中國科學院野外臺站檔案管理現(xiàn)狀及完善建議

李 淼 梁 昊 葉 甜 孟理靜 譚明亮 岳 曉 李興娟 李盛楠 楊 萍 潘亞男＊

1 中國科學院 檔案館 北京 1001902 中國科學院遺傳與發(fā)育生物學研究所 北京 1001013 中國科學院西北生態(tài)環(huán)境資源研究院 蘭州 7300004 中國科學院沈陽應用生態(tài)研究所 沈陽 1100165 中國科學院文獻情報中心 北京 1001906 中國科學院 科技促進發(fā)展局 北京 100864

“檔案工作存史資政育人，是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業(yè)”①國家檔案局. 國家檔案局印發(fā)《通知》要求認真學習貫徹習近平總書記對檔案工作重要批示.(2021-07-29). https://www.saac.gov.cn/daj/yaow/202107/4447a48629a74bfba6ae8585fc133162.shtml.。“‘十四五’時期，檔案作為重要信息資源和獨特歷史文化遺產(chǎn)，價值日益凸顯，檔案工作對黨和國家各項事業(yè)的基礎性、支撐性作用更加突出”②國家檔案局. 中辦國辦印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》. (2021-06-08). https://www.saac.gov.cn/daj/yaow/202106/899650c1 b1ec4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml.。如何提升檔案治理效能，更好地支撐、服務科技創(chuàng)新活動，是中國科學院（簡稱“中科院”）檔案工作面臨的重要任務，也是建設現(xiàn)代科研院所的應有之義。

近年來，國家愈加重視對科研檔案特別是科學數(shù)據(jù)、樣品、標本的歸檔及其管理工作。2020年國家檔案局、科學技術部發(fā)布第 15 號令《科學技術研究檔案管理規(guī)定》（以下簡稱“第 15 號令”），對科研檔案管理提出了新的要求，明確歸檔范圍應包括“……科學數(shù)據(jù)；研制的樣機、樣品、標本等的實物及其目錄、圖片等”③國家檔案局 中華人民共和國科學技術部令 第15號. 科學技術研究檔案管理規(guī)定. (2020-09-11). http://www.gov.cn/gongbao/content/2020/content_5565834.htm?ivk_sa=1024320u.；2021年中辦、國辦印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，要求“大力推動科學數(shù)據(jù)與科研檔案協(xié)同管理”②。野外臺站形成的檔案是上述歸檔內(nèi)容的集中體現(xiàn)，因而新時期加強對野外臺站檔案的規(guī)范管理是豐富科研檔案資源體系、解決科研檔案管理突出性問題的重要環(huán)節(jié)。

中科院自建院以來共有 50 余個研究所建立了近 300 個野外臺站，其中國家站 68 個（占國家站總數(shù)的 40.7%），涉及生態(tài)、環(huán)境、農(nóng)業(yè)、海洋、地球物理、天文、空間、金屬腐蝕等研究領域[1]。野外臺站是重要的國家科技創(chuàng)新基地，為科學研究提供了大量、直接、綜合和長期的第一手數(shù)據(jù)和資料，在服務國家和地方農(nóng)業(yè)發(fā)展、生態(tài)建設、環(huán)境治理、資源可持續(xù)利用、災害防治等方面發(fā)揮著重要科技支撐作用。中科院野外臺站分布范圍廣、多處偏遠地區(qū)，臺站隸屬不同的法人單位，依托管理層次不同，臺站規(guī)模大小不一，人員調(diào)整、變化頻繁；新時期野外臺站信息化、智能化水平日益提高，形成的數(shù)據(jù)種類繁多、數(shù)據(jù)量增長迅猛；作為科技支撐平臺，既要滿足越來越多的重點科學研究任務，又要服務于國家重大需求，同時也要服務于地方科技示范需求和部門業(yè)務需求等，這些特征給野外臺站的檔案管理工作提出了更高要求，也給科研檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。為了完善中科院野外臺站檔案管理體系，提高中科院科研檔案管理水平，更好地服務科技創(chuàng)新活動，中科院檔案館牽頭對 50 個院屬單位所屬野外臺站的數(shù)據(jù)、文件形成及其歸檔情況、檔案保管與利用現(xiàn)狀進行了詳實調(diào)研。本文以調(diào)研數(shù)據(jù)為研究基礎，總結分析了中科院野外臺站檔案管理的現(xiàn)狀，對野外臺站檔案管理的突出問題提出了思考與完善建議。

1 中科院野外臺站檔案管理現(xiàn)狀與問題

本次調(diào)研采取問卷調(diào)查與訪談兩種方式相結合。收回有效問卷 153 份，受訪者所在單位涉及50個院屬單位（野外臺站依托單位）、137 個野外臺站（表 1、表 2），重點訪談野外臺站及相關管理部門 5 個，涉及的野外臺站范圍廣、類型全，調(diào)研人員含野外臺站管理人員（站長、副站長、駐站管理人員和科研人員等）及其依托單位檔案部門人員，填報數(shù)據(jù)具有可信度，因而能夠反映出中科院野外臺站檔案管理的基本情況。

