新時(shí)代機(jī)關(guān)文書檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

曹熠煒

摘 要：新時(shí)代，機(jī)關(guān)文書檔案需要緊跟時(shí)代的步伐而發(fā)展，現(xiàn)就機(jī)關(guān)文書檔案管理工作中出現(xiàn)的基礎(chǔ)薄弱、工作銜接、思想認(rèn)識(shí)、信息化建設(shè)、檔案利用等方面的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出針對(duì)性的對(duì)策，從增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視、加大政府投入、加強(qiáng)工作銜接、推進(jìn)信息化建設(shè)、積極利用檔案等方面來(lái)提升機(jī)關(guān)文書檔案管理水平，充分發(fā)揮文書檔案的價(jià)值與作用。

關(guān)鍵詞：文書檔案；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

新時(shí)代，機(jī)關(guān)文書檔案工作不再按照傳統(tǒng)模式進(jìn)行，而是隨著時(shí)代的變化和發(fā)展，進(jìn)行大刀闊斧地改革與創(chuàng)新。只有從根本上解決文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題，才能使檔案工作發(fā)揮更大的價(jià)值和社會(huì)效益。文書檔案管理工作初期，需要正確認(rèn)識(shí)文書檔案管理工作的影響因素，樹立科學(xué)的文書檔案管理理念，特別是對(duì)動(dòng)態(tài)影響因素的控制與應(yīng)對(duì)，提高工作的靈活性，保證文書檔案管理工作取得理想的效果。同時(shí)，需要進(jìn)一步優(yōu)化文書檔案管理體系，建立健全文書檔案管理制度，推進(jìn)文書檔案管理信息化進(jìn)程，做好文書檔案開發(fā)與利用，保證文書檔案管理工作的最終效果。基于此，文章圍繞文書檔案管理中的問(wèn)題展開探討。

一、機(jī)關(guān)文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.單位領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識(shí)不足

（1）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)機(jī)關(guān)文書檔案管理重視不夠。在機(jī)關(guān)工作中，由于文書檔案管理不能產(chǎn)生直觀的經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)，也不能取得顯而易見的社會(huì)效益。一般來(lái)說(shuō)，單位領(lǐng)導(dǎo)比較注重機(jī)關(guān)專業(yè)業(yè)務(wù)，不會(huì)特別重視文書檔案工作。覺得文書檔案工作只要做好能應(yīng)付上級(jí)部門檢查即可，對(duì)文書檔案管理要求也比較低，忽視檔案管理的軟硬件投入，忽略檔案管理制度的建設(shè)，更不會(huì)對(duì)檔案管理的改進(jìn)和創(chuàng)新進(jìn)行長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和思考，這就阻礙了文書檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

（2）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)機(jī)關(guān)文書檔案管理者重視不夠。同理，領(lǐng)導(dǎo)覺得文書檔案管理工作只要有人做、有人收發(fā)文、有人歸檔、有人整理就行，不過(guò)問(wèn)檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)如何、工作水平如何、職業(yè)能力如何。在日常工作中，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理者屬于無(wú)事不問(wèn)、有事才問(wèn)，對(duì)檔案管理者的工作生活缺乏關(guān)心，單位年終優(yōu)秀嘉獎(jiǎng)也不會(huì)考慮傾斜檔案管理者。

2.文書檔案管理的基礎(chǔ)不強(qiáng)

（1）缺乏文書檔案管理人才。機(jī)關(guān)文書檔案工作處于相對(duì)封閉的管理狀態(tài)，開展檔案管理工作的目的在于妥善保存文書檔案。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視程度低，檔案管理者業(yè)務(wù)水平參差不齊，大部分從業(yè)者秉持著“文書檔案不丟失”的工作心態(tài)，存在工作懈怠的情況，特別是新時(shí)代信息化的到來(lái)，給檔案管理者提出更高的要求，部分檔案管理者跟不上新的要求、新的標(biāo)準(zhǔn)。

（2）文書檔案管理的經(jīng)費(fèi)不足。在機(jī)關(guān)單位工作中，文書檔案管理沒(méi)有有專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，檔案管理者和檔案專業(yè)設(shè)備設(shè)施得不到保證，檔案信息化進(jìn)程推進(jìn)較緩，加之領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不高，沒(méi)有專項(xiàng)的經(jīng)費(fèi)來(lái)源，檔案管理者的工作積極性、主動(dòng)性不強(qiáng)，極大地制約文書檔案管理工作的發(fā)展。

