精細(xì)化管理在檔案管理中的應(yīng)用

陳黎云

（慈溪市人民醫(yī)院 浙江慈溪 315300）

醫(yī)院若想獲得持久性的進(jìn)步及發(fā)展，就絕不可忽略檔案管理工作的展開(kāi)，因?yàn)闄n案不僅可對(duì)于醫(yī)院的相關(guān)經(jīng)營(yíng)及生產(chǎn)情況實(shí)施有效的記錄，也能夠作為醫(yī)院進(jìn)步及發(fā)展的重要依據(jù)，因此，若是產(chǎn)生了檔案遺失的狀況，無(wú)疑會(huì)影響到醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，所以，務(wù)必要采用有效性的管理方式來(lái)對(duì)檔案實(shí)施有效的管理。而通過(guò)運(yùn)用精細(xì)化的管理方式，既能夠保障檔案內(nèi)容的完整性，也有助于推動(dòng)醫(yī)院的良好發(fā)展。

1 精細(xì)化管理在檔案管理中的應(yīng)用重要性

精細(xì)化管理模式的實(shí)施可對(duì)于檔案管理工作的開(kāi)展起到顯著的推動(dòng)效用，然而，若想實(shí)現(xiàn)對(duì)精細(xì)化檔案管理方式的深入運(yùn)用，則需以文化為重要的導(dǎo)向，需確保醫(yī)院內(nèi)部的價(jià)值觀及思想等方面能夠處于和諧統(tǒng)一的狀態(tài)，從而有助于確保精細(xì)化檔案管理的充分完善。除此之外，醫(yī)院在實(shí)施文化建設(shè)的過(guò)程之中，也應(yīng)注意到人員素質(zhì)方面的問(wèn)題，要?jiǎng)?chuàng)造出積極向上的工作環(huán)境，使得每名員工均可在此種氛圍之下更感知到自身所具備的價(jià)值，將檔案管理工作的展開(kāi)當(dāng)作是自身的重要責(zé)任，并且也可在較大程度上保障其在展開(kāi)檔案管理工作時(shí)能夠更好地利用精細(xì)化管理方式，做到持續(xù)性提高自身的整體素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)將精細(xì)化管理理念和思想結(jié)合至平日的管理工作之中，保障醫(yī)院內(nèi)部的高凝聚力，從而為醫(yī)院的長(zhǎng)足性進(jìn)步作好鋪墊［1］。

檔案精細(xì)化管理還有助于促進(jìn)醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展。在當(dāng)前的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，醫(yī)院如果想取得顯著的發(fā)展成效，不僅要重視效益的提升，也需注重實(shí)施有效的內(nèi)部管理，善于運(yùn)用精細(xì)化管理的方式。而這對(duì)于檔案管理工作的展開(kāi)來(lái)說(shuō)也是一樣的，因?yàn)樵卺t(yī)院的檔案之中，會(huì)包含著醫(yī)院的各種文件和資料內(nèi)容，所以，若是未能保證檔案管理的質(zhì)量，就會(huì)致使醫(yī)院在往后的發(fā)展之中缺失重要的依據(jù)。因而，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，務(wù)必要注重運(yùn)用精細(xì)化的管理方式來(lái)實(shí)施檔案管理，切實(shí)防范檔案內(nèi)容不完整狀況的發(fā)生，進(jìn)而也有助于推動(dòng)醫(yī)院自身經(jīng)濟(jì)效益的顯著提高，從而為醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展夯實(shí)一定的基礎(chǔ)。

在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，因主要依靠人力完成工作所以，工作人員的工作主動(dòng)性和態(tài)度等均會(huì)對(duì)于精細(xì)化檔案管理成效產(chǎn)生直接的影響，在此情況下，應(yīng)制定檔案精細(xì)化管理制度，以此來(lái)對(duì)于工作人員在具體工作之中的行為產(chǎn)生約束作用，這樣更有助于保障管理效率的迅速提升。而對(duì)于醫(yī)院的管理者來(lái)說(shuō)，也需善于通過(guò)運(yùn)用精細(xì)化管理制度，切實(shí)增強(qiáng)相應(yīng)人員在實(shí)際工作之中的熱情及主動(dòng)性，當(dāng)然，也須明確的是，對(duì)于此制度的制訂，不但要結(jié)合檔案管理工作展開(kāi)的具體要求，也要切實(shí)確定好崗位的職責(zé)，這樣才可保障檔案管理制度的落實(shí)效果得以體現(xiàn)［2］。

2 精細(xì)化管理在檔案管理中的應(yīng)用難點(diǎn)