表1 調(diào)研野外臺站的構成情況Table 1 Composition of investigated CAS field stations

表2 調(diào)研野外臺站的所屬研究領域情況Table 2 Research fields of investigated CAS field stations

1.1 中科院野外臺站檔案管理現(xiàn)狀

（1）具有較完善的檔案管理體制，保障野外臺站檔案工作開展與檔案資源建設。中科院檔案工作堅持院所兩級分級負責、統(tǒng)分結合的管理體制。中科院辦公廳是全院檔案工作的主管部門，中科院檔案館受辦公廳委托，履行全院檔案工作行政管理和業(yè)務建設職能，并依法集中保管院屬單位具有永久保存價值的檔案；院屬單位設置綜合檔案室、配備專職檔案人員，歸口管理本單位各類檔案工作，要求對單位內(nèi)各野外臺站的檔案和檔案工作實行集中統(tǒng)一管理；野外臺站的主管部門及各臺站應配備兼職檔案人員，負責歸檔工作。這種自上而下的檔案管理體制，較好地保證了野外臺站的檔案工作開展和檔案資源管護。從對 50 個院屬單位綜合檔案室的調(diào)研反饋情況看（圖 1），多數(shù)單位能夠對野外臺站形成的文書檔案、科研課題檔案、基建檔案、儀器設備檔案等進行集中統(tǒng)一管理。

圖1 中科院50個院屬單位野外臺站檔案集中統(tǒng)一管理現(xiàn)狀（按單位數(shù)量統(tǒng)計）Figure 1 Current situation of centralized and unified management of field station archives of 50 CAS affiliated institutions (counted by number of institutions)

（2）具有相應的檔案管理制度依據(jù)，指導野外臺站檔案管理。中科院歷來重視野外臺站檔案的管理，從 1964年制定全院科技檔案管理制度起，一直將野外臺站形成的相關數(shù)據(jù)、文件納入歸檔范圍（表 3）。從調(diào)研情況看，77% 的國家級野外臺站的管理制度中明確了文件歸檔或數(shù)據(jù)歸檔的要求，甚至部分野外臺站制定了專門的檔案管理制度。新時期，《中國科學院“十四五”檔案工作發(fā)展規(guī)劃》中更明確提出要“規(guī)范并加強野外臺站建檔工作”。這些制度和規(guī)劃為野外臺站檔案資源規(guī)范管理提供了重要依據(jù)和保障。

表3 中科院野外臺站檔案管理相關制度沿革Table 3 List of main regulations for archives management of CAS field stations

（3）歸檔保存了較豐富的野外臺站檔案，形成了特色鮮明的專題檔案資源。野外臺站是開展野外觀測、試驗、研究和示范的科研平臺，在科學發(fā)展和滿足國家戰(zhàn)略需求方面具有重要的地位和不可替代的作用，其形成的觀測監(jiān)測數(shù)據(jù)、樣品、標本等是不可重復、不可再生的基礎科技資源。野外臺站檔案是野外臺站在管理、科研等各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，囊括了文書、科研、基建、設備、聲像等各門類檔案內(nèi)容，其中野外臺站形成的科研檔案中既有常規(guī)的科研課題（項目）檔案，又包含上述觀測監(jiān)測數(shù)據(jù)、樣品標本等特色檔案內(nèi)容。據(jù)初步統(tǒng)計，中科院檔案館館藏有 200 余個野外臺站的相關檔案內(nèi)容，是國內(nèi)任何一家檔案館所無法企及的。從觀測數(shù)據(jù)、樣品標本目錄檔案看，由于 20 世紀 90年代前多采用紙質(zhì)記錄形式，因而大量的觀測數(shù)據(jù)、樣品標本目錄已歸檔并已移交到中科院檔案館保存，館藏最早的觀測數(shù)據(jù)可追溯到 1912年徐家匯、佘山天文臺形成的氣象觀測記錄，最早的標本目錄為鐘觀光先生所著的植物標本目錄。中科院成立最早的生態(tài)站——寧夏沙坡頭沙漠生態(tài)系統(tǒng)國家野外科學觀測研究站（以下簡稱“沙坡頭站”），歸檔保存了綜合事務管理、科研課題、動植物標本、土壤樣品等豐富的檔案資源，通過檔案真實、全面地記錄了該站近 70年的發(fā)展歷程（圖 2）。同時中科院檔案館還保存有重要科研成果檔案（圖 3）、臺站發(fā)展歷史檔案，以及相關科學家（如高魯、劉慎諤、張鈺哲等）的檔案（見封三），這些檔案一方面真實記錄和反映了野外臺站的發(fā)展歷史和科研歷程，是重要的科技文化遺產(chǎn)；一方面蘊藏了較全面、系統(tǒng)的原始的科學數(shù)據(jù)資源，是中科院重要的基礎科技資源。