（3）文書檔案管理的實(shí)物基礎(chǔ)不強(qiáng)。檔案庫(kù)房設(shè)置有特殊要求，有些單位因?yàn)橛梅烤o張，仍將文書檔案庫(kù)房設(shè)置在地下。也有些單位缺少必要設(shè)備設(shè)施，未能滿足溫濕度要求、場(chǎng)所安保要求等，還有些單位文件、檔案質(zhì)量不合格，文書檔案管理者缺乏對(duì)檔案管理的基本認(rèn)識(shí)，沒(méi)有認(rèn)真做好檔案整理工作，未能滿足檔案規(guī)范的基本要求，導(dǎo)致檔案數(shù)字資源安全存在潛在威脅，包括未對(duì)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)進(jìn)行加密處理，未有計(jì)算機(jī)病毒查殺軟件或未實(shí)時(shí)更新優(yōu)化，未有網(wǎng)絡(luò)攻擊的防范措施，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到對(duì)檔案全面保護(hù)的要求。

（4）文書檔案管理的制度不完善。檔案管理者依靠過(guò)往的文書管理制度進(jìn)行人員工作內(nèi)容和注意事項(xiàng)的規(guī)定，導(dǎo)致某些工作資源浪費(fèi)、人浮于事，檔案管理者沒(méi)有明確的崗位職責(zé)，做到各司其事、各謀其事。文書檔案管理制度沒(méi)有緊跟時(shí)代要求完善更新，文書檔案管理工作依靠科室提供的文件進(jìn)行檔案收集，科室提供就收集，科室不提供也不催要，僅簡(jiǎn)單按照時(shí)間為分界線進(jìn)行檔案管理，分類太過(guò)籠統(tǒng)，不利于查檔利用，缺少與時(shí)俱進(jìn)的文書檔案收集制度、文書檔案保管制度、文書檔案保密制度、文書檔案查閱制度等規(guī)章制度。

3.文書工作與檔案管理銜接機(jī)制不良

從機(jī)關(guān)實(shí)際運(yùn)行來(lái)看，文書工作和檔案管理大部分是采取的分塊管理，存在文書人員僅負(fù)責(zé)文書工作，檔案管理者后續(xù)負(fù)責(zé)檔案工作，容易出現(xiàn)文書工作與檔案管理溝通不暢、銜接不良的問(wèn)題。部分文書人員缺乏檔案意識(shí)，容易產(chǎn)生文件收集范圍不清、收集內(nèi)容不完整、收集時(shí)間不及時(shí)等一系列問(wèn)題，前期的文書工作質(zhì)量低下，容易導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)質(zhì)量、效率、利用等后續(xù)問(wèn)題。

4.文書檔案的信息化推進(jìn)不快

文書檔案管理信息化能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)文件歸檔這種手工化操作，向電子檔案歸檔操作的轉(zhuǎn)變，將文書人員和文書檔案管理者從紙質(zhì)文件歸檔立卷的牢籠里解脫出來(lái)。電子檔案具有操作便利、存儲(chǔ)空間小、快速查找的優(yōu)點(diǎn)，但在實(shí)際工作中，檔案管理信息化進(jìn)程較慢，檔案管理者電子檔案保存安全意識(shí)薄弱，未對(duì)電子文件備份與實(shí)時(shí)殺毒，對(duì)軟件與硬件設(shè)備要求與依賴性較強(qiáng)，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失與病毒侵害，將會(huì)帶來(lái)難以彌補(bǔ)的損失。

5.文書檔案的利用不理想

部分機(jī)關(guān)單位的文書檔案管理還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式中，未及時(shí)對(duì)文書檔案工作進(jìn)行信息化管理，紙質(zhì)檔案存放需要的空間較大，造成文書檔案查閱的不方便以及文書檔案借閱效率偏低的問(wèn)題，另外，紙質(zhì)檔案在查閱過(guò)程中，還易發(fā)生檔案篡改、丟失等不安全現(xiàn)象。另一方面，由于部分檔案管理者專業(yè)能力不足，導(dǎo)致檔案信息化的誤差率偏高，工作效率偏低，這在一定程度上這給文書檔案的利用產(chǎn)生一定阻礙。

二、機(jī)關(guān)文書檔案管理問(wèn)題的成因分析

1.文書檔案管理者能力相對(duì)不足

（1）政治思想不高。機(jī)關(guān)文書檔案涉及個(gè)人信息、國(guó)家信息、保密信息較多，具有較高的涉密性，如若檔案管理者的政治思想覺悟不高、政治素質(zhì)低下、保密意識(shí)較差，就有可能會(huì)出現(xiàn)檔案管理誤操作，從而出現(xiàn)嚴(yán)重的泄密、竊密等事件，危害文書檔案管理和國(guó)家安全。

（2）職業(yè)道德不高。某些檔案管理者由于工作薪酬待遇偏低，在單位的地位低下，發(fā)展前景不明朗，導(dǎo)致他們工作積極性較低、工作主動(dòng)性較弱。同時(shí)，檔案工作枯燥乏味，部分檔案人員存在滿足現(xiàn)狀，不求上進(jìn)的現(xiàn)象，對(duì)工作持有得過(guò)且過(guò)、“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的消極思想。

