新時代機關文書檔案管理存在的問題及對策

曹熠煒

摘 要：新時代，機關文書檔案需要緊跟時代的步伐而發(fā)展，現(xiàn)就機關文書檔案管理工作中出現(xiàn)的基礎薄弱、工作銜接、思想認識、信息化建設、檔案利用等方面的問題進行分析，并提出針對性的對策，從增強領導重視、加大政府投入、加強工作銜接、推進信息化建設、積極利用檔案等方面來提升機關文書檔案管理水平，充分發(fā)揮文書檔案的價值與作用。

關鍵詞：文書檔案；檔案管理；問題；對策

新時代，機關文書檔案工作不再按照傳統(tǒng)模式進行，而是隨著時代的變化和發(fā)展，進行大刀闊斧地改革與創(chuàng)新。只有從根本上解決文書檔案管理工作中存在的問題，才能使檔案工作發(fā)揮更大的價值和社會效益。文書檔案管理工作初期，需要正確認識文書檔案管理工作的影響因素，樹立科學的文書檔案管理理念，特別是對動態(tài)影響因素的控制與應對，提高工作的靈活性，保證文書檔案管理工作取得理想的效果。同時，需要進一步優(yōu)化文書檔案管理體系，建立健全文書檔案管理制度，推進文書檔案管理信息化進程，做好文書檔案開發(fā)與利用，保證文書檔案管理工作的最終效果?；诖耍恼聡@文書檔案管理中的問題展開探討。

一、機關文書檔案管理工作中存在的問題

1.單位領導的思想認識不足

（1）領導對機關文書檔案管理重視不夠。在機關工作中，由于文書檔案管理不能產(chǎn)生直觀的經(jīng)濟效益，同時，也不能取得顯而易見的社會效益。一般來說，單位領導比較注重機關專業(yè)業(yè)務，不會特別重視文書檔案工作。覺得文書檔案工作只要做好能應付上級部門檢查即可，對文書檔案管理要求也比較低，忽視檔案管理的軟硬件投入，忽略檔案管理制度的建設，更不會對檔案管理的改進和創(chuàng)新進行長遠發(fā)展和思考，這就阻礙了文書檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

（2）領導對機關文書檔案管理者重視不夠。同理，領導覺得文書檔案管理工作只要有人做、有人收發(fā)文、有人歸檔、有人整理就行，不過問檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)如何、工作水平如何、職業(yè)能力如何。在日常工作中，單位領導對檔案管理者屬于無事不問、有事才問，對檔案管理者的工作生活缺乏關心，單位年終優(yōu)秀嘉獎也不會考慮傾斜檔案管理者。

2.文書檔案管理的基礎不強

（1）缺乏文書檔案管理人才。機關文書檔案工作處于相對封閉的管理狀態(tài)，開展檔案管理工作的目的在于妥善保存文書檔案。單位領導對檔案工作重視程度低，檔案管理者業(yè)務水平參差不齊，大部分從業(yè)者秉持著“文書檔案不丟失”的工作心態(tài)，存在工作懈怠的情況，特別是新時代信息化的到來，給檔案管理者提出更高的要求，部分檔案管理者跟不上新的要求、新的標準。

（2）文書檔案管理的經(jīng)費不足。在機關單位工作中，文書檔案管理沒有有專項經(jīng)費，檔案管理者和檔案專業(yè)設備設施得不到保證，檔案信息化進程推進較緩，加之領導的重視程度不高，沒有專項的經(jīng)費來源，檔案管理者的工作積極性、主動性不強，極大地制約文書檔案管理工作的發(fā)展。

