新時(shí)代海洋檢測(cè)檔案管理工作創(chuàng)新模式探析

劉冉 程紹華 王愛(ài)軍

摘要：本文從信息技術(shù)在海洋檢測(cè)檔案管理中的運(yùn)用價(jià)值著手，分析當(dāng)前海洋檢測(cè)檔案管理工作現(xiàn)狀以及進(jìn)行創(chuàng)新檢測(cè)檔案管理工作模式的必要條件，并提出具體策略，旨在提升海洋檢測(cè)檔案工作的實(shí)際效果。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；海洋檢測(cè)；檔案管理

海洋檔案是海洋工作活動(dòng)的具體記錄及重要憑證，尤其是海洋檢測(cè)檔案，記錄著海洋所有變化的狀況，因此對(duì)海洋檢測(cè)檔案實(shí)施有效管理十分重要。近年來(lái)，隨著我國(guó)整體經(jīng)濟(jì)水平及科技能力的迅速發(fā)展，海洋事業(yè)也隨之發(fā)展，尤其在進(jìn)入新時(shí)期后，對(duì)海洋檢測(cè)檔案管理工作提出了更高需求。國(guó)家海洋局早在1999年已經(jīng)頒布《海洋檔案管理規(guī)定》，對(duì)海洋檔案工作單位或機(jī)構(gòu)，工作人員、職責(zé)，以及檔案的立卷歸檔、有效管理等提出了明確標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，目的在于充分發(fā)揮海洋檔案在國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)及社會(huì)發(fā)展中的有效作用。因此只有全面提升海洋檔案管理效率和能力，尤其是海洋檢測(cè)檔案管理，才能促進(jìn)海洋事業(yè)更好地適應(yīng)新的發(fā)展需求。

一、海洋檢測(cè)檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的價(jià)值

新時(shí)代下，大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)主要指從大量信息數(shù)據(jù)中充分搜索隱藏在其中的具有應(yīng)用價(jià)值的信息。在合理應(yīng)用海洋監(jiān)測(cè)檔案管理中，一方面，有助于為海洋事業(yè)的發(fā)展提供全面、有效的海洋信息，通過(guò)信息數(shù)據(jù)的合理分析，促進(jìn)海洋事業(yè)的整體發(fā)展；另一方面，不斷完善并優(yōu)化海洋檢測(cè)檔案的記錄及存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，在信息化技術(shù)使用下，創(chuàng)新檢測(cè)檔案的儲(chǔ)存方式，例如，網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、云存儲(chǔ)和虛擬存儲(chǔ)等，有效滿(mǎn)足不同用戶(hù)的需求，實(shí)現(xiàn)海洋檢測(cè)檔案管理的創(chuàng)新性及個(gè)性化?？偟膩?lái)說(shuō)，在海洋檢測(cè)檔案管理中，合理應(yīng)用信息技術(shù)的具體表現(xiàn)有：

其一，檢測(cè)檔案信息收集。通過(guò)現(xiàn)有的海洋檢測(cè)檔案資源及相關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，利用信息技術(shù)掃描檔案數(shù)據(jù)，提出新型管理概念，依據(jù)模型采集各類(lèi)海洋檢測(cè)檔案信息。

其二，檢測(cè)檔案分類(lèi)。通過(guò)大數(shù)據(jù)算法技術(shù)快速整理不同類(lèi)別和屬性的海洋檢測(cè)檔案，不但可有效縮短整理時(shí)間，提高工作效率，還便于后續(xù)檔案資源的檢索與查詢(xún)，使應(yīng)用更為便捷，提高使用效率，縮短使用時(shí)間。同時(shí)，檢測(cè)檔案管理工作人員可以根據(jù)檢測(cè)檔案的特點(diǎn)實(shí)施分類(lèi)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行深度服務(wù)，滿(mǎn)足海洋檢測(cè)檔案應(yīng)用者的時(shí)效性、個(gè)性化及快速等需求。

其三，檔案的合理預(yù)測(cè)。在對(duì)海洋檢測(cè)檔案進(jìn)行具體利用及資源查詢(xún)時(shí)，可在合理利用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，記錄使用者、訪問(wèn)者的基本信息，通過(guò)了解、分析檔案使用者的喜好和興趣，在后期服務(wù)過(guò)程中，向資源搜索、查詢(xún)者合理推送與特性較相符的資料文件，從而更好滿(mǎn)足與此資源使用相符的具體需求，進(jìn)而不斷優(yōu)化檔案管理、服務(wù)和使用體驗(yàn)。

二、海洋檢測(cè)檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）新時(shí)代下的存儲(chǔ)需求

