱、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的登記制定，查看完成后，及時(shí)歸還檔案，由檔案管理人員核對(duì)后歸檔銷號(hào)。

3.加大專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)。在單位的文書檔案管理工作中，只有提高自己的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，學(xué)會(huì)應(yīng)用現(xiàn)代化文書檔案管理方法，才能做好本單位的文書檔案管理工作。積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)水平，提高在單位檔案管理工作中實(shí)際遇到問(wèn)題的解決能力。認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》《檔案管理?xiàng)l例》《城建檔案管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)，按照檔案整理標(biāo)準(zhǔn)及要求，工作中確保單位檔案的完整性和真實(shí)性。

四、用心傾力做好單位文書檔案管理工作

1.做好材料收集及分類。材料收集工作，首先，把辦公室文件柜中的文件收集起來(lái)。其次，通知各個(gè)科室把現(xiàn)有文件整理出來(lái)，統(tǒng)一收集到辦公室，統(tǒng)一歸檔。因?yàn)檎窘ㄔO(shè)規(guī)劃許可證和施工許可證的檔案、站危房改造科室檔案最多、最亂，我們特別著重整理。

2.檔案歸檔判斷。歸檔時(shí)，因?yàn)楣ぷ魅藛T沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)歸檔不歸檔還有很多疑問(wèn)。最后參照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案管理保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)）的歸檔范圍和不歸檔范圍，才進(jìn)入了歸檔程序。

先把本單位不歸檔的文件整理出來(lái)：首先，把單位發(fā)文和收文重復(fù)的文件只保留一份，其余不歸檔；其次，把上級(jí)來(lái)文、同級(jí)來(lái)文、下級(jí)來(lái)文及非隸屬單位給本單位不需辦理的文件材料，不歸檔；局機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)勵(lì)非本單位工作人員的文件材料等不歸檔；最后是本單位未生效文件不歸檔，如本單位代主管局起草的未成為正式文件的稿本等。

對(duì)本單位歸檔的文件要求：對(duì)收集來(lái)的歷年文書文件、資料，我們按照來(lái)文文件的年份、級(jí)別、行政單位等把本單位的文件分為：文書檔案、站建設(shè)規(guī)劃許可證和施工許可證的資料檔案、站危房改造資料檔案。

對(duì)于站文書檔案按照上級(jí)來(lái)文檔案、同級(jí)來(lái)文檔案、下級(jí)來(lái)文檔案、通知匯報(bào)文件檔案按照不同年度采用文件盒分類歸檔，每份文件都經(jīng)過(guò)認(rèn)真登記編號(hào)。將歸檔范圍中的歸檔文件以“類”為單位固定在一起即單“類”裝訂，最后放入文件盒內(nèi)并填寫好檔案盒封面。經(jīng)與領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商，專門購(gòu)買了文件柜，征用一間辦公室用作檔案室。并且對(duì)查閱、轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出的檔案嚴(yán)格把關(guān)，履行登記手續(xù)。

3.人事檔案管理。人事檔案管理工作的好壞直接影響到單位職工工作的效率和質(zhì)量，涉及每個(gè)干部職工的切身利益。為做好單位人事檔案工作，單位專門成立了人事科，對(duì)人事檔案進(jìn)行專業(yè)化整檔，人事檔案專人負(fù)責(zé)。

首先，人事檔案建立了紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案在建立過(guò)程中，針對(duì)個(gè)人存在的問(wèn)題，按照人事檔案歸檔要求，結(jié)合單位實(shí)際，按照單位人員身份如專業(yè)技術(shù)人員、管理人員、工勤技能人員整理。

（1）單位專業(yè)技術(shù)人員5人。檔案歸檔中按照第一類整理專業(yè)技術(shù)人員錄用表；第二類整理報(bào)考各類院校入學(xué)登記表、畢業(yè)登記表；第三類整理專業(yè)技術(shù)人員任職資格審批表；第四類整理專業(yè)技術(shù)人員職務(wù)變動(dòng)工資審批表、歷年工資變動(dòng)審批表；第五類整理歷年考核登記表。第六類專業(yè)技術(shù)人員參加繼續(xù)教育學(xué)習(xí)成績(jī)單表；第七類按照個(gè)人實(shí)際情況整理存在的其他資料。

