大型國(guó)有企業(yè)協(xié)同辦公管理平臺(tái)的建設(shè)與應(yīng)用

甘德英

（中核建中核燃料元件有限公司，四川 宜賓 644000）

隨著協(xié)同管理的理念逐漸深入人心，為建立高效協(xié)同的運(yùn)營(yíng)管理模式，提升管理能力，以人和組織為基礎(chǔ)的協(xié)同辦公自動(dòng)化受到越來(lái)越多的企事業(yè)單位關(guān)注[1]。公司原有的協(xié)同辦公系統(tǒng)2013 年投入使用，實(shí)現(xiàn)了行政公文、外部來(lái)電來(lái)函及體系文件網(wǎng)絡(luò)化審批和文件自動(dòng)分發(fā)流轉(zhuǎn)并分類存檔，隨著公司管理水平的提升，現(xiàn)有的協(xié)同辦公管理平臺(tái)已不滿足公司各級(jí)人員的應(yīng)用需求和管理需求，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

公司現(xiàn)有信息系統(tǒng)繁多，系統(tǒng)人員、組織機(jī)構(gòu)等基礎(chǔ)信息不同步，管理人員工作重復(fù)量大，用戶不易記住多個(gè)系統(tǒng)密碼；現(xiàn)有的辦公系統(tǒng)沒(méi)有數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析模塊，不能對(duì)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)按字段自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析；公司現(xiàn)有的會(huì)議管理模式仍采用線下人工管理方式，會(huì)議室的預(yù)定需通過(guò)電話向會(huì)議室管理員咨詢會(huì)議室設(shè)備情況、占用情況后才確定，會(huì)議室的管理極其繁瑣；目前公司重視各項(xiàng)事務(wù)的執(zhí)行力度，但沒(méi)有一個(gè)對(duì)任務(wù)下達(dá)（包含任務(wù)要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和人員安排）、任務(wù)執(zhí)行過(guò)程和任務(wù)完成等任務(wù)全過(guò)程管理的平臺(tái)，對(duì)任務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行督查督辦；平臺(tái)與新的辦公軟件、瀏覽器不兼容；流程配置模塊不夠靈活，不能根據(jù)表單信息進(jìn)行條件判斷從而使流程自動(dòng)流轉(zhuǎn)，要求業(yè)務(wù)人員對(duì)業(yè)務(wù)管理流程較為熟悉。為了解決上述問(wèn)題，在充分收集需求并分析后，對(duì)協(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)行了升級(jí)改造。

本文介紹了協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程、主要實(shí)現(xiàn)的功能及建設(shè)成效，通過(guò)本系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用，更好地提高工作效率，降低辦公成本。

1 協(xié)同辦公管理信息系統(tǒng)的建設(shè)

協(xié)同辦公系統(tǒng)功能模塊主要包含綜合事務(wù)管理、公文管理、體系文件管理、流程審批管理、督查督辦、會(huì)議室管理、報(bào)表管理和人員組織機(jī)構(gòu)同步等，同時(shí)與公司檔案管理信息系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄及消息待辦集成。

1.1 建設(shè)過(guò)程

需求征集：根據(jù)公司協(xié)同辦公管理信息系統(tǒng)建設(shè)要求，向公司各業(yè)務(wù)歸口管理部門(mén)征集需求及意見(jiàn)，收集公文、體系、行政管理和報(bào)表管理等相關(guān)業(yè)務(wù)管理功能需求、權(quán)限管理機(jī)制及實(shí)現(xiàn)目的。

流程優(yōu)化：根據(jù)征集的業(yè)務(wù)及流程，結(jié)合信息化手段，優(yōu)化業(yè)務(wù)管理流程，化繁為簡(jiǎn)，減少冗余環(huán)節(jié)，提高流轉(zhuǎn)效率。確定公文及體系文件文單、流轉(zhuǎn)流程、流程各環(huán)節(jié)處理人及分發(fā)機(jī)制，根據(jù)優(yōu)化后的流程及梳理出系統(tǒng)需使用的環(huán)節(jié)、角色、判斷條件、處理人及審批權(quán)限等。

