基于Web的醫(yī)院進(jìn)修申請管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

王越，劉璐瑤

（1.華中科技大學(xué) 同濟(jì)醫(yī)學(xué)院附屬同濟(jì)醫(yī)院宣傳部，湖北 武漢 430030；2.華中科技大學(xué) 同濟(jì)醫(yī)學(xué)院附屬同濟(jì)醫(yī)院護(hù)理部，湖北 武漢 430030）

0 引 言

醫(yī)院進(jìn)修教育是醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育中的重要內(nèi)容，是提升臨床醫(yī)務(wù)工作者醫(yī)學(xué)理論水平和業(yè)務(wù)水平的一種醫(yī)學(xué)繼續(xù)教育模式，也是臨床醫(yī)務(wù)工作者更新知識、學(xué)習(xí)新理論的重要途徑。傳統(tǒng)的進(jìn)修申請管理采用人工方法，申請者需要先聯(lián)系工作人員獲取申請表，提交表格以及相關(guān)的證件，然后由醫(yī)院管理人員進(jìn)行審核記錄，最終電話通知通過審核的申請者前來報(bào)名。整套流程冗余復(fù)雜，工作量大，檔案信息采用紙質(zhì)保存，管理效率不高。同時(shí)管理人員為減輕工作量，往往將一段時(shí)間內(nèi)的申請集中處理，申請者與管理員進(jìn)行信息交換沒有統(tǒng)一的途徑，造成了申請者獲取信息滯后，甚至?xí)霈F(xiàn)錯(cuò)過報(bào)道日期的情況。種種原因造成傳統(tǒng)方式只能適用于小規(guī)模進(jìn)修申請管理工作。

當(dāng)前醫(yī)院接收全國范圍內(nèi)進(jìn)修的醫(yī)務(wù)人員，傳統(tǒng)模式面對大量且逐年增加進(jìn)修申請難以為繼。與此同時(shí)信息化管理已經(jīng)深入醫(yī)院管理的各個(gè)層面，信息化程度是評價(jià)一家醫(yī)院服務(wù)水平的重要指標(biāo)。醫(yī)院的信息化建設(shè)對進(jìn)修申請管理工作提出了新的要求，因此建設(shè)一個(gè)信息化系統(tǒng)來取代傳統(tǒng)手工模式管理進(jìn)修申請工作迫在眉睫。

1 進(jìn)修申請管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

1.1 需求分析

設(shè)計(jì)進(jìn)修申請系統(tǒng)的目標(biāo)是打通進(jìn)修申請以及進(jìn)修生信息管理的線上流程，以取代傳統(tǒng)模式，達(dá)到醫(yī)院進(jìn)修申請管理的效率化、信息化、集成化、無紙化。根據(jù)醫(yī)院進(jìn)修申請工作的實(shí)際情況，系統(tǒng)采用基于Web技術(shù)的解決方案，需要滿足以下需求。

1.1.1 全流程線上管理

系統(tǒng)的主要用戶是全國各家醫(yī)院的臨床醫(yī)務(wù)人員，用戶群體大，計(jì)算機(jī)水平參差不齊，要對這些用戶的進(jìn)修申請進(jìn)行信息化的管理，需要從全局的視角出發(fā)考慮，設(shè)計(jì)一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，包含整個(gè)進(jìn)修申請過程中全部流程的系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)進(jìn)修申請的全流程線上管理。

1.1.2 高擴(kuò)展性需求

系統(tǒng)需要根據(jù)實(shí)際使用情況以及管理者的要求對相關(guān)功能進(jìn)行增加或者刪除，并能在后續(xù)使用過程中與其他系統(tǒng)對接，需要系統(tǒng)具有較高的擴(kuò)展性。

1.1.3 跨平臺性需求

隨著以智能手機(jī)為代表的移動(dòng)端設(shè)備的普及，能夠在移動(dòng)端上運(yùn)行，意味著用戶能隨時(shí)隨地打開系統(tǒng)提交申請，不需要專門尋找PC設(shè)備進(jìn)行操作。即符合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的潮流，又能夠提升醫(yī)護(hù)人員的使用系統(tǒng)線上申請的意愿。

