試論：如何利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的快速發(fā)展提升教學(xué)檔案的管理工作

馬建國

摘 要：大學(xué)教學(xué)檔案是衡量學(xué)習(xí)水平的標(biāo)尺，反映了學(xué)生的能力，它是高校教學(xué)改革和評價的起點，高校教學(xué)檔案是高校管理的重要組成部分。利用信息技術(shù)完善學(xué)院教學(xué)檔案管理已成為高校檔案管理的一項重要任務(wù)，但在實際工作中，教育教學(xué)檔案存在一些問題需要得到進一步改善。如何做好檔案管理工作，給檔案管理部門提出了更高的要求。

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)檔案；數(shù)字化

隨著科技的進步，數(shù)字技術(shù)已經(jīng)進入人們的日常生活。高校檔案管理計算機模型不僅便于檔案應(yīng)用，而且學(xué)院的教學(xué)檔案是記錄不同學(xué)院教學(xué)和科學(xué)實踐活動的重要工具，直接在教學(xué)管理實踐中形成，存在有價值的話語、聲音圖像等形式的信息，包含了許多內(nèi)容和廣泛的覆蓋面。隨著高校教育改革的蓬勃發(fā)展，教學(xué)檔案的管理工作對高校的正?；?、制度化和提高管理效率有一定的影響。

一、教學(xué)檔案定義與分類

教學(xué)檔案包括各種有價值的文件，如：文字、圖片等。這類資料對日后的教學(xué)工作及學(xué)術(shù)研究十分重要，因為，這些資料記錄了學(xué)校的教學(xué)方法及成果。

根據(jù)政府有關(guān)部門對學(xué)校檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，教學(xué)檔案可分為三類：一是教案，包括學(xué)校的教學(xué)目標(biāo)、課程教學(xué)規(guī)則和條例、與教學(xué)改革有關(guān)的各種文件，不同類型的教學(xué)和方法活動，不同的考試工作和學(xué)習(xí)成績。二是教師業(yè)務(wù)檔案，其中包括教師培訓(xùn)計劃、教師工作評核表格、教師工作量統(tǒng)計表、培訓(xùn)計劃、進修材料等。三是學(xué)生檔案保存，包括登記冊、評核、學(xué)校制度變遷資料、證書資料等。

大學(xué)院系的教學(xué)檔案是從各院系的教學(xué)實踐活動中來的，隨著大學(xué)的發(fā)展而積累。大學(xué)學(xué)院是一個獨立的教育機構(gòu)，在教學(xué)活動中發(fā)揮著重要作用，在此過程中形成的教學(xué)檔案，通常由學(xué)院的相應(yīng)秘書管理。學(xué)院的教學(xué)檔案是各種教學(xué)活動的初步報告，但它們不同于一般的書目資料，它們是不同大學(xué)或教師使用的材料的庫存，非常重要。此外，并不是所有院系的教學(xué)檔案都被當(dāng)做教學(xué)檔案，教學(xué)檔案必須滿足一定條件，首先，這些條件對后來進行的學(xué)習(xí)和研究是必不可少的；其次，這些數(shù)據(jù)應(yīng)該是有現(xiàn)時效用的，轉(zhuǎn)換成已經(jīng)培訓(xùn)的材料；再次，準(zhǔn)備好的檔案按照一定的規(guī)律保存。

學(xué)院的教學(xué)檔案是學(xué)院的教學(xué)單位，執(zhí)行著日常教學(xué)任務(wù)，產(chǎn)生各種信息，由各專業(yè)及學(xué)科的日常訓(xùn)練活動開始，主要包括學(xué)院直接教授各種材料，如學(xué)科論文、每個學(xué)期的課程計劃、教學(xué)任務(wù)等。學(xué)院的教學(xué)刊物、教學(xué)活動報告及基層教學(xué)工作（教研室、實驗室）統(tǒng)計數(shù)字。為各職系學(xué)生提供資訊資源，例如：學(xué)生教育、課程發(fā)展、執(zhí)業(yè)報告等，是在學(xué)系學(xué)習(xí)過程中獲得的其他類型的資料。院系教學(xué)檔案是院系管理過程中比較全面、真實、準(zhǔn)確的反映，是記錄教學(xué)歷史的重要工具，教學(xué)檔案直接為學(xué)生和教師服務(wù)。