（3）業(yè)務(wù)能力不高。某些文書檔案管理者的第一學(xué)歷相對(duì)較低，或者檔案非相關(guān)專業(yè)畢業(yè)，檔案管理工作能力偏低，對(duì)檔案知識(shí)了解甚少。由于檔案管理工作除需要具備基本的檔案知識(shí)理論，還要掌握一定的業(yè)務(wù)工作知識(shí)以及信息化能力，這部分檔案管理者自身能力偏弱，無(wú)法勝任專業(yè)性、學(xué)術(shù)性日益突出的檔案工作需要。另外，機(jī)關(guān)在崗人員因?yàn)榫幹凭o張，檔案新人很多臨時(shí)借調(diào)，培養(yǎng)檔案新人的方式大部分是口授，采用邊工作邊學(xué)習(xí)的方式，沒(méi)有進(jìn)行正規(guī)的檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作并不能夠順利進(jìn)行。

2.文書檔案管理技術(shù)水平相對(duì)比較低

（1）資金投入不足。政府投入較少，也是由于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的重視度不夠，領(lǐng)導(dǎo)只愿意將有限的資金投入單位主業(yè)，文書檔案管理工作無(wú)暇顧及。文書檔案管理事業(yè)發(fā)展需要新資金、新技術(shù)，資金不到位，造成文書檔案管理的軟硬件投入不足。新技術(shù)不到位，造成文書檔案管理工作技術(shù)相對(duì)落后，這都不利于文書檔案管理事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（2）局限于傳統(tǒng)操作。部分檔案管理者思想觀念陳舊，禁錮于傳統(tǒng)思維，或者是由于檔案管理者年紀(jì)較大，業(yè)務(wù)能力較弱，電腦操作不熟練，仍把機(jī)關(guān)文書檔案管理局限于紙質(zhì)存檔，這樣的方式方法比較占用存儲(chǔ)空間，同時(shí)也不利于文書檔案的查閱利用。新時(shí)代信息化背景下，文書檔案管理的工作形式和方法發(fā)生巨大變化，拘泥于傳統(tǒng)手工操作，缺乏有效的信息化管理手段，導(dǎo)致文書檔案管理水平整體偏低，工作效率也不高。

三、提高機(jī)關(guān)文書檔案管理水平的有效對(duì)策

1.增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，是提升文書檔案管理的思想基礎(chǔ)

（1）讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性。只有單位領(lǐng)導(dǎo)足夠重視，才能確保檔案管理工作得到健康發(fā)展。文書檔案不是僅僅在上級(jí)單位來(lái)檢查的時(shí)候才有用處，在平時(shí)的工作中，查找過(guò)往文件、查閱歷史記錄，都是有著重要的工作意義。

（2）讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案管理者的重要性。認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作需要配備具有專業(yè)水平的高素質(zhì)人才，切實(shí)提高檔案管理者的地位，強(qiáng)化科室人員對(duì)檔案管理的認(rèn)知程度，激發(fā)檔案管理者的工作熱情，使檔案管理者更好地為機(jī)關(guān)檔案工作服務(wù)。

2.夯實(shí)檔案基礎(chǔ)，是提升文書檔案管理業(yè)務(wù)的基石

（1）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理者要提高政治站位，增強(qiáng)思想自覺，始終牢記“檔案工作姓黨”，要樹立良好的職業(yè)道德，強(qiáng)化崗位擔(dān)當(dāng)，做到愛崗敬業(yè)、勇于奉獻(xiàn)，要具備專業(yè)的職業(yè)技能、熟悉單位業(yè)務(wù)、精通檔案知識(shí)、掌握基本的工作方法和基本技能，學(xué)習(xí)掌握基本信息技術(shù)，能夠做好文書檔案信息化工作，實(shí)現(xiàn)檔案人才隊(duì)伍提升。

（2）加大資金投入?！扒蓩D難為無(wú)米之炊”。沒(méi)有資金保障，檔案管理工作是難以創(chuàng)新發(fā)展的。機(jī)關(guān)單位要積極向上，爭(zhēng)取資金支持，助力機(jī)關(guān)文書檔案管理建設(shè)。要落實(shí)機(jī)關(guān)文書檔案管理資金分配，給予機(jī)關(guān)文書檔案管理資金傾斜，確保文書檔案管理工作的資金來(lái)源。