1.1.4 易用性需求

系統(tǒng)的目標(biāo)用戶大部分是非計(jì)算機(jī)專業(yè)人員。頁面設(shè)計(jì)需要簡潔、美觀、易用，提示語要細(xì)化全面，幫助用戶方便快捷地完成申請。

1.1.5 可靠性與信息安全需求

醫(yī)院作為一個(gè)特殊的服務(wù)機(jī)構(gòu)，其構(gòu)建的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)容易成為網(wǎng)絡(luò)攻擊的目標(biāo)。系統(tǒng)在搭建過程中應(yīng)充分考慮其對外界攻擊的防御能力，以及被攻擊之后的容災(zāi)與備份恢復(fù)能力。同時(shí)，系統(tǒng)使用過程中需要用戶上傳敏感信息，需對該部分信息進(jìn)行加密、脫敏處理，確保信息安全。

1.1.6 成本控制

系統(tǒng)成本包括制作系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)成本、用戶的使用成本，以及系統(tǒng)運(yùn)行的運(yùn)營維護(hù)成本。專門設(shè)計(jì)一款A(yù)PP來實(shí)現(xiàn)進(jìn)修申請管理，不僅經(jīng)濟(jì)成本較高，用戶也需要下載注冊，因此采用基于Web的解決方案設(shè)計(jì)系統(tǒng)。

1.2 流程分析

系統(tǒng)主要流程包括進(jìn)修申請流程、后臺審核流程、報(bào)到流程，具體流程如圖1所示。

圖1 進(jìn)修申請管理流程

1.2.1 進(jìn)修申請流程

進(jìn)修生使用PC端或者移動(dòng)端進(jìn)入系統(tǒng)發(fā)起進(jìn)修申請，按照要求填寫信息，主要包括身份信息（姓名、身份證號、聯(lián)系電話、郵箱等）、學(xué)歷信息（畢業(yè)院校、畢業(yè)時(shí)間等），工作信息（現(xiàn)工作單位、職稱、執(zhí)業(yè)證書編碼、執(zhí)業(yè)資格證書編碼等）、財(cái)務(wù)信息（用于財(cái)務(wù)報(bào)銷）、進(jìn)修信息（進(jìn)修開始時(shí)間、進(jìn)修時(shí)長、進(jìn)修結(jié)束時(shí)間）、圖片資料上傳（進(jìn)修申請表、執(zhí)業(yè)證、學(xué)位證、身份證、證件照）。

系統(tǒng)對身份信息、學(xué)歷信息、工作信息、財(cái)務(wù)信息、進(jìn)修信息進(jìn)行格式校驗(yàn)，并使用醒目字體及顏色對不合規(guī)格的信息進(jìn)行提醒。對圖片資料則采用示例圖片的方法為進(jìn)修生提供正確樣式。申請?zhí)峤缓?，系統(tǒng)根據(jù)需求科室擬錄取人數(shù)以及已錄取人數(shù)判斷該科室錄取人數(shù)是否已滿，并彈出相關(guān)提示信息。

1.2.2 后臺管理流程

管理人員首次進(jìn)入系統(tǒng)管理后臺，需對系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)配置，例如進(jìn)修科室以及錄取人數(shù)設(shè)置，醫(yī)聯(lián)體醫(yī)院數(shù)據(jù)庫維護(hù)。通過進(jìn)修生信息管理頁面管理人員可以查看進(jìn)修學(xué)員上傳的信息，并進(jìn)行審核。對于審核通過的進(jìn)修學(xué)員，系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)判斷其單位類型是否為合作的醫(yī)聯(lián)體醫(yī)院，管理人員則需要輸入報(bào)道時(shí)間、進(jìn)修費(fèi)用等信息。由于醫(yī)院對合作的醫(yī)聯(lián)體醫(yī)院有費(fèi)用減免政策，管理人員審核完成點(diǎn)擊確認(rèn)提交時(shí)，系統(tǒng)彈出窗口展示單位信息、費(fèi)用信息并提示確認(rèn)信息是否無誤。最后系統(tǒng)生成入學(xué)通知書并通過郵件發(fā)送給進(jìn)修學(xué)員。