二、數(shù)字檔案的定義

形式組織檔案信息資源傳輸檔案資料的應(yīng)用，包含傳統(tǒng)媒體，如：視聽文件和檔案文件，并用文字記錄、錄像等形式記錄的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)取代這些文件。大學(xué)檔案主要由大學(xué)教師、研究人員和其他重要的實踐問題記錄，內(nèi)容較為復(fù)雜。

三、高校院系傳統(tǒng)教學(xué)檔案的不足

目前，各系教學(xué)檔案管理方法存在一定差距，發(fā)揮其作用并有效履行其為教學(xué)活動提供服務(wù)的職責(zé)。傳統(tǒng)大學(xué)院系的檔案主要是紙質(zhì)材料，書寫或印刷各種語言、文字、符號等，他們在大學(xué)教學(xué)工作中扮演重要角色，但在過渡到網(wǎng)絡(luò)信息時代后，他們的缺點亦變得明顯，一般來說，傳統(tǒng)教學(xué)檔案有以下不足之處。

首先，傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理不規(guī)范。教學(xué)檔案應(yīng)在符合規(guī)范性文件方面進行優(yōu)化，各系教均以教學(xué)檔案為基礎(chǔ)，在學(xué)習(xí)或?qū)W習(xí)管理過程中開發(fā)，這直接導(dǎo)致該系備有大量不具法律約束力的教學(xué)檔案。

其次，傳統(tǒng)教學(xué)檔案的管理是手工管理，資源數(shù)量大、效率低。高校評價實踐表明，多數(shù)院系仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，信息化手段明顯滯后。由于各系對教育檔案的認(rèn)識不足，重視程度不足，與管理后勤有關(guān)的檔案管理的局限性加上其他困難導(dǎo)致了這一問題的出現(xiàn)。如果各系的檔案仍以紙張、檔案柜形式保存，并用人工處理，這樣不但會增加工作量，也造成資源浪費，而且更難以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展，教師難以尋找材料，不利于利用檔案資源。

最后，傳統(tǒng)教學(xué)檔案存放面積的擴大導(dǎo)致教育資源的匱乏。高等教育發(fā)展逐步進入大眾化、擴大學(xué)生覆蓋面、深化教育改革、升級教育學(xué)科階段，教學(xué)層次和設(shè)備設(shè)施多元化，大學(xué)的教學(xué)檔案約占總檔案的30%，這導(dǎo)致檔案存放面積增加，院系辦公室空間有限，教學(xué)資源緊缺，目前難以改善，如何有效管理教學(xué)檔案已成為學(xué)院管理實踐中的熱點問題。

四、現(xiàn)有的電子文件

當(dāng)前，無紙辦公的出現(xiàn)，使得計算機傳輸數(shù)據(jù)、文檔和信息極大提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。鑒于目前的實際工作，權(quán)利下放的管理制度仍然存在嚴(yán)重問題。

第一，電子學(xué)習(xí)文件的存儲過于分散，監(jiān)管不力。信息技術(shù)的發(fā)展豐富了檔案資源，光盤可以儲存大量的文字或視頻信息，增加檔案的可見性和可讀性。然而，學(xué)院的大部分教學(xué)檔案是在教學(xué)實踐和教學(xué)活動中形成的，以個別形式隨機存放在部門或個人電腦里，雖然可節(jié)省大量空間和資源，但過于分散，不利于信息的收集和歸檔，也缺乏規(guī)范性和系統(tǒng)性。