部署實(shí)施：根據(jù)公司整體需求，完成系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導(dǎo)入，如組織機(jī)構(gòu)、人員與用戶信息等；根據(jù)確定的文單、業(yè)務(wù)模板樣式及報(bào)表樣式在系統(tǒng)中制作相應(yīng)的業(yè)務(wù)表單；制作相應(yīng)的工作流程單，設(shè)置流程處理節(jié)點(diǎn)和審批角色；根據(jù)業(yè)務(wù)需求設(shè)置業(yè)務(wù)發(fā)起、查詢、臺(tái)賬管理及文檔中心管理權(quán)限等。

系統(tǒng)測(cè)試：完成系統(tǒng)部署后進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)試工作，測(cè)試主要包含系統(tǒng)功能測(cè)試和性能測(cè)試。使用流程中涉及的用戶模擬流程發(fā)起、審批、歸檔及查詢等操作，驗(yàn)證流程流轉(zhuǎn)是否正確、條件判斷是否生效和權(quán)限是否正常等。根據(jù)測(cè)試情況完善系統(tǒng)部署，直至業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)正常、滿足管理需求。

試運(yùn)行：組織培訓(xùn)，建立用戶反饋機(jī)制，選取業(yè)務(wù)歸口管理部門(mén)開(kāi)展協(xié)同辦公系統(tǒng)試運(yùn)行，在試運(yùn)行期間集中收集用戶使用反饋并及時(shí)調(diào)整，試運(yùn)行結(jié)束后，開(kāi)展分級(jí)分層次的培訓(xùn)和全面推廣工作，將協(xié)同辦公系統(tǒng)切實(shí)應(yīng)用到實(shí)際工作中。

日常運(yùn)維：指定專人負(fù)責(zé)協(xié)同辦公系統(tǒng)的運(yùn)維工作，主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)升級(jí)、人員調(diào)動(dòng)、權(quán)限變更及審批流程新增和變更等。定期對(duì)業(yè)務(wù)人員和管理員進(jìn)行培訓(xùn)，制作操作手冊(cè)，以提高系統(tǒng)使用效率和易用性。

1.2 主要實(shí)現(xiàn)內(nèi)容

協(xié)同辦公系統(tǒng)主界面如圖1 所示。

圖1 協(xié)同辦公系統(tǒng)主界面

1.2.1 公文管理

由圖2 可知，公文管理模塊包含公司發(fā)文和收文管理。發(fā)文管理流程配置了流程環(huán)節(jié)、各環(huán)節(jié)審批人和文件分發(fā)流轉(zhuǎn)機(jī)制，擬稿人可根據(jù)實(shí)際情況選擇公文類型、主抄送部門(mén)等文單基礎(chǔ)信息，經(jīng)過(guò)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽、其他部門(mén)會(huì)簽、公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽、核稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)和套紅排版后自動(dòng)分發(fā)給公司各部門(mén)相應(yīng)人員。收文流程主要用于外來(lái)文件的分發(fā)流轉(zhuǎn)，經(jīng)過(guò)登記、擬辦后分到各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，再由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)分發(fā)到部門(mén)內(nèi)部人員。同時(shí)可設(shè)置待辦處理時(shí)限，超過(guò)時(shí)限自動(dòng)跳過(guò)該環(huán)節(jié)或提前通知待辦人員，亦可根據(jù)管理需求進(jìn)行數(shù)據(jù)報(bào)表分析，如流程流轉(zhuǎn)時(shí)效性等。生效的文件將會(huì)自動(dòng)歸檔到文檔中心。

圖2 協(xié)同辦公系統(tǒng)公文管理模塊界面

公文管理模塊實(shí)現(xiàn)了公司內(nèi)部及外來(lái)公文的自動(dòng)分發(fā)流轉(zhuǎn)，并可與督辦關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)文件到事項(xiàng)的全業(yè)務(wù)流閉環(huán)管理。

