釘釘在廣西高校學(xué)生管理信息化建設(shè)中的運(yùn)用
——以桂林理工大學(xué)南寧分校為例

鄒霖敏，陳麗嬌

（1.桂林理工大學(xué)南寧分校 學(xué)生工作部，廣西 崇左 532100；2.桂林理工大學(xué)南寧分校 基礎(chǔ)學(xué)科部，廣西 崇左 532100）

0 引 言

在黨十九大報(bào)告中，習(xí)近平總書記曾多次提到了“信息化”與“互聯(lián)網(wǎng)”這兩個(gè)關(guān)鍵詞，提出要善于應(yīng)用利用新興互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化手段開展工作。在廣西教育事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃中，廣西區(qū)教育廳強(qiáng)調(diào)推進(jìn)教育治理體系和治理能力現(xiàn)代化，健全科學(xué)的教育評價(jià)制度，提升教育治理效能。

當(dāng)前高校學(xué)生管理問題日益復(fù)雜，高校學(xué)生管理工作內(nèi)容日益煩瑣，國家、社會(huì)與學(xué)生家庭對高校學(xué)生管理能力提出了更高的期望與要求，高等學(xué)校需要進(jìn)一步做好學(xué)生管理信息化建設(shè)，轉(zhuǎn)變當(dāng)前落后的學(xué)生信息管理模式。因此，廣西高校要結(jié)合學(xué)校自身實(shí)際，因地制宜，利用現(xiàn)有學(xué)校管理基礎(chǔ)，充分推動(dòng)以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的信息化手段服務(wù)高校學(xué)生管理，滿足高校學(xué)生管理工作的需求，推動(dòng)廣西高校學(xué)生管理信息化建設(shè)，提升學(xué)生管理效率，推動(dòng)學(xué)校多部門協(xié)同驅(qū)動(dòng)管理，精準(zhǔn)開展高校學(xué)生的思想政治教育，才能最終實(shí)現(xiàn)高校三全育人目標(biāo)。

廣西高校學(xué)生管理信息化建設(shè)的發(fā)展，有利于改善廣西高校管理體系，提高廣西區(qū)內(nèi)校學(xué)生管理效率，提升高校服務(wù)學(xué)生質(zhì)量。疫情防控時(shí)期背景下，順勢而為，廣西區(qū)高校開展學(xué)生管理信息化建設(shè)，改變傳統(tǒng)固有高校管理模式，以高速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)為介質(zhì)開展學(xué)生日常管理。以“無紙化”辦公模式開展工作，減少辦公紙張消耗，間接延長文件材料儲(chǔ)存時(shí)間；辦公數(shù)據(jù)文件以數(shù)字信號(hào)模式，借由互聯(lián)網(wǎng)，快速傳輸至各部門科室，實(shí)時(shí)反饋情況，大大降低以往人工“跑腿”簽字審批的時(shí)間成本，提升服務(wù)學(xué)生效率。智能手機(jī)的普及，使得學(xué)生管理從電腦PC端網(wǎng)上辦理業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橐苿?dòng)端，充分發(fā)揮手機(jī)的便攜性與豐富功能，為高校開展更深層次高效學(xué)生管理工作奠定基礎(chǔ)。學(xué)生管理信息化有助于高校多部門協(xié)同驅(qū)動(dòng)管理，開展專項(xiàng)學(xué)生服務(wù)與管理工作，基本形成完整學(xué)生成長信息數(shù)據(jù)庫，針對性多維度地發(fā)揮高校管理育人作用。

