交通勘察設(shè)計(jì)合同結(jié)算問題分析及合同管理建議

羅茜

（中交第二公路勘察設(shè)計(jì)研究院有限公司，湖北 武漢 430056）

0 引言

抓好重大交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是擴(kuò)大內(nèi)需、推動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的現(xiàn)實(shí)需要，也是當(dāng)前高效統(tǒng)籌疫情防控、保通保暢的重要舉措。交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)具有投資規(guī)模大、建設(shè)周期長(zhǎng)等特點(diǎn)，在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的全壽命周期中，勘察設(shè)計(jì)是極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。雖為前期工作，但勘察設(shè)計(jì)合同結(jié)算通常需待工程進(jìn)行到一定階段后才可開展。因此，高效完成勘察設(shè)計(jì)合同結(jié)算，對(duì)加速勘察設(shè)計(jì)單位資金回收，避免合同糾紛，促進(jìn)勘察設(shè)計(jì)行業(yè)良性發(fā)展有重要意義。

1 交通勘察設(shè)計(jì)合同結(jié)算概述

1.1 交通勘察設(shè)計(jì)合同結(jié)算依據(jù)

交通勘察設(shè)計(jì)費(fèi)用結(jié)算依據(jù)主要為招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、雙方簽訂的合同、工作量確認(rèn)單、成果文件、地方計(jì)價(jià)依據(jù)等。其取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為2002年修訂的《工程勘察設(shè)計(jì)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)》（簡(jiǎn)稱《02 標(biāo)準(zhǔn)》）。以公路工程為例，合同設(shè)計(jì)費(fèi)結(jié)算通常按照合同約定的計(jì)費(fèi)額，根據(jù)《02 標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定計(jì)算出基價(jià)后，再根據(jù)相應(yīng)專業(yè)系數(shù)、復(fù)雜程度系數(shù)、附加調(diào)整系數(shù)算出基本設(shè)計(jì)費(fèi)，按實(shí)際工作量、地方下發(fā)或合同約定的打折系數(shù)核定最終合同結(jié)算金額；勘察費(fèi)一般根據(jù)業(yè)主或監(jiān)理簽字確認(rèn)的實(shí)際工作量，套用《02 標(biāo)準(zhǔn)》或合同約定單價(jià)進(jìn)行結(jié)算。

1.2 交通勘察設(shè)計(jì)費(fèi)結(jié)算流程

交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)具有投資規(guī)模大、建設(shè)周期長(zhǎng)等特點(diǎn)，交通勘察設(shè)計(jì)費(fèi)合同結(jié)算通常要進(jìn)行到施工圖預(yù)算審核后、交/竣工驗(yàn)收后或施工結(jié)算等階段后才可開展，具體時(shí)間根據(jù)當(dāng)?shù)卣蠡蚝贤s定。報(bào)送勘察設(shè)計(jì)費(fèi)用時(shí)，先由勘察設(shè)計(jì)單位準(zhǔn)備勘察設(shè)計(jì)費(fèi)報(bào)審相關(guān)材料，包括合同、招投標(biāo)文件、工作量簽證、計(jì)算書等。合同報(bào)審材料由建設(shè)單位或代建單位簽字確認(rèn)其真實(shí)準(zhǔn)確性后，報(bào)送由建設(shè)單位指定或合同約定的審核方審定。目前多地二類費(fèi)用依然由財(cái)政部門進(jìn)行審核，部分地區(qū)（如廈門市）二類費(fèi)用已取消財(cái)政審核，直接由建設(shè)單位核定費(fèi)用。

1.3 交通勘察設(shè)計(jì)合同結(jié)算存在的問題

交通運(yùn)輸工程涵蓋公路、水運(yùn)、鐵路、航空及管道運(yùn)輸?shù)?。通過對(duì)近五年交通項(xiàng)目（包括公路、橋梁、隧道等項(xiàng)目）的結(jié)算情況的分析，發(fā)現(xiàn)存在以下問題。

第一，合同結(jié)算時(shí)效性較低。從項(xiàng)目建設(shè)單位或代建單位通知開始結(jié)算，至雙方確認(rèn)審核結(jié)論書的過程較長(zhǎng)，平均送審至辦結(jié)時(shí)間為3～6 個(gè)月，個(gè)別項(xiàng)目結(jié)算溝通時(shí)間長(zhǎng)達(dá)1年，該時(shí)效性不能滿足建設(shè)單位提出的在施工結(jié)算后一個(gè)月內(nèi)完成二類費(fèi)用的結(jié)算要求，不利于合同締約方良好履約。