1.2.2 體系文件管理

由圖3 可知, 體系文件管理模塊主要對(duì)公司質(zhì)量管理體系、環(huán)境職業(yè)健康管理體系及兩化融合管理體系相關(guān)文件進(jìn)行全生命周期的管理，文件根據(jù)體系管理的要求進(jìn)行分類。涉及的功能有體系文件編制、升版、作廢、補(bǔ)發(fā)和重新激活。體系文件編制發(fā)起人可根據(jù)實(shí)際需求選擇體系文件類型、審批人等基礎(chǔ)信息，系統(tǒng)根據(jù)表單內(nèi)容進(jìn)行流程的自動(dòng)流轉(zhuǎn)，審批流包含二級(jí)、三級(jí)和四級(jí)審批；體系文件需進(jìn)行版本升級(jí)時(shí)，發(fā)起人僅可選擇文件作者為自己的文件進(jìn)行升版，流程的流轉(zhuǎn)與新編文件流程的流轉(zhuǎn)相同，升版文件生效的同時(shí)，舊版本文件將會(huì)在文檔中心自動(dòng)作廢；對(duì)于不再需要使用的文件，可通過(guò)失效流程審批將文件作廢；對(duì)于作廢的文件，若想重新啟用，可通過(guò)重新激活流程將失效的文件激活繼續(xù)使用；對(duì)于流程流轉(zhuǎn)過(guò)程中漏選的部門(mén)或人員，可通過(guò)補(bǔ)發(fā)流程將文件補(bǔ)發(fā)到相關(guān)人員，無(wú)需重提流程。

圖3 體系文件管理模塊

1.2.3 流程審批管理

由圖4 可知，流程審批管理模塊主要實(shí)現(xiàn)了信息系統(tǒng)運(yùn)維、供應(yīng)商評(píng)價(jià)、采購(gòu)、出國(guó)任務(wù)、境外人員來(lái)訪、出入證、合同、法務(wù)相關(guān)、信息化設(shè)備相關(guān)、印章相關(guān)、論文及專利相關(guān)和請(qǐng)假等70 幾個(gè)審批業(yè)務(wù)流，改變了多年來(lái)公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理中的大量文檔一直處于傳統(tǒng)的紙質(zhì)審批、人工傳遞和紙質(zhì)分發(fā)的低效高成本模式。

圖4 流程審批單

1.2.4 督查督辦

督查督辦平臺(tái)實(shí)現(xiàn)督促檢查公司相關(guān)決策部署和重要事項(xiàng)辦理落實(shí)情況，由督辦人發(fā)起督辦事項(xiàng)登記，登記人可一次插入多個(gè)事項(xiàng)，填寫(xiě)事項(xiàng)來(lái)源、督辦內(nèi)容等督辦信息后提交自動(dòng)創(chuàng)建督查督辦事項(xiàng)臺(tái)賬，系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)事項(xiàng)辦理消息至責(zé)任人，提醒責(zé)任人辦理，同時(shí)系統(tǒng)會(huì)在完成時(shí)限到期前3 個(gè)工作日或者反饋周期到期時(shí)發(fā)送反饋單給責(zé)任人。通過(guò)該平臺(tái)，不僅能督促員工完成督辦工作，確保公司重要事項(xiàng)能按期推動(dòng)，亦能對(duì)個(gè)人時(shí)間進(jìn)行有效管理。

