信息化項目管理存在的問題及對策研究
——以南京市規(guī)劃和自然資源局為例

王 晶

(南京市國土資源信息中心，江蘇 南京 210005)

0 引言

隨著信息化技術(shù)不斷飛速發(fā)展，信息化項目以其高效、便捷服務于各行各業(yè)，對政府部門和企事業(yè)單位全方位的管理決策、發(fā)展業(yè)務工作起到了巨大的改變和推動作用。因此，如何管理好信息化項目也被越來越多的部門和單位重視起來。

信息化項目是指以計算機、通信技術(shù)及其他現(xiàn)代信息技術(shù)為主要手段的信息網(wǎng)絡建設、信息應用系統(tǒng)建設、信息資源利用開發(fā)、數(shù)據(jù)更新和利用、信息安全保障等項目[1]。雖然信息化項目能夠提升工作效率，但是如果不能進行有效管理將會造成信息化程度不夠或者過度，導致資源浪費、效率低下等一系列問題。

近年來，南京市規(guī)劃和自然資源局針對信息化項目存在的問題提出了各種對策，對信息化項目的管理采取了一系列有效的措施。本文將對這些對策和措施進行探討。

1 存在問題

1.1 項目建設缺乏統(tǒng)一規(guī)劃

近年來，信息化快速發(fā)展，各個部門、單位都在進行信息化項目的建設。由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和設計，上下級部門之間、同級部門之間都存在著信息化項目交叉、重復的問題；資源、數(shù)據(jù)共享不夠，往往導致數(shù)據(jù)的重復采集、系統(tǒng)重復建設，造成了人力和財力的浪費；沒有做好統(tǒng)一規(guī)劃和設計，造成各系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)格式互不兼容，整合難度大。

1.2 項目過程管理不到位

部分單位對項目過程管理不到位，無法實時掌握項目的進度狀態(tài)，對項目的立項、采購、實施、驗收等關(guān)鍵節(jié)點無法及時監(jiān)督，項目建設進程是否達到預期效果無法掌控，對于過程管理中存在的問題，無法及時發(fā)現(xiàn)和解決，造成項目進度一拖再拖，項目最終建設成效不理想等問題。

1.3 項目材料管理不規(guī)范

項目管理過程中各環(huán)節(jié)會產(chǎn)生各類材料，對于這些材料的規(guī)范與歸集缺乏有效的監(jiān)督和管理手段。

1.4 缺乏信息化項目管理專業(yè)人才

部分單位對于信息化項目管理沒有專人投入，各單位重業(yè)務、輕管理，人員都投入項目建設，而無暇對信息化項目全過程進行認真跟蹤和把控[2]。

2 信息化項目管理的政策依據(jù)

2019年，國辦發(fā)布了《國家政務信息化項目建設管理辦法》(國辦發(fā)【2019】57號)；2020年，江蘇省和南京市分別發(fā)布了《省政府辦公廳關(guān)于印發(fā)江蘇省省級政務信息化項目建設管理辦法的通知》(蘇政辦發(fā)【2021】24號)、《市政府關(guān)于印發(fā)南京市政務信息化項目建設管理辦法的通知》(寧政發(fā)【2020】058號)。上述文件對各級政務信息化項目管理進行了規(guī)范，明確了項目的審批、建設、驗收、績效評估、審計等一系列政務信息化項目管理過程[3]。南京市規(guī)劃和自然資源局參照上述政策文件，針對本局信息化項目的管理出臺了相應的規(guī)定，對于信息化項目普遍存在的問題采取了相應的措施和對策。

3 對策

3.1 規(guī)范信息化項目管理的流程

南京市規(guī)劃和自然資源局首先梳理了信息化項目管理流程(見圖1)，將一個信息化項目分為3個大階段：項目啟動階段、項目建設實施階段、項目驗收考核階段。項目的啟動主要包括項目申請、項目審查、立項、列入年度計劃；項目建設實施主要包括項目采購、合同簽訂、項目實施；項目驗收考核主要包括項目驗收、項目歸檔和項目績效評估。以此流程為基礎(chǔ)，進行了相應的信息化項目管理制度建設和管理系統(tǒng)建設。

圖1 信息化項目管理流程

3.2 加強信息化項目管理制度建設

為規(guī)范南京市規(guī)劃和自然資源局的信息化項目建設管理，明確部門職責，實現(xiàn)信息化項目統(tǒng)一管理、科學建設、高效應用、高質(zhì)量發(fā)展，南京市規(guī)劃和自然資源局根據(jù)有關(guān)政策和本局的工作實際情況，編制了《南京市規(guī)劃和自然資源局信息化項目建設管理辦法》(見圖2)。管理辦法包括組織管理、年度計劃和立項、建設管理、驗收歸檔、監(jiān)督檢查等幾個部分，對信息化項目進行了全過程管理。