當(dāng)前，信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用變得愈加廣泛，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理模式，對(duì)檔案的存儲(chǔ)形式提出了新的存儲(chǔ)需求。海洋檢測(cè)檔案亦是如此，而如何更加有效且合理地應(yīng)用信息化技術(shù)，更好地記錄、存儲(chǔ)和管理海洋科研信息數(shù)據(jù)，確保其安全、有效和完整，是需要相關(guān)管理部門(mén)及工作人員不斷研究的重點(diǎn)。

（二）資料涉及面廣而管理難

海洋檢測(cè)檔案涉及的學(xué)科種類(lèi)全且內(nèi)容多，不僅包括海洋地質(zhì)、水文及化學(xué)等，還涉及行政、經(jīng)濟(jì)、宣傳、技術(shù)和規(guī)劃等多方面。目前，海洋檢測(cè)檔案管理工作的開(kāi)展主要依據(jù)現(xiàn)有的管理要求及規(guī)定進(jìn)行，只能滿(mǎn)足常規(guī)檔案管理要求，對(duì)于嚴(yán)謹(jǐn)且重大的專(zhuān)項(xiàng)海洋科研而言，沒(méi)有系統(tǒng)化、體系化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范能遵循，要求工作人員具有專(zhuān)業(yè)的海洋知識(shí)以及一定的檔案管理能力和經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)每個(gè)海洋專(zhuān)項(xiàng)獨(dú)有的特點(diǎn)制定相應(yīng)的檔案管理措施，與傳統(tǒng)文書(shū)檔案相比，航洋檢測(cè)檔案管理工作的管理難度更高、業(yè)務(wù)量更大。

（三）管理不集中

海洋事業(yè)與多個(gè)有關(guān)部門(mén)及系統(tǒng)有著密切聯(lián)系，表現(xiàn)出封閉性和分散性等特點(diǎn)。分散性指檔案資料分別放于多個(gè)部門(mén)進(jìn)行保存，使用、查閱時(shí)的管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)，存在資料丟失、殘缺等風(fēng)險(xiǎn)；而封閉性指雖然檢測(cè)檔案資料內(nèi)容較豐富，但具有孤島效應(yīng)，未將其進(jìn)行充分開(kāi)發(fā)和利用，大大削弱了檔案資料的價(jià)值，在一定程度上阻礙了海洋事業(yè)的良性發(fā)展。

（四）軟硬件配置較落后

新形勢(shì)下，海洋檢測(cè)檔案管理單位仍存在檔案管理軟硬件配置較滯后的情況，主要表現(xiàn)為：第一，大部分檔案管理硬件設(shè)施設(shè)備較落后；第二，配套軟件不滿(mǎn)足現(xiàn)階段海洋檢測(cè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與要求，因此，亟需改進(jìn)和完善海洋檢測(cè)檔案管理設(shè)備。

例如，當(dāng)前使用的檔案管理計(jì)算機(jī)與普通工作崗位使用的計(jì)算機(jī)一致，不管是在檔案管理工作穩(wěn)定性還是儲(chǔ)存空間方面，均無(wú)法滿(mǎn)足新時(shí)代發(fā)展階段的需求，在軟件配套方面，也較缺少一套較科學(xué)合理、完善的檔案管理信息化軟件，仍采用常規(guī)性辦公軟件實(shí)施檔案管理，缺乏一定的穩(wěn)定性、保障性及科學(xué)性。

三、創(chuàng)新海洋檢測(cè)檔案管理工作效力的關(guān)鍵條件

（一）規(guī)范化管理海洋檢測(cè)檔案

為進(jìn)一步規(guī)范化管理海洋檢測(cè)檔案，確保檔案的準(zhǔn)確性及完整性，需要做到以下幾點(diǎn)：首先，立卷并歸檔。管理部門(mén)應(yīng)完善海洋工作材料的立卷、積累以及歸檔和形成機(jī)制，將各部門(mén)的日常檔案管理工作與立卷歸檔工作有機(jī)結(jié)合，明確管理人員的工作職責(zé)，并納入考核范圍。其次，做好相關(guān)環(huán)境方面的管理。建設(shè)的檔案庫(kù)房要符合規(guī)定，具有完善的防護(hù)設(shè)施、條件及設(shè)備，確保檢測(cè)檔案存儲(chǔ)環(huán)境的合理性和安全性。最后，檔案應(yīng)用。及時(shí)對(duì)入庫(kù)檔案整理和編目，利用適合的檢索方式為研究人員提供便捷服務(wù)，借助不同媒介開(kāi)發(fā)海洋檢測(cè)檔案信息，以充分提高海洋檢測(cè)檔案的社會(huì)及經(jīng)濟(jì)效益。

（二）提升檔案管理員素質(zhì)

海洋檢測(cè)檔案管理服務(wù)能力、檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)能力以及綜合素質(zhì)會(huì)直接影響實(shí)際管理效率和效果。因此，全面提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作服務(wù)能力、職業(yè)素養(yǎng)及綜合素質(zhì)等，具體可以從以下方面著手：

