企業(yè)檔案管理中信息化工具的應用研究

鳳金燕

（安徽養(yǎng)和醫(yī)療器械設備有限公司，安徽 桐城 231400）

0 引 言

由于現(xiàn)代科學技術(shù)日新月異的進展，電腦信息化已經(jīng)應用到各個方面。因此產(chǎn)生的大量電子文件也就成為文件存儲的主要對象，特別是電子文件的歸檔、存儲、管理、傳遞等方面開始成為單位日常運轉(zhuǎn)的重要環(huán)節(jié)。檔案管理模式已由實體圖紙化管理逐步進入了數(shù)字模擬管理，互聯(lián)網(wǎng)的信息化檔案管理日益具有重大意義、必要性。公司通過建設局域網(wǎng)，搭建了OA辦公自動化管理系統(tǒng)，逐步建立了互聯(lián)網(wǎng)模式的檔案管理與信息化建設管理系統(tǒng)，提高檔案管理的綜合性與系統(tǒng)性，集檔案收集、整理、分析、保管、安全于一體，逐步完善檔案管理工作，提高檔案使用效率，更方便快捷地提供檔案信息服務，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢。

1 企業(yè)信息化檔案管理的建設

1.1 建立數(shù)據(jù)庫增加配套設施

目前，在大多數(shù)企業(yè)各部門檔案的日常管理中，尤其是在中小型企業(yè)或在企業(yè)開創(chuàng)初期，檔案管理仍處于各部門自行管理范圍，未形成相關(guān)連接，未統(tǒng)一規(guī)范管理，各部門在日常溝通銜接工作中經(jīng)常因保管不當，造成文檔信息丟失，給工作帶來了很多不便之處，相互之間不能及時地進行信息反饋，無法進行資源共享；文檔之間的傳遞，保存都存在一定的問題，大部分仍停留在紙質(zhì)文件傳遞上。在文件傳遞過程中，紙質(zhì)文件容易造成文件損壞遺失、傳送過程緩慢、文件不能及時傳遞、造成下級部門不能及時得到最新文件、會出現(xiàn)因文件發(fā)放延遲、文件下發(fā)錯誤等問題，嚴重的會直接造成一定的經(jīng)濟損失；同時也達不到環(huán)保要求，造成的紙張的浪費，更增加了企業(yè)成本。因此想要加強與部門的溝通協(xié)作能力，必須要采取有效措施，加快檔案管理信息化建設的步伐，降低企業(yè)成本，提高企業(yè)經(jīng)營管理運行質(zhì)量。

為提高企業(yè)檔案管理的信息化水平，企業(yè)前期要做一定的資金和人員投入預算，配置與現(xiàn)代化檔案管理相適應的硬件和軟件設施設備，組建服務器設備，建立起企業(yè)大數(shù)據(jù)庫，并配備相應檔案管理人員，使各部門文件能統(tǒng)一錄入數(shù)據(jù)庫中，建立起企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的基礎。

1.2 人力資源的配備

對于現(xiàn)代化信息下的企業(yè)檔案管理，企業(yè)建立信息化檔案初期，對“互聯(lián)網(wǎng)+檔案信息化”的思想認識不夠深入，人才隊伍建設體系不足，沒有得到足夠的重視，認為檔案管理只是簡單的文書保管，發(fā)放等工作。對信息化檔案管理更是缺乏全面了解，未有長遠意識和時代發(fā)展前瞻性，未能及時跟進時代步伐和觀念，更甚是出現(xiàn)排斥消極態(tài)度，不接受新事物的思想，給信息化檔案管理也帶來了阻力。隨著信息化的發(fā)展，企業(yè)意識到信息化管理勢在必行，企業(yè)轉(zhuǎn)變思路，針對困難點、痛點，對人員進行了檔案管理方面的培訓教育，以提高信息化建設的全局意識，培養(yǎng)專業(yè)人才，建立起專業(yè)人才隊伍。

