疫情防控下醫(yī)院被服智能化管理思考與探索

沈 劍

智能化被服管理，是指通過PC機(jī)、系統(tǒng)、規(guī)則的組合形成一套能學(xué)習(xí)、能思考、能表達(dá)的模式對(duì)被服進(jìn)行現(xiàn)代化管理，達(dá)到節(jié)能增效的目的。

1 被服智能化管理的意義

1.1 政策的解讀

面對(duì)新冠肺炎疫情，實(shí)行新冠“動(dòng)態(tài)清零”的防疫政策[1]。即在暫時(shí)無法消滅病毒，也無法徹底阻止感染發(fā)生的情況下，對(duì)疫情采取發(fā)現(xiàn)一起，撲滅一起。清零則是表達(dá)對(duì)疫情的控制、疾病的控制、病毒的消滅。堅(jiān)持“動(dòng)態(tài)清零”的總方針不動(dòng)搖，最大限度保護(hù)人民生命健康和社會(huì)經(jīng)濟(jì)正常發(fā)展。防疫工作還在持續(xù)，如何快速發(fā)現(xiàn)疫情、快速撲滅疫情，如何通過被服智能化管理[2]節(jié)省更多資源去保障更大的需求，是對(duì)工作的新要求。

1.2 流程的梳理

醫(yī)院是由分工不同的多部門協(xié)同工作的機(jī)構(gòu)。每個(gè)部門的健康運(yùn)轉(zhuǎn)都可以給醫(yī)院提供運(yùn)行的動(dòng)力。被服管理[3]隸屬后勤部門，是容易被人忽視的重要崗位，其保障醫(yī)院所有職工和患者的被服供給和替換。關(guān)聯(lián)的部門有很多，被服采辦需要財(cái)務(wù)部門審批和資金發(fā)放；被服的發(fā)放、運(yùn)送、回收、清洗等崗位職工需要人力資源部統(tǒng)一聘用和管理；被服管理的考核由行政部負(fù)責(zé)。每個(gè)部門的管理?xiàng)l例不相同，每個(gè)部門的在崗時(shí)間也不相同，彼此之間沒有隸屬關(guān)系，容易形成管理的混亂、流程審批的繁瑣、資源的浪費(fèi)等現(xiàn)象。

1.3 控制管理成本

被服管理的成本由以下幾方面組成：被服的采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)成本、洗滌消殺的成本、各崗位的人力。被服每天的使用量又很大，如何避免浪費(fèi)是降低成本的關(guān)鍵。智能化管理通過對(duì)流程的梳理、部門的整合、數(shù)據(jù)的分享，可有效更正錯(cuò)誤、精化流程、提高效率、開源節(jié)流。高效的工作提高了患者的滿意和認(rèn)可，為防疫工作賦能。

1.4 提升管理能力

高效管理是優(yōu)質(zhì)服務(wù)的保障。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，群眾對(duì)服務(wù)意識(shí)的提升也在促進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的改革與進(jìn)步。智能化的被服管理促使后勤管理的升級(jí)。簡(jiǎn)潔流程、減少開支、高效的工作結(jié)果是后勤管理能力的提升，更加符合醫(yī)院智能化的需求。

2 被服智能化管理的概念及目標(biāo)

2.1 被服智能化管理的概念

被服可以解釋為床上鋪蓋的用品和身上穿著的衣服。被服是患者治療時(shí)必需的生活用品，同時(shí)也涵蓋護(hù)理人員和醫(yī)生的職業(yè)裝。常見的6 件套有被單、被罩、枕套、護(hù)士帽、白大褂、病人衣褲。每個(gè)季節(jié)和不同科室的不同崗位略有長(zhǎng)短、顏色、薄厚等變化。智能管理是一種擬人化表述，比喻這套系統(tǒng)會(huì)像人一樣去思考、去判斷、去總結(jié)管理的過程。但管理不是簡(jiǎn)單地考慮如何節(jié)省資源，同時(shí)也要關(guān)心成果。高效率與成果往往是不能成正比，例如不計(jì)效率的投入資源，所得的成果也許更多，但這必然帶來資源的浪費(fèi)。智能化系統(tǒng)通過記錄分析運(yùn)行中的各組數(shù)據(jù)，去運(yùn)算判斷，總結(jié)得出最佳方案，實(shí)現(xiàn)效率與成果的最佳比例輸出，用最小的成本換取最大成果[4]。在以往的管理中，這個(gè)最優(yōu)化平衡是需要多年的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)和機(jī)構(gòu)不惜成本的試錯(cuò)換來的。現(xiàn)在智能化系統(tǒng)通過智慧的學(xué)習(xí)和比人腦更快的運(yùn)算能力就可以得到高優(yōu)質(zhì)信息輸出，這也是現(xiàn)代信息化醫(yī)療機(jī)構(gòu)的魅力所在[5]。

2.2 被服智能化管理的目標(biāo)