（2）單位管理人員4人。單位管理人員屬于學(xué)生安置，在檔案歸檔中按照第一類整理管理人員錄用表；第二類整理報(bào)考各類院校、入學(xué)登記表、畢業(yè)登記表；第三類整理管理人員任職資格審批表；第四類整理管理人員職務(wù)變動(dòng)工資審批表、歷年工資變動(dòng)審批表；第五類整理歷年考核登記表。

（3）單位工勤技能人員22人。單位工勤技能人員身份的人員居多，大多數(shù)屬于軍人復(fù)轉(zhuǎn)安置人員，結(jié)合檔案歸檔中按照第一類整理工勤技能人員復(fù)轉(zhuǎn)安置表；第二類整理工勤技能人員服兵役期間的所有登記表，第三類整理工勤技能人員任職資格審批表；第四類整理工勤技能人員職務(wù)變動(dòng)工資審批表、歷年工資變動(dòng)審批表；第六類整理歷年工勤技能人員考核登記表。

以上紙質(zhì)檔案購(gòu)買文件夾、文件盒、文件柜，一人一檔存放。

其次，建立電子檔案。購(gòu)買電腦、掃描儀等電子設(shè)備設(shè)施，為單位人事檔案做好準(zhǔn)備工作，確保檔案管理者對(duì)工作更好、更快地開展。而且，電子檔案方便、簡(jiǎn)單，減少了檔案管理者人為翻閱紙質(zhì)檔案對(duì)原始檔案的破壞，確保了原始人事檔案的完整性。減少了檔案管理人員的工作量，為查閱節(jié)省了時(shí)間。

人事檔案日常的收集、整理和裝訂工作紛繁復(fù)雜，2020年度共歸入個(gè)人人事檔案材料30件，受理借閱、查詢檔案20人次。建立了單位職工信息數(shù)據(jù)庫(kù)，目前已基本實(shí)現(xiàn)了人員基本情況、經(jīng)歷綜述、學(xué)歷變化、職稱演變、工資變動(dòng)等重要內(nèi)容的信息化管理。既能查閱個(gè)體信息，又能提供職工干部隊(duì)伍整體情況。在調(diào)資、辦理退休等工作中，為單位與各部門提供了準(zhǔn)確的干部人事的信息。

4.村鎮(zhèn)項(xiàng)目建設(shè)規(guī)劃許可證和施工許可證的檔案管理。2005年，我站建設(shè)規(guī)劃許可證和施工許可證的資料存檔還沒(méi)有形成，資料管理混亂。為做好資料檔案歸檔工作，購(gòu)置了存放資料和圖紙的檔案柜。并認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)城鄉(xiāng)規(guī)劃法》《中華人民共和國(guó)建筑法》等法律法規(guī)。并聘請(qǐng)局檔案館同志到我站指導(dǎo)工作，按照基建檔案整理的要求，詳細(xì)核對(duì)，針對(duì)存在的材料不齊全、簽寫不規(guī)范、圖紙缺少等問(wèn)題，及時(shí)找建設(shè)單位、施工單位進(jìn)行修正和完善。

為站建設(shè)規(guī)劃許可證和施工許可證的資料購(gòu)置了存放檔案和圖紙的專用檔案柜，做好存檔工作，方便以后查閱。

5.農(nóng)村建筑能效提升工程檔案管理。根據(jù)省住建廳《陜西省關(guān)中地區(qū)農(nóng)村既有居住建筑節(jié)能改造實(shí)施方案（2019-2021年）》、市住建局、市財(cái)政局《關(guān)于下達(dá)2020-2021年度清潔取暖農(nóng)村既有建筑能效提升工作任務(wù)的通知》（市建發(fā)〔2020〕128號(hào)）、《關(guān)于下達(dá)農(nóng)村建筑能效提升工作任務(wù)的通知》（市建發(fā)〔2020〕40號(hào)）《關(guān)于印發(fā)西安市清潔取暖試點(diǎn)城市建設(shè)工作方案的通知》精神，我站完成了我區(qū)農(nóng)村居住建筑整體節(jié)能改造200戶；采用改造主臥外窗并增設(shè)主臥保溫門/窗簾的方式改造3000戶；采用門窗縫隙封堵方式改造7000戶。既有建筑以增設(shè)主臥保溫門簾的方式實(shí)施能效提升改造，又有辦公樓等10個(gè)街辦的公共建筑立面和屋面保溫提升改造。改造過(guò)程中前期、中期、后期紙質(zhì)資料和影響資料全部按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)收集，驗(yàn)收工程結(jié)束后，單位按照資料檔案管理要求存放于文件柜內(nèi)，開存放在我站檔案室，便于以后工作查閱。

