高效整理 擺脫“瞎忙”

把握辦公關(guān)鍵確定好必需品

工作能力強(qiáng)的人能深入了解自己的需求，往往習(xí)慣隨時整理手邊的物品。面對辦公室堆積的大量物品，如果你對它們束手無策，那么將會導(dǎo)致你所在的辦公場所雜亂無章，極大地影響和干擾工作。工作中的你需要放棄對這些物品的執(zhí)念，確定好工作的必需品。

近藤麻理惠的《怦然心動的工作整理魔法》中指出，有三類物品是工作中應(yīng)該保留的：第一類是令自己怦然心動的物品，例如，最喜歡的擺件、親人的照片、緩解疲勞的綠植等；第二類是幫助自己完成工作的功能性用品，例如，筆、筆記本、訂書機(jī)、文件夾等能讓日常工作更輕松的東西；第三類是未來能讓自己開心的物品，例如，能去報(bào)銷的收據(jù)單、爭取到的簽約合同等對職業(yè)生涯有所助益的東西。

整理的智慧并非來自于“丟掉”，而是了解“留下”的意義，辦公物品在工作中發(fā)揮積極作用，有助于我們維持理想的工作狀態(tài)，提高辦公效能。

物品經(jīng)過整理工作才會輕松

工作的必需品如果混雜在眾多雜物中，不僅會讓辦公桌凌亂不堪，更會打亂你的工作進(jìn)度，讓工作速度變慢。某知名企業(yè)家曾說：“一個桌上堆滿很多文件的人，若能把他的桌子清理開來留下手邊待處理的，就會發(fā)現(xiàn)他的工作更容易，也更實(shí)在，這是提高效率的第一步。”

整潔的辦公環(huán)境能提高別人對你個性和能力的評價(jià)。不妨從辦公桌面開始整理，確定好物品的具體擺放位置。在此之前先回想一下自己的日常工作，考慮不同物品的使用頻率。

將使用頻率高的物品擺放在辦公桌上的明顯位置，方便你工作時能隨時拿取，然后固定物品位置，用完后及時物歸原位，同時養(yǎng)成定期或者不定期整理工作區(qū)域的好習(xí)慣。如果有用不到的物品，要及時處理，保證這個區(qū)域的專注度。經(jīng)過這樣下意識的整理，在尋找物品上無需浪費(fèi)時間，工作進(jìn)程更加順暢，工作效率也能得到提升。

優(yōu)化“工作動線”高效完成任務(wù)

領(lǐng)導(dǎo)要求你現(xiàn)在準(zhǔn)備一場會議，你的路徑應(yīng)該是怎樣的？先確定這場會議的時間、地點(diǎn)，還是先聯(lián)系各個部門的人員參會，或者是先準(zhǔn)備會議所需的資料物品？

如何優(yōu)化工作流程和減少不必要的節(jié)點(diǎn)，更高效輕松地完成工作？像家居整理收納一樣，你也可以歸納和優(yōu)化自己的“工作動線”。動線是人在空間內(nèi)完成特定動作需要經(jīng)過的路徑，合理的動線能有效節(jié)省時間和提高效率。

對于工作，我們優(yōu)化動線的核心關(guān)鍵是——縮短路線、避免重復(fù)。

首先，梳理工作內(nèi)容及流程。通過對自己工作事項(xiàng)和業(yè)務(wù)有全局性的了解，評估出哪些工作需要在什么節(jié)點(diǎn)完成，完成這些工作需要什么人員配合、需要經(jīng)過哪些空間等，讓工作流程得到精簡和優(yōu)化。

其次，判斷事項(xiàng)優(yōu)先級程度。比如你可以把近期要完成的事項(xiàng)分為很緊急、一般緊急、不太緊急等，給予一個優(yōu)先級程度的分類，對整體資源進(jìn)行合理評估和分配，著手去實(shí)現(xiàn)時就不會產(chǎn)生重復(fù)性勞動，忙不到重點(diǎn)上。

最后，工作流程規(guī)范化。雖然流程執(zhí)行效率優(yōu)先，但事項(xiàng)多到一定程度后，規(guī)范的重要性也不可忽視。對于例行的、常規(guī)性的工作，我們可以將其標(biāo)準(zhǔn)化，把處理這類事情的過往經(jīng)驗(yàn)總結(jié)歸納，這樣下次再做類似或相同的事情時就可以直接執(zhí)行。

總而言之，與其蜻蜓點(diǎn)水地“瞎忙”，不如先訓(xùn)練自己的整理思維：整理和確定辦公必需品，從物品源頭著手，對物品進(jìn)行取舍，維持良好的工作狀態(tài)；清楚辦公物品所在位置，精準(zhǔn)快速地找到東西，順利推進(jìn)工作進(jìn)程；歸納優(yōu)化自己的“工作動線”，在所處的職場環(huán)境中擁有清晰的工作思路，高效完成任務(wù)。只有養(yǎng)成整理的習(xí)慣，轉(zhuǎn)變思維，調(diào)整思考方式和行為，才能化被動為主動，在職場上發(fā)光、發(fā)熱。