高職院校行政管理類公文寫作教育與實(shí)踐探索

文/余小慧

目前，關(guān)于高職院校行政管理類公文寫作的教育和實(shí)踐的研究，事實(shí)上尚未進(jìn)入真正的研究階段，還有深入探討的空間。雖然關(guān)于公文寫作的文獻(xiàn)較多，但是專門針對(duì)高校開展行政管理類公文寫作的教育、研究和實(shí)踐不多。大部分高校的行政管理類公文寫作教育，僅停留于教的層面。高校公文寫作教師未必有從事公文寫作的教育經(jīng)驗(yàn)，乃至豐富的行政經(jīng)驗(yàn)，教育過程中只是依書直說，并不能把工作過程中真正有用的、有趣的東西教給學(xué)生。而另一方面，大量的高校行政人員在踏入工作崗位前并未受過嚴(yán)格、專業(yè)的公文寫作訓(xùn)練，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)寫作上的不規(guī)范和缺陷，嚴(yán)重者導(dǎo)致呈報(bào)文件出現(xiàn)嚴(yán)重錯(cuò)誤。

有鑒于此，為貫徹落實(shí)教育部《國(guó)家職業(yè)教育改革實(shí)施方案》等文件精神，進(jìn)一步推動(dòng)高校行政類公文寫作規(guī)范性，積極探索和不斷推動(dòng)教育教學(xué)改革，筆者將在下文中分享本人從事高校行政管理和公文寫作教育的經(jīng)驗(yàn)。

一、高職院校行政管理類公文寫作教育探索

公文寫作教育的本質(zhì)并非僅僅是教會(huì)學(xué)生如何寫公文，公文寫作教育的本質(zhì)應(yīng)該是教學(xué)生如何思考，在接受上級(jí)布置的任務(wù)后應(yīng)該如何完成任務(wù)。過去的行政管理類公文寫作教育往往僅僅停留于如何將公文寫作課本上的知識(shí)傳授給學(xué)生，將固有的不同文種的寫作套路教授學(xué)生，比如寫通知、請(qǐng)示、函、會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、調(diào)查報(bào)告等各種文種的套路。過去采取這樣的教育方式是因?yàn)榇蟛糠謱W(xué)生的知識(shí)不如高校教師的知識(shí)豐富，獲取知識(shí)的來源和手段有限，但時(shí)代發(fā)展至今天，學(xué)生們隨時(shí)可以通過互聯(lián)網(wǎng)，通過百度等各種搜索引擎搜索得到自己希望獲取的知識(shí)，不需要教師教授如何寫作，直接復(fù)制、黏貼互聯(lián)網(wǎng)的寫作模板是一件非常容易的事情。但是，這并不能幫助學(xué)生適應(yīng)紛繁復(fù)雜的社會(huì)，許多學(xué)生學(xué)習(xí)了公文寫作以后并不真正明白公文應(yīng)該如何寫，公務(wù)應(yīng)該如何處理。因此，作為高校行政工作者，同時(shí)又是教師的我們應(yīng)該做到“育人先育心，教人先教理”。

1.用行政工作中的例子教育學(xué)生

（1）通知的寫作。高校行政管理工作中，經(jīng)常需要發(fā)通知，尤其是學(xué)校辦公室、教務(wù)處、人事處、學(xué)生處等處室經(jīng)常需要發(fā)緊急通知。通知一旦耽誤，后果是會(huì)影響全校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的大事，因此要通過教授通知的寫作讓學(xué)生明白通知的時(shí)效性特點(diǎn)，一刻也不能拖延。寫作通知前先要搞清楚寫通知的目的，通知的對(duì)象和通知發(fā)出后的效果。我們經(jīng)常會(huì)在通知中出現(xiàn)時(shí)間錯(cuò)誤、地點(diǎn)錯(cuò)誤的尷尬情況，往往在通知發(fā)出被別人發(fā)現(xiàn)后，我們還要進(jìn)行多次反復(fù)修改。通知在反復(fù)修改后造成的不良和不利影響是我們可以和學(xué)生講解的反面例子，我們可以與學(xué)生開誠(chéng)布公，坦言工作中出現(xiàn)的種種失誤，讓學(xué)生感受到通知雖然是最簡(jiǎn)單，使用頻率最高，應(yīng)用范圍最廣泛的文種，但是通知確實(shí)是最需要學(xué)生用嚴(yán)謹(jǐn)和專注面對(duì)的文種。