企業(yè)在建立信息化檔案管理系統(tǒng)的同時，應配備專業(yè)人才。企業(yè)在具有一定實力時，可以在信息化建設過程中可結(jié)合自身情況，從部門中抽取專業(yè)技術(shù)方面人才自行開發(fā)建立起該系統(tǒng)，打造出更符合企業(yè)自身需求的檔案管理系統(tǒng)。在這一方面企業(yè)目前尚有所欠缺，不具備這方面技術(shù)開發(fā)能力，但從培養(yǎng)企業(yè)人才角度出發(fā)，可以利用這個契機，挖掘培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)方面人才。企業(yè)在努力培養(yǎng)發(fā)展專業(yè)人才過程中，利用信息化檔案管理系統(tǒng)建設，從各部門考察抽取部分人員作為檔案管理人員進行培訓，讓他們漸漸地從事基礎檔案管理工作，積極調(diào)動起大家檔案管理的積極性。再通過與軟件開發(fā)企業(yè)進行洽談，結(jié)合企業(yè)實際情況，共同訂制一套屬于企業(yè)自己所特有的檔案管理系統(tǒng)，這樣可更加方便快速地建立起檔案管理系統(tǒng)。

檔案管理對人員要求很高，管理不只是對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的；也不是僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。為實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理信息化，首先需要具有現(xiàn)代化科學意識思維的人員，管理人員也需要具有較高的學識層次和現(xiàn)代化技術(shù)，而不能只是滿足于一般的計算機操作處理，就目前情況來看，許多國家檔案機關(guān)都缺少現(xiàn)代的高新技術(shù)人員，其中檔案信息管理等復合型人員也比較奇缺，而且這些國家檔案工作人員現(xiàn)代化水平也較差，在現(xiàn)代信息化模式下的管理工作中產(chǎn)生了不便。即使引進了現(xiàn)代化設施，仍無法發(fā)揮效果，更難談企業(yè)檔案的信息化管理水平了，所以企業(yè)在這方面也應該加以注意，為培養(yǎng)現(xiàn)代化的檔案管理人才，以保證檔案人員素質(zhì)隨著時間的變遷而日益增加，應積極培養(yǎng)檔案管理人員電腦等技能的操作水平。

2 整合信息化

2.1 建立信息化檔案管理系統(tǒng)的準備

檔案信息化管理前期工作是施行數(shù)據(jù)庫建立，前期工作量巨大，必將投入大量人力、物力、財力等。雖說前期一次性投入較大，但建立形成后對企業(yè)的工作效率提高也是明顯的，整體提升企業(yè)的管理水平是顯著的。

隨著辦公自動化普及化的深入加強，市場上出現(xiàn)了越來越多的輔助辦公的自動化軟件，在企業(yè)運營中就應用一些辦公自動化的輔助軟件，如OA綜合辦公系統(tǒng)、ERP物資采購管理系統(tǒng)、用友這類的財務管理軟件系統(tǒng)，提升了企業(yè)的工作效率，同時對信息化檔案管理建立也起到添磚加瓦的功效。企業(yè)在建立信息化檔案管理系統(tǒng)時，可以依據(jù)這些軟件上的數(shù)據(jù)與檔案管理系統(tǒng)進行有效的對接，使流程一結(jié)束就實行邏輯歸檔到檔案管理系統(tǒng)中來，為檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫建立基礎數(shù)據(jù)。

2.2 信息化檔案管理系統(tǒng)建立

檔案管理系統(tǒng)的服務對象是企業(yè)所有部門，所以說檔案管理系統(tǒng)不是一個人的事，不是某個部門的事，而是所有人的事，是大家共同的工作。檔案管理信息化建設的架構(gòu)圖如圖1所示。

圖1 檔案管理信息化建設的架構(gòu)圖

根據(jù)公司研發(fā)能力，自行投入開發(fā)了一套檔案管理系統(tǒng)，該項目投資共20萬元，建設工期為一年，通過該系統(tǒng)的建設，實現(xiàn)了安徽養(yǎng)和的檔案管理自動化和無紙化的信息化系統(tǒng)綜合管理，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。系統(tǒng)采用了C/S架構(gòu)，利用C#語言使用asp.net core跨平臺框架開發(fā)，采用MVC三層架構(gòu)，前端使用Bootstrap 4、JavaScript技術(shù)，數(shù)據(jù)庫為SQLServer 2016，系統(tǒng)使用IIS無托管方式發(fā)布，服務器系統(tǒng)為Windows Server 2019，使用了2臺交換機，利用內(nèi)外網(wǎng)交互平臺，以請求服務的方式實現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換。該系統(tǒng)投入運營后，充分發(fā)揮了檔案信息化的作用，實現(xiàn)了包括檔案存儲、檔案查閱、檔案檢索在內(nèi)的一連串工作。