精細(xì)化管理在檔案管理之中的應(yīng)用也存在著相關(guān)難點(diǎn)問(wèn)題，主要體現(xiàn)在下述內(nèi)容之中。

其一，粗細(xì)未分。醫(yī)院所具備的檔案資源尤為多，用作確保符合于運(yùn)營(yíng)時(shí)的相關(guān)要求，而在檔案資源不斷增多的情況下，在實(shí)施檔案精細(xì)化管理時(shí)，則會(huì)發(fā)現(xiàn)所產(chǎn)生的實(shí)效性未能達(dá)成預(yù)期要求，這通常是由于檔案內(nèi)容過(guò)多，與相應(yīng)部門(mén)之間所進(jìn)行的聯(lián)動(dòng)有所缺失，在管理的過(guò)程之中，粗細(xì)未分，進(jìn)而無(wú)疑會(huì)對(duì)檔案精細(xì)化管理的效果產(chǎn)生消極的影響。

其二，基礎(chǔ)較差。對(duì)于檔案管理工作的展開(kāi)來(lái)說(shuō)，其有著一定的歷史性，強(qiáng)調(diào)與醫(yī)院管理過(guò)程步伐一致，在此情況之下，則要求醫(yī)院夯實(shí)好精細(xì)化管理的基礎(chǔ)，防范產(chǎn)生責(zé)任制難以貫徹的情況，或是出現(xiàn)管理混亂的狀況。但以現(xiàn)階段的情況來(lái)看，在此方面的基礎(chǔ)較為薄弱，對(duì)于細(xì)節(jié)內(nèi)容的注重程度也有待提高，這會(huì)對(duì)檔案管理的效果產(chǎn)生削弱的作用。

其三，文化缺失。在展開(kāi)精細(xì)化管理工作時(shí)，強(qiáng)調(diào)實(shí)施文化管理，有助于提高醫(yī)院自身的軟實(shí)力。但現(xiàn)階段在展開(kāi)檔案精細(xì)化管理工作時(shí)，發(fā)現(xiàn)在文化建設(shè)方面有所缺失，因而會(huì)影響到精細(xì)化管理工作的開(kāi)展質(zhì)量［3］。

3 精細(xì)化管理在檔案管理中的應(yīng)用方式

3.1 突出檔案精細(xì)化管理重點(diǎn)

在進(jìn)行檔案管理時(shí)，能夠發(fā)現(xiàn)其中所涉及的內(nèi)容非常多，而若想充分展現(xiàn)出檔案管理的作用，則應(yīng)突出檔案精細(xì)化管理的重點(diǎn)。對(duì)此，將在下述層面加以探析。

首先，應(yīng)完善檔案精細(xì)化管理體系。對(duì)于檔案來(lái)說(shuō)，其為醫(yī)院之中不可缺失的資產(chǎn)，唯有對(duì)其實(shí)施充分、合理的整合及有效的收集，才可更好地達(dá)成精細(xì)化管理工作的開(kāi)展目的。應(yīng)設(shè)置配套的精細(xì)化管理章程，在查詢(xún)、保密、借閱等方面制度的促進(jìn)之下，保證精細(xì)化管理工作的落實(shí)效果，保障檔案管理的質(zhì)量。

其次，對(duì)于檔案內(nèi)容來(lái)說(shuō)，務(wù)必要確保其具備完整性、精準(zhǔn)性及合規(guī)性，要結(jié)合具體的要求，對(duì)劣質(zhì)資源加以清除。在檔案整合的環(huán)節(jié)之中，保障資源統(tǒng)籌的效果，并且還應(yīng)對(duì)相應(yīng)的管理章程加以規(guī)范，確保在實(shí)施檔案精細(xì)化管理的過(guò)程之中不產(chǎn)生疏漏問(wèn)題，這樣也能夠提高檔案管理的可靠性，防范檔案受損的狀況。

最后，對(duì)于不同部門(mén)在實(shí)施精細(xì)化管理時(shí)的關(guān)鍵點(diǎn)也應(yīng)多加了解。在實(shí)施檔案精細(xì)化管理時(shí)，不但要結(jié)合于不同部門(mén)在展開(kāi)檔案管理工作時(shí)的具體需求，對(duì)于精細(xì)化管理方式進(jìn)行完善和優(yōu)化，保障部門(mén)之間的有效聯(lián)動(dòng)，還應(yīng)確保檔案和運(yùn)營(yíng)實(shí)況之間的有效對(duì)接，及時(shí)清理掉無(wú)價(jià)值的檔案內(nèi)容，確保檔案精細(xì)化管理工作的展開(kāi)更加體現(xiàn)出其的作用。

3.2 扎實(shí)檔案精細(xì)化管理基礎(chǔ)

