淺析信息化背景下企業(yè)建設項目檔案管理工作

王勇

摘 要：隨著我國經濟的高速增長，我國的信息化建設已經邁入以物聯(lián)網和云計算為代表、以智能化為方向的第三階段。建設項目檔案作為企業(yè)經營管理中的重要組成部分和企業(yè)檔案資源重要內容，是企業(yè)項目建設的真實記錄，為企業(yè)的經營決策、生產運營等提供了重要依據和參考。企業(yè)在建設項目檔案管理過程中，因參與單位多、涉及環(huán)節(jié)多、形成材料復雜等客觀因素，往往造成收集困難、歸檔難、竣工難等問題。伴隨信息化技術的逐步推廣應用，為我們解決建設項目檔案管理過程中的問題提供了方式方法，不僅提高建設項目檔案管理水平，同時規(guī)范建設項目各個環(huán)節(jié)的操作，實現(xiàn)建設項目檔案的資源共享，提高企業(yè)在建設項目管理中的管控能力，為建設項目更加科學、合理、規(guī)范管理提供了新的發(fā)展方向。

關鍵詞：信息化管理；建設項目；檔案管理

一、企業(yè)建設項目檔案管理信息化的重要性

1.建設項目檔案指在建設項目活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，由建設單位、監(jiān)理單位、施工單位等形成，包含前期文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、驗收文件等，實行建設單位負總責，“三統(tǒng)一”（即統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準）的管理。項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、有效等體現(xiàn)了企業(yè)建設項目管理的內外在水平。

隨著我國市場經濟的快速發(fā)展，尤其是房地產企業(yè)、制造型企業(yè)，其建設項目數(shù)量越來越多，范圍越來越廣、投資的力度越來越大，導致建設項目的種類越來越復雜。企業(yè)建設項目檔案管理暴露出以下問題：

第一，基礎管理薄弱。主要體現(xiàn)在兩點：

（1）領導重視程度不夠。項目管理人員重視對成本、質量、進度方面的管控，對管理過程中形成的檔案資料認識不足，造成收集、整理等環(huán)節(jié)滯后，導致建設項目檔案出現(xiàn)損壞、丟失等各種情況；

（2）檔案管理人員專業(yè)能力不高。對建設項目檔案管理人員要求其具有工程技術基礎知識，同時對建設項目檔案成套性、真實性、準確性等有深入的了解，在實際管理過程中，要確保施工與檔案收集同步進行。

第二，建設項目的復雜程度導致對建設項目檔案管理難度加大。

（1）建設項目檔案由多個單位形成，如建設單位、建立單位等，涉及環(huán)節(jié)多，如立項、設計、勘察、招投標、施工等，尤其伴隨建設規(guī)模、建設周期、建設用材等因素，導致建設項目檔案的收集難度加大。

（2）建設項目檔案執(zhí)行的相關標準參照國家及地方制定的相關制度，因建設項目種類多樣，無法做到完全適用，需要與地方檔案管理部門等政府機構保持有效溝通，確定相關要求。

2.隨著我國市場經濟的快速發(fā)展，信息化技術逐步應用到建設項目管理過程中，其優(yōu)勢日益顯現(xiàn)出來。信息化技術是以計算機、通信等技術為基礎，通過對各種信息要素進行高效、高質量、高安全性地收集、整理、傳輸、利用的現(xiàn)代化技術，具有針對性提供給特定人群用以生活、工作、學習、輔助決策等和人類息息相關的各種行為。目前，國家、省、市、地方檔案管理部門逐步將信息化技術融入檔案管理實際業(yè)務工作環(huán)節(jié)當中，用于提升檔案管理水平。主要體現(xiàn)在以下三個方面：

首先，實現(xiàn)檔案資源共享。主要體現(xiàn)在以下三點：第一點，通過建立相應管理平臺，無論是對施工環(huán)節(jié)的管控，還是對整體檔案資源的管控，實現(xiàn)檔案信息化對檔案利用、數(shù)據更新等有重要意義；第二點，檔案涉及面廣、內容復雜，涉及工作環(huán)節(jié)多，如收集、整理、分類、歸檔等，將信息化技術應用到檔案管理過程，充分利用其標準化的體系管理及文件模板，實現(xiàn)檔案自收集開始至歸檔結束的全程可控。第三點，通過信息化技術實現(xiàn)豐富檔案載體形式，改變傳統(tǒng)以紙質載體為主的情況，增加了音頻、視頻等內容，且實現(xiàn)紙質版載體向電子化的轉變，實現(xiàn)檔案資源的最大化。

其次，實現(xiàn)數(shù)據規(guī)范管理。主要體現(xiàn)在以下三點：第一點，實現(xiàn)了檔案填寫方式由人工填寫轉變?yōu)殡娔X錄入，較大地降低了管理人員的工作強度，節(jié)省工作時間，提高工作效率。第二點，采用統(tǒng)一、標準、規(guī)范的模板，明確了相關制度要求及填寫范例，降低了管理人員的操作難度，有效確保了數(shù)據的準確性、完整性、真實性。第三點，對于檔案的多介質保存，通過對檔案真實性、完整性等確認，避免檔案室客觀環(huán)境中的各種不利威脅，提升檔案管理的安全性，對檔案保存的長期性具有積極意義。

