基于B/S 模式的科研項目信息化管理系統(tǒng)設計研究

劉冠梅，鞠鳳娟

（1.江西省公安廳，南昌 330000；2.江西科技學院，南昌 330000）

現(xiàn)今社會進入數(shù)字化時代，各行各業(yè)的信息化水平逐步提高。特別是社會越來越重視基礎研究與科技創(chuàng)新，國家也不斷加強在這方面的投入。這對科研管理者的素質和水平也提出了越來越高的要求。科研管理工作本身是一項包括申報、審核和管理等綜合性事務。傳統(tǒng)模式下，科研項目管理半手工、半信息化的管理方式，難掌握、難統(tǒng)計且難管理，很難再適用。本文旨在通過設計開發(fā)基于瀏覽器/服務器模式（Browser/Server，B/S 模式）的信息化科研項目管理系統(tǒng)，從項目立項到驗收全過程對使用單位的課題項目進行電子化管理，全周期實時跟蹤項目進展狀態(tài)，輔助科研管理者研判分析，使科研項目管理工作快速而便捷。

1 科研項目信息化管理系統(tǒng)的重要性

1.1 現(xiàn)狀分析

傳統(tǒng)模式下，科研項目管理的很多工作還是依賴手工化完成。雖然也有管理信息系統(tǒng)，但功能結構較為單一，存在以下一些問題。①無法實時跟進項目進展。對于部門的各課題項目進展情況的掌握，一般通過電話跟進手段，手工記載等方式對項目進展狀態(tài)進行跟進管理，不能實時及時掌握和更新項目動態(tài)，數(shù)據(jù)不鮮活，無法對項目實時監(jiān)管。②材料紙質化管理，耗時耗力。傳統(tǒng)模式下，科研項目材料紙質化管理和存檔，會占據(jù)科研人員和管理者大量的時間和精力，而對一名科研人員來說，本應把時間主要集中于科學研究、設計開發(fā)上。同時，項目材料紙質化管理也不方便管理和歸檔，不能幫助科研人員快速查找所需信息。③數(shù)據(jù)信息孤立、無法共享。一個科研項目從立項到結題，需橫跨多個部門。比如，科研管理部門偏重于項目立項和結題信息記錄，而財務部門側重科研經費的使用支出情況。每個部門對同一項目都有不同的記載方式，這些信息孤立存在，相互之間沒有數(shù)據(jù)共享，導致信息不對稱或重復錄入等問題存在。④不便統(tǒng)計、分析決策。通常以往的科研項目管理是用表格登記、錄入項目信息。項目表格化統(tǒng)計管理方式滿足管理者個性化統(tǒng)計分析需求，也無法直觀動態(tài)地展示科研項目整體情況及變化情況，更不方便管理者開展統(tǒng)計、分析及決策。

1.2 建立科研項目信息化管理系統(tǒng)的意義

基于以上難管理、難統(tǒng)計和信息壁壘等問題，本文主要通過建立一套信息化的科研項目管理系統(tǒng)，一是通過將信息技術與科研管理工作流程相結合，將各流程節(jié)點關聯(lián)起來，實現(xiàn)對科研項目流程自動化控制管理。二是通過對接相關業(yè)務系統(tǒng)，實現(xiàn)部門間數(shù)據(jù)資源共享，避免信息重復錄入登記。三是檔案全周期電子化管理，一項目一電子卷宗，及時收集整理項目材料歸檔，便于材料檢索與管理。四是開展數(shù)據(jù)采集和分析，同時提供多維度的統(tǒng)計功能分析和圖形化動態(tài)展示功能，方便科研管理者實時掌握科研項目整體狀況，更好地輔助領導決策分析，進一步提升單位科研管理水平。

2 科研項目信息化管理系統(tǒng)設計

2.1 系統(tǒng)架構

本系統(tǒng)采用B/S 模式基于SM（Spring 和MyBatis 框架）框架設計開發(fā)，分為展示層、應用層、數(shù)據(jù)資源層及基礎支撐層。系統(tǒng)門戶展示層模塊包括新聞資訊、通知公告、規(guī)范指導性文件、交流論壇和他山之石等欄目，提供項目檢索功能。門戶動態(tài)展示年度科研項目進展情況、各部門項目申報信息等。綜合應用層對科研項目全周期流轉過程進行管理，包括立項申報審批管理、實施推進、驗收管理及業(yè)務對接管理等，實現(xiàn)對課題項目的全流程跟蹤管理，文檔材料電子化管理。同時開展專題研判分析應用，輔助科研管理者宏觀分析及決策。系統(tǒng)向移動端延伸，設計APP 應用，提供項目審核和專家評審等功能，方便隨時對提請的項目在線審核。數(shù)據(jù)資源層搭建本系統(tǒng)所需的基礎數(shù)據(jù)信息資源庫，同時為開展專題應用提供數(shù)據(jù)支撐?；A支撐層分為智能建模及分析工具、文檔檢索工具和圖形化展示工具等，為開展系統(tǒng)綜合應用提供基礎支撐。