（3）文書檔案管理的實物基礎不強。檔案庫房設置有特殊要求，有些單位因為用房緊張，仍將文書檔案庫房設置在地下。也有些單位缺少必要設備設施，未能滿足溫濕度要求、場所安保要求等，還有些單位文件、檔案質(zhì)量不合格，文書檔案管理者缺乏對檔案管理的基本認識，沒有認真做好檔案整理工作，未能滿足檔案規(guī)范的基本要求，導致檔案數(shù)字資源安全存在潛在威脅，包括未對計算機存儲進行加密處理，未有計算機病毒查殺軟件或未實時更新優(yōu)化，未有網(wǎng)絡攻擊的防范措施，遠遠達不到對檔案全面保護的要求。

（4）文書檔案管理的制度不完善。檔案管理者依靠過往的文書管理制度進行人員工作內(nèi)容和注意事項的規(guī)定，導致某些工作資源浪費、人浮于事，檔案管理者沒有明確的崗位職責，做到各司其事、各謀其事。文書檔案管理制度沒有緊跟時代要求完善更新，文書檔案管理工作依靠科室提供的文件進行檔案收集，科室提供就收集，科室不提供也不催要，僅簡單按照時間為分界線進行檔案管理，分類太過籠統(tǒng)，不利于查檔利用，缺少與時俱進的文書檔案收集制度、文書檔案保管制度、文書檔案保密制度、文書檔案查閱制度等規(guī)章制度。

3.文書工作與檔案管理銜接機制不良

從機關實際運行來看，文書工作和檔案管理大部分是采取的分塊管理，存在文書人員僅負責文書工作，檔案管理者后續(xù)負責檔案工作，容易出現(xiàn)文書工作與檔案管理溝通不暢、銜接不良的問題。部分文書人員缺乏檔案意識，容易產(chǎn)生文件收集范圍不清、收集內(nèi)容不完整、收集時間不及時等一系列問題，前期的文書工作質(zhì)量低下，容易導致檔案管理工作出現(xiàn)質(zhì)量、效率、利用等后續(xù)問題。

4.文書檔案的信息化推進不快

文書檔案管理信息化能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)文件歸檔這種手工化操作，向電子檔案歸檔操作的轉(zhuǎn)變，將文書人員和文書檔案管理者從紙質(zhì)文件歸檔立卷的牢籠里解脫出來。電子檔案具有操作便利、存儲空間小、快速查找的優(yōu)點，但在實際工作中，檔案管理信息化進程較慢，檔案管理者電子檔案保存安全意識薄弱，未對電子文件備份與實時殺毒，對軟件與硬件設備要求與依賴性較強，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失與病毒侵害，將會帶來難以彌補的損失。

5.文書檔案的利用不理想

部分機關單位的文書檔案管理還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式中，未及時對文書檔案工作進行信息化管理，紙質(zhì)檔案存放需要的空間較大，造成文書檔案查閱的不方便以及文書檔案借閱效率偏低的問題，另外，紙質(zhì)檔案在查閱過程中，還易發(fā)生檔案篡改、丟失等不安全現(xiàn)象。另一方面，由于部分檔案管理者專業(yè)能力不足，導致檔案信息化的誤差率偏高，工作效率偏低，這在一定程度上這給文書檔案的利用產(chǎn)生一定阻礙。

二、機關文書檔案管理問題的成因分析

1.文書檔案管理者能力相對不足

（1）政治思想不高。機關文書檔案涉及個人信息、國家信息、保密信息較多，具有較高的涉密性，如若檔案管理者的政治思想覺悟不高、政治素質(zhì)低下、保密意識較差，就有可能會出現(xiàn)檔案管理誤操作，從而出現(xiàn)嚴重的泄密、竊密等事件，危害文書檔案管理和國家安全。

（2）職業(yè)道德不高。某些檔案管理者由于工作薪酬待遇偏低，在單位的地位低下，發(fā)展前景不明朗，導致他們工作積極性較低、工作主動性較弱。同時，檔案工作枯燥乏味，部分檔案人員存在滿足現(xiàn)狀，不求上進的現(xiàn)象，對工作持有得過且過、“當一天和尚撞一天鐘”的消極思想。

