“互聯網+”時代高校檔案利用服務探究

■溫倩倩

案利用需求，為高校師生提供便捷、高效的優(yōu)質服務。

一、引言

二、“互聯網+”時代高校檔案利用服務的變化

如今,“互聯網+傳統行業(yè)”如雨后春筍般萌生，而我們檔案行業(yè)也逐漸順應時代的發(fā)展，將互聯網融入檔案行業(yè)。在2020年6月20日通過的新修訂《檔案法》中第二十八條明確規(guī)定：“檔案館應當通過其網站或者其他方式定期公布開放檔案的目錄，不斷完善利用規(guī)則，創(chuàng)新服務形式，強化服務功能，提高服務水平，積極為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡化手續(xù)，提供便利?！睓n案工作人員不能單一的維持原有的檔案思維，還要緊跟時代發(fā)展，豐富檔案服務方式，更好地提供檔案服務。高校檔案部門保存了學校非常重要的檔案信息，記錄了一所學校的發(fā)展歷程以及學生們的檔案等。高校檔案部門為全校師生提供檔案利用服務水平的高低，體現出檔案能否發(fā)揮出自身對學校發(fā)展歷程中應有的價值。時代的發(fā)展進步，互聯網的高速發(fā)展，使我們的生活發(fā)生了改變。對于高校檔案而言也應該緊跟時代發(fā)展的潮流,結合互聯網做好高校檔案利用服務工作。充分發(fā)揮網絡便捷化的優(yōu)勢，優(yōu)化高校檔案利用服務的方式，滿足師生多樣化的檔

（一）服務理念由被動等待上門到主動提供服務

高校檔案部門，比如高校里的檔案館（室）是全校的檔案歸屬地。包括了各個類型的檔案，例如教學檔案、科研檔案、基建檔案等。高校檔案工作人員要提供優(yōu)質、快捷的檔案利用服務?！盎ヂ摼W+”時代的發(fā)展，高校檔案的利用者在查找利用檔案時，需求方式不僅僅是原來的到館查檔，還可以利用互聯網的快捷方式，不受時間地點的限制。互聯網時代檔案用戶在獲取檔案信息時，已經不僅限于傳統的檔案利用者線下查檔、被動接受檔案部門的服務，而是檔案部門服務理念逐漸向主動提供利用服務的方向轉變。因此檔案部門也要跟上互聯網的發(fā)展，使服務的方式更加多樣化，朝著積極主動向高校提供檔案信息資源的方向轉變。

（二）服務方式由線下為主到線下線上相結合

“互聯網+”時代，檔案用戶越來越追求快捷的信息服務方式。而高校檔案部門接收來的文件除了紙質文件外，還有大量電子文件。伴隨而來的是高校檔案利用服務方式將不再只是傳統的提供紙質檔案而是紙質檔案和電子檔案相結合，由原先的線下為主逐漸向線下服務與線上服務兩者并存服務的方式轉變，根據檔案利用者自身需求進行自由選擇，比如對于“異地查檔”的利用者，可以不受時間和空間的限制，十分便利。高校檔案部門提供檔案利用服務的手段也加入了移動客戶端，如可以通過官方微信公眾號、微博及移動APP，開啟“掌上服務”，使高校檔案利用者可以通過多渠道了解檔案資源信息及享受到檔案利用服務。高校檔案部門在互聯網背景下建設了檔案管理信息系統，通過互聯網進行文件材料的接收、整理、保存等工作，對于接收來的電子文件還要由工作人員進行數字化的圖文掃描進行保存，再對接收進館的電子文件利用檔案信息系統進行整理保存。檔案信息化的建設使得檔案的保存更加便捷、更加科學。在提供紙質檔案的同時也保存了電子檔案，二者并存滿足高校檔案利用者不同的檔案利用需求。

（三）服務內容由僅發(fā)揮原始憑證作用到深度挖掘檔案信息資源

對于傳統紙質檔案時代，高校檔案部門提供檔案利用服務的主要工作內容通常是為前來檔案部門的利用者開展檔案的查閱、復制原件、開具檔案證明等工作。如今的“互聯網+”時代，高校檔案利用者的檔案利用需求已發(fā)生一些變化，更加希望高校檔案部門在提供檔案利用服務時通過深度挖掘數據信息等現代化方式對檔案信息進行多維度、多角度、深加工，提供有深度的檔案信息內容，所以高校檔案部門的檔案利用服務內容，一方面要保持原始憑證作用，另一方面還要使高校檔案信息資源的價值在互聯網時代更好地得到發(fā)揮。比如安徽大學檔案館建設的“數字記憶網項目”，是一種采用人工智能與數字人文相結合的新方法，運用此方法可以實現高校歷史照片檔案資源的在線智能化編研與利用，在多維度資源聚類的基礎上，以人工智能技術為依托，挖掘出更多智能化、便捷性的輔助功能，并按照時空維度和內容維度兩種組織方式，為高校歷史照片檔案資源的編研分別提供基于時空維度、基于主題維度和基于場景維度的智能化編研，高校師生及畢業(yè)生通過網站可以了解到學校相關歷史。