1.在日常海洋檢測(cè)檔案管理工作過(guò)程中，全年做好檢測(cè)檔案資料的整理、交接等常規(guī)工作，特別是一些較重要的檢測(cè)檔案資料，確保交接到位且規(guī)范，避免海洋檢測(cè)檔案數(shù)據(jù)信息丟失及泄露等。

2.針對(duì)檔案管理工作人員開(kāi)展專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)工作，培訓(xùn)內(nèi)容主要包括檔案管理服務(wù)能力、信息操作技能、檔案管理理論知識(shí)等，以此建設(shè)一支高素質(zhì)、懂技術(shù)且具備知識(shí)的復(fù)合型海洋檢測(cè)檔案管理隊(duì)伍，為檔案服務(wù)、管理以及開(kāi)發(fā)應(yīng)用等提供充足且高效的人力資源。

3.采取科學(xué)、適宜且合理有效的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，切實(shí)落實(shí)工作績(jī)效考核，及時(shí)匯集、反饋海洋檢測(cè)檔案管理質(zhì)量，并將其與檔案管理工作人員的工資、評(píng)優(yōu)和獎(jiǎng)金等掛鉤，以此調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性、主動(dòng)性和有效性等。

（三）技術(shù)支持

新時(shí)代下，數(shù)字化和虛擬化是海洋檢測(cè)檔案管理工作發(fā)展的必要條件，數(shù)字化檔案管理將會(huì)增加，紙質(zhì)檔案會(huì)隨之減少。在對(duì)海洋檢測(cè)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，需要利用信息檔案管理平臺(tái)自動(dòng)完成，構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的服務(wù)器，達(dá)到管理操作的需求。所以，在開(kāi)展海洋檢測(cè)檔案管理工作時(shí)，應(yīng)充分利用信息技術(shù)，將互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)等技術(shù)融入其中，更好地建設(shè)信息化海洋檢測(cè)檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)工作管理模式的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變。

四、創(chuàng)新海洋檢測(cè)檔案管理工作模式的策略研究

（一）建立健全規(guī)章制度

采取分庫(kù)保存和集中管理原則有效管理海洋檢測(cè)檔案，以此增加信息交流，逐步形成點(diǎn)面統(tǒng)一并縱橫結(jié)合的新型檔案管理模式。相關(guān)機(jī)構(gòu)或部門(mén)制定并出臺(tái)海洋檢測(cè)檔案管理規(guī)章制度以及有效處理突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案，順應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展需求，促使管理方案有較強(qiáng)管理性和可行性，將現(xiàn)有管理制度更為完善外，加大管理制度的具體執(zhí)行力度，嚴(yán)密監(jiān)督實(shí)際執(zhí)行過(guò)程，嚴(yán)厲懲罰違規(guī)作業(yè)和有章不循的現(xiàn)象，確保管理工作能看見(jiàn)且查得到。

（二）將海洋檢測(cè)檔案資源加以整合

很多部門(mén)均存在獨(dú)立運(yùn)行情況，出現(xiàn)重復(fù)性海洋工作活動(dòng)，海洋檢測(cè)檔案管理工作顯得較復(fù)雜。為有效解決此問(wèn)題，可通過(guò)“館間相借”方式整合海洋有關(guān)檢測(cè)檔案資源，以突破海洋檔案資源的來(lái)源限制，優(yōu)化檔案轉(zhuǎn)交流程，并進(jìn)一步完善館藏海洋檢測(cè)檔案的機(jī)構(gòu)，促使原本無(wú)序且分散的檔案資料逐漸變得有序化和集中化，以便后續(xù)海洋檢測(cè)檔案管理等工作的順利開(kāi)展。

（三）建設(shè)數(shù)字化檔案管理模式

我國(guó)提出建設(shè)“海洋強(qiáng)國(guó)”這一發(fā)展戰(zhàn)略后，海洋事業(yè)步入快速發(fā)展階段。創(chuàng)新海洋檢測(cè)檔案管理工作形式，可為海洋的良好開(kāi)發(fā)及利用提供依據(jù)，也是環(huán)境保護(hù)、海域管理和海洋執(zhí)法的重要依據(jù)，在此條件下，提高海洋檢測(cè)檔案的信息化管理建設(shè)是新時(shí)代下海洋發(fā)展工作的新需求。因此，海洋檢測(cè)檔案應(yīng)投入大量建設(shè)經(jīng)費(fèi)及人力資源，將紙質(zhì)檔案實(shí)行數(shù)字化掃描整理及加工，以建立電子目錄；在信息檔案管理平臺(tái)上，新建聲像及數(shù)字檔案管理系統(tǒng)等，實(shí)現(xiàn)海洋檢測(cè)檔案資源在收集、管理以及利用方面的數(shù)字化。