2.2 數(shù)據(jù)庫設計

本系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫分為基礎信息庫、專題庫。

2.2.1 基礎信息庫

①項目庫。記錄科研項目基本信息，如項目名稱、項目類型、所屬部門、項目負責人、項目參與成員、立項時間、項目經費、經費來源、進展狀態(tài)和驗收時間等字段信息，貫穿立項、實施及驗收整個環(huán)節(jié)。②專家?guī)?。存儲專家基本信息，如專家名稱、類別、參與評審項目和評價等信息。按照專家所屬的級別和擅長領域分別進行存儲管理。③流程管理庫。科研項目包括立項申報審批流程、階段推進、項目驗收和成果登記等。結合科研項目流程特點，定義若干流程節(jié)點，各流程節(jié)點存儲在流程節(jié)點表中。④文檔庫?？蒲许椖繉嵤┻^程中，在各階段需提交相關文檔材料。文檔庫用于存儲項目流轉過程提交的所有文檔。系統(tǒng)根據(jù)各流程特點設置相關文檔要求，如文檔名稱、存儲路徑，以及文檔類型分為選擇性還是必要性等。在項目流轉環(huán)節(jié)，系統(tǒng)將通過文檔名稱和存儲路徑讀取流程中預置好的文檔名稱，對于必要性文檔若未上傳將無法進入下一個階段，對于選擇性文檔則不影響項目流轉。⑤電子檔案庫。在科研項目全周期內，將項目從立項、實施到驗收等各環(huán)節(jié)關聯(lián)起來，形成項目全周期電子檔案信息，保存完整項目所有文檔材料。⑥成果庫?？蒲许椖客ㄟ^驗收之后需進行成果登記。成果庫用于存儲項目推廣應用、專利和知識產權等情況信息。

2.2.2 專題庫

①專題模型庫。設計研判分析模型，如模型規(guī)則、模型描述、算法設計、運行調度和執(zhí)行等信息，實現(xiàn)對設計分析模型的創(chuàng)建到應用的全過程信息存儲管理。②研判分析庫。存儲統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)，如年度科研項目立項情況、單位科研項目類型占比情況、年度項目驗收情況，項目經費使用情況等，為科研管理者統(tǒng)計分析提供可視化展示的數(shù)據(jù)支持。③接口管理庫。為實現(xiàn)各部門科研項目信息資源共享，本系統(tǒng)與相關業(yè)務系統(tǒng)進行對接。接口管理庫用于存儲部門系統(tǒng)的接口配置信息、授權信息、管理信息及監(jiān)控信息等。

2.3 功能模塊設計

2.3.1 用戶管理模塊

用戶管理模塊包括用戶類別、用戶管理及權限設置。用戶類別實現(xiàn)系統(tǒng)用戶類別設置、編輯及管理。用戶管理實現(xiàn)用戶注冊、編輯、增刪改及查看功能。權限管理提供對用戶權限進行設置功能。本系統(tǒng)的用戶分為普通用戶、項目組人員、管理者及專家等類別。不同用戶類別設置不同的使用權限。

2.3.2 專家管理模塊

一個科研項目的立項與結題離不開專家的審核和評估。專家管理模塊主要是針對各類專家角色建立和管理而設計開發(fā)的，主要包括專家出入庫管理、專家?guī)焓褂?、專家評審及專家評估等功能。專家出入庫管理包括專家入庫審批、錄入專家信息、信息變更及專家出庫等方面，根據(jù)專家申報類別分別建庫。專家?guī)斓氖褂酶鶕?jù)課題類別從相應的專家?guī)熘谐槿?，采用隨機抽取與相關條件回避相結合的原則。專家評審用于專家對所參與評審的項目進行評審，出具專家意見建議等。專家評估用于年度評估專家?guī)旒皩＜沂褂们闆r的調研評估。