第二，合同結(jié)算金額與預(yù)期相差較大。合同簽訂金額、送審金額與實(shí)際結(jié)算金額相差較大，概算批復(fù)金額不足以覆蓋合同結(jié)算金額、合同最終結(jié)算金額小于合同已確認(rèn)收入的情況時(shí)常發(fā)生，合同結(jié)算后應(yīng)收賬款核減，勘察設(shè)計(jì)成果不能兌現(xiàn)其應(yīng)有價(jià)值。

第三，合同結(jié)算資料歸檔不完整。一方面，合同結(jié)算過程性資料歸檔不完整。由于交通基礎(chǔ)設(shè)施工程項(xiàng)目存在規(guī)模大、周期長(zhǎng)的特點(diǎn)，其相關(guān)資料較多，歷時(shí)較長(zhǎng)，最終負(fù)責(zé)結(jié)算的工作人員可能并非起初的項(xiàng)目經(jīng)辦人，使得合同等重要資料沒有及時(shí)存檔，為后期結(jié)算工作帶來困難。另一方面，合同結(jié)算結(jié)論性資料歸檔不完整。合同結(jié)算后，未對(duì)結(jié)算結(jié)論性資料進(jìn)行完整歸檔，合同結(jié)算經(jīng)辦人可能已經(jīng)離職或者調(diào)崗，導(dǎo)致最終向建設(shè)單位申請(qǐng)款項(xiàng)時(shí)沒有相關(guān)依據(jù)。

第四，合同結(jié)算后，合同臺(tái)賬更新不及時(shí)。當(dāng)前，信息化管理已經(jīng)應(yīng)用到工作中，如果不及時(shí)更新合同臺(tái)賬，變更結(jié)算后的合同金額，后期就需要耗費(fèi)更長(zhǎng)的時(shí)間去校對(duì)修改，甚至需要翻閱多項(xiàng)歷史紀(jì)錄、相關(guān)資料，重新梳理計(jì)算，會(huì)增加不必要的、重復(fù)性的工作，降低工作效率。

2 合同管理對(duì)合同結(jié)算的影響

合同管理涵蓋的內(nèi)容較廣，以下從合同簽訂管理、合同履約管理、合同檔案管理、合同管理人員培養(yǎng)四個(gè)方面分析合同管理對(duì)合同結(jié)算的影響。

2.1 合同簽訂管理對(duì)合同結(jié)算的影響

把控合同條款的嚴(yán)謹(jǐn)性、保證合同簽訂的及時(shí)性，對(duì)合同結(jié)算時(shí)效及準(zhǔn)確性具有重要影響。合同文本是合同結(jié)算的首要依據(jù)，由于工程建設(shè)合同具有一定的特殊性，當(dāng)前勘察設(shè)計(jì)合同具有相應(yīng)行業(yè)范本，但范本內(nèi)容不可能與實(shí)際項(xiàng)目情況完全吻合，對(duì)具體細(xì)節(jié)也未進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)約定。合同中的重要內(nèi)容包括工程概況、工期、工作內(nèi)容及范圍、人員、違約條款、結(jié)算及支付方式等，若合同措辭不嚴(yán)謹(jǐn)，未對(duì)概念明確釋義，條款具有歧義，合同雙方、審核方均易產(chǎn)生不同理解，會(huì)大大增加合同結(jié)算反復(fù)溝通的時(shí)間。對(duì)合同未盡事宜未及時(shí)簽訂補(bǔ)充合同，也易導(dǎo)致無法對(duì)合同中未約定但實(shí)際已完成的工作內(nèi)容進(jìn)行評(píng)定，會(huì)影響合同結(jié)算時(shí)效，甚至導(dǎo)致結(jié)算金額不合理減少。

2.2 合同履約管理對(duì)合同結(jié)算的影響

合同履約過程中，與合同甲方保持良好溝通，及時(shí)取得履約證明性文件，對(duì)合同結(jié)算結(jié)果具有積極影響。首先，及時(shí)取得規(guī)范的有效簽證會(huì)降低后期結(jié)算難度，保證后期結(jié)算資料的完整性；其次，若出現(xiàn)停工、趕工的情況，及時(shí)配合業(yè)主辦理相關(guān)手續(xù)，及時(shí)取得提供索賠或設(shè)計(jì)費(fèi)用增加的證明，有利于為結(jié)算費(fèi)用提供有效依據(jù)；最后，甲方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是審核員和承包人之間的紐帶，與甲方保持良好的溝通，高質(zhì)量履約，給甲方留下良好的印象，在合同結(jié)算金額認(rèn)定過程中能夠減少阻力，為審核結(jié)果爭(zhēng)取最大利益。