圖2 沙坡頭站紙質(zhì)檔案與實物檔案Figure 2 Paper archives and physical archives of Shapotou Desert Research and Experiment Station

圖3 天山冰川觀測試驗站科研檔案——照片記錄烏魯木齊河源1號冰川60年變遷Figure 3 Scientific research archives of Tianshan Glaciological Station—Photos record changes of Glacier No.1 at headwater of Urumqi River

1.2 野外臺站檔案管理的問題

1.2.1 野外臺站檔案處于多頭分散管理狀態(tài)

野外臺站是國家基礎科技資源的重要來源，從調(diào)研情況看，其產(chǎn)生的科學數(shù)據(jù)、樣品標本、檔案等資源目前分屬不同的管理主體，且各自形成了相對獨立的管理體系（表 4）。這一多頭管理的現(xiàn)狀明顯與我國檔案法律法規(guī)“集中統(tǒng)一管理”的要求，以及第15號令將“科學數(shù)據(jù)、樣品、標本等”納入科研檔案歸檔范圍的規(guī)定不符。

表4 中科院野外臺站管理主體情況Table 4 Management subjects of CAS field stations

從對 50 個院屬單位檔案部門的調(diào)研反饋情況看（圖 4），觀測監(jiān)測數(shù)據(jù)、樣品標本基本由野外臺站自行保管，未納入歸檔范圍和檔案部門管理范疇；常規(guī)檔案門類管理方面，超過 30% 的單位對野外臺站的文書、科研課題、基建、設備等檔案尚未進行集中統(tǒng)一管理，78% 的單位未對野外臺站的聲像檔案（包括照片、音頻、視頻檔案）進行集中統(tǒng)一管理；仍有部分單位的野外臺站文件、數(shù)據(jù)分散保存在其他相關部門或個人手中。

圖4 中科院野外臺站各類檔案集中統(tǒng)一管理情況（按單位數(shù)量統(tǒng)計）Figure 4 Centralized and unified management of various archives of CAS field stations

野外臺站檔案資源分散管理的狀況會給臺站管理和科學研究工作帶來弊端。根據(jù)中科院檔案館館藏檔案梳理，建立于20世紀50年代的某臺站因缺少早期成立的相關文件，其歷史沿革無法完整記錄；某些臺站因未歸檔保存早期的觀測、科考數(shù)據(jù)和底片造成資源丟失，嚴重影響基礎數(shù)據(jù)長期積累和科研工作的延續(xù)性?！皺n案不全、甚至沒有檔案，就會影響出成果、出人才”④1987年，中科院召開科技檔案工作會議，時任中科院副院長孫鴻烈出席會議并講話。

1.2.2 缺乏針對性的檔案管理制度體系和約束機制

中科院自 20 世紀 80年代開始籌建野外臺站網(wǎng)絡，先后建立了中國生態(tài)系統(tǒng)研究網(wǎng)絡（CERN）、高寒區(qū)地表過程與環(huán)境觀測研究網(wǎng)絡（HORN）、日地空間環(huán)境觀測研究網(wǎng)絡（STERN）、近海海洋環(huán)境觀測研究網(wǎng)絡（OMORN）等 4 個綜合觀測研究網(wǎng)絡和 6 個專項觀測網(wǎng)絡。其中 CERN 是生態(tài)系統(tǒng)領域國家野外站的主體，主導、引領了我國生態(tài)系統(tǒng)領域國家野外站建設、發(fā)展的方向；CERN 在國際上是與美國長期生態(tài)研究網(wǎng)絡（LTER Network）、英國環(huán)境變化網(wǎng)絡（ECN）齊名的世界三大國家級生態(tài)網(wǎng)絡之一，具有重要影響力，在野外站網(wǎng)絡化建設過程中，野外臺站的規(guī)范化管理水平不斷提升[1]。但是，中科院野外臺站的檔案管理工作一直未引起各級管理層的重視，目前仍處于相對落后的狀態(tài)。相較于野外臺站網(wǎng)絡近年來的迅猛發(fā)展，特別是在野外臺站網(wǎng)絡體制機制和規(guī)范制度日益建立、健全，管理體制和運行機制逐步完善，建制化優(yōu)勢和網(wǎng)絡化特征突出的背景下，作為管理工作的一個重要方面，野外臺站的檔案管理近年來卻存在被弱化的問題，其中檔案制度體系不健全、缺少有效的約束機制是重要表現(xiàn)。