1.2.5 會(huì)議管理

會(huì)議管理模塊實(shí)現(xiàn)了會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中討論、會(huì)后執(zhí)行全過(guò)程的智能化和可視化管理，提升了會(huì)議組織與管理效率；所有會(huì)議室資源可以統(tǒng)一收集，分級(jí)管理，可對(duì)會(huì)議配備申請(qǐng)、可視化會(huì)議室安排與沖突提醒、會(huì)議議程和會(huì)議服務(wù)申請(qǐng)等信息一站式申請(qǐng)與處理；會(huì)議預(yù)定成功后可以自動(dòng)或手動(dòng)對(duì)參會(huì)人座位進(jìn)行排座；簡(jiǎn)化會(huì)議紀(jì)要編制流程；實(shí)現(xiàn)全面統(tǒng)計(jì)分析，優(yōu)化會(huì)議執(zhí)行效能，包括會(huì)議類型分析、會(huì)議決議分析及會(huì)議事項(xiàng)追蹤分析等。

1.2.6 報(bào)表管理

報(bào)表管理模塊部署了信息化設(shè)備臺(tái)賬管理、合同臺(tái)賬管理和供應(yīng)商管理、破損燃料元件數(shù)據(jù)庫(kù)管理、成果管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理等功能。根據(jù)業(yè)務(wù)管理需求，該模塊與流程審批管理模塊進(jìn)行業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，審批結(jié)束后的相關(guān)數(shù)據(jù)更新到相應(yīng)的報(bào)表中（新增、修改等）。該模塊實(shí)現(xiàn)了對(duì)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)根據(jù)管理需求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。通過(guò)該模塊的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)公司各類報(bào)表的線上管理與自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的集成與共享，對(duì)公司關(guān)注的信息進(jìn)行更直觀的展示，提升了管理效率。

1.2.7 文檔管理

文檔管理模塊主要包含我的文檔、共享管理和文檔庫(kù)。其中“文檔庫(kù)”存儲(chǔ)了體系文件、公文（收文和發(fā)文）和流程審批歸檔的文件，收文歸檔按來(lái)文單位存儲(chǔ)，發(fā)文按部門(mén)存儲(chǔ)，體系文件按文檔分類進(jìn)行存儲(chǔ)，流程審批按照審批單名稱存儲(chǔ)，這種歸檔方式便于將在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的各類文件進(jìn)行授權(quán)，如查詢、打印、下載及共享等權(quán)限；“我的文檔”可按用戶本人需求建立文件夾、上傳文件，并共享給其他用戶；“共享管理”可查詢用戶本人共享給其他用戶的文件和其他用戶共享給本人的文件，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)共享。

1.2.8 與檔案管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)集成

將協(xié)同辦公管理平臺(tái)作為用戶及組織機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一管理平臺(tái)，并通過(guò)協(xié)同辦公管理系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)同步人員及組織機(jī)構(gòu)信息；同時(shí)將人力資源系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的待辦信息集成到協(xié)同辦公系統(tǒng)，審批人僅需登錄協(xié)同辦公系統(tǒng)便可審批檔案管理信息系統(tǒng)和人力資源系統(tǒng)的審批業(yè)務(wù)；用戶在檔案管理系統(tǒng)發(fā)起歸檔申請(qǐng)，可選擇協(xié)同辦公系統(tǒng)文檔庫(kù)中的文件，實(shí)現(xiàn)文檔資料的線上歸檔。通過(guò)與檔案管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)了人員組織機(jī)構(gòu)同步、待辦消息集成、文檔資料線上歸檔等，提高了業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)效率，節(jié)約了人力、時(shí)間和紙張成本。待辦消息界面如圖5 所示。

圖5 待辦消息界面

2 協(xié)同辦公管理信息系統(tǒng)的建設(shè)成效

2.1 優(yōu)化了業(yè)務(wù)管理流程，業(yè)務(wù)審批效率明顯提高

在業(yè)務(wù)流程信息化的過(guò)程中，開(kāi)展了流程優(yōu)化工作，以前繁瑣的審批流程應(yīng)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程線上流轉(zhuǎn)，改變了人找人的低效模式，并且根據(jù)預(yù)先的流程配置和用戶填寫(xiě)的表單信息自動(dòng)流轉(zhuǎn)，用戶無(wú)需了解流轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)，審批結(jié)束后，系統(tǒng)自動(dòng)推送審批信息到流程發(fā)起人，極大提高了流程流轉(zhuǎn)效率。