（3）改善基礎(chǔ)條件。積極改善檔案保管條件和利用條件，基本消除無(wú)館庫(kù)、危房館庫(kù)、面積不達(dá)標(biāo)現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房、查閱室、整理室、辦公室“四分開”。配備檔案柜架、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、防蟲防霉藥物，保證檔案管理工作條件，配備計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，確保檔案工作現(xiàn)代化管理的順利開展。積極做好檔案管理軟件設(shè)備設(shè)施建設(shè)，確保檔案的安全性、保密性，強(qiáng)化檔案信息化。

（4）建立健全制度建設(shè)。制定或者優(yōu)化文書檔案管理各項(xiàng)制度，嚴(yán)格按照制度法規(guī)，做好文書檔案的收集、歸檔工作。嚴(yán)格按照程序，做好文書檔案鑒定、銷毀、歸檔工作。嚴(yán)格按照工作要求，正確處理文書檔案安全保管和方便利用的關(guān)系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密，還充分發(fā)揮檔案利用服務(wù)。

3.加強(qiáng)工作銜接，是提升文書檔案管理的協(xié)調(diào)機(jī)制

（1）加強(qiáng)文書人員的檔案意識(shí)。文書工作和文書檔案管理工作分工不同，但又有著密不可分的聯(lián)系，做好文書工作是文書檔案管理工作的前提，文書工作質(zhì)量直接影響文書檔案管理工作。因此，文書人員需要具備較強(qiáng)的檔案意識(shí)，發(fā)揚(yáng)“前人栽樹后人乘涼”的精神，為文書檔案管理工作做好前置工作。

（2）加強(qiáng)文書人員和文書檔案管理者的銜接。文書檔案管理者需要和文書人員進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，做好業(yè)務(wù)科室的檔案收集工作指導(dǎo)與監(jiān)督，確保檔案收集渠道的暢通性。

（3）加強(qiáng)文書檔案管理全流程管控。通過(guò)完善制度體系，加強(qiáng)檔案收集鑒定，確保檔案文件的完整、真實(shí)、有效；做好檔案立卷歸檔，保證檔案文件保存的完整性?？茖W(xué)檔案分類與組合，保持檔案文件的有機(jī)關(guān)聯(lián)。嚴(yán)格遵循檔案查閱審批流程，確保檔案文件的使用和保護(hù)。促進(jìn)文書檔案信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)文書和文書檔案管理的和諧統(tǒng)一。

4.實(shí)現(xiàn)信息化，是提升文書檔案管理的能力建設(shè)

（1）推進(jìn)文書檔案信息化制度建設(shè)。強(qiáng)化文書檔案信息化制度保障，建立健全檔案信息安全制度，采用多方面安全措施以及安全技術(shù)等，確保最大程度地規(guī)避文書檔案信息泄露與被破壞的風(fēng)險(xiǎn)。

（2）推進(jìn)文書檔案信息化進(jìn)程。在新時(shí)代信息技術(shù)快速發(fā)展背景下，文書檔案信息化建設(shè)與發(fā)展是必然趨勢(shì)。利用先進(jìn)的信息技術(shù)，將文書檔案真實(shí)、完整地錄入信息系統(tǒng)中，提高工作效率和查閱效率。

加快建設(shè)文書檔案基礎(chǔ)平臺(tái)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)，建立文書檔案信息資源共享技術(shù)支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。

5.積極主動(dòng)利用，是提升文書檔案管理的服務(wù)方式

（1）積極做好服務(wù)工作。文書檔案利用是文書檔案工作存在意義。不能局限于被動(dòng)地關(guān)門埋頭內(nèi)部基礎(chǔ)工作，需要積極主動(dòng)地開展檔案利用工作，推動(dòng)利用工作發(fā)展。要有較強(qiáng)的事業(yè)心和責(zé)任感，熟悉館藏檔案信息，具備靈巧的查閱技巧，做好檔案查閱利用工作，提高檔案查閱業(yè)務(wù)水平。

（2）主動(dòng)做好宣傳工作。積極主動(dòng)地將檔案利用推廣出去，不僅滿足利用者的當(dāng)前需要，也要著眼于未來(lái)。加強(qiáng)檔案編研，主動(dòng)提供檔案編研成果，服務(wù)于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)。通過(guò)制作檔案紀(jì)錄片、微視頻，舉辦專題展覽等多種形式加大檔案宣傳，普及檔案知識(shí)，擴(kuò)大檔案的受眾面。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，目前機(jī)關(guān)文書檔案管理工作中仍存在一些問(wèn)題，新時(shí)代文書檔案工作的發(fā)展，離不開單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，需要切實(shí)做好文書工作和文書檔案管理工作、加大資金投入、加強(qiáng)工作全流程管控、推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)、積極主動(dòng)開展利用工作，從而充分發(fā)揮文書檔案的價(jià)值。

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（作者單位：江蘇省南通市通州區(qū)人才服務(wù)中心衛(wèi)生分中心）