2.3 合同檔案管理對(duì)合同結(jié)算的影響

合同歸檔齊全，相關(guān)證明材料完整，對(duì)合同結(jié)算結(jié)果有利。合同檔案管理，不僅包括合同文本歸檔，還包括項(xiàng)目過程中相關(guān)文件的歸檔。由于工程項(xiàng)目歷時(shí)較長(zhǎng)，工程結(jié)算時(shí)可能已發(fā)生人員變動(dòng)，合同、工作量簽證單、合同變更委托書等相關(guān)文件是合同結(jié)算計(jì)價(jià)的重要依據(jù)，在結(jié)算過程中，因歸檔文件不齊全導(dǎo)致送審資料不齊全，后期補(bǔ)件會(huì)更困難。反復(fù)補(bǔ)件，會(huì)延長(zhǎng)結(jié)算時(shí)間，甚至導(dǎo)致部分勘察設(shè)計(jì)費(fèi)用無法被核定?？梢?，保證合同結(jié)算材料的完整性，對(duì)合同結(jié)算時(shí)效有重要意義。

2.4 合同管理人員綜合素質(zhì)對(duì)合同結(jié)算的影響

合同管理人員綜合素質(zhì)對(duì)合同結(jié)算具有一定的影響。不同地區(qū)的設(shè)計(jì)費(fèi)計(jì)費(fèi)額取數(shù)不同，部分審核員可能對(duì)具體標(biāo)準(zhǔn)沒有深入的認(rèn)識(shí)，可能造成審核金額有誤，這就要求合同結(jié)算人員具有較高的專業(yè)素質(zhì)，能夠及時(shí)糾正錯(cuò)誤。例如廈門地區(qū)，結(jié)算時(shí)設(shè)計(jì)費(fèi)基價(jià)一般按照概算批復(fù)的建安費(fèi)取數(shù)，并非參照施工結(jié)算的建安費(fèi)取基價(jià)，項(xiàng)目最終施工結(jié)算金額通常遠(yuǎn)小于概算批復(fù)的總建安費(fèi)金額，而以施工結(jié)算價(jià)作為取費(fèi)基數(shù)，會(huì)大大減少設(shè)計(jì)費(fèi)金額。若合同管理人員沒有一定的專業(yè)認(rèn)識(shí)，會(huì)造成合同金額核減，為企業(yè)帶來極大損失。

3 通過合同結(jié)算工作提出專業(yè)化合同管理的相應(yīng)舉措

針對(duì)當(dāng)前存在的問題及產(chǎn)生原因，已有學(xué)者提出應(yīng)充分商定合同文本，減少設(shè)計(jì)變更和現(xiàn)場(chǎng)簽證，合理確定合同結(jié)算單價(jià)或合同總價(jià)，明確細(xì)化結(jié)算方式等重要措施。為提高合同結(jié)算時(shí)效，保證合同結(jié)算金額的準(zhǔn)確性，在上述內(nèi)容的基礎(chǔ)上，提出專業(yè)化合同管理的相應(yīng)舉措。

3.1 落實(shí)合同管理責(zé)任

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)作為合同審核第一責(zé)任人。合同簽訂時(shí)，不但要求合同經(jīng)辦人嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)，各級(jí)審核嚴(yán)格把關(guān)，還應(yīng)落實(shí)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的合同管理第一責(zé)任。合同條款應(yīng)由經(jīng)營(yíng)分管領(lǐng)導(dǎo)、公司法務(wù)人員、財(cái)務(wù)相關(guān)人員的層層審核，對(duì)合同主要條款及其他重要細(xì)節(jié)性條款進(jìn)行層層把關(guān)，同時(shí)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審核。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是項(xiàng)目實(shí)施的統(tǒng)籌者、實(shí)際參與者，可根據(jù)以往現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)，提出更有利的合同修改建議，同時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與業(yè)主、監(jiān)理直接溝通的機(jī)會(huì)較多，應(yīng)在合同簽訂過程中、合同結(jié)算時(shí)，充分調(diào)配全部資源以爭(zhēng)取最大利益。同時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)熟知合同條款，如變更索賠、違約索賠的形式與金額、相關(guān)依據(jù)等，這樣能更好地在整體工作中把控項(xiàng)目進(jìn)度與質(zhì)量，有利于及時(shí)搜集、留存合同中規(guī)定的必要結(jié)算證明材料，有利于在最終結(jié)算時(shí)，降低結(jié)算成本，減少結(jié)算阻力。