1 釘釘平臺(tái)在我校學(xué)生管理工作的應(yīng)用

2020年新春新冠疫情席卷全球，為更好完成對高校學(xué)生身體健康監(jiān)測，廣西區(qū)教育廳啟用釘釘平臺(tái)健康打卡表單，要求學(xué)生每天通過釘釘平臺(tái)健康打卡，由高校學(xué)工人員匯總上報(bào)情況。至此，釘釘平臺(tái)開始全面應(yīng)用于廣西區(qū)內(nèi)高校。當(dāng)前進(jìn)入疫情常態(tài)化防控時(shí)期，釘釘平臺(tái)仍舊正常運(yùn)行，保持學(xué)生管理功能，在南寧分校學(xué)生群體中保持一定的軟件使用率。

1.1 即時(shí)通信功能

南寧分?；卺斸斊脚_(tái)，將學(xué)生以院（系）、年級(jí)、班級(jí)為單位，劃分出三個(gè)層級(jí)，以學(xué)生學(xué)號(hào)、身份證號(hào)、手機(jī)號(hào)為個(gè)人賬號(hào)，后臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一添加。釘釘平臺(tái)中同一組織層級(jí)人員可在同層級(jí)內(nèi)部自由通信，而管理人員可輕松通過軟件搜索，文字或語音聯(lián)系學(xué)生。在后臺(tái)人員添加過程中，會(huì)自動(dòng)生成班群（即原部門群），同班級(jí)同學(xué)可以輕松聯(lián)系到本班同學(xué)、輔導(dǎo)員與班主任，不必再用學(xué)生個(gè)人用QQ等其他通信軟件，一一搜索添加好友與建群。此外，釘釘即時(shí)通信功能保留顯示消息文件是否已被查收，避免發(fā)生消息傳達(dá)不到位的尷尬局面。如圖1所示，通過釘釘進(jìn)行交流，在本人消息下方會(huì)顯示“已讀/未讀”，如果在班級(jí)群發(fā)送消息，會(huì)在消息下方顯示“多少人未讀”。該功能可便捷輔導(dǎo)員掌握多少人未接收到消息，可針對性進(jìn)行通知與提醒。

圖1 釘釘即時(shí)通信功能

1.2 健康監(jiān)測功能

近兩年，廣西各高校按照廣西區(qū)教育廳統(tǒng)一布置，開展學(xué)生健康監(jiān)測工作，南寧分校要求全體學(xué)生每天按時(shí)完成釘釘健康打卡如圖2所示，上報(bào)個(gè)人身體健康檢測數(shù)據(jù)，以及當(dāng)前所在地理位置信息。

在釘釘平臺(tái)中，南寧分校每一輔導(dǎo)員作為學(xué)生釘釘班級(jí)的直接管理者與負(fù)責(zé)人，每天會(huì)對未按時(shí)健康打卡學(xué)生開展思想教育，并核實(shí)當(dāng)前身體健康情況。學(xué)生健康監(jiān)測數(shù)據(jù)每一天都會(huì)匯總在釘釘平臺(tái)數(shù)據(jù)庫中，輔導(dǎo)員后臺(tái)都可輕松導(dǎo)出與處理學(xué)生健康監(jiān)測數(shù)據(jù)，掌握學(xué)生當(dāng)前健康情況與所在地。正是由于健康監(jiān)測這一功能的實(shí)現(xiàn)，極大減輕南寧分校輔導(dǎo)員每日健康數(shù)據(jù)收集的難度，減少人工收集數(shù)據(jù)的時(shí)間消耗。借助該釘釘健康打卡功能，南寧分校輔導(dǎo)員曾發(fā)現(xiàn)學(xué)生在假期期間出現(xiàn)失聯(lián)情況，及時(shí)聯(lián)系家長報(bào)告情況，為后續(xù)校園危機(jī)事件處理提供先機(jī)，化解學(xué)校在學(xué)生人身事故處理時(shí)的被動(dòng)，強(qiáng)化學(xué)校學(xué)生教育與管理職能。