第二，電子學(xué)習(xí)文件方便師生查閱資料，但流程不夠簡化。文件存儲在計算機上，檔案管理人員可通過管理軟件訪問所需的信息，從而避免了紙質(zhì)檔案資料瀏覽和檢索等煩瑣程序。但在實踐中，管理者習(xí)慣于個案逐案處理，管理不具科學(xué)性、系統(tǒng)性，這導(dǎo)致了復(fù)雜性或碎片化，管理人員只能將所有內(nèi)容存檔。例如，有些材料在存儲庫中，結(jié)論沒有被證實，結(jié)果，院系內(nèi)的教學(xué)檔案含糊不清、不完整，所收集到的部分資料也不相符，價值沒有被發(fā)揮出來。此外，院系的教學(xué)檔案都是零散存放的，而且有時需要在不同的上電腦查詢才能獲得所需材料，這又造成工作不便。

第三，電子學(xué)習(xí)文件的使用大大增加，但其可靠性難以保證。目前，用戶只以電子文件副本的形式下載存檔信息資源，原件仍保存在管理人員的電腦上，由于存放在不同的部門，信息安全無法得到保障，例如：文件可能因計算機病毒或人為失誤操作而丟失。

五、高校檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題

數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。由于軟件管理滯后，數(shù)據(jù)庫薄弱、規(guī)模小、非標(biāo)準(zhǔn)化，而且具有均勻性，在許多情況下是重復(fù)的向?qū)А?/p>

大學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)資金、硬件設(shè)備設(shè)施不足，是制約大學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)、引進新技術(shù)和高新技術(shù)的重要因素，訂購數(shù)字硬件和軟件，更新過時的硬件和升級軟件，包括如有需要，必須有大量的資金支持，特別是移動數(shù)字檔案材料，需要大量的人力和物力，資金短缺制約了檔案數(shù)字化發(fā)展的進程。此外，隨著信息技術(shù)發(fā)展，大多數(shù)高校已建成初始的信息化體系?？傮w而言，高校檔案管理仍以人工管理模式、計算機技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)為基礎(chǔ)，甚至，管理大學(xué)檔案中的一部分計算機設(shè)備也陳舊過時，軟件管理不能滿足現(xiàn)代檔案數(shù)字化的發(fā)展以及檔案數(shù)據(jù)的讀取。硬件的不足也制約了大學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的進程。此外，特別是那些歷史悠久的大學(xué)，研究所的檔案數(shù)量非常大，轉(zhuǎn)化為信息資源外包重寫數(shù)字檔案資料，對財力、人力資源的投入也會非常大，包括很多檔案都是不公開的。

因此，檔案管理員缺乏對檔案數(shù)字知識技能的充分掌握。

六、數(shù)字化時代檔案管理的策略

1.數(shù)字平臺策略

各院系要把教學(xué)檔案改造成數(shù)字化平臺，首先在全院集中工作。應(yīng)與檔案管理部門協(xié)商溝通，制定具體目標(biāo)、工作計劃和實施方法。各系的教學(xué)檔案以管理實踐為基礎(chǔ)，對今后的教學(xué)工作具有重要意義。全面保存、系統(tǒng)收集、處理，將零散的教學(xué)檔案存檔和存儲，并利用信息技術(shù)使之成為真正數(shù)字化的檔案資源。教學(xué)檔案系在數(shù)字化平臺上建立工作圖，實現(xiàn)數(shù)字化和信息資源的自動化。

首先，逐步規(guī)范管理模式。需要建立教學(xué)檔案系統(tǒng)，主要從教學(xué)文獻、人才培養(yǎng)等指標(biāo)，管理子系統(tǒng)創(chuàng)建的幾個主要類別。院系教學(xué)檔案系統(tǒng)對教學(xué)檔案進行分類整理，經(jīng)辦人查閱文件后，準(zhǔn)確地將相關(guān)資產(chǎn)劃入相關(guān)類別，易于執(zhí)行。