要想保障精細(xì)化管理在當(dāng)前檔案管理之中的應(yīng)用效果，還務(wù)必要重視扎實(shí)檔案精細(xì)化管理的基礎(chǔ)。對(duì)此，一方面，應(yīng)構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理平臺(tái)，扎實(shí)數(shù)字化管理的重要基礎(chǔ)，能夠運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)及大數(shù)據(jù)等相關(guān)技術(shù)，來(lái)提升檔案精細(xì)化管理工作的開(kāi)展成效，對(duì)于數(shù)字化的檔案資源來(lái)說(shuō)，還能夠?qū)崿F(xiàn)充分的共享及迅速的傳輸，并且有助于把控好檔案管理期間的成本支出。另一方面，應(yīng)確定好檔案精細(xì)化管理的具體目標(biāo)，要結(jié)合精細(xì)化管理期間的重點(diǎn)問(wèn)題和薄弱之處，充分落實(shí)好“細(xì)”的要求，促進(jìn)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，以便更為夯實(shí)管理的基礎(chǔ)。除此之外，還應(yīng)細(xì)化好相關(guān)的流程，在運(yùn)用精細(xì)化管理方式之后，強(qiáng)調(diào)根據(jù)檔案管理的真實(shí)情況，對(duì)相關(guān)流程加以細(xì)化，并結(jié)合具體的流程內(nèi)容，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行一定的精簡(jiǎn)，要做到有效開(kāi)展相關(guān)的檔案活動(dòng)，還需利用好信息化方式來(lái)加以充分執(zhí)行，確保檔案精細(xì)化管理的相關(guān)流程和最終所產(chǎn)生的成效均十分明確，避免在實(shí)施管理時(shí)產(chǎn)生流于形式的狀況。再者，還務(wù)必要做到細(xì)查執(zhí)行。為確保檔案管理精細(xì)化制度的充分執(zhí)行，則應(yīng)構(gòu)建出有效的監(jiān)管體系，保障歸檔工作能夠充分落實(shí)，監(jiān)督相應(yīng)人員準(zhǔn)時(shí)提交好檔案，并根據(jù)精細(xì)化管理的主要要求，保證在展開(kāi)具體工作時(shí)，能夠有明確的責(zé)任劃分，保障在實(shí)施檔案精細(xì)化管理時(shí)，可在第一時(shí)間了解到所產(chǎn)生的問(wèn)題，而后迅速地解除問(wèn)題，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)在解除問(wèn)題的同時(shí)，更為保障檔案精細(xì)化管理工作的變通性及靈活性的展開(kāi)［4］。

3.3 健全檔案精細(xì)化管理制度

在實(shí)施檔案管理時(shí)，發(fā)現(xiàn)其有著明顯的特殊性，所以務(wù)必要結(jié)合檔案管理的主要特點(diǎn)和實(shí)際需求等方面，進(jìn)行合理的歸類(lèi)，例如，醫(yī)院檔案管理，務(wù)必要制定出管理的專(zhuān)欄，并基于對(duì)檔案特點(diǎn)的了解來(lái)對(duì)檔案內(nèi)容加以分類(lèi)，并且還需要求相關(guān)人員對(duì)此類(lèi)檔案內(nèi)容實(shí)施專(zhuān)項(xiàng)搜集。再者，也務(wù)必要把控好檔案的內(nèi)容，若是對(duì)于檔案的提交時(shí)間及格式等方面存在要求，則務(wù)必要加以滿(mǎn)足。另外，還應(yīng)對(duì)當(dāng)前檔案資料的管理成效等方面實(shí)施綜合性、有效性的評(píng)估，構(gòu)建出相適宜的評(píng)估體系，對(duì)于各個(gè)檔案所具備的價(jià)值及其中內(nèi)容的真實(shí)與否實(shí)施有效性的評(píng)估，建設(shè)系統(tǒng)性的檔案指標(biāo)體系，并結(jié)合檔案的實(shí)際價(jià)值，對(duì)于人員的“業(yè)績(jī)”加以判斷。