（2）請(qǐng)示的寫作。高校行政管理工作中，經(jīng)常需要向上級(jí)遞交請(qǐng)示。請(qǐng)示的作用無外乎請(qǐng)示上級(jí)是否批準(zhǔn)某個(gè)教育事項(xiàng)，是否能資助資金，是否允許增加編制或聘用人員，是否能建設(shè)某個(gè)項(xiàng)目。但是寫請(qǐng)示的關(guān)鍵不在于寫請(qǐng)示，而在于與上級(jí)有效溝通，務(wù)必要讓學(xué)生明白，在未來的工作中，要請(qǐng)示任何事，都必須與上級(jí)有深入的溝通，某個(gè)項(xiàng)目能否做，某項(xiàng)資金能否申請(qǐng)，某些人員能否聘用都需要與上級(jí)教育行政部門電話溝通甚至面談，應(yīng)在行文前請(qǐng)示，否則自己的請(qǐng)示就算寫得再好再感人，領(lǐng)導(dǎo)不批準(zhǔn)，也是白白浪費(fèi)功夫。

（3）函的寫作。高校行政管理工作中，經(jīng)常需要和校內(nèi)其他部門和其他高校相互溝通，或與校內(nèi)其他部門相互協(xié)作完成校內(nèi)某項(xiàng)大型活動(dòng)，或商量前往其他高校調(diào)研、考察或?qū)W習(xí)事宜。要使行政工作達(dá)到目的，完成工作任務(wù)，關(guān)鍵不僅在于溝通，更在于與人協(xié)作，請(qǐng)求幫助的誠(chéng)懇態(tài)度。這種態(tài)度不僅體現(xiàn)于行文寫作中，更體現(xiàn)于與其他部門和其他高校交流的過程中，因此要讓學(xué)生明白，把函寫好，寫作水平不是關(guān)鍵，誠(chéng)懇才是。

2.用行政工作中的例子感動(dòng)學(xué)生

（1）計(jì)劃的寫作。高校行政管理工作中，經(jīng)常要完成諸如學(xué)校十四五發(fā)展規(guī)劃、專業(yè)建設(shè)發(fā)展規(guī)劃、師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃等各式各類規(guī)劃。規(guī)劃的寫作任務(wù)通常非常考驗(yàn)負(fù)責(zé)執(zhí)筆的行政人員，首先執(zhí)筆者需要對(duì)學(xué)校有全面的了解，對(duì)學(xué)校的辦學(xué)理念、發(fā)展思路要有長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，規(guī)劃、計(jì)劃要有可操作性，既能催人奮進(jìn)，又能保證目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。計(jì)劃或規(guī)劃初稿擬定后，還要面向全校教師征求意見，根據(jù)全體教師的意見和校領(lǐng)導(dǎo)意見進(jìn)行反復(fù)多次的修改。教師可以通過向?qū)W生講授計(jì)劃或規(guī)劃的寫作過程，讓學(xué)生明白，要完成一個(gè)計(jì)劃或規(guī)劃首先需要熟悉學(xué)?，F(xiàn)狀，不斷學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)上級(jí)文件精神，更要廣納諫言，反復(fù)修改，才能完成好計(jì)劃或規(guī)劃的寫作。

（2）報(bào)告、總結(jié)的寫作。高校行政管理工作中，經(jīng)常要遞交各種報(bào)告、總結(jié)，比如高校教育質(zhì)量年度報(bào)告、就業(yè)質(zhì)量報(bào)告、創(chuàng)新強(qiáng)校工程實(shí)施報(bào)告、人才培養(yǎng)質(zhì)量分析報(bào)告、實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)報(bào)告、師資隊(duì)伍建設(shè)報(bào)告等，比如在某項(xiàng)大型活動(dòng)結(jié)束后完成該項(xiàng)活動(dòng)的總結(jié)等。

大型報(bào)告的寫作過程以及大型活動(dòng)的舉辦過程往往需要綜合運(yùn)用好幾種文種類型，比如在接到任務(wù)后需立即擬定通知明確工作任務(wù)分工，擬定階段完成計(jì)劃落實(shí)工作進(jìn)度，擬定請(qǐng)示解決需要上級(jí)協(xié)助解決的問題，擬定函協(xié)調(diào)幫助部門與部門之間的溝通。在各部門完成部門總結(jié)后，還要進(jìn)行材料的檢查，材料的補(bǔ)充搜集和材料的整合。寫作是非常需要安靜的，教師在日間嘈雜的行政辦公環(huán)境中無法完成工作，只能在夜間通宵加班完成，這似乎是所有負(fù)責(zé)文字工作的高校行政管理人員的工作常態(tài)。