6.監(jiān)察檔案管理。依據(jù)2014年9月10日臨潼區(qū)住建局《關(guān)于進(jìn)一步明確臨潼區(qū)建筑管理處和臨潼區(qū)村鎮(zhèn)建設(shè)管理站工作職責(zé)的通知》（臨建發(fā)〔2014〕43號(hào)）精神，臨潼區(qū)村鎮(zhèn)建設(shè)管理站按照《中華人民共和國(guó)建筑法》《西安市村鎮(zhèn)建設(shè)條例》，受住建局委托，接受市住建局村鎮(zhèn)建設(shè)處的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，負(fù)責(zé)對(duì)我區(qū)行政區(qū)域內(nèi)集體土地上的村莊、街道辦事處管轄的農(nóng)村區(qū)域進(jìn)行的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施、公共設(shè)備設(shè)施、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性設(shè)備設(shè)施、村民住宅等村鎮(zhèn)建設(shè)管理工作。對(duì)于日常巡查發(fā)現(xiàn)未取得建筑工程施工許可手續(xù)，且擅自開工建設(shè)的，立即啟動(dòng)立案程序，做好調(diào)查取證（做好現(xiàn)場(chǎng)勘查、筆錄詢問(wèn)），采取停工措施，告知為法人決定處罰有關(guān)事項(xiàng)以及依法享有的權(quán)利，執(zhí)行處罰事項(xiàng)。建立《臨潼區(qū)集體土地上違法建設(shè)查處工作臺(tái)賬》，按照檔案管理要求，健全案件登記表、立案審批表、勘驗(yàn)筆錄、調(diào)查筆錄、調(diào)取相關(guān)證據(jù)登記、初步處理意見(jiàn)、擬行政處罰決定書、擬行政處罰告知筆錄、陳述筆錄、審結(jié)報(bào)告、案件調(diào)查終結(jié)報(bào)告、案件處理審批表、行政處罰決定書、送達(dá)回證行政處罰案件結(jié)案報(bào)告等相關(guān)檔案資料，確保卷宗內(nèi)容詳實(shí)準(zhǔn)確。

7.危房改造檔案資料分類及管理。近年來(lái)，我區(qū)農(nóng)村危房改造任務(wù)依然艱巨，尤其是2016年以來(lái)，危房改造工作納入脫貧攻堅(jiān)范疇之后，無(wú)論是上級(jí)的會(huì)議文件要求、農(nóng)戶的危房改造施工質(zhì)量、技術(shù)人員的監(jiān)督管理、農(nóng)戶檔案資料的管理都進(jìn)行了提級(jí)升檔，為此，做好農(nóng)村危房改造檔案管理顯得尤為重要，在農(nóng)村危房改造檔案資料分類和管理方面，我們應(yīng)當(dāng)按照各級(jí)住建部門要求以及檔案管理規(guī)定，結(jié)合工作實(shí)際，加大對(duì)檔案的分類及管理。

一是關(guān)于上級(jí)部門農(nóng)村危房改造文件資料檔案的管理。單位的危房改造資料檔案工作，首先要摸清底數(shù)，分類統(tǒng)計(jì)，逐村逐戶對(duì)農(nóng)村一般居民和低保戶、五保戶、優(yōu)撫對(duì)象等特困居民現(xiàn)有住房和家庭情況進(jìn)行摸底排查，分類統(tǒng)計(jì)，準(zhǔn)確掌握本轄區(qū)內(nèi)各類農(nóng)村居民危房情況和相關(guān)數(shù)據(jù)。按照省市的要求和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)補(bǔ)助對(duì)象的資料嚴(yán)格審核，建立了正式文件和電子文檔兩種形式存檔，全年危房改造涉及23個(gè)街辦鄉(xiāng)鎮(zhèn)、170個(gè)行政村，危房改造545戶，資料已全部完善，并購(gòu)置檔案柜進(jìn)行存檔，及時(shí)解決了我區(qū)困難群眾建房的渴求，也為上級(jí)來(lái)我站檢查危房改造工作做好準(zhǔn)備。