1.2.3 報(bào)道流程

學(xué)員通過系統(tǒng)查詢頁面輸入身份證號查詢自己是否通過審核，同時(shí)查詢頁面提醒學(xué)員入學(xué)通知書已發(fā)送到郵箱中。學(xué)員按照入學(xué)通知書中規(guī)定的日期前來醫(yī)院進(jìn)修辦公室報(bào)道，通過掃描現(xiàn)場二維碼，在智能手機(jī)上確認(rèn)申請信息無誤，系統(tǒng)后臺自動(dòng)將報(bào)道狀態(tài)改為已報(bào)到。

1.3 系統(tǒng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)

進(jìn)修申請管理系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器與Web服務(wù)器分離部署，保證數(shù)據(jù)不暴露在外網(wǎng)中，降低數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)。進(jìn)修申請頁面使用HTML+CSS+JavaScript技術(shù)保證頁面穩(wěn)定性，管理后臺頁面使用STL標(biāo)準(zhǔn)模板庫技術(shù)實(shí)現(xiàn)多種功能。系統(tǒng)整體架構(gòu)和技術(shù)架構(gòu)如圖2、圖3所示。

圖2 系統(tǒng)整體架構(gòu)

圖3 技術(shù)架構(gòu)圖

1.3.1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫采用SQLServer 2008數(shù)據(jù)庫，使用關(guān)系數(shù)據(jù)庫模型，數(shù)據(jù)庫的實(shí)體包括申請表（Application）、科室（Department）、畢業(yè)院校（School）、工作單位（Hospital）四張表格。其中Application表是系統(tǒng)的核心數(shù)據(jù)單元，用以存儲用戶在前端填寫的申請信息。其余三張表則作為數(shù)據(jù)字典，為用戶提供相應(yīng)規(guī)范性信息的錄入，為后續(xù)進(jìn)修生發(fā)票管理、結(jié)業(yè)管理提供正確、規(guī)范的數(shù)據(jù)。Department、School、Hospital三個(gè)實(shí)體與Application之間采用一對多關(guān)系。

1.3.2 數(shù)據(jù)傳輸功能

數(shù)據(jù)傳輸功能是系統(tǒng)的核心功能，需要保證數(shù)據(jù)的規(guī)范性、完整性、準(zhǔn)確性、安全性。

數(shù)據(jù)傳輸功能主要由AJAX技術(shù)實(shí)現(xiàn)、AJAX全稱異步JavaScript和XML，是一種在無需重新加載整個(gè)網(wǎng)頁的情況下，能夠更新部分網(wǎng)頁的技術(shù)，使用GET和POST方法調(diào)用相應(yīng)的API接口就能在瀏覽器和服務(wù)器中完成數(shù)據(jù)的獲取以及上傳。在本系統(tǒng)中，進(jìn)修學(xué)員在獲取申請頁面時(shí)，瀏覽器通過GET方法從數(shù)據(jù)庫服務(wù)器中獲取工作單位字典、畢業(yè)院校字典、進(jìn)修科室等數(shù)據(jù)，供進(jìn)修學(xué)員選擇以保證數(shù)據(jù)的規(guī)范性。學(xué)員將數(shù)據(jù)填寫完畢后，在頁面中點(diǎn)擊提交后，瀏覽器則通過POST方法將數(shù)據(jù)傳輸?shù)椒?wù)器端并保存到數(shù)據(jù)庫。同時(shí)，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器實(shí)體獨(dú)立于Web服務(wù)器，二者之間通過醫(yī)院防火墻進(jìn)行加密通信，保證了學(xué)員提交的敏感信息不被泄露。