從中科院層面看，野外臺站的檔案管理缺乏頂層設計，缺少制度體系設計和有效管理機制。針對野外臺站檔案管理的特殊性、復雜性問題，當前缺少對檔案管理職責體系、歸檔范圍、共享利用和安全管理等方面的具體規(guī)定和要求，現(xiàn)有制度體系中沒有針對野外臺站檔案管理的專門性制度。現(xiàn)行的《中國科學院科研課題檔案建檔規(guī)范》僅對納入課題研究范圍的觀測、調(diào)查考察的資料要求歸檔保存，而對于未納入課題研究范疇的系統(tǒng)的、長期觀測的原始記錄則缺少規(guī)定，因而造成這部分重要資源游離于檔案之外。在《關于規(guī)范我院野外站網(wǎng)絡的通知》《中國科學院野外臺站國有資產(chǎn)管理辦法》等制度及野外臺站驗收考評的標準規(guī)范中，缺少對文件、數(shù)據(jù)歸檔及檔案管理的要求，缺少對野外臺站檔案管理的有效考核和約束機制。

從研究所、野外臺站層面看，缺少切實可行的臺站檔案管理制度和相關要求。從調(diào)研情況看，55 個野外臺站（占調(diào)研總數(shù) 40%）未在相關管理制度中明確規(guī)定“歸檔”或“檔案管理”的要求。同時各級野外臺站的檔案管理制度呈現(xiàn)分化態(tài)勢（表 5），國家站管理雖然相對規(guī)范，但未明確歸檔或檔案管理要求的仍占 22.82%；院級站、所級站未明確歸檔或檔案管理要求的占 50% 以上；室/組級站管理相對隨意，各野外臺站缺少歸檔或檔案管理要求。

表5 調(diào)研野外臺站檔案管理制度情況Table 5 Archive management regulations of investigated field stations

1.2.3 野外臺站缺少必要的檔案保管設施及條件

野外臺站大都位于遠離研究所的偏遠野外區(qū)域，且站點分布分散，檔案管理相對獨立，異地管理難度很大。從調(diào)研情況看，規(guī)模普遍較?。?0 人以下臺站占比 60.8%），野外臺站的運行經(jīng)費有限，因而檔案保管的基礎設施建設不足、保管條件欠缺，檔案存在蟲蛀、高溫、高濕等安全隱患；所級站、室/組級站多因階段性工作而設立，其變動、撤銷情況時有發(fā)生，機構與人員變動過程中存在檔案丟失的安全風險；從內(nèi)設管理部門看，僅有 17.6% 的臺站設有管理部門，負責綜合性事務工作，73.9% 的臺站配備了相關管理崗位人員（如數(shù)據(jù)管理、設備管理等），多由科研人員兼任，各野外臺站均未設立檔案部門或配備專兼職檔案人員，檔案專業(yè)管理能力明顯欠缺。

野外臺站檔案是國家和中科院的寶貴財富和信息資源，檔案安全保管需要配置適宜的庫房、必要的設施設備。但從調(diào)研現(xiàn)狀看，目前多數(shù)野外臺站檔案管理經(jīng)費投入有限，暫時不能配置獨立的檔案保管庫房、設置檔案部門或配備專職檔案人員，不具備獨立承擔檔案安全保管的條件和能力，野外臺站各類檔案資源需要由其依托單位的檔案部門集中統(tǒng)一管理。

1.2.4 野外臺站部分重要檔案資源處于失存狀態(tài)

野外臺站圍繞“長期觀測、科學研究、示范應用、開放服務”的目標和定位開展工作。根據(jù)調(diào)研情況，野外臺站主要形成長期觀測數(shù)據(jù)、行政管理性文件、研究成果文件等 8 個方面的資源內(nèi)容（圖 5），應納入相應檔案門類的歸檔范圍。但從管理現(xiàn)狀看，每一類資源的構成體系、具體的歸檔范圍等缺少相應標準規(guī)范要求，各野外臺站歸檔及管理情況差異很大。

圖5 調(diào)研野外臺站資源構成情況Figure 5 Resources composition of investigated field stations注：該內(nèi)容調(diào)研問卷設計為多選題，選項百分比＝該選項被選擇次數(shù)÷有效答卷份數(shù)，所以對于多選題百分比相加可能超過100%The survey questionnaire of this content is designed to be multi topic, and the percentage of options = the number of times this option is selected ÷ the number of valid answers, so the sum of the percentage of multi topic may exceed 100%

在野外臺站的核心檔案資源——數(shù)據(jù)管理方面，國家、中科院及院屬單位對數(shù)據(jù)質(zhì)量審核、數(shù)據(jù)匯交制度等都有相對成熟的規(guī)范和要求，但各野外臺站匯交管理狀況不盡相同，不同級別臺站差異較大（表 6）。國家站、院級站基本能做到規(guī)范化管理，絕大部分數(shù)據(jù)都通過野外站網(wǎng)絡數(shù)據(jù)中心進行匯交、運維和管理，并長期保存；而所級站、室/組級站則多散存在站長、副站長或相關個人手中，這部分數(shù)據(jù)資源面臨著人員變動、機構撤并等問題，極有可能帶來數(shù)據(jù)缺失或散落的風險，對于野外臺站自主管理和處置的數(shù)據(jù)，如自主監(jiān)測及野外調(diào)查記錄、樣品標本采集原始記錄、站務管理數(shù)據(jù)、中間計算數(shù)據(jù)等，從長期保存的角度，這部分資源面臨著失存風險和安全隱患。