二是關(guān)于農(nóng)村危房改造農(nóng)戶檔案的管理。農(nóng)村危房改造農(nóng)戶檔案資料應(yīng)當(dāng)按照工作實(shí)際需要和省住建系統(tǒng)統(tǒng)一要求的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類和歸檔，主要可分為18項(xiàng)，由基本信息、農(nóng)村貧困戶危房改造審批表、農(nóng)村危房改造申請(qǐng)書、農(nóng)村危房改造承諾書、戶主身份證復(fù)印件、戶口薄復(fù)印件、民主評(píng)議材料、農(nóng)村危房改造對(duì)象公示證明、農(nóng)村危房改造認(rèn)定表、農(nóng)村危房改造申報(bào)審批表、危房改造（前、中、后）照片、農(nóng)村危房改造協(xié)議、施工資質(zhì)資格復(fù)印件、農(nóng)村危房改造質(zhì)量安全檢查記錄、農(nóng)村危房改造竣工驗(yàn)收表、農(nóng)村危房改造貧困戶危房改造驗(yàn)收卡、農(nóng)村危房改造范圍安全性評(píng)定意見(jiàn)表和補(bǔ)助資金兌付證明組成。每一項(xiàng)內(nèi)容都要按照農(nóng)戶危房改造的實(shí)際情況填寫，注意期間的時(shí)間邏輯關(guān)系，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)的連貫性、實(shí)效性。

三是關(guān)于鞏固脫貧攻堅(jiān)成果后評(píng)估資料的管理。鞏固拓展脫貧攻堅(jiān)住房安全有保障成果，提升脫貧質(zhì)量和成色，接續(xù)推動(dòng)鄉(xiāng)村全面振興，落實(shí)“四個(gè)不摘”總要求過(guò)程中，在檔案資料分類及管理方面，我們應(yīng)當(dāng)從緊扣責(zé)任落實(shí)、政策落實(shí)和工作落實(shí)三個(gè)環(huán)節(jié)，切實(shí)做好檔案資料的留存保存工作。

責(zé)任落實(shí)方面：為解決脫貧戶和低收入群體住房安全有保障，制定的《臨潼區(qū)農(nóng)村住房安全動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)機(jī)制》《臨潼區(qū)鞏固拓展脫貧攻堅(jiān)住房安全有保障成果同鄉(xiāng)村振興有效銜接工作實(shí)施方案》《關(guān)于做好農(nóng)村低收入群體等重點(diǎn)對(duì)象住房安全保障工作的實(shí)施方案》《臨潼區(qū)農(nóng)房抗震改造試點(diǎn)工作實(shí)施方案》等相關(guān)文件，按照文件的出臺(tái)時(shí)間做好分類存檔，并進(jìn)行專項(xiàng)留存。

政策落實(shí)方面：根據(jù)《臨潼區(qū)農(nóng)村危房改造防范返貧分級(jí)預(yù)警和動(dòng)態(tài)幫扶機(jī)制實(shí)施辦法》要求，督促指導(dǎo)各街辦落實(shí)三級(jí)預(yù)警機(jī)制，并結(jié)合全省開展的農(nóng)村房屋安全隱患排查整治工作，對(duì)已脫貧的5395戶、2戶邊緣戶、3戶脫貧不穩(wěn)定戶和2戶突發(fā)嚴(yán)重困難戶房屋安全情況的排查臺(tái)賬和過(guò)程性資料進(jìn)行留存，尤其是2016年以來(lái)實(shí)施危房改造的529戶建檔立卡戶的房屋查看情況以及影像資料，要進(jìn)行分類歸檔，專柜存放，標(biāo)注標(biāo)清所屬街辦、責(zé)任人、排查時(shí)間等，確保賬賬相符，存取方便，有一定的實(shí)用性。

單位的文書檔案管理工作是單位工作重要組成部分，反映了一個(gè)單位工作的真實(shí)面貌。檔案管理工作采用科學(xué)管理的工作方法，才能適應(yīng)文書檔案管理發(fā)展的需要，繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價(jià)值，只有充分認(rèn)識(shí)、重視檔案管理工作，才能指導(dǎo)和服務(wù)于我站的檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]王 慧.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理研究[J]辦公室業(yè)務(wù)，2017

[2]周家興.淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作理[J]辦公室業(yè)務(wù)，2013

（作者單位：西安市臨潼區(qū)村鎮(zhèn)建設(shè)管理站）