（3）業(yè)務能力不高。某些文書檔案管理者的第一學歷相對較低，或者檔案非相關專業(yè)畢業(yè)，檔案管理工作能力偏低，對檔案知識了解甚少。由于檔案管理工作除需要具備基本的檔案知識理論，還要掌握一定的業(yè)務工作知識以及信息化能力，這部分檔案管理者自身能力偏弱，無法勝任專業(yè)性、學術性日益突出的檔案工作需要。另外，機關在崗人員因為編制緊張，檔案新人很多臨時借調(diào)，培養(yǎng)檔案新人的方式大部分是口授，采用邊工作邊學習的方式，沒有進行正規(guī)的檔案繼續(xù)教育培訓，導致檔案管理工作并不能夠順利進行。

2.文書檔案管理技術水平相對比較低

（1）資金投入不足。政府投入較少，也是由于單位領導對文書檔案管理工作的重視度不夠，領導只愿意將有限的資金投入單位主業(yè)，文書檔案管理工作無暇顧及。文書檔案管理事業(yè)發(fā)展需要新資金、新技術，資金不到位，造成文書檔案管理的軟硬件投入不足。新技術不到位，造成文書檔案管理工作技術相對落后，這都不利于文書檔案管理事業(yè)的長遠發(fā)展。

（2）局限于傳統(tǒng)操作。部分檔案管理者思想觀念陳舊，禁錮于傳統(tǒng)思維，或者是由于檔案管理者年紀較大，業(yè)務能力較弱，電腦操作不熟練，仍把機關文書檔案管理局限于紙質(zhì)存檔，這樣的方式方法比較占用存儲空間，同時也不利于文書檔案的查閱利用。新時代信息化背景下，文書檔案管理的工作形式和方法發(fā)生巨大變化，拘泥于傳統(tǒng)手工操作，缺乏有效的信息化管理手段，導致文書檔案管理水平整體偏低，工作效率也不高。

三、提高機關文書檔案管理水平的有效對策

1.增強領導重視，是提升文書檔案管理的思想基礎

（1）讓領導認識到文書檔案管理的重要性。只有單位領導足夠重視，才能確保檔案管理工作得到健康發(fā)展。文書檔案不是僅僅在上級單位來檢查的時候才有用處，在平時的工作中，查找過往文件、查閱歷史記錄，都是有著重要的工作意義。

（2）讓領導認識到檔案管理者的重要性。認識到文書檔案管理工作需要配備具有專業(yè)水平的高素質(zhì)人才，切實提高檔案管理者的地位，強化科室人員對檔案管理的認知程度，激發(fā)檔案管理者的工作熱情，使檔案管理者更好地為機關檔案工作服務。

2.夯實檔案基礎，是提升文書檔案管理業(yè)務的基石

（1）加強人才隊伍建設。檔案管理者要提高政治站位，增強思想自覺，始終牢記“檔案工作姓黨”，要樹立良好的職業(yè)道德，強化崗位擔當，做到愛崗敬業(yè)、勇于奉獻，要具備專業(yè)的職業(yè)技能、熟悉單位業(yè)務、精通檔案知識、掌握基本的工作方法和基本技能，學習掌握基本信息技術，能夠做好文書檔案信息化工作，實現(xiàn)檔案人才隊伍提升。

（2）加大資金投入?！扒蓩D難為無米之炊”。沒有資金保障，檔案管理工作是難以創(chuàng)新發(fā)展的。機關單位要積極向上，爭取資金支持，助力機關文書檔案管理建設。要落實機關文書檔案管理資金分配，給予機關文書檔案管理資金傾斜，確保文書檔案管理工作的資金來源。

（3）改善基礎條件。積極改善檔案保管條件和利用條件，基本消除無館庫、危房館庫、面積不達標現(xiàn)象，實現(xiàn)庫房、查閱室、整理室、辦公室“四分開”。配備檔案柜架、溫濕度計、除濕機、防蟲防霉藥物，保證檔案管理工作條件，配備計算機、復印機、掃描儀等設備，確保檔案工作現(xiàn)代化管理的順利開展。積極做好檔案管理軟件設備設施建設，確保檔案的安全性、保密性，強化檔案信息化。