表6 調(diào)研野外臺站的數(shù)據(jù)資源匯交與管理情況Table 6 Data collection and management of investigated field stations

在對樣品標本的管理方面，根據(jù)調(diào)研問卷統(tǒng)計，68 個野外臺站未建立樣品庫、標本館或相關管理場所，一部分樣品、標本等實物處于無專人管理的狀態(tài)；在樣品標本等實物歸檔意識方面，有 31.37% 的問卷認為僅歸檔目錄數(shù)據(jù)即可，不必進行實物歸檔保存，甚至個別臺站人員認為實物及目錄都不必歸檔保存，這明顯與第 15 號令管理要求相悖。

1.2.5 野外臺站檔案管理自動化、信息化水平較低

在野外臺站電子檔案資源管理方面，存在著海量數(shù)據(jù)歸檔難、存儲難的問題。近年來，野外臺站科研與管理自動化水平不斷提升，結合衛(wèi)星遙感、無人機、激光雷達等新技術開展多維多時空自動化監(jiān)測，獲取了大范圍、多尺度、系統(tǒng)化、標準化的高頻次、高精度數(shù)據(jù)，部分數(shù)據(jù)達到海量級別。根據(jù)調(diào)研問卷統(tǒng)計（表 7），野外臺站存量數(shù)據(jù)日益增多，增量數(shù)據(jù)增速加快，科學數(shù)據(jù)體量較大，如某觀象臺每年數(shù)據(jù)量將達到 PB 級別，給數(shù)據(jù)自動收集、長期存儲和共享利用等工作帶來了挑戰(zhàn)。野外臺站的信息化要求同步推進檔案信息化建設，但從 50 個野外臺站依托單位的調(diào)研情況下，38 個單位（占比 76%）暫未研發(fā)或購置檔案管理系統(tǒng)和存儲設備，48 個單位（占比 96%）尚未開發(fā)歸檔接口、不能實現(xiàn)各類資源在線歸檔和管理。

表7 調(diào)研野外臺站數(shù)據(jù)存量及增量情況統(tǒng)計表Table 7 Statistics of data stock and increment of investigated field stations

在野外臺站檔案資源共享利用方面，存在著科研利用需求旺盛與臺站檔案資源開發(fā)不足的矛盾。從研究人員對臺站信息的利用需求看（圖 6），觀測監(jiān)測數(shù)據(jù)、樣品標本資源、研究成果文件的需求排在首要位置，這些重要資源部分保存在檔案館（室）中，而從檔案資源的開發(fā)利用層面看，檔案部門尚未有效開發(fā)這些原始記錄，未開展檔案的數(shù)據(jù)化工作，未建立相關專題數(shù)據(jù)庫。面對野外臺站“從定性描述性研究到定量、模型模擬、生態(tài)過程的精細化描述和預測研究的升級”[2]，檔案部門和人員尚不具備對館室藏資源整合、組織和深度挖掘的能力，相關工作有待全面推進。

圖6 調(diào)研野外臺站各類資源利用需求情況Figure 6 Use demand of various resources of investigated field stations*注：該內(nèi)容調(diào)研問卷設計為排序題，選項平均綜合得分＝（∑ 頻數(shù)×權值）/本題填寫人次，它反映了選項的綜合排名情況，得分越高表示綜合排序越靠前The content questionnaire is designed as a ranking question, and the average comprehensive score of the options =（ ∑ frequency × weight) / the number of people who fill in this question, which reflects the comprehensive ranking of options. The higher the score, the higher the comprehensive ranking