圖2 《南京市規(guī)劃和自然資源局信息化項目建設管理辦法》框架

在組織管理上，明確了管理架構(gòu)，由局網(wǎng)信領(lǐng)導小組統(tǒng)一領(lǐng)導，局網(wǎng)信辦牽頭，各部門配合共同完成信息化項目的管理(見圖3)。

圖3 信息化項目組織管理架構(gòu)

在項目計劃和立項上，局網(wǎng)信辦每年按照上級部門要求和年度財務預算開展信息化項目申報，各責任部門按照工作實際和建設條件上報，并由科技發(fā)展處組織計劃審查后，報市大數(shù)據(jù)局立項。凡未列入市局信息化項目建設年度計劃的，原則上不再安排在本年度實施。

在建設管理上，要求各責任部門遵循上級部門有關(guān)要求，按照“誰建設誰負責”的原則，應當嚴格按照項目批復的建設內(nèi)容和投資額度實施項目建設。對項目過程進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，強化管理，對項目的采購、合同簽訂、實施、安全評估都進行了相應的規(guī)定。

在驗收歸檔上，規(guī)定了項目建設完成后要經(jīng)過質(zhì)檢、驗收、歸檔等一系列工作。

在監(jiān)督檢查上，明確了局網(wǎng)信辦要加強對信息化項目的安全監(jiān)督，審計處和財務處要加強項目的審計和資金監(jiān)管，項目責任部門必須接受項目的監(jiān)督檢查，配合做好審計工作，在投入運行后，要主動開展項目績效自評價等工作。

3.3 建設信息化項目管理系統(tǒng)

本文按照《南京市規(guī)劃和自然資源局信息化項目建設管理辦法》以及實際工作需要，建設了南京市規(guī)劃和自然資源局信息化項目管理系統(tǒng)。

根據(jù)信息化項目管理流程，搭建系統(tǒng)架構(gòu)，建設系統(tǒng)功能模塊。信息化項目管理系統(tǒng)建設了項目審批、過程監(jiān)管、查詢統(tǒng)計三大模塊。

項目審批模塊，每年由各部門通過系統(tǒng)報送年度項目計劃，包括項目名稱、建設內(nèi)容、建設目標、總金額、建設方案等內(nèi)容，再由部門負責人初審，科技發(fā)展處進行審批。審批通過的項目進入過程監(jiān)督模塊。

過程監(jiān)管模塊，對于已審批的項目立項后進行進度追蹤，包括項目采購審批、招投標、合同審批、項目報銷、項目建設進度、驗收歸檔等節(jié)點。由項目責任部門定期將項目進展錄入系統(tǒng)。通過過程管理界面，管理者可以清晰地看到項目的進展情況，已完成階段變成綠色，未完成階段依然是紅色。同時，通過過程監(jiān)管模塊收集了項目不同階段，包括需求、立項、審批、實施、驗收等各個階段翔實的項目資料[4]。

查詢統(tǒng)計模塊可以查詢到當前和歷史的信息化項目資料，并且對信息化項目按照各種字段進行了匯總統(tǒng)計。

信息化項目管理系統(tǒng)實現(xiàn)了對信息化項目全過程的監(jiān)督，并為項目管理信息化提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，為領(lǐng)導決策提供了依據(jù)。

3.4 加強信息化項目管理人員的培養(yǎng)

信息化項目發(fā)展速度飛快，這就要求信息化項目管理人員要不斷學習，不僅要熟悉業(yè)務，還要懂管理。在各個業(yè)務部門都設置信息化項目管理人員，負責本部門信息化項目的追蹤和管理，由局網(wǎng)信辦的項目管理人員負責對全局的信息化項目進行管理，并對這些信息化項目管理人員加強政策、業(yè)務、系統(tǒng)使用方面的日常培訓。

4 結(jié)語

南京市規(guī)劃和自然資源局通過梳理信息化項目管理流程、制定信息化項目管理制度、建設項目管理系統(tǒng)、加強信息化項目管理人員的培養(yǎng)等幾項舉措，明確了責任分工，實現(xiàn)了信息化項目的統(tǒng)籌建設、及時跟蹤，實現(xiàn)了信息化項目管理的規(guī)范化和標準化。相信隨著信息化項目管理工作的不斷完善，信息化項目集約建設、信息共享等目標將會進一步實現(xiàn)，真正做到節(jié)約、集約、安全、規(guī)范的發(fā)展。