圖2 釘釘健康監(jiān)測功能

1.3 線上教育教學(xué)功能

為配合疫情防控時(shí)期健康管理規(guī)定，減少不必要人員流動(dòng)、禁止人員聚集，高校教師以線上會(huì)議、講座、課堂等形式開展各項(xiàng)教育教學(xué)活動(dòng)。南寧分校學(xué)生每日使用釘釘健康打卡，平臺(tái)已具備校內(nèi)學(xué)生使用量與活躍度，利用其與同組織成員可自由通話、可發(fā)起群聊、共享屏幕等特性，學(xué)校教師利用釘釘可以很便捷地召開線上會(huì)議、講座與授課，如圖3所示。當(dāng)前，釘釘平臺(tái)會(huì)議可在電腦、手機(jī)客戶端相互切換，網(wǎng)絡(luò)延遲較小，會(huì)議通話質(zhì)量較佳，基本滿足高校日常會(huì)議需求。使用線上教育教學(xué)功能，是疫情時(shí)期下形成一種具有開拓性教育教學(xué)模式，釘釘平臺(tái)線上授課成為分校線上教育教學(xué)工作應(yīng)急方案之一。

1.4 會(huì)議發(fā)布與考勤功能

南寧分校管理部門或班級(jí)通過專人在釘釘日程設(shè)置會(huì)議工作，按照預(yù)定計(jì)劃在釘釘中設(shè)置會(huì)議日期時(shí)間、地點(diǎn)以及會(huì)議成員。此項(xiàng)設(shè)置會(huì)在會(huì)議前通過釘釘平臺(tái)將預(yù)定會(huì)議發(fā)布，以“Ding一下”的形式發(fā)送到會(huì)議成員釘釘APP，提醒參會(huì)成員會(huì)議時(shí)間及地點(diǎn)，減少遺忘會(huì)議的情況發(fā)生。南寧分校充分利用釘釘平臺(tái)，會(huì)議時(shí)公布會(huì)議二維碼進(jìn)行掃碼簽到，不需要煩瑣而費(fèi)時(shí)的點(diǎn)名流程，便可掌握缺席人員信息如圖4所示。

圖3 釘釘線上教育教學(xué)功能

圖4 會(huì)議發(fā)布與考勤功能

1.5 立足我校校情需求拓展個(gè)性審批功能

基于釘釘平臺(tái)當(dāng)前學(xué)生使用率，結(jié)合釘釘平臺(tái)的可拓展性，桂林理工大學(xué)南寧分校針對分校需求，開展了一系列基于釘釘平臺(tái)在高校學(xué)生管理領(lǐng)域的應(yīng)用探究，推動(dòng)校園學(xué)生管理無紙化進(jìn)程發(fā)展。通過釘釘平臺(tái)應(yīng)用功能拓展，一方面減輕廣大學(xué)生管理教師人員負(fù)擔(dān)，從日常坐班、簽字、審批解脫；另一方面便利各項(xiàng)事務(wù)審批，加快學(xué)生管理事務(wù)效率。

我校在釘釘系統(tǒng)設(shè)置有專職管理人員，可根據(jù)我校的學(xué)生使用需求進(jìn)行設(shè)置。目前我校已經(jīng)開發(fā)設(shè)計(jì)了25個(gè)表單如圖5所示，用于不同情境下學(xué)生管理需求?？傮w而言，以上這25個(gè)表單可以劃分為：請假與外出事務(wù)申請類、日常登記備案類、畢業(yè)離校手續(xù)類、信息報(bào)送類。

在同行評審結(jié)束之后，相關(guān)美國國立衛(wèi)生研究院中心還將對擬資助課題進(jìn)行一系列評估，包括與美國國立衛(wèi)生研究院資助原則的一致性、課題經(jīng)費(fèi)預(yù)算評估、申請人課題組織管理系統(tǒng)評估、申請人能力評估、與公共政策及需求的一致性評估等。