被服智能化是在現(xiàn)有管理基礎(chǔ)上的升級(jí)。把被服倉(cāng)儲(chǔ)、轉(zhuǎn)運(yùn)、分發(fā)、回收、銷毀等復(fù)雜的管理實(shí)現(xiàn)流程的精細(xì)化、透明化，使其對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行讀取和分析，及時(shí)排查可能存在的隱患并提出預(yù)警。把管理數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)部、人力部、物資采購(gòu)部共享，達(dá)到流程自動(dòng)化、預(yù)算和成本可控化，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存?zhèn)溆脭?shù)與銷毀數(shù)的動(dòng)態(tài)平衡。

3 被服智能化管理的技術(shù)應(yīng)用與成效

3.1 被服智能化管理的相關(guān)技術(shù)

3.1.1 高頻無線識(shí)別技術(shù)（RFID）

高頻RFID（Radio Frequency Identification）是一種自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，通過無線射頻[6]方式進(jìn)行無線雙向數(shù)據(jù)通信，利用無線射頻方式對(duì)記錄媒體（電子標(biāo)簽或射頻卡）進(jìn)行讀寫，從而達(dá)到數(shù)據(jù)交換和識(shí)別目標(biāo)的目的。從使用效果來講，RFID在信息存儲(chǔ)量、更新資料實(shí)時(shí)性、工作效率、使用壽命、安全穩(wěn)定性等都具有優(yōu)勢(shì)。RFID 可以在減少成本的前提下，更便利地對(duì)現(xiàn)有資料更新，讓工作輕松便捷。RFID 技術(shù)依靠PC 機(jī)等進(jìn)行信息存儲(chǔ)，存儲(chǔ)量高達(dá)數(shù)兆字節(jié)，可存儲(chǔ)信息量大，保證順利完成工作。RFID 技術(shù)解決了以往信息讀取的不便捷，實(shí)現(xiàn)了識(shí)別的效果，提升了工作效率。而RFID 同時(shí)擁有密碼保護(hù)，具有較高安全性、不易偽造的優(yōu)點(diǎn)。將所有被服植入電子標(biāo)簽即可管理。被服標(biāo)簽信息包含被服編號(hào)、所屬科室、應(yīng)用時(shí)季、尺碼、顏色、領(lǐng)用次數(shù)、洗滌次數(shù)等，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新并存儲(chǔ)。

3.1.2 被服倉(cāng)儲(chǔ)管理

管理想要事半功倍，需要去發(fā)現(xiàn)能夠提高效率的規(guī)律。一個(gè)倉(cāng)房里常用的被服品類可能連20%都不到，卻常在80%不常用的被服品類中，而造成混亂?？梢园驯环譃閮深悾撼Ｓ妙?，如被褥、病服、馬甲、床單被罩等，放置原則為放在近、低處，方便拿取和盤庫(kù)；不常用類，如醫(yī)生的長(zhǎng)短褲、枕芯枕套、粉色衣褲、兒童病服等，放置原則為遠(yuǎn)處、高處，可每半年盤庫(kù)一次，提高使用效率。

3.1.3 智能化管理OA 辦公系統(tǒng)

使用OA 辦公系統(tǒng)[7]對(duì)被服管理的全流程進(jìn)行SIPOC 建模[8]，聯(lián)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)工作流程自動(dòng)化。見表1。

表1 SIPOC 工作流程示意

以科室病服替換的工作為例，它的參與者S為科室保潔員；輸入的信息I 為時(shí)間、地點(diǎn)、病服數(shù)量類別和需要的運(yùn)輸工具；過程P 為運(yùn)送、更換、清洗；輸出O 為獲得新的病服；顧客C 為患者。

3.1.4 醫(yī)院資源計(jì)劃運(yùn)用（Hospital Resource Planning）系統(tǒng)

HRP 的概念來自企業(yè)資源計(jì)劃[9]（Enterprise Resource Planning），借鑒其管理方式和思想研發(fā)出符合醫(yī)院數(shù)字化管理要求的醫(yī)院資源管理系統(tǒng)。系統(tǒng)融合了醫(yī)院現(xiàn)有的硬件資源和軟件資源，實(shí)現(xiàn)資源高效統(tǒng)一的管理、數(shù)據(jù)信息的聯(lián)通、共享。做到科學(xué)規(guī)范地管理醫(yī)院資源，是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)創(chuàng)新發(fā)展的重要戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。促進(jìn)醫(yī)院提升服務(wù)觀、整體觀、社會(huì)觀、價(jià)值觀，推動(dòng)醫(yī)院技術(shù)、體制、管理的創(chuàng)新。HRP 管理是對(duì)合理流程應(yīng)用的扁平化模式[10]，讓醫(yī)院實(shí)現(xiàn)管理的可視化、績(jī)效成本預(yù)算的科學(xué)化。

