數(shù)字信息化在人事檔案管理中的應(yīng)用

■林 雨

前言

人事檔案管理所涉及的范圍較廣，不僅包括單位職工的學(xué)籍學(xué)歷檔案，而且含有入職、升職等職場(chǎng)檔案，是記錄著單位職工學(xué)業(yè)、事業(yè)發(fā)展的重要信息數(shù)據(jù)庫(kù)。由于我國(guó)人口基數(shù)大、人員流動(dòng)量大，傳統(tǒng)的人事檔案管理暴露出信息處理速度慢、管理人員負(fù)擔(dān)重等弊端，已無(wú)法適應(yīng)快速發(fā)展的時(shí)代。目前，隨著大數(shù)據(jù)的普及，數(shù)字信息化已成為促進(jìn)各個(gè)單位高效開(kāi)展人事檔案信息管理的必要方式，同時(shí)，建設(shè)人事檔案管理數(shù)字信息化成為各行業(yè)中的熱門(mén)話題。為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，相關(guān)部門(mén)應(yīng)建立起時(shí)效性、完整度、有效性高的數(shù)字信息化體系。管理人員應(yīng)在正確的管理理念的基礎(chǔ)上自覺(jué)接受相關(guān)的培訓(xùn)工作，不斷提高、優(yōu)化自身檔案管理的能力，提高與相關(guān)部門(mén)的配合度。同時(shí)，需要提高管理人員的操作技能，以保障人事檔案數(shù)字信息化管理的安全。只有這樣，才能加速傳統(tǒng)人事檔案管理向現(xiàn)代化、規(guī)范化的轉(zhuǎn)變，最終實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字信息化管理。

一、轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念

人事檔案管理理念是促進(jìn)數(shù)字信息化進(jìn)程的重要前提。絕大部分單位各項(xiàng)工作已經(jīng)跟隨時(shí)代腳步進(jìn)行現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，包括線上開(kāi)會(huì)、線上面試等，但由于人事檔案管理不能給單位帶來(lái)直接可觀的效益，加上日常檔案工作具有一定的重復(fù)性與復(fù)雜性，因此存在一定的錯(cuò)誤理念，容易忽視數(shù)字信息化在人事檔案管理中的應(yīng)用，從而減緩數(shù)字信息化的進(jìn)程。如當(dāng)?shù)厝瞬攀袌?chǎng)在處理大學(xué)畢業(yè)生的檔案資料時(shí)，若單位對(duì)其不給予重視，易出現(xiàn)學(xué)生個(gè)人學(xué)位學(xué)歷、家庭住址、指紋信息等重要檔案資料缺漏或丟失，將會(huì)對(duì)學(xué)生學(xué)業(yè)繼續(xù)深造、出國(guó)留學(xué)、就業(yè)等方面產(chǎn)生極大影響。針對(duì)此現(xiàn)象，首先單位應(yīng)明確人事檔案管理對(duì)個(gè)人發(fā)展的重要性，并重視領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用，形成良好的檔案管理工作氛圍。其次加強(qiáng)管理人員對(duì)數(shù)字信息化的理解，讓其明白傳統(tǒng)信息管理的缺點(diǎn)，明白做好數(shù)字信息化的工作將會(huì)給管理工作帶來(lái)的便利，如檔案管理數(shù)字信息化可加快查找資料的速度，一定程度上節(jié)約借閱與信息錄入的時(shí)間，對(duì)提高管理人員的工作效率起積極的作用。最后，單位在正確認(rèn)識(shí)自身工作性質(zhì)的基礎(chǔ)上，進(jìn)行正確的觀念轉(zhuǎn)變，不能照搬其他單位對(duì)檔案信息化處理的措施。