學(xué)生們最常使用的是請假與外出事務(wù)申請類，在無紙化辦公倡議和特殊時(shí)期減少人際接觸要求的雙重目標(biāo)要求下，電子學(xué)生事務(wù)審批單應(yīng)運(yùn)而生，符合學(xué)生與教師的共同需求。南寧分校使用電子學(xué)生事務(wù)審批，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生事務(wù)申請不限定時(shí)間、不跑腿簽字、不費(fèi)時(shí)費(fèi)力的目標(biāo)，輕松異地完成申請。

以學(xué)生請假外出學(xué)校駐地為例，使用紙質(zhì)請假條需跨越數(shù)棟、找尋多部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章。改用電子審批單后，學(xué)生按照審批單規(guī)定內(nèi)容填寫，詳細(xì)敘述外出事由，提供有效證明或家長知情同意書等佐證材料照片或者掃描件，提交后申請便會(huì)按照指定路線進(jìn)行審批，也可在線提醒審批人審批，省時(shí)省力。

以學(xué)生因發(fā)熱等情況入住學(xué)校健康觀察點(diǎn)為例，當(dāng)學(xué)生滿足解除健康監(jiān)測的條件后，學(xué)生便可在線提交解除申請，附上核酸報(bào)告陰性證明，經(jīng)學(xué)校醫(yī)務(wù)人員釘釘審批后，學(xué)生便會(huì)收到通知，可自行解除健康觀察，相關(guān)消息也會(huì)以釘釘平臺(tái)為媒介，抄送到輔導(dǎo)員處。

以學(xué)生晚歸宿舍登記為例，傳統(tǒng)紙質(zhì)登記都是學(xué)生在宿舍管理員處紙質(zhì)登記，需要人工匯總，且每個(gè)星期僅報(bào)送一次到輔導(dǎo)員處。南寧分校改用釘釘晚歸宿舍釘釘?shù)怯?，?dāng)學(xué)生填寫并提交完相關(guān)信息后，輔導(dǎo)員釘釘平臺(tái)上便會(huì)收到消息提醒，有學(xué)生出現(xiàn)晚歸的情況，可以當(dāng)即聯(lián)系學(xué)生核實(shí)情況，為何出現(xiàn)晚歸情況，做好學(xué)生思想政治教育工作。

以學(xué)生畢業(yè)離校手續(xù)為例，取代傳統(tǒng)紙質(zhì)手續(xù)，解決學(xué)生因疫情或其他原因無法返校辦手續(xù)的困擾，疏導(dǎo)學(xué)生在某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)擁堵扎堆情況，部分離校工作前置，分批完成。以2021年畢業(yè)季為例，南寧分校近5 000名畢業(yè)生順利離校，未出現(xiàn)流程手續(xù)復(fù)雜，未存在離校審批費(fèi)時(shí)造成不良影響的情況。

此外，為了做好學(xué)校對重點(diǎn)地區(qū)旅居史學(xué)生的管控，南寧分校要求學(xué)生返校前需要釘釘申請返校，說明清楚居住地、返校行程安排，并上傳對應(yīng)健康碼、行程碼等截圖，由輔導(dǎo)員進(jìn)行審批，持審批單方可進(jìn)校。通過電子審批單，誰審批誰負(fù)責(zé)，落實(shí)工作責(zé)任，提升輔導(dǎo)員工作嚴(yán)謹(jǐn)性，嚴(yán)防出現(xiàn)涉疫學(xué)生返校等影響學(xué)校疫情防控大局的情況，筑牢疫情防控防線。

圖5 學(xué)生事務(wù)審批單

1.6 服務(wù)學(xué)生事務(wù)管理構(gòu)建學(xué)生管理數(shù)據(jù)庫

南寧分校在日常學(xué)生管理工作中，通過設(shè)定日常管理登記備案類審批單，收集學(xué)生基礎(chǔ)信息、寒暑假放假外出去向信息、晚歸情況與事由、學(xué)生當(dāng)前定位、校門口進(jìn)出記錄、學(xué)生安全承諾書等，逐步搭建完成學(xué)生管理數(shù)據(jù)庫，強(qiáng)化對于學(xué)生行蹤、安全教育記錄進(jìn)行存檔。