三、“互聯網+”時代高校檔案利用服務存在的問題及原因分析

（一）“互聯網+”思維及檔案利用服務理念仍需提升

在檔案領域引入“互聯網+”思維，是一種緊跟時代發(fā)展的表現。主要是將互聯網信息技術運用在檔案工作中。這種思維意味著檔案利用服務要向信息化轉變，要實現一種轉型升級，在傳統檔案服務的基礎上，向現代檔案服務轉化。而若想實現從傳統檔案服務到現代化檔案服務的轉變，就要在意識上開啟互聯網思維并運用在高校檔案利用服務中。不能停留在傳統的思維理念上，即檔案人員在檔案館內坐等檔案利用者上門，隨后提供檔案利用服務這樣一種被動服務的方式。要提供現代化檔案服務首先在檔案服務工作中加入互聯網思維，運用現代化信息技術手段，主動適應高校檔案利用者變化的檔案利用需求。此外，檔案社會認知度較低、服務創(chuàng)新能力較弱、服務內容單一、用戶活躍度不高，一直是困擾檔案利用服務工作的難題。作為高校的檔案工作人員其主動服務意識要繼續(xù)加強，思維慣性導致還是像傳統時代那樣被動提供檔案利用服務。高校檔案工作人員只有先轉變思維方式及服務理念，才能逐步解決遇到的各種挑戰(zhàn)。

高校檔案工作人員在“互聯網+”思維及服務理念上之所以還有待提升，主要有以下兩點原因：一是從高校的檔案專業(yè)人才培養(yǎng)計劃來看，高校檔案專業(yè)課程安排可以適當做出調整。比如高校開設檔案學專業(yè)課程多數以檔案專業(yè)理論知識，而互聯網時代，每一位檔案學人不僅要熟練掌握扎實的檔案學專業(yè)基礎知識，還要學習計算機網絡知識。然而少數會在課程中開設對信息技術知識的學習，這說明檔案學專業(yè)對人才的培養(yǎng)方式還需要作出一定改變，將檔案學專業(yè)知識與互聯網技術相融合，培養(yǎng)越來越多的高素質檔案人才。二是由于高校檔案工作人員日常業(yè)務繁忙，因此很少有時間參加檔案專業(yè)知識的繼續(xù)教育，也很少有機會開展檔案行業(yè)的培訓交流，從而造成只顧處理業(yè)務工作，無法緊跟互聯網時代的發(fā)展，深入研究檔案學最新熱點問題。

（二）檔案線上服務質量有待提高

隨著時代的發(fā)展以及互聯網的推進，越來越多的領域引入了互聯網，檔案部門也不例外。對于高校的檔案部門來說，逐漸建立了自己的檔案門戶網站，檔案利用者通過網站可以進行預約查檔、線上查看檔案信息等，極大地方便了利用者，也減少了檔案工作者線下的工作量。檔案線上服務優(yōu)化了檔案服務方式，簡化了查檔的手續(xù)，使高校檔案利用者只要有網絡，動動手指就能辦理業(yè)務，打破了時空的限制。而有些檔案利用者在辦理業(yè)務時還需到線下去辦理，比如高校檔案部門會通過網絡平臺告知檔案利用者可以在線預約辦理，而檔案利用者線上提交申請后，面臨著遲遲得不到對方的回復、回復信息時間效率不高的問題。檔案利用者即便線上進行預約后，仍需面臨著到線下上門查閱檔案，辦理業(yè)務。因此，高校檔案部門始終要保證線上服務的質量，不搞形式化，實事求是為高校檔案利用者辦事。

高校檔案線上服務質量有待提高，主要原因和高校檔案信息化質量不高有關，使得線下工作無法滿足線上檔案利用服務工作的需求。“互聯網+”時代，高校檔案信息化重點是對檔案信息資源的挖掘整合，只有對線下檔案信息資源進行整合，提高檔案信息化質量，將線下工作與線上檔案系統相結合才能有效發(fā)揮檔案的真正作用。