其次，要建立學(xué)院教學(xué)檔案電子數(shù)據(jù)庫，逐步規(guī)范文件流通管理。通過日常的教學(xué)過程管理，系里準(zhǔn)備了大量的檔案資料，因此，檔案材料的收集、處理與經(jīng)常性培訓(xùn)活動同時進行。各院系檔案管理人員利用電子設(shè)備將紙張檔案數(shù)字化，放入不同類型的數(shù)據(jù)庫，然后用控制軟件將其放到一個調(diào)試良好的框架系統(tǒng)中。此外，暫時不能轉(zhuǎn)為數(shù)字形式的數(shù)據(jù)，必須轉(zhuǎn)為與資料庫有關(guān)的數(shù)字形式，標(biāo)上相關(guān)文號以及關(guān)鍵字，便于后續(xù)處理和訪問。院系檔案工作人員亦會收集及處理存放于部門或個人電腦內(nèi)的文件，并建立一個有關(guān)教學(xué)檔案的數(shù)字資料庫，一個包含零散數(shù)據(jù)的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)庫、專門數(shù)據(jù)庫、考試數(shù)據(jù)庫、教學(xué)檔案等。例如：學(xué)生可以通過學(xué)習(xí)課程的名稱或編號快速獲取成績信息。

建立數(shù)據(jù)庫?？紤]到目前大學(xué)實際上正在運行，可以初步建立幾個重要的數(shù)據(jù)庫。建立高等院校數(shù)據(jù)庫。主要的大學(xué)畢業(yè)報告和大學(xué)狀況數(shù)據(jù)庫是大學(xué)每年必須提交的任務(wù)之一，在數(shù)字大學(xué)檔案管理系統(tǒng)的框架內(nèi)，數(shù)據(jù)由各部門及學(xué)校提供，并按照上級要求，在TERN ET建立一個擁有豐富知識和創(chuàng)新學(xué)習(xí)方法的檔案管理網(wǎng)頁，其中包括以下核心服務(wù)：互聯(lián)網(wǎng)新聞（Newsnet）、互聯(lián)網(wǎng)漫步（www）、遠(yuǎn)程訪問（ftp）等。其中包括檔案管理檢討、公開及完整的名單、檔案整理工作成果的介紹、檔案使用方法、檔案收集公報等。此外，獲取遠(yuǎn)程、圖片、科學(xué)建設(shè)、專業(yè)化等內(nèi)容。建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫。隨著技術(shù)的進步，新生入學(xué)開始采取線上形式，大學(xué)的數(shù)字管理應(yīng)該從進入互聯(lián)網(wǎng)開始，要在學(xué)校地籍中取得姓名、性別、出生年份等基本數(shù)據(jù)。在求職過程中，學(xué)生將相關(guān)信息發(fā)送到學(xué)校網(wǎng)絡(luò)，方便不同用戶群體上網(wǎng)并形成一種反饋形式來跟蹤學(xué)生的狀況，為學(xué)校的教學(xué)評估和專業(yè)評估提供依據(jù)，并確保教育機構(gòu)之間的真正互動，以便獲取準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)以驗證畢業(yè)證書的真實性，避免“偽造”文憑。建立學(xué)生成績資料庫，確保學(xué)生歷年的成績。建立學(xué)生成績資料庫，對學(xué)生查核及取得有關(guān)結(jié)果至關(guān)重要。通過高等教育機構(gòu)的互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，同時，所獲得的成績包括學(xué)生在學(xué)科、專業(yè)和科目方面的成績數(shù)據(jù)，被輸入電腦中英文對照管理系統(tǒng)，學(xué)校畢業(yè)后設(shè)立學(xué)生成績圖書館。在搜索過程中，可以同時使用學(xué)生姓名和教育機構(gòu)的編號。另一方面，建立大學(xué)干部數(shù)據(jù)庫，透過人才資料庫，學(xué)校的決策者可以很容易地了解其教職員工的情況，并透過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)放有關(guān)資料，既可激勵優(yōu)秀人才，又可以鼓勵學(xué)校更廣泛地宣傳，提高學(xué)校的影響力。

在知識經(jīng)濟時代，高校建立數(shù)字檔案是必然趨勢。同時，為加強檔案管理基礎(chǔ)教育，如：在職培訓(xùn)、函授培訓(xùn)等，確保檔案工作的積極性。檔案管理員在不從事任何活動的情況下運作，從而符合制度性、科學(xué)性和現(xiàn)代性的要求。