2.3.3 項目庫管理模塊

該模塊用于對使用單位的所有課題項目進行管理，對項目庫的項目信息錄入、信息修改及項目刪除等功能。項目信息主要包括項目名稱、項目編號、項目類別、立項時間、項目經費、項目責任人、項目成員、專家審核人員、簡要信息、經費使用、項目驗收時間及項目狀態(tài)等字段內容。

2.3.4 流程管理模塊

流程管理模塊是對項目全周期的跟蹤管理和控制，整體上包括項目申報審批、階段推進、驗收及成果登記等，每個階段審核通過才可進入下一個階段。①立項申報審批。包括立項申報和審批?？蒲许椖苛㈨棇徟鞒倘鐖D1所示。項目審核包括初審、專家會審。在項目初審階段，申請立項的項目首先需經過申報者所在的單位負責人第一次審核通過后提交科研、財務部門的管理者進行二次審核。若審核不通過，項目申請將退回，項目申報需進行修改完善，重新提交審核，直至通過為止。項目經科研、財務部門管理者審核通過后提交專家會審。專家組成員對收到的待審項目進行審核并給出審核意見。依據(jù)項目申報類別，有的項目在專家會審通過后，還需提交上一級部門審核，直至通過全部審核后下達項目立項批復。②階段推進。項目經立項審批通過后，項目組成員根據(jù)項目進度安排啟動項目建設，共同推進項目有序開展，并適時提交階段性成果。階段推進環(huán)節(jié)包括進度管理、階段實施和變更管理等。項目在實施過程中若發(fā)生項目變更，如成員發(fā)生變化，項目部分內容需調整，或者項目因某種原因需中止。這些變更均需進行發(fā)起變更申請，待有關部門審批通過后方可進行項目變更或中止。③項目驗收。項目實施完成后，項目負責人需及時發(fā)起項目驗收申請，提交項目驗收材料。待科研部門管理者初審通過后提交專家會審。通過專家會審的項目方可結題。④成果登記。通過驗收的項目，項目組成員需及時提交項目材料、結題成果。在成果管理模塊提供成果查看及新增、修改和刪除等編輯操作。項目成果材料提交后經科研管理者審核后進行項目歸檔，審核未通過的將退回，需項目負責人按要求完善資料重新提交審核，直至審核通過。

圖1 項目立項審批

2.3.5 檔案管理模塊

鑒于傳統(tǒng)紙質化管理模式存在資料難歸檔、不便查詢檢索等問題，在本系統(tǒng)中，項目材料要求電子化管理，對項目資料整個周期內的動態(tài)管理，依照項目流程節(jié)點順序進行排列，逐步形成電子檔案，實現(xiàn)一項目一檔案。項目驗收后，系統(tǒng)以消息推送的方式提醒項目負責人及時登記項目成果，并提交項目相關材料，便于管理者對項目材料進行歸檔。科研項目的電子檔案需經過一個歸檔過程處理后形成。其來源于實體材料、檔案化的電子信息及系統(tǒng)結構化數(shù)據(jù)庫中形成的數(shù)據(jù)。其中實體材料包括上傳的掃描件、照片或電子文檔，如立項批復、領導批示和成果附件材料。將每個科研項目的電子信息封裝成卷，以卷為單位作為檔案基本單位，每卷配有一個標準的元數(shù)據(jù)，即項目電子封面。項目檔案管理模塊提供查詢項目文檔、在線瀏覽、文檔跟蹤、文檔下載及批量導出等相關操作。項目電子檔案存儲在文檔服務器中。項目材料經電子化歸檔后，系統(tǒng)以消息提醒方式同時提示項目負責人及檔案部門管理者，督促項目負責人及時將項目原始材料提交至檔案部門統(tǒng)一保存管理。

2.3.6 研判分析模塊

為協(xié)助科研管理者更好地掌握科研項目整體現(xiàn)狀、評估項目質量及預測發(fā)展趨勢，本系統(tǒng)提供研判分析模塊，提供給管理者動態(tài)選擇指標標簽，根據(jù)個性化需求定制分析模板，實時在線統(tǒng)計分析。按照項目類別、立項情況、單位和時間周期等建立多個維度，以切片、切塊等方式，通過對比多個度量值便于管理者掌握項目管理現(xiàn)狀，快速發(fā)掘影響項目進度及質量管理的因素。分析結果以表、圖等多個方式向管理者動態(tài)展示，同時提供結果輸出操作。例如分析各年各部門已立項項目、項目正在實施及項目驗收情況，以便管理根據(jù)統(tǒng)計結果實時督促進展緩慢的項目負責人加快項目進度。依據(jù)類型不同統(tǒng)計基礎理論研究、應用研究類等各類科研項目占比情況，每年度各部門科研項目經費分配情況、已使用和未使用經費情況。