2 野外臺站檔案建設與管理建議

2.1 將檔案納入院科技資源體系，加強多元主體的協(xié)同管理

從科研檔案管理的理論看，早在 20 世紀末，加拿大著名檔案學家 Terry Cook 提出“一些電子文件，如天氣、行星和環(huán)境數(shù)據(jù)，顯然具有重要的檔案價值，但卻不能接收進館……這種文件只能由其形成者通過與檔案機構的合作關系加以保存”[3]，我國檔案管理專家提出了科學數(shù)據(jù)與科研檔案協(xié)同管理的框架與路徑[4,5]，不斷總結探索檔案協(xié)同管理的經(jīng)驗與規(guī)律。從科研檔案管理實踐看，美國國家檔案與文件管理署（NARA）作為美國唯一的聯(lián)邦政府級檔案機構，明確要求：觀測數(shù)據(jù)宜由擁有必要專業(yè)知識的科學數(shù)據(jù)中心持續(xù)維護，NARA 人員對數(shù)據(jù)中心的相關政策進行審查，并確定具有長期科學價值的數(shù)據(jù)鑒定標準；要求樣品、樣本由研究人員作為項目記錄處理，研究機構要對其加以規(guī)范管理⑤National Archives and Records Administration (NARA). Appraisal Policy of the National Archives. (2007-09-20). https://www.archives.gov/records-mgmt/scheduling/appraisal?_ga=2.90006683.1080862192.1644389517-803561134.1644389517.。美國國家航空航天局、地質(zhì)調(diào)查局等在 NARA 指導下制定了本機構文件保管期限表⑥National Aeronautics and Space Administration(NASA). NASA Records Retention Schedules. (2021-10-15). https://nodis3.gsfc.nasa.gov/NPR_attachments/NRRS_1441.1.pdf. U.S. Geological Survey (USGS). Records Disposition Schedules. https://www.usgs.gov/survey-manual/records-disposition-schedules.，規(guī)定了移交 NARA 及其所屬聯(lián)邦文件中心保管的文件范圍（其中包含永久保存數(shù)據(jù)的移交規(guī)定），同時在其相關政策指令⑦中提出與 NARA 等開展實體共享。英國洛桑試驗站早期形成的觀測記錄、樣品記錄已全部電子化并保存在其電子檔案館（Electronic Rothamsted Archive）進行管理[6]。國內(nèi)的全國地質(zhì)資料館⑧全國地質(zhì)資料館. 國家地質(zhì)資料數(shù)據(jù)中心建設總體方案. (2020-06-21). https://mp.weixin.qq.com/s/fbCwIrgkTzaLpHTjc8zrpQ.、國家海洋檔案館⑨海洋檔案. 海洋信息化路上的工匠精神. (2019-05-24). https://mp.weixin.qq.com/s/fbCwIrgkTzaLpHTjc8zrpQ.積極推進檔案數(shù)據(jù)化，在科學數(shù)據(jù)管理和利用中檔案發(fā)揮了重要作用。由此可見，科研檔案已經(jīng)融入科技資源體系，協(xié)同管理、共建共享是野外臺站檔案科學、規(guī)范管理的必然選擇。

基于本次調(diào)研情況，中科院檔案館室藏中包含大量記錄本底信息和基礎科學數(shù)據(jù)的檔案，同時在野外臺站檔案、科學數(shù)據(jù)、標本樣品等各類資源管理方面存在交叉和重復建設的問題，因而有必要將檔案管理納入中科院科技資源體系中，在科技資源的整體框架下，加強各主體的協(xié)同管理。各管理主體需以國家科技資源共建共享為出發(fā)點，基于各自資源與管理的特色，加強資源互補互通，從組織、制度、機制等方面加強協(xié)同管理。

結合國內(nèi)外協(xié)同管理的理論與實踐，中科院應重點加強兩方面工作：①院層面：將檔案納入中科院科技資源體系，加強主管業(yè)務局中科院科技促進發(fā)展局、野外臺站數(shù)據(jù)/資源管理中心（平臺）與中科院辦公廳（中科院檔案館）等在政策標準制定、管理體系構建、資源歸屬與流向、資源開放共享與長期保存等方面的溝通與合作，加強政策指導的一致性，避免多頭分散管理，特別要明確檔案館（室）、數(shù)據(jù)中心、野外臺站等不同資源管理主體的定位，避免資源重復建設，要將檔案管理納入國家站、院級站的考評、驗收工作，加強資源共建共享，共同開發(fā)高質(zhì)量數(shù)據(jù)產(chǎn)品。②研究所層面：要加強野外臺站管理主體職能、業(yè)務流程的整合和優(yōu)化，構建合理的管理網(wǎng)絡和資源保管體系，要將歸檔工作納入到野外臺站各項管理制度和業(yè)務工作流程，實現(xiàn)檔案與各業(yè)務工作同步管理；檔案部門要加強業(yè)務指導和監(jiān)管，實現(xiàn)野外臺站各類檔案資源的集中統(tǒng)一管理。③ 野外臺站層面：要加強人力資源協(xié)同，重視檔案資源收集和管理，按要求完成歸檔工作。

2.2 構建門類齊全、結構合理的野外臺站檔案資源體系，逐步建立資源共建機制

構建一個門類齊全、結構合理的野外臺站檔案資源體系，是中科院野外臺站檔案工作的基石，它決定著檔案服務科技管理和創(chuàng)新活動的廣度和深度，是全面記錄臺站發(fā)展歷史的主要任務，是科研院所治理能力建設的基本保障。中科院檔案部門（檔案館、綜合檔案室）作為檔案管理的責任主體，應將野外臺站檔案納入全宗檔案范疇，加強野外臺站檔案資源與其他各類檔案資源的關聯(lián)和集成。對于保存在院所級數(shù)據(jù)中心、野外臺站、植物園、標本館的相應科學數(shù)據(jù)、樣品、標本等要納入檔案資源體系，發(fā)揮檔案部門監(jiān)管職能，依托數(shù)字檔案館室平臺建設，實現(xiàn)野外臺站各類檔案資源的集中統(tǒng)一管理。