2.3 信息化檔案管理系統(tǒng)應用

檔案管理系統(tǒng)應用主要包括以下幾個模塊：

（1）用戶身份識別和管理。作為唯一標識，用戶身份識別在檔案系統(tǒng)中顯得尤為重要。用戶在建檔后檔案系統(tǒng)后臺給定唯一標識，用戶進行登錄、檢索、查閱、下載的操作下均可有效地記錄相關(guān)動作日志，同時，在用戶瀏覽的文檔的背景添加日期、用戶名、文件狀態(tài)等水印以保護文件，防止受控文件的外泄與非預期使用。系統(tǒng)設置管理員賬號一個，主要負責用戶權(quán)限的分配、密碼的重置、以及后臺的相關(guān)設置。

（2）檔案分類。系統(tǒng)對檔案進行了分類管理，對不同類型的文件進行了分類處理。如產(chǎn)品的DHR文檔、產(chǎn)品的DMR文檔、質(zhì)量體系相關(guān)文件等。不同人員依據(jù)權(quán)限的不同對檔案有相應的權(quán)限，如查閱、只讀、編輯、上傳、下載、刪除等等。檔案管管系統(tǒng)文檔上傳界面如圖2所示。

圖2 檔案管管系統(tǒng)文檔上傳界面

（3）檔案檢索。用戶登錄驗證通過后可進行檔案的檢索，檢索可指定相關(guān)范圍，如指定日期區(qū)間、指定產(chǎn)品、指定編制人員等，系統(tǒng)也可使用模糊查詢。檢索出來的數(shù)據(jù)簡要展示在頁面中，可點擊詳情進行下一步的查看和預覽操作

（4）檔案查閱。用戶可進行歷史檔案的查閱，查閱頁面可詳細的展示文件的編審批人員、文件編號、版本修訂號、變更記錄等，同時文件的預覽窗口的功能也可滿足大部分需要。檔案查詢可自動帶出該文檔的歷史版本記錄，通過歷史版本記錄可查看文件的歷史版本以及變更原因等。

（5）檔案操作記錄。系統(tǒng)用戶對檔案進行重要操作時會保留相應記錄，如刪除、修改、上傳等。系統(tǒng)在記錄到文件相應操作后會通知到對應的人員，防止文件變動后人員對文件最新信息的不同步。

2.4 信息化檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化

目前該系統(tǒng)運行良好，各部門檔案管理人員可正常使用相關(guān)模塊，檔案文件管理的效率得到了很大的提高，同時系統(tǒng)的使用避免了紙質(zhì)文檔發(fā)布、版本更新可能導致的文件混亂及與舊版本文件的誤用。根據(jù)目前用戶的使用反饋情況，系統(tǒng)也存在部分需改進的功能，如添加批量下載、批量刪除等，公司后續(xù)派專業(yè)研發(fā)技術(shù)人員積極地跟進處理，并已經(jīng)完成相關(guān)功能優(yōu)化工作。產(chǎn)品管理界面如圖3所示。