最后，實現(xiàn)為企業(yè)提供創(chuàng)效增益服務提供有力支持。主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面，便于對檔案的有效利用，改變了傳統(tǒng)檔案利用查閱登記、調取紙質版檔案等煩瑣程序，僅需通過相應檢索，即可實現(xiàn)對相關電子化檔案資源的查找，極大地提高了檔案利用工作的效率和質量。另一方面，便于充分挖掘檔案價值，檔案作為企業(yè)重要資源之一，對企業(yè)文化、資質審核、技術改造等都發(fā)揮重要作用，通過對檔案資源信息化的管理，能夠實現(xiàn)人力、物力等方面成本的降低，同時為企業(yè)創(chuàng)效益，實現(xiàn)資源利用最大化。

二、企業(yè)建設項目檔案管理措施

1.充分認識建設項目檔案價值屬性，確定信息化管理的發(fā)展趨勢

建設項目檔案作為參建各方項目管控的法律憑證，為項目的質量管控提供了依據，也是項目順利驗收竣工的重要條件之一。我們要從兩個方面認識如何做好建設項目檔案信息化的必要性和相互之間的關系：

一方面，企業(yè)應充分認識到建設項目檔案是企業(yè)運營管理過程中重要的基礎性資源內容之一，對于企業(yè)在建設階段及竣工后技術升級、改擴建等方面都具有特殊的地位和作用，因此參建各方要充分保障在建設項目檔案形成過程中人力、財力、物力等方面的投入，以便實現(xiàn)對建設項目檔案管理的信息化、標準化、網絡化等方面的部署實施，逐步提高建設項目檔案信息化程度，進而使得建設項目檔案為參建單位及企業(yè)相關部門提供準確、完整、真實的檔案信息服務。

另一方面，參建各方對種類多、材料多、關系復雜的建設項目檔案，如何提高管理水平和服務質量是難點之一，而加快信息化建設是有效的管理手段之一，其不僅能減輕建設項目管理人員工作量，降低工作難度，提高工作效率，同時將建設項目檔案管理人員從傳統(tǒng)管理方式中解脫出來，促進企業(yè)建設項目檔案工作管理模式轉變，對實現(xiàn)建設項目檔案信息資源共享，發(fā)揮企業(yè)建設項目資源的價值具有重大意義。

2.參照建設項目檔案管理制度標準，建立規(guī)范管理意識

近些年來，國家為加強建設項目管理，制定并優(yōu)化相關的法律法規(guī)，實現(xiàn)與國際接軌。制度標準是建設項目檔案信息化建設的保障，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化實施的依據。尤其是國家、省、市、地方等政府部門頒布的制度標準不僅是建設項目的參建方做好項目檔案工作的依據，也是檔案行政管理部門和行業(yè)主管部門業(yè)務指導的依據，通過對制度中通用性、操作性、延伸性、創(chuàng)新性、兼容性的分析，逐步與信息化管理相融合，形成了思路清晰且合法合規(guī)的管理方法。通過規(guī)范的檔案信息化制度標準，使得建設項目檔案的收集、整理、保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)無法兼容，各自獨立，重復建設等現(xiàn)象，確保建設項目檔案按照統(tǒng)一的制度標準實施。與此同時，加強對制度標準的宣傳引導工作，組織各參建單位積極學習并掌握相關制度標準，明確相關要求，建立多途徑的宣傳普及工作，定期進行監(jiān)督檢查，確保參建各方明確其制度要求的重要意義，提高參建各方的建設項目檔案管理意識，強化建設項目檔案規(guī)范化管理，對于提升建設項目檔案工作整體水平有著基礎性的作用。

3.構建管理網絡，加強建設項目檔案全過程管控

成立建設項目檔案工作小組等組織機構，明確職責分工，確定小組對自項目開始到驗收工作的建設項目檔案進行組織管理，確保檔案管理人員對建設項目了解并做好部署，明確項目建設過程中的文件進行及時的收集、積累和預立卷工作，并對各方的檔案工作進行指導和監(jiān)督，制訂詳細的檔案歸檔工作計劃，把控時間節(jié)點進行文件的收集、整理、歸檔，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

建設單位、監(jiān)理單位、施工單位等參建各方，應確定相應負責人員，專兼職負責建設項目檔案管理工作，形成建設項目管理網絡體系，并明確相應職責。

在建設項目的前期、中期、后期，檔案管理部門要做到“三同時、四參加、四同步”?！叭瑫r”：將檔案管理工作同時納入工程管理計劃當中，同時納入相關領導的工作議事日程當中，同時納入施工人員崗位責任制當中?！八膮⒓印保鹤龅綑n案管理部門或者檔案管理人員參加基建項目驗收會，參加設備開箱驗收會，參加科研課題審定會，參加產品鑒定會?！八耐健保合逻_計劃任務和提出科研文件材料要同步，檢查計劃進度與檢查科研文件材料的形成情況要同步，鑒定、驗收與鑒定、驗收檔案材料要同步，申報獎勵要與檔案室出具的專題歸檔證明材料同步。以信息化平臺為基礎，對建設項目檔案進行監(jiān)督管理，確保檔案的真實、完整。