2.3.7 接口對接模塊

業(yè)務系統(tǒng)接口對接模塊是為了針對各部門信息孤島、數(shù)據(jù)重復錄入等問題設計開發(fā)的，通過與相關系統(tǒng)進行對接，實現(xiàn)科研、財務和檔案等部門科研項目數(shù)據(jù)共享。如與財務系統(tǒng)對接，查詢項目經費使用情況，便于管理者實時掌握課題項目經費支出情況、剩余經費，督促項目組成員合理使用項目資金。與檔案系統(tǒng)對接，方便部門間管理者實時跟進并督促科研項目歸檔工作。

2.3.8 移動APP 端應用模塊

為增強課題項目管理工作方式靈活性、便捷性，本系統(tǒng)提供移動端應用，包括新聞消息、通知公告和門戶欄目信息，同時提供項目在線審核、專家評審等功能。當項目按照流程流轉至相關管理員審核時，系統(tǒng)以消息方式推送給審核人。審核人可在移動端APP 對提交審核的課題項目材料進行審核，及時推進項目流轉進度，提供工作效率。在科研項目立項審核及驗收環(huán)節(jié)需組織專家組對科研項目進行審核。除了現(xiàn)場會議評審方式外，本系統(tǒng)開通移動端專家評審模式，有效解決專家因時間沖突或其他原因無法到臨現(xiàn)場的問題，通過邀請專家依據(jù)用戶權限設置在APP 對提請課題材料進行評審。參與評審課題項目的專家在線瀏覽審核該科研項目材料內容，形成專家評審意見，其結果實時存儲到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。

3 科研項目信息化管理系統(tǒng)實現(xiàn)

本文選取專家評審設置與研判分析部分功能實現(xiàn)為例介紹。

3.1 專家評審設置

專家評審設置界面如圖2 所示。在立項申報環(huán)節(jié)，當課題項目提請立項申請后，經所在部門領導和科研管理者初審后，將流轉至專家評審環(huán)節(jié)。這時需管理員進入專家評審設置模塊提前設置參與評審的專家類別。管理者依據(jù)項目類型選取設置相應參與評審的專家類別。系統(tǒng)通過ResearchProjectManage 類調用getProjets 方法讀取當前所有已經完成申報并提請審核狀態(tài)的項目信息，如項目名稱、項目類別及項目負責人等。評審專家設置通過ExpertEvaluteSet 類來實現(xiàn)。選擇相應類別后，系統(tǒng)將通過getExperts 方法調取專家?guī)鞂悇e的專家成員?？蒲许椖抗芾碚邔Υ龑徍隧椖康脑u審專家相關類別設置，便于后期專家隨機抽取提前做好準備工作。

圖2 專家評審設置

3.2 分析研判設置

管理者通過個性化定制分析模板，實時掌握單位科研項目完成情況，系統(tǒng)動態(tài)直觀展示研判分析結果。如圖3 所示，從年度、項目類型及所在部門等多角度逐級關聯(lián)，動態(tài)展示了2016—2021 年各年度科研項目立項情況，進一步關聯(lián)每年度項目類型占比和具體分布情況。如2020年度項目各類型占比情況及其中綜合應用研究類型項目在各部門分布的情況。

圖3 年度項目立項情況分析

4 結束語

現(xiàn)代化信息技術不斷發(fā)展對科研管理者日常管理工作提出了越來越高要求，需要管理者不斷提升管理手段及管理水平。如何更有效、更高效地管理科研課題項目成為了急需解決的問題。本文探索研究建立一套基于全流程跟蹤管理式的科研項目管理信息系統(tǒng)，使科研項目從立項申請到結題全周期自動流轉，自動形成項目電子檔案，同時提供研判分析功能，多維度輔助科研項目管理者更好地掌握課題項目建設情況。系統(tǒng)的建立從一定程度上提高了科研項目管理科學化管理水平，極大解放了科研人員的雙手，集中精力投入到科學研究中。