圖3 產(chǎn)品管理界面

3 檔案管理系統(tǒng)的安全性

對于存儲在計算機中的檔案保管的安全性工作也不容忽視，因處在網(wǎng)絡環(huán)境中，處在一個開放的狀態(tài)下，會出現(xiàn)一些不可控的因素，通過網(wǎng)絡傳送時容易被泄密、篡改和偽造，文件檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時更甚是面臨病毒的入侵，對信息化檔案管理的保密性安全性造成嚴重的威脅。這樣就迫使企業(yè)在建立信息化檔案管理系統(tǒng)時必須要考慮到安全防護問題。將文件在檔案管理系統(tǒng)中進行統(tǒng)一的分類歸檔，區(qū)別文件的保密級別、安全級別，對特殊保密級別高的文件，還應采取加密保護措施；設定檔案分級保存，設定權(quán)限分工工作流程，不同級別用戶限定不同權(quán)限調(diào)取不同級別文件進行查閱，同時這一切要在檔案管理人員的監(jiān)控下進行。業(yè)務流程管理系統(tǒng)，是指針對整個系統(tǒng)工作狀況的監(jiān)視以及對系統(tǒng)的每一個項目或任務的流轉(zhuǎn)情況、實施工作狀況的追蹤與監(jiān)測。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，主要承擔企業(yè)業(yè)務流程的監(jiān)控管理工作，以保證企業(yè)后臺系統(tǒng)安全平穩(wěn)運轉(zhuǎn)，同時又起到了保證整個系統(tǒng)所生成的電子文檔的真實性、原始性、內(nèi)容齊全完整性的關(guān)鍵保障作用。所以，文件檔案管理人有責任與義務關(guān)注流程管理的科學化、準確性。另外，企業(yè)需定期地對檔案管理系統(tǒng)進行維護更新，并定時進行數(shù)據(jù)備份存檔，以防止意外狀況出現(xiàn)或損失文件內(nèi)容。在安全性的保證措施下，檔案管理系統(tǒng)才可以充分發(fā)揮其真正功能，既實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，又提高檔案管理的質(zhì)量。

4 結(jié) 論

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)實體式檔案存檔方式已逐漸不適用于現(xiàn)代化大型企業(yè)辦公。因此，檔案管理信息化的趨勢更加凸顯出來，勢在必行。但紙質(zhì)文檔的存在也不是非要一并徹底摒棄掉，它在檔案管理中還起著一定的輔助作用，檔案管理信息化模式有著它的利處也有著它的弊端；檔案管理信息化模式并非一朝一夕即可完成，是在實踐中循序漸進不斷修正完善，不斷探索鉆研的過程，從而形成符合企業(yè)自身實際需求發(fā)展的一條路。

目前一些大中型企業(yè)已經(jīng)感受到時代發(fā)展的變化，開始漸漸意識到企業(yè)發(fā)展需要跟隨時代的步伐，已經(jīng)開始覺醒，正朝著現(xiàn)代化企業(yè)進行改革，這其中也包括檔案管理的轉(zhuǎn)變，也逐步地向全面實現(xiàn)信息化管理邁進。當然，改革之路從來都是艱辛的，信息化檔案管理前期工作中仍有很多不足之處，如OA辦公自動化各部門資料尚未能達到資源共享，在流程設計過程中，權(quán)限設置還存在一些問題，不能執(zhí)行下一步、無法提交、部分表單無法通過OA辦公自動化進行實現(xiàn)，只能通過紙質(zhì)文件進行操作。在建設過程中，仍然存在流程實施紙質(zhì)文件、一部分電子檔文件流通的混亂現(xiàn)象。但隨著后期加強對檔案信息化管理方面的管理和投入，人員技術(shù)水平和意識的提升，運行中不斷的調(diào)整和完善，循序漸進的將各部門文件分類轉(zhuǎn)向網(wǎng)上辦公操作，提升信息化管理應用的深度和廣度，檔案管理系統(tǒng)將逐步地搭建起來，運行流暢，為企業(yè)帶來收益，為企業(yè)創(chuàng)新。

總之，檔案管理工作有很高的重要性，人員須從根本意義上理解檔案管理工作的重要性，并引起重視；企業(yè)應加強對檔案管理方面人員培訓工作，檔案管理人員應具備現(xiàn)代化管理思維，具備一定專業(yè)化技能基礎，同時結(jié)合社會環(huán)境，與時俱進，實現(xiàn)檔案科學化、制度化、規(guī)范化管理。在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)應用過程中，檔案管理人員應熟悉了解企業(yè)各項業(yè)務，從業(yè)務角度解決檔案管理工作的難點，通過檔案管理系統(tǒng)不斷的優(yōu)化和應用，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。檔案信息化管理工作是一項漫長而復雜的過程，是不斷優(yōu)化改進的過程，是一條變革之路，需企業(yè)大力支持和推動才能看見檔案管理的成效。