4.把握重點環(huán)節(jié)，做到精細化管理

建設項目檔案管理過程中涉及環(huán)節(jié)復雜，精細化管理是必然的選擇與需要，通過精細化的管理，對確保各職能部門分工合理、提升建設項目檔案管理整體質量，有著關鍵性的作用，重點應圍繞以下四點：

首先，應明確檔案的相關標準、信息化的平臺及行政主管部門的具體要求，結合項目特點，確定收集、分類、整理，構建標準化、規(guī)范化的流程，同時做好相應宣傳工作，確保參建單位充分了解并能執(zhí)行。

其次，針對建設項目工程中各個階段，做到合理規(guī)劃和統(tǒng)籌，將建設項目檔案管理重點管控起來，做到前期工程手續(xù)辦理、中期施工管理、后期驗收管控過程中，真正做到明確重點環(huán)節(jié)，切實做到及時追蹤。

再次，堅持以合同為約束參建各方的重要依據，用于對建設項目檔案收集、整理、歸檔、移交等實現(xiàn)實質性的質量控制。建設項目確定后，建設單位應與施工、監(jiān)理等參建相關單位簽訂合同、協(xié)議，并設置相應條款，明確如歸檔套數(shù)、時限、違約責任等內容。尤其是監(jiān)理作為第三方監(jiān)督單位，要負起對建設項目檔案完整性、準確性審查的責任，對建設項目檔案的質量管控，及時反饋建設項目檔案真實性、完整性方面是否存在問題并要求有關單位更正、完善等，確保建設項目檔案能夠反映項目建設的真實情況。

最后，對建設項目檔案實行前端管控。通過前端管控，控制建設項目檔案的流向，按照信息化相關標準，將紙質版實體掃描電子化，并將相關數(shù)據及時上傳至統(tǒng)一的管理平臺，建設項目檔案管理人員對上傳材料進行檢查，實現(xiàn)建設項目檔案收集管理的同時，確保真實性、完整性、準確性等目標的實現(xiàn)。

5.培養(yǎng)復合型人才，促進信息化技術與業(yè)務技能充分融合

檔案管理人員對于建設項目檔案信息化的順利推進有著決定性的影響，為保證工作順利開展，提升檔案管理人員的水平是必經之路。信息化技術的應用需要建設項目檔案管理人員在掌握扎實的建設項目檔案業(yè)務技能的同時，還能夠運用信息化工具，滿足面對新技術、新方法的要求標準，完成傳統(tǒng)檔案管理思維向符合實際的現(xiàn)代管理思維的轉變，熟練掌握建設項目檔案信息化中的各個環(huán)節(jié)。建設項目檔案管理人員應從全局者的角度思考建設項目的檔案管理工作，一方面對數(shù)據管理層面，要確保數(shù)據真實、完整、安全的同時，要求實現(xiàn)數(shù)據資源的有效利用；另一方面，對管理環(huán)節(jié)的把控，尤其是法律法規(guī)的了解，不應局限在建設項目相關規(guī)定要求，對建設項目涉及的合同管理等方面也應有所涉獵。

此外，人才儲備也是做好建設項目檔案管理工作的難點之一。建設項目檔案管理因其職業(yè)特點，導致人員流動性大，同時參建單位不重視，導致相關人員缺乏相應的培訓等種種因素，一方面導致建設項目檔案管理不善，造成實體收集不全，對后期驗收造成嚴重影響，同時也容易導致相應的信息化數(shù)據無法被有效利用，更有甚者會造成信息化數(shù)據混亂。為避免以上問題，建設項目檔案形成各方應積極組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓及建設項目相關環(huán)節(jié)的技能培訓，了解建設項目的管理方法及工程技術的專業(yè)知識，確保建設項目檔案管理工作標準化、科學化、規(guī)范化。

綜上所述，信息化技術的不斷發(fā)展及多樣性的體現(xiàn)、與業(yè)務的深度融合，必然為企業(yè)建設項目檔案管理規(guī)范化、科學化提供有力的支撐，實現(xiàn)降低成本、提高工作效率和質量等目標，受到了參建單位、政府主管部門日益重視。我們應充分認識到信息化對于建設項目檔案的重要意義、信息化技術建設項目應用的必要性，明確建設項目檔案信息化部署及實施的關鍵點，做好相應基礎性工作的同時，注重相應人才培養(yǎng)，轉變管理理念，與實際業(yè)務相結合，構建建設項目檔案管理體系，將建設項目檔案管理做精做細，深挖建設項目檔案價值，促進建設項目檔案對企業(yè)健康發(fā)展起到應有的作用。

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（作者單位：遼寧輝山乳業(yè)集團有限公司）