基于對野外臺站產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、文件的調(diào)研結果分析和中科院檔案資源體系的現(xiàn)狀，依據(jù)國家、中科院相關檔案法規(guī)制度的要求，建議構建如下覆蓋野外臺站各項活動、突出野外臺站定位與目標的檔案資源體系框架（表 8）。

在上述檔案資源體系的構建過程中，檔案部門應與野外臺站、數(shù)據(jù)中心等機構建立共建機制，對于無法直接歸檔的數(shù)據(jù)、標本、樣品等資源要加強協(xié)同管理，保證這部分具有檔案屬性和永久保存價值的資源能夠得到安全、規(guī)范管理，通過集約化建設塑造發(fā)展新優(yōu)勢，具體可從 2 個方面著手。

（1）對于長期觀測、監(jiān)測文件和數(shù)據(jù)的歸檔與管理。其中科研人員人工觀測、監(jiān)測及分析產(chǎn)生的記錄表、記錄本、分析表等文件應定期歸檔，由檔案部門集中統(tǒng)一管理，“任何個人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有”⑩《中華人民共和國檔案法》第三章第十四條規(guī)定. https://www.saac.gov.cn/daj/falv/202006/79ca4f151fde470c996bec0d50601505.shtml。對于設備自動觀測、采集形成的大批量數(shù)據(jù)和整理后的數(shù)據(jù)集，可按目前管理方式由院所數(shù)據(jù)中心、野外臺站集中管理，檔案部門要建立監(jiān)管機制，對保管機構的相關制度標準進行審查，加強對數(shù)據(jù)集的元數(shù)據(jù)管理，建立“一個中央目錄以確?？稍L問”⑦，保障檔案資源可控、可追溯。對于管理不善或擬撤并的數(shù)據(jù)中心、野外臺站的數(shù)據(jù)，院所主管部門應及時鑒定評估，“按照規(guī)定向有關單位或者檔案館移交檔案”11《中華人民共和國檔案法》第三章第十六條規(guī)定. https://www.saac.gov.cn/daj/falv/202006/79ca4f151fde470c996bec0d50601505.shtml。

（2）對于樣品、標本等實物的歸檔與管理。① 樣品、標本等采集、整理時形成的記錄表、統(tǒng)計表、分析表等原始記錄，以及實物檔案目錄，應定期歸檔并由檔案部門集中管理；② 樣品、標本等管理過程中形成的數(shù)據(jù)集，可按目前管理方式由院所標本館、信息中心、野外臺站規(guī)范管理，檔案部門通過監(jiān)管的模式進行管理；③ 對實物本身的管理，可保持管理現(xiàn)狀，對于管理不善或擬撤并的實物保管機構，院所主管部門應及時鑒定評估，將實物檔案移交相關機構或檔案部門管理。

1.3 加強野外臺站檔案資源的開發(fā)與共享利用，有效支撐科技管理和創(chuàng)新活動

野外臺站檔案資源具有鮮明的內(nèi)容特色，檔案部門應深入分析野外臺站檔案資源的特點和科研工作需求，圍繞科研項目、觀測監(jiān)測數(shù)據(jù)、機構、人員、時間、地點 6 方面主題深化檔案元數(shù)據(jù)標引，建立野外臺站檔案資源組織模型（圖 7），為野外臺站檔案內(nèi)容深度挖掘和共享利用奠定基礎。

圖7 中科院野外臺站檔案資源組織模型Figure 7 Organization model of archives resources of CAS field stations

基于上述檔案資源組織模型，圍繞科研和管理人員對野外臺站信息的利用需求，現(xiàn)階段檔案部門應重點加強 3 個方面的檔案資源開發(fā)與共享利用。

（1）要建立基礎觀測監(jiān)測檔案專題數(shù)據(jù)庫，有效開發(fā)野外臺站早期基礎數(shù)據(jù)記錄，形成與數(shù)據(jù)中心數(shù)據(jù)集的銜接。要在紙質(zhì)檔案數(shù)字化和檔案目錄基礎上對數(shù)據(jù)內(nèi)容深度標引，進一步完善采集的數(shù)據(jù)要素、時空信息等內(nèi)容，為全面了解和深度開發(fā)早期基礎數(shù)據(jù)資源提供支撐。要加強與院所數(shù)據(jù)中心、資源中心等機構的合作，探索由專業(yè)研究人員負責早期檔案的數(shù)據(jù)化工作，形成規(guī)范的可共享的數(shù)據(jù)集，建立檔案專題數(shù)據(jù)庫，并逐步納入院開放共享科技資源體系，實現(xiàn)多平臺集成管理與服務。