3.2 被服智能化管理運(yùn)用的成效

對(duì)被服倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)節(jié)的分析優(yōu)化，理清了倉(cāng)儲(chǔ)要點(diǎn)和重心。減少不常用被服的儲(chǔ)備量，財(cái)務(wù)庫(kù)存資金支出降低了15 個(gè)百分點(diǎn)。倉(cāng)儲(chǔ)布局重新定義后，保管員平均找齊一份被服領(lǐng)用清單所用時(shí)間減少了10 分鐘。分類法有效提高了工作效率和被服周轉(zhuǎn)率，工作強(qiáng)度減小的同時(shí)縮減了財(cái)務(wù)支出。

RFID 技術(shù)引用，解決了被服出入庫(kù)工作費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、易出錯(cuò)的問題。高頻讀卡器可同時(shí)讀取多個(gè)電子標(biāo)簽并記錄存儲(chǔ)數(shù)據(jù)。如被服的庫(kù)存數(shù)據(jù)、領(lǐng)取數(shù)量和使用去向、每天清洗量和平均洗滌時(shí)間等眾多數(shù)據(jù)。庫(kù)存為采購(gòu)計(jì)劃提供數(shù)據(jù)支撐，保證了備用量與使用量的動(dòng)態(tài)平衡[12]；流轉(zhuǎn)路徑的數(shù)據(jù)化也降低了遺失率和損壞率；平均洗滌次數(shù)也可作為被服品質(zhì)的一個(gè)指標(biāo)。

SIPOC 辦公流程的建立使工作更輕松、更標(biāo)準(zhǔn)。工作效率提升30%，同比人力資源需求下降了10%。系統(tǒng)針對(duì)輸入信息和步驟，調(diào)節(jié)資源和優(yōu)化步驟。例如：每個(gè)科室換洗的被服數(shù)量不同，距離洗滌中心的距離也不同，系統(tǒng)分析提供的數(shù)據(jù)給出需要的收納車數(shù)量，或建議設(shè)置一個(gè)小型集散中心進(jìn)行高效中轉(zhuǎn)，提高資源利用效率[13]。

HRP 系統(tǒng)的運(yùn)用，壓縮了管理層次、提升了工作效能。操作層與決策層之間的機(jī)構(gòu)盡可能優(yōu)化，讓決策權(quán)延伸到最前線，信息在彼此間快速傳遞交流。摒棄了以往金字塔狀冗員多、層次重疊、組織機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)效率低下的問題。高速的信息流讓決策更快地傳達(dá)執(zhí)行。以被服領(lǐng)用為例：科室列領(lǐng)用清單，報(bào)科室主管審批，主管審批后轉(zhuǎn)后勤部，后勤主管審批后，轉(zhuǎn)向主管副院長(zhǎng)，副院長(zhǎng)審批后轉(zhuǎn)院長(zhǎng)。流程冗余，審批層級(jí)多。HRP 系統(tǒng)整合后，科室直接呈報(bào)后勤主管和院長(zhǎng)，院長(zhǎng)決策后直接轉(zhuǎn)達(dá)后勤主管和科室，科室到后勤領(lǐng)用。信息的垂直互通傳達(dá)[14]使工作效率增高。

4 討論

被服的使用伴隨著患者的所有治療時(shí)間，被服的管理直接影響著患者的滿意度。在治療中病人對(duì)衛(wèi)生的要求會(huì)更嚴(yán)苛，被服及時(shí)地更換、清洗、消毒是醫(yī)院優(yōu)秀管理能力的體現(xiàn)，是高質(zhì)量服務(wù)理念的體現(xiàn)。患者對(duì)被服這類貼身衣物的安全要求升高，被服的需求量指數(shù)增高。本研究開展的被服智能化管理工作，主要通過倉(cāng)儲(chǔ)的優(yōu)化、高科技設(shè)備的引入、先進(jìn)數(shù)字化辦公系統(tǒng)的組合應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院被服管理工作的智能化。從過程可知，精煉流程和縮減職能，也是人力資源的優(yōu)化。對(duì)于優(yōu)化下崗的職工，建議培訓(xùn)新技能適應(yīng)新崗位，同時(shí)現(xiàn)代化辦公對(duì)崗位學(xué)識(shí)和專業(yè)技能的要求均有提升，對(duì)人力資源部的崗位招聘也有一定影響。從效果上來看，被服智能化管理具有減輕職工的工作強(qiáng)度、減少庫(kù)存需求金的支出、降低遺失率和破損率、優(yōu)化工作流程、精簡(jiǎn)職能層級(jí)、提高工作效率等諸多優(yōu)點(diǎn)。后勤被服管理只是醫(yī)院管理體系中一個(gè)縮影，可預(yù)測(cè)建設(shè)智能化的醫(yī)療管理系統(tǒng)，是提升醫(yī)院收治能力和高品質(zhì)服務(wù)的探索方向，同時(shí)也契合國(guó)家醫(yī)療信息化的精神。