例如，醫(yī)院人事檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息化，需要提高檔案管理人員對(duì)人事檔案管理的重視度，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)可以舉辦人事檔案數(shù)學(xué)信息化管理的交流會(huì)或?qū)ｎ}講座，組織醫(yī)院從事人事檔案管理的員工參加。交流會(huì)或講座的主要內(nèi)容應(yīng)包括檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字信息化交流模式等，讓管理人員充分認(rèn)識(shí)人事檔案數(shù)字信息化管理的內(nèi)涵以及應(yīng)用意義，以促進(jìn)管理人員的傳統(tǒng)檔案管理理念向數(shù)字信息化的新型檔案管理理念轉(zhuǎn)化。還可以采用醫(yī)院的官方微博或微信公眾號(hào)等，向醫(yī)院全職員工普及《檔案法》《干部檔案條例》等，大力宣傳人事檔案數(shù)字信息化管理的工作，提高醫(yī)院全體職員的檔案意識(shí)，同時(shí)增強(qiáng)其他部門(mén)與人事檔案管理部門(mén)的配合度。通過(guò)轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念，讓醫(yī)院全體職員形成正確的人事檔案管理理念，提高人事檔案管理的準(zhǔn)確性、全面性。

二、優(yōu)化人事檔案管理體系建設(shè)

優(yōu)化人事檔案管理體系建設(shè)是提升數(shù)字信息化應(yīng)用質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，由于受到傳統(tǒng)檔案管理方式的影響，大部分單位的數(shù)字信息化人事檔案管理體系沒(méi)有得到健全，仍堅(jiān)持使用傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)管理方式，存在現(xiàn)代化設(shè)備配套不全、管理方式缺乏規(guī)范化等。為了解決以上問(wèn)題，應(yīng)積極對(duì)人事管理體系進(jìn)行優(yōu)化，讓數(shù)字信息化發(fā)揮作用。單位應(yīng)在信息檔案體系建設(shè)前做好規(guī)劃，并對(duì)檔案人員進(jìn)行推廣，及時(shí)完成傳統(tǒng)檔案管理模式向數(shù)字信息化檔案管理模式過(guò)渡，鼓勵(lì)管理人員在信息化檔案管理過(guò)程中提出建議，這樣對(duì)優(yōu)化管理體系的建設(shè)起到積極的效果。相關(guān)部門(mén)應(yīng)對(duì)信息錄入系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，設(shè)置自動(dòng)分類、自動(dòng)檢索等程序步驟，管理人員應(yīng)及時(shí)將收集到的人事檔案信息錄入系統(tǒng)，保證時(shí)效性的同時(shí)減少查找紙質(zhì)資料的時(shí)間，提高信息管理的現(xiàn)代化程度。相關(guān)部門(mén)必要時(shí)應(yīng)對(duì)人事檔案管理投入一定的資金和人力資源，購(gòu)置具有存儲(chǔ)量大、性能好的計(jì)算機(jī)，避免計(jì)算機(jī)卡頓、死機(jī)等問(wèn)題出現(xiàn)，減少檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞等情況發(fā)生，配置人事檔案管理的專業(yè)人員，以減輕管理人員的工作強(qiáng)度，由此提高工作效率。相關(guān)部門(mén)應(yīng)根據(jù)自身工作性質(zhì)以及需求，建立規(guī)范化程度高的分類、管理等方式，將傳統(tǒng)檔案管理繁瑣的流程進(jìn)行優(yōu)化，并列出標(biāo)準(zhǔn)化的錄入、借閱等工作明細(xì)，強(qiáng)調(diào)嚴(yán)格執(zhí)行，以保障檔案信息的安全性。

例如，由于高校人事檔案管理涉及教師的入職、個(gè)人評(píng)優(yōu)等，對(duì)教師的發(fā)展影響很大，因此應(yīng)用數(shù)字信息化十分必要。首先，受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，目前學(xué)校在處理教師檔案信息時(shí)，大多采用紙質(zhì)檔案，大大降低了檔案管理工作的效率。對(duì)此，學(xué)?？梢酝度雽ｍ?xiàng)資金，以完善人事檔案數(shù)字信息化管理的各類設(shè)施，購(gòu)置計(jì)算機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)以及掃描儀等，以必要的軟件、硬件設(shè)備作為基礎(chǔ)，這樣能夠從根本上讓傳統(tǒng)人工收集、整理紙質(zhì)檔案的形式向電子檔案轉(zhuǎn)變。其次，在學(xué)校需要對(duì)教師進(jìn)行評(píng)優(yōu)時(shí)，人事檔案管理人員可以采用大數(shù)據(jù)提取與篩選技術(shù)，將在職教師的各項(xiàng)檔案一一羅列，能夠避免出現(xiàn)檔案與本身不對(duì)應(yīng)的情況出現(xiàn)。管理人員可以應(yīng)用相應(yīng)的軟件技術(shù)，將在職教師的履歷快速生成與制作，并整理歸檔，以方便后續(xù)集中提取檔案信息。最后，以往的紙質(zhì)填寫(xiě)檔案容易產(chǎn)生檔案模板或填寫(xiě)內(nèi)容未能按照要求的情況，不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)的檔案資料不利于管理人員整理與提取檔案信息，管理人員可以通過(guò)線上讓教師填寫(xiě)檔案的方式，讓檔案模板實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。這樣不僅減少了紙質(zhì)檔案的使用，避免了紙質(zhì)檔案在保存過(guò)程中易損壞的情況，而且提高了整體檔案管理的效率。