提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化水平。數(shù)字檔案是建立在檔案信息化的基礎(chǔ)上，在更廣泛的體系下進行的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)則執(zhí)行以確保數(shù)字檔案中信息資源的相互作用和共享。高校檔案館應(yīng)當(dāng)遵守國家規(guī)定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，合理開發(fā)學(xué)校的檔案，在規(guī)范引導(dǎo)下走上健康發(fā)展的道路。

加強檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)，加強繼續(xù)教育培訓(xùn)，提高檔案從業(yè)人員的工作質(zhì)量。建立適應(yīng)形勢發(fā)展需要、適應(yīng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)的責(zé)任感、針對性和知識能力，優(yōu)化檔案整體質(zhì)量。因此，檔案管理人員有必要貫徹終身學(xué)習(xí)的思想，并定期接受培訓(xùn)。檔案從業(yè)人員的繼續(xù)教育必須在實踐中以各種形式進行。繼續(xù)教育必須與工作崗位教育及整體系統(tǒng)培訓(xùn)相適應(yīng)，堅持自主培訓(xùn)與在職培訓(xùn)相結(jié)合，以升遷、加薪的方式鼓勵大家繼續(xù)教育，這樣可以有效促進高校數(shù)字檔案現(xiàn)代化進程。

2.建立長期管理規(guī)范機制

一是提高服務(wù)意識，成立相關(guān)組織指導(dǎo)檔案工作，決定了部門工作質(zhì)量；二是，檔案工作質(zhì)量的主要因素是檔案員的工作態(tài)度和效率。如何運用檔案員的主觀能動性：一是要建立工作人員和管理層的協(xié)調(diào)機制；二是要完善工作制度；三是確保工作人員的問責(zé)制和專業(yè)水平。因此，作為檔案管理員，首先要履行自己的崗位職責(zé)，并積極宣傳，使各部門自上而下提高檔案管理意識，定期發(fā)布重要的文件和資料，并做好宣傳工作，確保這些檔案信息能夠得到充分利用。

3.加強科學(xué)管理，提高工作及時性

隨著檔案需要的轉(zhuǎn)變，在檔案管理方面要不斷改進，才能真正提高時效、提高資質(zhì)，實現(xiàn)檔案資源共享，跟上社會發(fā)展步伐。第一，根據(jù)檔案管理要求，定期清理，確保檔案安全。第二，必須與各部門聯(lián)合，以協(xié)調(diào)資料存檔工作。第三，在誠信文件檔案管理系統(tǒng)中，必須確保數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)的收集、處理、維護和使用，收到文件并及時登記。第四，根據(jù)檔案管理制度，對單位檔案進行全時管理，根據(jù)檔案管理、保存標(biāo)準(zhǔn)對檔案進行單獨管理。第五，必須嚴(yán)格按照檔案通行證制度完善查閱程序，一般來說，指在“檔案閱覽室”登記。嚴(yán)格辦理出入證手續(xù)，收件人應(yīng)當(dāng)認(rèn)真填寫查閱檔案表格，不得轉(zhuǎn)讓使用、修改、拆卷、拍照等。第六，要認(rèn)真做好檔案工作。考慮到檔案服務(wù)工作的復(fù)雜性，以及面對大量日常檔案保管工作和臨時處理的挑戰(zhàn)，檔案管理人員應(yīng)提高信息學(xué)和檔案學(xué)業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識。新時代背景下，檔案的妥善管理是檔案工作有效運行及保證檔案工作順利開展的關(guān)鍵。教學(xué)檔案在學(xué)校教育教學(xué)改革中發(fā)揮著重要作用，同時也存在著不足，這就要求檔案管理人員進一步調(diào)整思維方向，制定具體問題的解決方案，加強自身建設(shè)，充分合理利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，適應(yīng)和完善傳統(tǒng)檔案管理方法和程序，進一步提高教育檔案館的價值。

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（作者單位：青島電子學(xué)校）