為強(qiáng)化輔導(dǎo)員下宿舍進(jìn)行檢查，留存相關(guān)檢查證明材料，及時(shí)匯報(bào)宿舍檢查情況，也專門設(shè)置宿舍安全審批單，即時(shí)匯報(bào)提交宿舍檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題。后期，負(fù)責(zé)老師通過后臺(tái)數(shù)據(jù)導(dǎo)出，能輕易整理好相關(guān)數(shù)據(jù)與情況?；谑謾C(jī)與電腦端口聯(lián)動(dòng)，輔導(dǎo)員下宿舍檢查，亦可輕松核對學(xué)生情況，有無請假、有無外出、檢索學(xué)生基礎(chǔ)信息。不存在不是自己學(xué)生，不知道有沒有請假等情況。學(xué)生提交釘釘請假條時(shí)，輔導(dǎo)員會(huì)在請假條中看見該學(xué)生以往請假情況，掌握學(xué)生實(shí)際情況，有效避免學(xué)生管理事務(wù)中每逢放長假學(xué)生紛紛請喪假的滑稽情況發(fā)生。

南寧分校在釘釘平臺(tái)集成相關(guān)了相關(guān)工作，實(shí)現(xiàn)學(xué)生管理一站式。當(dāng)開展學(xué)生工作需要時(shí)，可通過后臺(tái)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，導(dǎo)出學(xué)生相關(guān)資料信息，掌握學(xué)生基本動(dòng)態(tài)，近期行蹤軌跡，形成學(xué)生獨(dú)立人物“畫像”，便于針對開展后續(xù)工作。

1.7 多部門協(xié)同驅(qū)動(dòng)管理持續(xù)推動(dòng)校園安全穩(wěn)定

基于釘釘平臺(tái)開展學(xué)生管理工作，將傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變，南寧分校各部門基于釘釘平臺(tái)，輕松獲取學(xué)生管理數(shù)據(jù)，了解學(xué)生當(dāng)前實(shí)際情況。

南寧分校基于釘釘平臺(tái)，完成學(xué)生外出實(shí)習(xí)管理，教務(wù)部門根據(jù)釘釘數(shù)據(jù)定位，判斷學(xué)生是否按照要求，實(shí)際參加實(shí)習(xí)工作，有無私自離開工作地點(diǎn)等情況；根據(jù)數(shù)據(jù)庫，檢查學(xué)生提交的外出實(shí)習(xí)材料是否完備，相關(guān)材料以電子文檔形式保存在數(shù)據(jù)庫中。課堂請銷假管理，學(xué)生在釘釘發(fā)起學(xué)生請假審批，輔導(dǎo)員審批后可將審批單通過釘釘平臺(tái)發(fā)送至對應(yīng)專任課教師銷假。學(xué)生宿舍后勤管理方面，后勤與學(xué)工部門根據(jù)釘釘數(shù)據(jù)反饋，掌握學(xué)生宿舍情況，有無物品報(bào)修等情況；如有學(xué)生晚歸通知，輔導(dǎo)員可以在學(xué)生進(jìn)行晚歸登記后，第一時(shí)間得到通知。

借助釘釘平臺(tái)，南寧分校多部門協(xié)同驅(qū)動(dòng)管理，全方位強(qiáng)化服務(wù)管理能力，持續(xù)推動(dòng)校園安全穩(wěn)定。

2 釘釘平臺(tái)在高校學(xué)生管理信息化建設(shè)所面臨的挑戰(zhàn)

釘釘平臺(tái)因新冠肺炎疫情原因進(jìn)入高校校園，但由于其平臺(tái)本是專為企業(yè)管理員工設(shè)計(jì)，此前并未在高等學(xué)校學(xué)生管理中發(fā)展，因此釘釘平臺(tái)在高校學(xué)生管理信息化建設(shè)中面臨學(xué)生管理應(yīng)用功能欠缺，學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫關(guān)聯(lián)性低，多部門協(xié)同管理不緊密等挑戰(zhàn)。