3.2 提高經(jīng)營(yíng)人員綜合素質(zhì)

加強(qiáng)對(duì)經(jīng)營(yíng)人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)力度，不斷提升經(jīng)營(yíng)人員的法律常識(shí)、相關(guān)規(guī)范常識(shí)、相關(guān)知識(shí)技能和素質(zhì)。簽訂合同時(shí)，要做到條款全面、規(guī)定具體、字句準(zhǔn)確和表述規(guī)范，不在合同中出現(xiàn)含糊不清的詞句，不出現(xiàn)相互矛盾或重復(fù)的合同條款，不出現(xiàn)結(jié)算漏洞，要求具有一定綜合素質(zhì)的合同經(jīng)辦人員及審核人員把關(guān)合同質(zhì)量。同時(shí)，在結(jié)算時(shí)，需要具有較強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的報(bào)審人員與審核人員進(jìn)行溝通，提高經(jīng)營(yíng)人員的專業(yè)能力，要求結(jié)算人員全面了解結(jié)算規(guī)則及項(xiàng)目情況，可在結(jié)算過程中及時(shí)反映、解決問題。

3.3 規(guī)范合同管理制度

應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理制度。承接項(xiàng)目前要做好標(biāo)前分析，不盲目低價(jià)中標(biāo)，以避免為最后結(jié)算帶來困難。建立合同談判標(biāo)準(zhǔn)化模板，訂立明確的重要條款，特別是在合同結(jié)算方式、合同設(shè)計(jì)范圍、具體專業(yè)內(nèi)容上要嚴(yán)謹(jǐn)措辭，不出現(xiàn)歧義。同時(shí)，制定科學(xué)、完善的基建項(xiàng)目資料制度，保證對(duì)基建工程中的所有資料都能進(jìn)行規(guī)范化管理。嚴(yán)格把控外包管理，不允許分包商越俎代庖直接與業(yè)主聯(lián)系，對(duì)設(shè)計(jì)人員進(jìn)行全面的監(jiān)督和管理，把關(guān)每一道簽證工作，保證送審?fù)晟?、?zhǔn)確的結(jié)算資料，提高審核效率。

3.4 建立健全考評(píng)機(jī)制

完善的合同管理制度，應(yīng)包含具體職責(zé)劃分、工作范圍、具體流程、相關(guān)依據(jù)等常規(guī)內(nèi)容，同時(shí)，應(yīng)設(shè)計(jì)合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，建立合同閉環(huán)管理。制定獎(jiǎng)懲制度，提高送審人員的責(zé)任感，提高報(bào)審人員的積極性，保證報(bào)送過程及時(shí)、專業(yè)、規(guī)范，爭(zhēng)取結(jié)算利益最大化。

3.5 完善動(dòng)態(tài)合同管理臺(tái)賬

建立合同臺(tái)賬，及時(shí)更新相關(guān)節(jié)點(diǎn)，確保節(jié)點(diǎn)相關(guān)材料及時(shí)歸檔、不缺失。嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)場(chǎng)簽證，保證每次變更均有監(jiān)理或建設(shè)單位簽字確認(rèn)的依據(jù)。承接業(yè)主直接委托的項(xiàng)目時(shí)，強(qiáng)調(diào)提請(qǐng)業(yè)主提供工作內(nèi)容明確的任務(wù)委托書，如有工作內(nèi)容變更，提請(qǐng)業(yè)主對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行簽證。及時(shí)簽訂補(bǔ)充合同，明確變更合同納入結(jié)算范圍。同時(shí)要求對(duì)合同進(jìn)行細(xì)致、全面的審核，明確有歧義的名詞的具體釋義，避免雙方產(chǎn)生歧義而延誤后期結(jié)算進(jìn)度。

