央企集中采購管理模式研究與系統(tǒng)實踐

李天星 熊宏智 田曉/中國船舶集團物資有限公司

某央企集團由兩家集團公司戰(zhàn)略重組而成, 具有成員單位多、資金體量大、采購物資品種多的特點, 其采購模式大致經(jīng)歷了三個階段：第一階段是各成員單位分散采購階段；第二階段是成員單位由分散采購向集中采購轉(zhuǎn)變階段；第三階段是建立統(tǒng)一采購平臺, 實行電子化、平臺化的集中采購階段。

某央企集團集中采購遵循“持續(xù)提升采購的集約化、規(guī)范化、信息化、協(xié)同化水平, 實現(xiàn)采購優(yōu)質(zhì)優(yōu)價和全生命周期總成本最低”的指導(dǎo)原則, 已建立起既能適應(yīng)集團內(nèi)部管理要求, 又能契合各成員單位個性化采購需求的采購模式。通過陽光規(guī)范透明的采購方式, 提升了采購工作集團化管控水平, 降低綜合采購成本, 推進“成本工程”, 提高采購信息溝通效率, 控制采購風(fēng)險, 防范廉潔風(fēng)險, 服務(wù)和支撐集團主業(yè)實業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

采購管理模式

某央企集團總部作為管理機構(gòu), 是“規(guī)則的制定者”, 為成員單位搭建統(tǒng)一的電子采購平臺、建立統(tǒng)一的采購標(biāo)準(zhǔn)、制定統(tǒng)一的采購制度、梳理統(tǒng)一的采購流程。其下屬成員單位物資公司為集團集中采購的支撐和執(zhí)行單位。成員單位的采購部門作為“采購的執(zhí)行者”, 是采購活動的具體執(zhí)行單位, 按照集團制定的制度在電子采購平臺完成物資的采購工作。

該集團行業(yè)物資涉及國民經(jīng)濟各類工業(yè)物資品類, 由于用途不同, 對材料、設(shè)備的要求也不盡相同?；谛袠I(yè)特點, 集團制定了“一個制度體系, 兩級集中采購”的物資管理采購管理新體制, 按照“全部（非密）物資采購行為進平臺”的原則, 將采購管理制度、操作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)整合固化到電子商務(wù)平臺。“一個制度體系” 是集團物資采購管理制度體系, 集團制訂下發(fā)了系列文件和方案, 并對成員單位有明確的考核指標(biāo)。“兩級集中采購”是指按照物資類別分為一級集采物資和二級集采物資。一級集采的物資范圍包括集團需要戰(zhàn)略管控且集中采購可以明顯提高綜合效率和效益的物資。二級集采物資指由各成員單位針對本單位未納入一級集采的物資, 參照集團要求確定本單位集中采購物資, 授權(quán)管理權(quán)限內(nèi)的采購執(zhí)行主體組織實施的集中采購。本文主要討論一級集中采購的情況。

在“一個制度體系, 兩級集中采購”的管理體系下, 一級集采采購方式根據(jù)物資類別特點分為戰(zhàn)略采購、詢價采購、競爭性談判采購和網(wǎng)上超市采購。

戰(zhàn)略采購

戰(zhàn)略采購主要用于需要長期穩(wěn)定供應(yīng), 且需要與特定供應(yīng)商當(dāng)面溝通、交流、協(xié)商長期合作的物資, 優(yōu)先采取現(xiàn)場會議方式進行。

詢價采購

詢價采購主要用于貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一, 現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。主要包括兩種采購方式：一次性出價和多次性出價。

競爭性談判采購

競爭性談判采購主要用于技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊, 不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的船用成套設(shè)備類物資。供應(yīng)商完成在線報價后, 物資公司組織專家組對入圍供應(yīng)商進行綜合評價, 就采購物資的執(zhí)行周期、采購數(shù)量、價格條件、付款方式及交貨進度等事項進行多輪談判, 達(dá)成一致意見后形成競爭性談判推薦意見。

網(wǎng)上超市采購

網(wǎng)上超市采購適用于通用性強、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、區(qū)域性差異小或采購需求零散的物資, 這類物資具有計劃性差、品類繁雜、單次訂貨量小、低值易耗等特點, 主要包括辦公用品及辦公設(shè)備、計算機設(shè)備及軟件、勞保和安防用品、生產(chǎn)、維修用消耗材料。

網(wǎng)上超市采購, 下單便捷, 結(jié)算方便, 保障了這類物資供貨和結(jié)算付款及時性。根據(jù)相關(guān)制度, 網(wǎng)上超市上架商品定價標(biāo)準(zhǔn)是：“不高于京東和蘇寧易購平臺的自營價格, 且不高于供應(yīng)商自營平臺的銷售價格?！庇纱? 在集團系統(tǒng)內(nèi)形成了公開透明、快捷便利的采購環(huán)境。

采購系統(tǒng)功能與實踐

某央企集團采購電子商務(wù)平臺系統(tǒng)（以下稱電商平臺）遵循集團中采購制度體系要求, 體現(xiàn)了集中采購的管理思想, 是集中采購實踐的具體載體, 實現(xiàn)了采購的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和信息化。