（四）加強(qiáng)檔案管理信息化軟硬件配置建設(shè)

1.硬件配置設(shè)施方面

與傳統(tǒng)海洋檢測(cè)檔案管理的紙質(zhì)錄入、存儲(chǔ)管理相比，計(jì)算機(jī)海洋檢測(cè)檔案管理有著檔案資料錄入效率高、成本低、更新快以及保存時(shí)間長(zhǎng)等優(yōu)勢(shì)。因海洋檢測(cè)檔案具有特殊性，對(duì)計(jì)算機(jī)運(yùn)作的穩(wěn)定性、性能等要求較高，相關(guān)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)等海洋檢測(cè)檔案管理硬件的配置建設(shè)與投入，并定期更新。

2.軟件投入方面

有效管理海洋檢測(cè)檔案數(shù)據(jù)信息是海洋檢測(cè)檔案管理機(jī)構(gòu)或部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注和解決的首要問(wèn)題。因此，應(yīng)確保每年都有海洋檢測(cè)檔案管理軟硬件建設(shè)專(zhuān)項(xiàng)資金，專(zhuān)門(mén)用于海洋檢測(cè)檔案管理軟、硬件的維護(hù)和定期更新，以保障信息化海洋檢測(cè)管理系統(tǒng)安全、穩(wěn)定的運(yùn)行。

（五）構(gòu)建綜合型信息交流平臺(tái)

在互聯(lián)網(wǎng)、內(nèi)部局域網(wǎng)、對(duì)接軟件建設(shè)基礎(chǔ)上構(gòu)建一個(gè)綜合型海洋檔案服務(wù)平臺(tái)，將以往靜態(tài)化檔案管理模式積極轉(zhuǎn)變成動(dòng)態(tài)化檔案管理形式，有效實(shí)現(xiàn)海洋探測(cè)、環(huán)境監(jiān)測(cè)、檢測(cè)檔案管理以及對(duì)外服務(wù)。網(wǎng)站的建立與開(kāi)發(fā)，既可以幫助海洋檢測(cè)檔案管理部門(mén)自行組建專(zhuān)業(yè)化的開(kāi)發(fā)建設(shè)團(tuán)隊(duì)，也可以將整個(gè)網(wǎng)站開(kāi)發(fā)、建設(shè)工作整體外包給第三方專(zhuān)業(yè)軟件開(kāi)發(fā)公司，在外包過(guò)程中，要提前認(rèn)定第三方軟件開(kāi)發(fā)公司的資質(zhì)，簽訂保密協(xié)議，同時(shí)定期檢查開(kāi)發(fā)平臺(tái)，確保其安全性和穩(wěn)定性，最終建設(shè)成為科學(xué)、合理、完善的信息化海洋檢測(cè)檔案管理綜合服務(wù)平臺(tái)。

（六）充分開(kāi)發(fā)海洋檢測(cè)檔案潛在價(jià)值

充分研究并不斷深入挖掘海洋檢測(cè)檔案資源的潛在價(jià)值，大力宣傳文化產(chǎn)品、優(yōu)秀資源等，不但能提升海洋知識(shí)的延展性及流動(dòng)性，還有助于充分開(kāi)發(fā)及應(yīng)用海洋檔案資源。對(duì)于實(shí)際操作開(kāi)發(fā)而言，海洋檢測(cè)檔案資源管理館可以全面利用海洋歷史檢測(cè)檔案資料進(jìn)行制作紙質(zhì)、平面、動(dòng)態(tài)視頻等多種展現(xiàn)形式的專(zhuān)題宣傳報(bào)道及宣傳視頻，借助歷史資料還原發(fā)展歷史。與此同時(shí)，充分利用抖音短視頻App、微信公眾號(hào)等媒體宣傳與報(bào)道海洋檔案文化，并定期、定量的推送歷史事件、理論知識(shí)以及名人事跡等，使更多人了解、接觸海洋文化。

五、結(jié)語(yǔ)

海洋檢測(cè)檔案管理工作關(guān)系到整個(gè)海洋事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，本文從健全相關(guān)管理規(guī)章制度、整合檔案資源、構(gòu)建數(shù)字化管理模式、加強(qiáng)檔案管理信息化軟硬件配置建設(shè)以及構(gòu)建綜合型信息交流平臺(tái)和充分開(kāi)發(fā)海洋檢測(cè)檔案潛在價(jià)值六方面，分析全面提升海洋檢測(cè)檔案管理工作能力及模式的對(duì)策，以期為海洋檢測(cè)檔案管理工作模式的合理創(chuàng)新、升級(jí)等提供參考，促使我國(guó)海洋事業(yè)更好的發(fā)展。

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