三、加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)

加強(qiáng)培訓(xùn)檔案管理人員，是促進(jìn)人事檔案管理數(shù)字信息化的有效手段。檔案管理人員的工作能力、效率等對(duì)各個(gè)單位的檔案管理存在很大的影響，由于人事檔案具有保密性、特殊性的特點(diǎn)，是否能夠保證檔案的安全是單位人事檔案工作是否有效的關(guān)鍵，因此加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)，有助于推進(jìn)數(shù)字信息化在人事檔案管理中的應(yīng)用。相關(guān)部門(mén)需根據(jù)不同權(quán)限的檔案管理人員進(jìn)行不同的培訓(xùn)，在培訓(xùn)過(guò)程中需強(qiáng)調(diào)檔案信息安全以及明確工作流程等內(nèi)容，以適應(yīng)數(shù)字信息化檔案管理模式，并進(jìn)行實(shí)際操作，以鞏固檔案錄入、讀取、分類等理論知識(shí)。待數(shù)字信息化人事檔案管理培訓(xùn)后，管理人員需要定期進(jìn)行測(cè)試，若測(cè)試分?jǐn)?shù)未達(dá)標(biāo)，則需要增加培訓(xùn)學(xué)習(xí)的時(shí)長(zhǎng)，以提高檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)與實(shí)操能力。同時(shí)，由于數(shù)字化信息技術(shù)更新?lián)Q代速度快，加上人事檔案管理具有時(shí)效性的特點(diǎn)，有關(guān)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)技術(shù)、信息等內(nèi)容更新或調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容。除此之外，培訓(xùn)工作還需要按照管理人員的接受能力以及工作領(lǐng)域的不同，進(jìn)行分層次或針對(duì)性強(qiáng)的培訓(xùn)內(nèi)容。

例如，在地質(zhì)部門(mén)人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字信息化，要求管理人員不僅具備較強(qiáng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，而且需要精通計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣才能保證管理人員能夠在數(shù)字信息化背景下滿足人事檔案管理崗位的要求。相關(guān)部門(mén)可以給予管理人員提供更多的學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)與培養(yǎng)專業(yè)技能的平臺(tái)，除了組織開(kāi)展培訓(xùn)工作外，可通過(guò)開(kāi)設(shè)網(wǎng)課的形式，讓管理人員能夠在不受時(shí)間、地點(diǎn)的限制下學(xué)習(xí)專業(yè)管理知識(shí)。為了提高檔案管理學(xué)網(wǎng)課的教學(xué)效果，待管理人員上完課后，網(wǎng)課軟件給出訓(xùn)練題，若訓(xùn)練題正確率未達(dá)到90%，則需要重新觀看網(wǎng)課。必要時(shí)，地質(zhì)部門(mén)可以將檔案管理人員的學(xué)歷、從業(yè)資格證等級(jí)、專業(yè)考核內(nèi)容等與績(jī)效掛鉤，以提高管理人員學(xué)習(xí)專業(yè)檔案管理知識(shí)的主動(dòng)性與積極性。由于檔案管理人員大多屬于中年人群，容易出現(xiàn)對(duì)計(jì)算機(jī)的操作不熟練而導(dǎo)致失職的情況，因此培訓(xùn)學(xué)習(xí)內(nèi)容還需要包括計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，以提高管理人員掌握數(shù)字信息化技術(shù)的水平。同時(shí)，要將檔案管理專業(yè)知識(shí)與計(jì)算機(jī)操作知識(shí)轉(zhuǎn)化為工作中的實(shí)際操作，相關(guān)部門(mén)可以不定期舉行數(shù)字信息化人事檔案管理比賽，開(kāi)展多樣性的學(xué)習(xí)活動(dòng)，提高地質(zhì)部門(mén)人事檔案管理人員數(shù)字信息化工作的參與度，對(duì)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理整體數(shù)字信息化起到推動(dòng)的作用。