1.3.3 后臺數(shù)據(jù)管理功能

入學(xué)通知書的生成以及發(fā)送是系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)全流程無紙化的關(guān)鍵步驟。入學(xué)通知書由個(gè)人入學(xué)通知書、單位通知書、入學(xué)注意事項(xiàng)三部分組成。運(yùn)用ASP.NET技術(shù)將學(xué)員姓名、入學(xué)時(shí)間、進(jìn)修時(shí)長、進(jìn)修費(fèi)用等數(shù)據(jù)替換到預(yù)先設(shè)置好的模板文檔中，然后將其轉(zhuǎn)化為PDF文檔并存儲到服務(wù)器中，保證通知書的真實(shí)性、有效性。入學(xué)通知書的則通過服務(wù)端的SMTP郵件服務(wù)發(fā)送到學(xué)員郵箱中，不需要管理人員下載到本地再通過個(gè)人郵箱發(fā)送。同時(shí)，管理后臺還提供進(jìn)修生數(shù)據(jù)的篩查、導(dǎo)出等功能，幫助管理人員對數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔、整理、分析、總結(jié)。

2 系統(tǒng)應(yīng)用效果

系統(tǒng)應(yīng)用界面如圖4所示。

圖4 系統(tǒng)應(yīng)用界面截圖

2.1 提升工作效率

進(jìn)修申請管理系統(tǒng)投入使用4年來，平均每年接收申請信息2 000余條，是傳統(tǒng)模式的4倍左右；管理人員花費(fèi)在單個(gè)進(jìn)修流程中的平均工作時(shí)間由1小時(shí)左右降到10分鐘。降低了管理人員的工作強(qiáng)度，提升了工作效率和管理水平。

2.2 保證信息的準(zhǔn)確性

系統(tǒng)前端申請頁對申請者進(jìn)行文字、圖片提示，對錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)；管理人員對申請信息進(jìn)行審核篩選；錄取學(xué)員報(bào)道時(shí)需在手機(jī)上對個(gè)人信息進(jìn)行核實(shí)；以上三條措施確保了錄入信息的準(zhǔn)確性。

2.3 無紙化檔案管理

整個(gè)流程均在線上完成，管理人員無須打印保存紙質(zhì)檔案，既節(jié)省了辦公用紙，又利用信息化的優(yōu)勢，解決了傳統(tǒng)模式下紙質(zhì)檔案難以整理、保存、查找的問題。

3 結(jié) 論

進(jìn)修申請管理系統(tǒng)的應(yīng)用利用信息化的優(yōu)勢打破了傳統(tǒng)人工模式中的醫(yī)院管理者與進(jìn)修學(xué)員之間的信息藩籬，為雙方提供了便利。然而系統(tǒng)功能停留在申請階段，無法管理學(xué)員在院內(nèi)的工作以及學(xué)習(xí)情況。針對這種情況，系統(tǒng)需要對功能進(jìn)行以下擴(kuò)展以滿足新的應(yīng)用場景下的需求：其一是與醫(yī)院其他系統(tǒng)互聯(lián)互通，例如OA系統(tǒng)以及評分考核模塊，學(xué)員報(bào)到后，系統(tǒng)將學(xué)員信息推送到OA系統(tǒng)中并生成工號，方便學(xué)員在醫(yī)院開展工作。學(xué)員完成院內(nèi)考評后，將考評成績導(dǎo)入到系統(tǒng)中，為進(jìn)修生的結(jié)業(yè)管理以及臨床科室進(jìn)修工作的評估提供依據(jù)；其二是多維度、多形式的數(shù)據(jù)展示功能，目前系統(tǒng)的數(shù)據(jù)報(bào)表主要以Excel表格的形式導(dǎo)出展示，不夠簡潔、直觀，對數(shù)據(jù)采用可視化技術(shù)處理，通過折線圖、柱狀圖、餅狀圖等方式對數(shù)據(jù)進(jìn)行展示，有利于管理者實(shí)時(shí)了解進(jìn)修工作情況。

醫(yī)院進(jìn)修管理工作是醫(yī)院教學(xué)工作的重要組成部分，系統(tǒng)的建設(shè)不能一蹴而就，只有根據(jù)實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)的問題，不斷對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，才能建成一套適應(yīng)自身需求并兼具自身特色的現(xiàn)代化醫(yī)院信息化進(jìn)修管理模式。