通過教師本人的行政經(jīng)驗(yàn)和工作經(jīng)歷的講述，會(huì)讓學(xué)生理解從事行政管理工作的種種難處，寫作過程的種種難處，學(xué)生經(jīng)常會(huì)被教師所講述的經(jīng)歷和故事打動(dòng)，對(duì)自己所學(xué)的專業(yè)有更深切的感受和更深刻的認(rèn)識(shí)。曾有學(xué)生反饋：“如果看著自己寫的文章會(huì)如老師一樣，有像看著自己孩子的感覺，我想便算是成功了吧！”如果教師的公文寫作教育能讓學(xué)生產(chǎn)生這樣的想法，我認(rèn)為也應(yīng)該是成功的。

二、高職院校行政管理類公文寫作實(shí)踐探索

從事高校行政管理工作的行政人員與其他機(jī)關(guān)單位相比，也有著較多的特殊性。他們?cè)S多是兼職行政人員，或者是外聘合同制人員。前者由于專業(yè)特點(diǎn)，并不擅長(zhǎng)行政管理，只是由于學(xué)校管理需要，才負(fù)責(zé)上述職務(wù)；后者由于是外聘員工，福利待遇往往不高，流動(dòng)性較大，崗位工作變動(dòng)過于頻繁，影響行政管理工作效率和公文的寫作質(zhì)量。

1.提高勞動(dòng)報(bào)酬，加強(qiáng)工作責(zé)任意識(shí)

因此，對(duì)于兼職行政人員，希望上級(jí)能制定更多的規(guī)范政策和激勵(lì)機(jī)制，保證其對(duì)于參與學(xué)校行政工作的積極性。對(duì)于外聘合同制人員，希望國(guó)家、教育部和各省教育廳能出臺(tái)更多的資金資助政策和幫扶政策，幫助上述外聘合同制員工提高勞動(dòng)報(bào)酬和福利待遇，讓上述合同制人員無后顧之憂，才能安心工作、放心工作。此外，作為高校的行政管理人員自身也需要不斷學(xué)習(xí)、領(lǐng)會(huì)黨和國(guó)家的各級(jí)各類文件精神，尤其是要加強(qiáng)工作的責(zé)任意識(shí)，認(rèn)真校對(duì)，反復(fù)檢查，對(duì)自己撰寫和上報(bào)的公文或各類文件切實(shí)負(fù)起自己的責(zé)任。

2.組織定期管理能力培訓(xùn)和公文寫作培訓(xùn)

對(duì)于上述兩類高校行政管理人員，學(xué)校必須組織定期培訓(xùn)。（1）組織管理能力培訓(xùn)。邀請(qǐng)相關(guān)專家，或通過網(wǎng)絡(luò)繼續(xù)教育方式，對(duì)上述人員開展管理能力培訓(xùn)，讓上述人員明確高校行政管理辦事流程，積極協(xié)調(diào)部門與部門之間的關(guān)系，靈活處理各項(xiàng)行政事務(wù)，善于解決突發(fā)性的各類問題。（2）公文寫作能力培訓(xùn)。可聘請(qǐng)本校公文寫作教師對(duì)上述人員開展公文寫作能力培訓(xùn)。讓上述人員熟悉不同種類公文，如通知、請(qǐng)示、函、會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、調(diào)查報(bào)告等各種常用公文文種的寫作特點(diǎn)、寫作套路和常用語言。讓上述人員熟悉公文的字體、格式、行距、排版要求，規(guī)范公文的版面。

3.組織行政管理類專業(yè)學(xué)生到學(xué)校各部門進(jìn)行志愿服務(wù)、勤工助學(xué)或?qū)嵙?xí)

對(duì)學(xué)習(xí)行政管理類專業(yè)的學(xué)生來說，能到學(xué)校各部門進(jìn)行志愿服務(wù)、勤工助學(xué)或?qū)嵙?xí)是最便捷，也是最有效的提高自己行政管理專業(yè)水平的方式。到學(xué)校各部門服務(wù)，不僅能減輕相關(guān)行政管理部門的工作負(fù)擔(dān)，彌補(bǔ)人員不足的缺陷，還能有效鍛煉學(xué)生，在真實(shí)的工作環(huán)境中學(xué)習(xí)各種行政管理技能和公文寫作技巧。這是學(xué)生們非常樂于參與的，但由于學(xué)校各部門工作崗位有限，如果是通過應(yīng)聘，無法滿足全體行政管理類專業(yè)學(xué)生的需求，這就需要負(fù)責(zé)公文寫作的老師、所屬系部與各部門協(xié)調(diào)，定期安排流動(dòng)崗位或固定工作時(shí)間段，滿足全體學(xué)生的需要，增加未來就業(yè)的砝碼。

結(jié)語

我們通過開展高職院校行政管理公文寫作教育與實(shí)踐研究，一方面希望能幫助各大高職院校行政管理類專業(yè)學(xué)生提高行政管理公文寫作水平，另一方面希望幫助各大高職院校行政管理人員提高寫作水平，為各位高職同行提供參考。