四、提高人事檔案管理的安全性

人事檔案管理的安全性，是順利進(jìn)行數(shù)字信息化的重要保證。數(shù)字信息化給人事檔案管理帶來(lái)便利的同時(shí)，在一定程度上存在安全隱患。相對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理模式而言，數(shù)字信息化提高了計(jì)算機(jī)的使用頻率，若管理人員在使用計(jì)算機(jī)時(shí)操作不當(dāng)或計(jì)算機(jī)軟件安全系數(shù)較低，則容易受到計(jì)算機(jī)病毒的侵襲或被不法分子利用，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失、泄露。因此，在人事檔案管理提升數(shù)字信息化時(shí)，管理人員需要提高自身的操作技能，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)硬件與軟件的管理，及時(shí)排查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可能存在的危險(xiǎn)因素，以提升人事檔案管理整體的安全性。首先，從人事檔案管理人員的安全意識(shí)出發(fā)，明確儲(chǔ)存與應(yīng)用檔案信息數(shù)據(jù)的法律法規(guī)，以提升管理人員對(duì)檔案資料的保密意識(shí)，避免因受到外界不良信息影響出現(xiàn)操作不當(dāng)，甚至違法犯罪的行為。其次，規(guī)范培訓(xùn)管理人員的工作內(nèi)容，培訓(xùn)內(nèi)容不僅包括檔案管理工作的法律規(guī)范，而且需要包含對(duì)管理人員的專業(yè)知識(shí)與實(shí)操能力的內(nèi)容，以此來(lái)提升管理人員的操作水平，這樣能夠在提高管理效率的同時(shí)，對(duì)加強(qiáng)操作安全性起到積極作用。最后，相關(guān)部門(mén)需要開(kāi)展日常維護(hù)工作，定時(shí)對(duì)人事信息系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)、更新與優(yōu)化，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控，以提高信息系統(tǒng)的安全系數(shù)。

例如，由于干部人事檔案包括個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、工作實(shí)績(jī)、政治思想、勤政廉潔等內(nèi)容，因此在干部人事檔案管理工作中落實(shí)數(shù)字信息化，需要提高操作的保密性。對(duì)此，管理部門(mén)可將數(shù)據(jù)加密技術(shù)應(yīng)用于干部人事檔案管理中，采用相應(yīng)密鑰對(duì)軟件進(jìn)行加密、解密，管理人員在啟動(dòng)檔案管理系統(tǒng)前需要采用密鑰進(jìn)行解密，使用結(jié)束后又用密鑰進(jìn)行加密。通過(guò)采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，在一定程度上實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子人事檔案病毒與非法入侵者的“嚴(yán)防死守”。管理部門(mén)可以在檔案管理系統(tǒng)設(shè)置防火墻，阻擋外界的干擾，同時(shí)也阻止資料信息的泄露。除此之外，管理部門(mén)還可以在采用加密技術(shù)和防火墻的基礎(chǔ)上，利用指紋識(shí)別、數(shù)字標(biāo)識(shí)、人臉識(shí)別以及電子簽名等保密技術(shù)來(lái)限制保密權(quán)限，實(shí)現(xiàn)雙重加密。

結(jié)語(yǔ)

為了順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，各單位應(yīng)將數(shù)字信息化應(yīng)用于人事檔案管理，并不斷地優(yōu)化，以提高應(yīng)用效果。對(duì)此，管理人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，樹(shù)立數(shù)字信息化意識(shí)。相關(guān)部門(mén)應(yīng)不斷完善管理體系建設(shè)，做好管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。同時(shí)，管理人員需要重視數(shù)字信息化下人事檔案管理的安全性，保證人事檔案管理工作能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高質(zhì)量且有序地發(fā)展。