電商平臺架構(gòu)設(shè)計基于采購過程全流程線上化, 實現(xiàn)了采購全流程的可監(jiān)控可追溯, 主要包括門戶網(wǎng)站子系統(tǒng)、供應(yīng)商管理子系統(tǒng)、采購需求和計劃管理子系統(tǒng)、詢價采購子系統(tǒng)、競價采購子系統(tǒng)、網(wǎng)上超市子系統(tǒng)、廢舊物資處置子系統(tǒng)和運營管控子系統(tǒng)在內(nèi)的9大子系統(tǒng), 1300余個功能點。圖1為電商平臺系統(tǒng)功能圖。

圖1 某央企集團電子商務(wù)平臺基本功能圖

系統(tǒng)模式設(shè)計

系統(tǒng)軟件采用前后端分離的設(shè)計原則, 將前端和后端的代碼技術(shù)上做分離, 實現(xiàn)前后端各司其職, 前端負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)渲染展示, 后端負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)邏輯處理。前后端交互界面清晰, 通過接口和模型交互。后端的接口簡潔明了, 容易維護。前端多渠道集成場景易于實現(xiàn), 后端服務(wù)采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)和模型, 可以支撐前端的PC端和移動APP等訪問。

在功能設(shè)計實現(xiàn)上, 采用“微服務(wù)”架構(gòu), 每種采購方式對應(yīng)一個業(yè)務(wù)系統(tǒng), 每個業(yè)務(wù)系統(tǒng)由多個中心服務(wù)組成的。每個業(yè)務(wù)系統(tǒng)獨立部署, 單個業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)整、升級不影響其他系統(tǒng)。

系統(tǒng)功能

主要采購功能實現(xiàn)

戰(zhàn)略采購、詢價采購和競爭性談判采購的采購主要流程可以歸納為：成員單位發(fā)起采購信息—物資公司進行集中采購—供應(yīng)商報價—物資公司推薦供應(yīng)商—成員單位確認(rèn)—發(fā)布結(jié)果公告。在每種采購模式下, 均有不同的功能設(shè)定以滿足管理要求。圖2為實際業(yè)務(wù)操作界面。

圖2 詢價交易系統(tǒng)功能圖

采購方業(yè)務(wù)人員在電商平臺填寫采購需求后, 經(jīng)后臺審核后在公告欄發(fā)布采購公告, 公告內(nèi)容包括：采購商品的詳細(xì)信息、聯(lián)系人和聯(lián)系方式、報價開始時間和結(jié)束時間等信息。報價開始后, 符合條件的供應(yīng)商可以在規(guī)定的時間內(nèi)參與報價。圖3為實際業(yè)務(wù)詢價公告。

圖3 采購公告

在報價過程中, 含采購方在內(nèi)的任何人不可見價格。到達(dá)截止時間后方示價格, 一定程度上降低價格泄露的風(fēng)險。

報價結(jié)束后, 物資公司選取擬成交的供應(yīng)商推薦給成員單位, 成員單位確認(rèn)推薦結(jié)果后, 系統(tǒng)發(fā)布成交公告, 顯示詢價結(jié)果。圖4為實際業(yè)務(wù)系統(tǒng)成交公告截圖。

圖4 系統(tǒng)成交公告

網(wǎng)上超市采購

某些物資如生產(chǎn)性消耗物料、辦公用品具有計劃性差, 品類繁雜, 單次訂貨量小等特點, 因此該類物資主要通過網(wǎng)上超市采購實現(xiàn), 主要流程與目前主流ToC的電商方式類似, 供應(yīng)商在網(wǎng)上超市上架商品, 成員單位選購后進行支付, 支付完成后供應(yīng)商發(fā)貨。成員單位收到貨物后, 在線確認(rèn)收貨收票。

交易過程中, 貨物流從供應(yīng)商到成員單位, 資金流經(jīng)由網(wǎng)上超市從成員單位到供應(yīng)商, 信息流通過網(wǎng)上超市實現(xiàn)雙向傳遞。圖5為網(wǎng)上超市采購的信息流、資金流、貨物流之間的流轉(zhuǎn)關(guān)系。

圖5 網(wǎng)上超市交易流程圖

效益效果

某央企集團采購管理電子商務(wù)平臺實現(xiàn)如下效果：一是實現(xiàn)了供應(yīng)鏈節(jié)點企業(yè)間的互通互聯(lián), 有效減少了信息不對稱、信息失真造成的浪費, 提升了溝通協(xié)同效率；二是營造了一個規(guī)范、可控、公開、誠信的陽光化交易環(huán)境；三是解決了信息集聚和增值應(yīng)用問題, 實現(xiàn)了所有重要信息在一個平臺上的集聚；四是提高了管理水平, 有效控制采購風(fēng)險。

采購管理歷來多作為企業(yè)價值鏈管理的核心環(huán)節(jié)。通過電商平臺化實現(xiàn)集中采購模式正是控制企業(yè)經(jīng)營成本的有效方法之一。通用電氣前CEO杰克·韋爾奇曾這樣描述過：“采購和銷售是公司唯一能夠‘掙到錢’的部門, 任何其他部門所發(fā)生的錢都算作管理費用?！逼髽I(yè)只有向采購環(huán)節(jié)要效益, 才能從根本上控制經(jīng)營成本。

目前集團型企業(yè)的采購方式都向著集中采購模式進行著轉(zhuǎn)變。集中采購是現(xiàn)代企業(yè)加強供應(yīng)鏈管理的一個主要發(fā)展方向, 采購過程普遍與信息化相融合, 利用信息化手段進一步提高采購效率, 有效整合資源, 降低采購成本, 發(fā)揮規(guī)模采購效益, 提高公司整體效益, 增強盈利能力, 培養(yǎng)核心競爭力?！?/p>