3.4 提高檔案管理人員的技能

近些年，我國(guó)已邁入信息化時(shí)代，若能夠充分利用好信息化的檔案管理模式，就更有助于保障精細(xì)化管理思想的切實(shí)貫徹。在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，一方面，要針對(duì)信息化管理的主要特點(diǎn)，主要是應(yīng)用節(jié)點(diǎn)傳播等重要的形式，對(duì)于相應(yīng)特點(diǎn)的形成加以探析，而后設(shè)計(jì)出更具可行性的檔案管理方案，從而推動(dòng)檔案精細(xì)化管理工作的合理性展開(kāi)。另一方面，還應(yīng)針對(duì)信息化管理的主要特點(diǎn)來(lái)確定好崗位責(zé)任，在人員的專(zhuān)業(yè)技能提升方面上，也應(yīng)充分落實(shí)好精細(xì)化的要求，確保符合檔案管理工作開(kāi)展對(duì)人員技能方面的需求。為在最大程度上保障醫(yī)院精細(xì)化管理工作的開(kāi)展效果，醫(yī)院也要對(duì)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)技能加以大力的培養(yǎng)。例如，醫(yī)院可運(yùn)用專(zhuān)職培養(yǎng)的形式，先對(duì)管理人員展開(kāi)一定的測(cè)試，以此來(lái)了解管理人員所具備的管理水平，而后再結(jié)合管理人員的具體情況來(lái)有的放矢地展開(kāi)技能培訓(xùn)工作，確保檔案管理人員在實(shí)際的檔案管理工作之中能夠切實(shí)凸顯出自身所具備的相關(guān)技能，以期最終能真正提高醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展效果。

3.5 營(yíng)造檔案精細(xì)化管理的文化氛圍

在實(shí)施檔案精細(xì)化管理時(shí)，營(yíng)造出良好的文化氣氛也是非常重要的。對(duì)此，一方面，應(yīng)形成良好的檔案精細(xì)化管理認(rèn)識(shí)，對(duì)于精細(xì)化管理的重要觀念實(shí)施大力的宣傳，確保在文化的建設(shè)之中能夠?qū)⒕?xì)化管理當(dāng)作是關(guān)鍵的組成要素，要和相應(yīng)人員的具體行為和思想等方面加以聯(lián)系，提高檔案管理工作開(kāi)展的軟實(shí)力。另一方面，應(yīng)善于利用文字及影音內(nèi)容等對(duì)醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行記錄，并將此當(dāng)作是實(shí)施文化建設(shè)的重要端口，創(chuàng)造出良好的管理形象，并且推動(dòng)醫(yī)院文化的發(fā)展，對(duì)醫(yī)院中的資源實(shí)施有效的配置。另外，還應(yīng)根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展史，對(duì)檔案精細(xì)化管理展開(kāi)充分的宣傳，增強(qiáng)員工的歸屬感及自豪感，實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化及文化管理兩者的有效結(jié)合，在最大程度上防范在展開(kāi)檔案信息化管理工作時(shí)存在的消極阻礙。除此之外，應(yīng)推動(dòng)精細(xì)化管理理念的不斷完善，在具備良好的管理理念之后，在開(kāi)展檔案精細(xì)化管理工作時(shí)，也能夠更加保障開(kāi)展方向的正確性，更好地提高檔案管理工作開(kāi)展的有效性。對(duì)此，則可結(jié)合檔案管理的具體情況來(lái)完善相應(yīng)的理念，并且還應(yīng)將管理理念的完善及發(fā)展融合到平日的管理工作之中，也應(yīng)持續(xù)提升相關(guān)人員的綜合素養(yǎng)，保障其在工作實(shí)踐之中能夠勇于承擔(dān)責(zé)任、敢于進(jìn)行創(chuàng)新和改革［5-6］。再者，也應(yīng)重視引入監(jiān)管、激勵(lì)和考核機(jī)制等，以此為重要的基礎(chǔ)，使得相關(guān)人員能夠?qū)W習(xí)和掌握到更好的管理技能，促使管理人員在此方面的知識(shí)基礎(chǔ)更為扎實(shí)，增強(qiáng)相關(guān)人員在工作之中的創(chuàng)新意識(shí)及能力，在不斷的創(chuàng)新之中，推動(dòng)檔案精細(xì)化管理工作的更好開(kāi)展。此外，也能夠使相關(guān)人員結(jié)合檔案精細(xì)化管理工作的具體要求，針對(duì)性地開(kāi)展檔案管理工作，保障精細(xì)化管理方式能夠在當(dāng)前的檔案管理中更好地展現(xiàn)出其應(yīng)用價(jià)值。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在當(dāng)前的檔案管理中，切實(shí)應(yīng)用精細(xì)化管理方式已成為當(dāng)前許多醫(yī)院在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)的一種迫切追求，也為重要的要求之一。因此，在新時(shí)期之下，務(wù)必要將精細(xì)化管理模式充分運(yùn)用到檔案管理工作中，要通過(guò)突出檔案精細(xì)化管理的重點(diǎn)、扎實(shí)其基礎(chǔ)、健全其制度，以及提升人員的技能水平等諸多方式，來(lái)切實(shí)保障精細(xì)化管理模式的應(yīng)用效果，最終也能夠充分提高檔案管理工作的開(kāi)展質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院自身的快速發(fā)展。