（三）檔案信息安全保護意識有待進一步加強

“互聯網+”時代，檔案利用服務工作是利用網絡開展的，這給高校檔案工作人員和檔案利用者帶來了極大便利，同時也隱藏著潛在的風險以及檔案信息安全保護的問題。高校檔案部門對計算機安裝殺毒軟件等技術手段加強互聯網安全防護，除了技術手段外，網絡的日常運營維護也尤為重要，要時刻保持防范意識。高校檔案信息化建設中存在一些問題，如重系統建設輕運營維護，對于高校檔案部門接收來的電子檔案其存儲的安全性存在風險，在提供檔案利用服務過程中要防止泄密、數據丟失、篡改、電腦病毒等問題。

主要原因在于：高校檔案信息安全保護意識不強，各部門之間缺乏協作交流?！盎ヂ摼W+”時代，高校檔案工作可以結合高校智慧校園的建設。高校檔案利用服務工作要創(chuàng)新發(fā)展，要將教學管理活動數據化，完好保護檔案信息資源不缺失、不泄露，所以要加強對高校檔案工作人員的檔案信息安全保護意識。

四、“互聯網+”時代推動高校檔案利用服務工作的對策

（一）強化高校檔案工作人員“互聯網＋”思維

理念是行動的先導。首先從思維意識著手，讓檔案工作人員強化“互聯網+”思維。其次，從國家政策角度著手，貫徹執(zhí)行國家對于檔案工作人員參加培訓、繼續(xù)教育的政策要求，使高校檔案工作人員提高自身的業(yè)務技能與素質。在培訓的過程中可以著重加強對計算機知識以及信息技術的學習，擴大高校檔案人員的知識面，強化互聯網思維。此外，可以開展學術交流，請檔案領域知名專家學者到高校檔案部門講學，從思想上讓高校檔案人員充分了解和意識到互聯網與檔案融合的重要性。對于一些開設檔案學相關專業(yè)的高校，可以時刻關注國內外檔案學理論前沿問題，并將最新學術研究成果運用在檔案專業(yè)課程教學中。高校檔案部門的工作者要時刻保持互聯網與檔案融合的責任意識以及檔案利用服務意識，提高自身業(yè)務能力，保持“活到老，學到老”的心態(tài)，多學習，多交流。

（二）提高檔案利用線上服務水平

高校檔案，主要有教學檔案、科研檔案、基建檔案等，而教學檔案是工作量大且利用率最高的檔案部門，教學檔案部門保管的有全校學生的個人學籍檔案、入學及畢業(yè)登記表、學生成績單等個人檔案。教學檔案中利用率最高的為學籍檔案，可以通過開展學籍檔案遠程利用服務，使利用者享受到更加便捷的服務。比如中國科學技術大學檔案館為做好新形勢下高校學籍檔案利用服務工作，重點推進學籍檔案遠程利用服務，大幅減少畢業(yè)生本人（或被委托人）來館現場辦理，簡化畢業(yè)生利用學籍檔案流程，解決學籍檔案的遠程利用難題，切實將該校畢業(yè)生學籍檔案利用“最后一公里”服務落到實處。該校檔案館在保留原有“現場辦理”方式的同時，新開通學籍檔案遠程利用服務，通過“遠程辦理”“現場辦理”兩種方式相結合為該校畢業(yè)生提供更為高效便捷的檔案利用服務。互聯網時代，要緊跟時代發(fā)展，更新觀念，不再把線下當做唯一查閱檔案及辦理業(yè)務的渠道，尤其在當前新冠疫情防控下，更是需要線上來提供檔案利用服務。檔案部門要提供異地咨詢、查檔等線上服務，還可以在微信公眾號、微博、移動手機APP等線上發(fā)布信息，讓廣大師生以各自熟悉喜歡的方式享受到檔案利用服務“互聯網+”的魅力，提升高校檔案利用線上服務水平。

（三）提高檔案信息資源安全保護意識及各關聯部門之間的協作

前面介紹了“互聯網+”時代給高校檔案利用工作帶來的一些變化，比如檔案利用服務線上與線下相結合、深度挖掘檔案信息內容，而利用網絡不可避免會存在安全隱患，所以要提升高校檔案人員的安全保護意識。高校檔案部門是高校存放檔案信息的平臺，它存在的主要價值就是對高校的重要資料進行記錄，并為高校的工作和發(fā)展提供重要的指導。例如在進行檔案記錄時，所記錄的是學校及師生的真實信息，所以可能會涉及到學生的個人隱私，因此高校在對檔案進行收集、整理、保管及利用全程中，要始終樹立保密意識，加強對檔案利用的監(jiān)督與管理。另外，高校檔案利用工作除了檔案館、綜合檔案室檔案部門外，還可以和其他部門之間互聯互通、相互協作提供服務。比如中國科學技術大學于2021年2月成立檔案文博院，統一管理學校檔案館、校史館和博物館。