2.2 業(yè)務(wù)流程公開(kāi)可查，部門(mén)協(xié)作能力顯著提高

用戶可隨時(shí)通過(guò)已發(fā)、待辦和已辦查看流程進(jìn)度及各環(huán)節(jié)審批意見(jiàn)，能對(duì)需要自己辦理的業(yè)務(wù)一目了然，發(fā)起者可對(duì)該業(yè)務(wù)進(jìn)行督辦、催辦。流程可設(shè)置超期辦理，當(dāng)審批時(shí)間超過(guò)需求辦理時(shí)間時(shí)可自動(dòng)發(fā)出提醒功能，提示業(yè)務(wù)人員及時(shí)處理業(yè)務(wù)，極大地方便各部門(mén)協(xié)同辦公，提高了部門(mén)間的協(xié)作能力。協(xié)同辦公系統(tǒng)保存了所有的電子審批單及審批過(guò)程，還實(shí)現(xiàn)了按類歸到文檔庫(kù)，可防止業(yè)務(wù)表單丟失并提升了審批單的可追溯性，提高了業(yè)務(wù)表單的綜合管理能力。

2.3 規(guī)范了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性

通過(guò)協(xié)同辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的審批單，系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)表單字段自動(dòng)校驗(yàn)，若有必填項(xiàng)未填寫(xiě)、字段類型填寫(xiě)錯(cuò)誤和字段填寫(xiě)范圍等情況，系統(tǒng)會(huì)報(bào)錯(cuò)并提示錯(cuò)誤信息，發(fā)起人可快速找到問(wèn)題并進(jìn)行修正，避免了因填寫(xiě)錯(cuò)誤導(dǎo)致的重復(fù)審批。

2.4 構(gòu)建內(nèi)部資源共享平臺(tái)，提高信息資源利用

建立文檔中心、報(bào)表管理平臺(tái)，涵蓋公司各類信息、體系文件、公文、各類經(jīng)營(yíng)管理數(shù)據(jù)報(bào)表及其他文檔資料等，實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化。通過(guò)設(shè)置分級(jí)權(quán)限以實(shí)現(xiàn)各單位分級(jí)管理，并可按工作需求設(shè)置文件的查閱及訪問(wèn)權(quán)限，用戶可以根據(jù)工作需求自行上傳文件資料并進(jìn)行信息共享，提高了資源利用率。

3 結(jié)束語(yǔ)

協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)公司推進(jìn)公文處理、體系文件管理、行政事務(wù)管理、事項(xiàng)督辦管理、管理觀念和工作模式轉(zhuǎn)變等方面產(chǎn)生了積極的影響；對(duì)各類文檔及業(yè)務(wù)管理流程進(jìn)行了優(yōu)化整合，實(shí)現(xiàn)公司的各類文檔、流程審批的高效流轉(zhuǎn)；通過(guò)文檔管理模塊及與檔案管理系統(tǒng)的集成，給公司各類人員提供便捷的知識(shí)共享手段；實(shí)現(xiàn)了公司辦公先進(jìn)、快捷高效、決策依據(jù)準(zhǔn)確、資源配置最優(yōu)化、辦公模式標(biāo)準(zhǔn)和行政管理統(tǒng)一等管理提升目標(biāo)。

隨著公司對(duì)協(xié)同辦公系統(tǒng)的深入應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)安全管理的不斷完善，需求將不斷增加，后續(xù)將不斷完善協(xié)同辦公管理平臺(tái)，跟進(jìn)新方法、新技術(shù)，將其作為一個(gè)統(tǒng)一的管理平臺(tái)，使其他管理信息系統(tǒng)與協(xié)同辦公管理平臺(tái)對(duì)接，為其他管理業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，更好地為公司經(jīng)營(yíng)管理提供保障和服務(wù)。