3.6 加強(qiáng)合同立項(xiàng)跟蹤

做好項(xiàng)目立項(xiàng)管理，加強(qiáng)合同立項(xiàng)跟蹤，確保不缺項(xiàng)、漏項(xiàng)。首先，項(xiàng)目報(bào)批時(shí)，技術(shù)人員應(yīng)進(jìn)行全面論證，保證概算科目的科學(xué)性與完整性。技術(shù)人員不僅要關(guān)注勘察設(shè)計(jì)內(nèi)容是否符合政策法規(guī)要求，滿足技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，還應(yīng)充分發(fā)揮經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)聯(lián)動(dòng)性，將送審內(nèi)容知會(huì)經(jīng)營(yíng)人員，由經(jīng)營(yíng)人員校對(duì)合同條款，檢查送審項(xiàng)是否缺漏，若有缺漏應(yīng)及時(shí)核實(shí)缺漏的原因。如果發(fā)現(xiàn)概算科目中沒有涵蓋的項(xiàng)目，應(yīng)及時(shí)查看缺失項(xiàng)目是否已從其他權(quán)威性文件中列支，如果存在需要與政府相關(guān)部門協(xié)調(diào)的工作，也應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要中寫清。

3.7 設(shè)計(jì)具有前瞻性的合同條款

應(yīng)預(yù)判新形勢(shì)下的突發(fā)問題，設(shè)計(jì)合理的、具有前瞻性的合同條款。應(yīng)根據(jù)當(dāng)下情形，預(yù)判可能出現(xiàn)的問題，包括政策的變化、突發(fā)事件、常見的變更問題等，設(shè)計(jì)合理的、有效減少糾紛的、有助于履約的標(biāo)準(zhǔn)化合同條款，有助于對(duì)沒有約定或者約定不清晰的條款進(jìn)行補(bǔ)充說明，便于后續(xù)結(jié)算工作中減少糾紛。例如，在疫情環(huán)境下以政府指導(dǎo)性文件為參考，根據(jù)所在省市下達(dá)的價(jià)款調(diào)整相關(guān)文件，提前列明費(fèi)用處理問題，并明確標(biāo)注疫情期間有關(guān)費(fèi)用的處理措施和原則。同樣，合同還應(yīng)設(shè)有關(guān)于突發(fā)情況、意外情況的應(yīng)對(duì)措施及處理?xiàng)l款。

3.8 構(gòu)建項(xiàng)目分析及項(xiàng)目評(píng)價(jià)體系

做好項(xiàng)目承接前的事前分析。投標(biāo)前認(rèn)真研究招標(biāo)文件，進(jìn)行項(xiàng)目勘探，做好標(biāo)前分析，承接項(xiàng)目前做好盈虧分析，不盲目承接虧損項(xiàng)目。目前，許多工程項(xiàng)目合同的增補(bǔ)、變更造價(jià)已經(jīng)達(dá)到了合同總價(jià)的一半以上，建設(shè)單位要想控制投資，會(huì)加強(qiáng)限額設(shè)定，可能設(shè)置不合理?xiàng)l款，拒絕支付變更費(fèi)用等。勘察設(shè)計(jì)單位應(yīng)合理預(yù)估項(xiàng)目進(jìn)度、營(yíng)收、成本情況，預(yù)估合理、必要的變更情況。如果論證得當(dāng)，在變更和洽談時(shí)明確費(fèi)用調(diào)整值，通過詳細(xì)計(jì)算，預(yù)估可以調(diào)整的費(fèi)用。同樣，在項(xiàng)目結(jié)算完成后建立評(píng)價(jià)體系，為今后承接相同區(qū)域或同業(yè)主的項(xiàng)目提供參考。

4 結(jié)語

合同管理是勘察設(shè)計(jì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理工作中非常重要的一部分。加強(qiáng)合同管理，完善具體流程，是提高合同結(jié)算質(zhì)量和效率、推進(jìn)高效完成勘察設(shè)計(jì)工作結(jié)算的重要手段，是推進(jìn)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)工作的重要前提，更是加強(qiáng)建設(shè)工程行業(yè)合規(guī)性管理的重要舉措。因此，做好合同管理工作，必須落實(shí)合同管理責(zé)任，制定專業(yè)化管理制度，建立健全機(jī)制，提高全員綜合素質(zhì)，完善動(dòng)態(tài)合同管理體系，確保有效推進(jìn)合同結(jié)算工作，為后續(xù)催收賬款工作提供便利，助力再次建立合作關(guān)系，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。