2.1 學(xué)生管理應(yīng)用功能欠缺

釘釘平臺(tái)此前主要是應(yīng)用于企業(yè)管理，對職工考勤、差旅管理、消息通知、工資計(jì)算等功能已設(shè)置好完備且美觀的管理應(yīng)用，可以高效完成各項(xiàng)企業(yè)管理事務(wù)。但是針對學(xué)生群體的學(xué)生管理應(yīng)用仍舊有所欠缺，且每個(gè)學(xué)校實(shí)際需求情況不一，需要針對性開展相關(guān)應(yīng)用管理的設(shè)計(jì)。當(dāng)前高校管理人員對于釘釘平臺(tái)管理應(yīng)用開發(fā)投入精力較少，且軟件操作能力有限，熟練度有待進(jìn)一步提升。對于實(shí)施學(xué)生管理信息化建設(shè)而言，當(dāng)前高校的關(guān)注度與重視程度是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。學(xué)生管理應(yīng)用功能欠缺，使用靈活度不足等，是釘釘平臺(tái)在高校學(xué)生管理信息化建設(shè)所面臨的最大挑戰(zhàn)。

2.2 學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫關(guān)聯(lián)性低

釘釘平臺(tái)使用的是阿里云數(shù)據(jù)庫，主要是應(yīng)用于企業(yè)管理，面向群體較為廣泛，使用群體人數(shù)數(shù)量也巨大，其數(shù)據(jù)庫可以儲(chǔ)存大量數(shù)據(jù)，且下載管理方便。但學(xué)校并未充分開展數(shù)據(jù)庫工作，較難針對性進(jìn)行釘釘數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性較低，無法構(gòu)建較為完整的學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫。這對于高校學(xué)生管理部門開展后續(xù)精準(zhǔn)管理、精準(zhǔn)幫扶無法提供較好數(shù)據(jù)支撐，仍然較易存在數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)性不足及大量有效數(shù)據(jù)被廢棄的情況，亟須解決。

2.3 多部門協(xié)同管理不緊密

當(dāng)前釘釘平臺(tái)在廣西高校中的主要應(yīng)用是學(xué)生健康管理，由學(xué)生工作部門進(jìn)行實(shí)際管理與操作，其他部門對于該平臺(tái)使用率較低，對相關(guān)部門工作開展無較好幫助，因此并未能形成有效的高校多部門協(xié)同管理功效，其本質(zhì)根源也是管理應(yīng)用開發(fā)不足，仍需提升平臺(tái)功能開發(fā)。

3 結(jié) 論

將釘釘平臺(tái)運(yùn)用于廣西高校學(xué)生管理信息化建設(shè)，有利于學(xué)工系統(tǒng)解決日益復(fù)雜的學(xué)生管理問題，高效便捷地完成各項(xiàng)學(xué)生管理工作，更能為多部門協(xié)同驅(qū)動(dòng)管理提供有效途徑。桂林理工大學(xué)南寧分校立足學(xué)生管理工作的實(shí)際情況，基于釘釘平臺(tái)，開展釘釘應(yīng)用功能拓展，進(jìn)行各項(xiàng)學(xué)生事務(wù)電子審批，建立學(xué)生管理數(shù)據(jù)庫，推動(dòng)多部門協(xié)同驅(qū)動(dòng)管理，精準(zhǔn)開展高校學(xué)生的思想政治教育，實(shí)現(xiàn)三全育人目標(biāo)。但是當(dāng)前釘釘平臺(tái)應(yīng)用于高校學(xué)生管理信息化建設(shè)時(shí)，仍存在一定問題與挑戰(zhàn)，需要進(jìn)一步研究解決。