架框系體源資案檔站臺外野院科 8 中表Table 8 Framework of archives resource system of CAS field stations據(jù)依度制圍范檔歸的件文、據(jù)數(shù)成形站臺外野類門案檔規(guī)限期管》保范案）》（DA/T 2）》規(guī)檔》范檔書范文）規(guī)》規(guī)規(guī)建》范令 第8號檔定第15號范理檔案范和規(guī)令管建檔）規(guī)圍建理部案備目檔案管術檔設項建檔局檔案技題器設案歸案書檔學課度儀建檔料檔文4）究科究制研本像材家院研、研的科基2015〕176 號聲件國學術局術到院院〔院文關》（科技案技學學字學國學檔學表1提科科辦科機科家科中國國發(fā)國①《 定中②《 （ZKY/B002-①《國 （②《文中中科中③《（ZKY/B002-4）《（《（ZKY/B002-5）科始成，原集；的件等據(jù)等果獨文本數(shù)片成單等錄和底研，準記錄、科中標、記片要案、表的照重檔范錄析的；像規(guī)記分成片聲務括和形底入業(yè)包理動、放；的，整活片先件發(fā)據(jù)過等行大照優(yōu)文制數(shù)經(jīng)集執(zhí)重的可等，、集，據(jù)圍、本件度件錄據(jù)集數(shù)范議標文制文）記數(shù)據(jù)、檔會品等理等中測和數(shù)錄歸要樣頻管理案監(jiān)錄和記的重；視、管檔測記錄究定開片音障目題觀的記研規(guī)召底、）保項課的析始察院織、片理勤、研期分原觀科組片底管后劃科長和的、中；照、行；、計入、理成表按等的片進件理、放的整形析：片成照件文管結先中分案底形等施總件統(tǒng)過察、檔、作的條并設、文行優(yōu)系經(jīng)考表的片工本理撤礎劃等執(zhí)應的等查計成照等標管構基規(guī)議圍據(jù)象告調(diào)統(tǒng)形的察品案機、作會范數(shù)現(xiàn)報等、目成考樣檔，費工或檔類然析境表項形查、像設經(jīng)務動歸各自分環(huán)錄件設等調(diào)察聲建、業(yè)活的的對、、記文建查、考按，、員站流定析：表源的件的件本檢測查號址人臺交規(guī)分據(jù)析資成文造文基、監(jiān)調(diào)見選站：外院、數(shù)分：形件關改關的察測、互站臺件對科集和、據(jù)集文相、相建視觀測的）臺：文、中采件表數(shù)采關的護的擴導、監(jiān)案案：件類務按要文計和物相置維設和領究測檔檔件文理服：需測統(tǒng)件實的購、建建外研片文類管放案究監(jiān)；文等制備用統(tǒng)改內(nèi)題。觀研照革理務開檔研、集察本研設使系、院課等的科照沿管業(yè)、題題測據(jù)考標備器備測建：：片量與參史政研傳課課研：觀數(shù)期和、、設儀設觀類類底批立新容理研、：建站品器要器要內(nèi)2 行1 歷3 科宣普1 科注（2 長錄查記3 調(diào)4 樣1 儀2 重3 儀4 重臺1 管2 科片注，照（類（案備目案案書案檔設項檔檔文檔研器案建案片頻科儀檔基檔照音科技檔案聲像檔案）案檔片照照參容內(nèi)（案檔頻視）》定15號規(guī)第理令管部案技檔科究、研局術案技檔學家科國《（物實等本標、本樣、品樣案檔物實

（2）以時間為線，圍繞科研項目、人員、事件等主題形成野外臺站發(fā)展歷史檔案專題庫和專題展覽，為臺站歷史研究和傳承科學家精神服務?；谝巴馀_站網(wǎng)站普遍缺少歷史沿革內(nèi)容的現(xiàn)狀，急需以檔案為憑證，清晰回溯野外臺站的發(fā)展歷史及各階段科研成就，展示為野外臺站建設奉獻的重要人物，真實反映中科院野外臺站開放共享、網(wǎng)絡化建設等重要里程碑事件?？v觀中科院野外臺站的發(fā)展歷程，它培養(yǎng)造就了眾多杰出的科學家，他們堅守在野外科研一線，親赴雪域高原、沙漠戈壁、深山老林等遠離城市、條件艱苦的野外長期開展試驗，產(chǎn)生了很多可歌可泣的典型人物和事跡，在現(xiàn)階段開展“傳承老科學家精神”的重要時期，有必要通過豐富的野外臺站檔案資源展示這些科學家不為名利、忍耐寂寞、勇于創(chuàng)新的精神風貌，將一代又一代野外臺站的科學精神傳承下去。

（3）面向科研管理決策和科研創(chuàng)新工作，構建科研檔案知識圖譜，提供檔案知識服務。要深入分析科研工作需求，基于科研檔案特征與館室藏檔案資源基礎，分析挖掘科研項目、科研成果、科研人員、科研團隊、基礎數(shù)據(jù)等知識單元并構建多維度關聯(lián)，形成多學科交叉、各類資源整合的科研檔案知識圖譜和可視化展示，喚醒檔案這座“沉睡的寶藏”，為中科院科技創(chuàng)新提供檔案知識服務。