（4）建立健全制度建設。制定或者優(yōu)化文書檔案管理各項制度，嚴格按照制度法規(guī)，做好文書檔案的收集、歸檔工作。嚴格按照程序，做好文書檔案鑒定、銷毀、歸檔工作。嚴格按照工作要求，正確處理文書檔案安全保管和方便利用的關系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密，還充分發(fā)揮檔案利用服務。

3.加強工作銜接，是提升文書檔案管理的協(xié)調(diào)機制

（1）加強文書人員的檔案意識。文書工作和文書檔案管理工作分工不同，但又有著密不可分的聯(lián)系，做好文書工作是文書檔案管理工作的前提，文書工作質(zhì)量直接影響文書檔案管理工作。因此，文書人員需要具備較強的檔案意識，發(fā)揚“前人栽樹后人乘涼”的精神，為文書檔案管理工作做好前置工作。

（2）加強文書人員和文書檔案管理者的銜接。文書檔案管理者需要和文書人員進行溝通與協(xié)調(diào)，定期對相關人員進行培訓，做好業(yè)務科室的檔案收集工作指導與監(jiān)督，確保檔案收集渠道的暢通性。

（3）加強文書檔案管理全流程管控。通過完善制度體系，加強檔案收集鑒定，確保檔案文件的完整、真實、有效；做好檔案立卷歸檔，保證檔案文件保存的完整性?？茖W檔案分類與組合，保持檔案文件的有機關聯(lián)。嚴格遵循檔案查閱審批流程，確保檔案文件的使用和保護。促進文書檔案信息化進程，實現(xiàn)文書和文書檔案管理的和諧統(tǒng)一。

4.實現(xiàn)信息化，是提升文書檔案管理的能力建設

（1）推進文書檔案信息化制度建設。強化文書檔案信息化制度保障，建立健全檔案信息安全制度，采用多方面安全措施以及安全技術等，確保最大程度地規(guī)避文書檔案信息泄露與被破壞的風險。

（2）推進文書檔案信息化進程。在新時代信息技術快速發(fā)展背景下，文書檔案信息化建設與發(fā)展是必然趨勢。利用先進的信息技術，將文書檔案真實、完整地錄入信息系統(tǒng)中，提高工作效率和查閱效率。

加快建設文書檔案基礎平臺，包括檔案網(wǎng)絡建設和管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)，建立文書檔案信息資源共享技術支撐平臺，實現(xiàn)文書檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和檔案信息資源的共享化。

5.積極主動利用，是提升文書檔案管理的服務方式

（1）積極做好服務工作。文書檔案利用是文書檔案工作存在意義。不能局限于被動地關門埋頭內(nèi)部基礎工作，需要積極主動地開展檔案利用工作，推動利用工作發(fā)展。要有較強的事業(yè)心和責任感，熟悉館藏檔案信息，具備靈巧的查閱技巧，做好檔案查閱利用工作，提高檔案查閱業(yè)務水平。

（2）主動做好宣傳工作。積極主動地將檔案利用推廣出去，不僅滿足利用者的當前需要，也要著眼于未來。加強檔案編研，主動提供檔案編研成果，服務于社會各項事業(yè)。通過制作檔案紀錄片、微視頻，舉辦專題展覽等多種形式加大檔案宣傳，普及檔案知識，擴大檔案的受眾面。

四、結(jié)束語

綜上所述，目前機關文書檔案管理工作中仍存在一些問題，新時代文書檔案工作的發(fā)展，離不開單位領導的重視，需要切實做好文書工作和文書檔案管理工作、加大資金投入、加強工作全流程管控、推動檔案管理信息化建設、積極主動開展利用工作，從而充分發(fā)揮文書檔案的價值。

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（作者單位：江蘇省南通市通州區(qū)人才服務中心衛(wèi)生分中心）